【正文】 人：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來(lái)，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒(méi)有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺(jué)得呢？與會(huì)者1：我同意，我覺(jué)得元旦那天可以。與會(huì)者1：迪廳，又說(shuō)到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會(huì)者2：他是太高興了扭的腳吧。與會(huì)者2：這個(gè)事情里面，不能沒(méi)有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說(shuō)通過(guò)晚會(huì)來(lái)使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。我們想聽(tīng)聽(tīng)這位怎么看呢，一直沒(méi)有說(shuō)話的這位。與會(huì)者4：我覺(jué)得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會(huì)者5：就按你們說(shuō)的辦吧。主持人：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒(méi)有聽(tīng)到他說(shuō)什么，他要請(qǐng)誰(shuí)？與會(huì)者5：同意。評(píng)議：與會(huì)者5是會(huì)議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。評(píng)議：主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開(kāi)會(huì)，這樣的方式有利于對(duì)付會(huì)議中的跑題者。這主要得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。聽(tīng)和說(shuō)是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。就說(shuō)而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說(shuō)話技巧?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況與“Cicada蟬”相遇與“Shark 鯊魚(yú)”相遇與“Crab情景小案例會(huì)議主題——關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會(huì)議特色——主持人說(shuō)話技巧太差，無(wú)法控制會(huì)場(chǎng)，致使會(huì)議完全失敗。主持人語(yǔ)錄開(kāi)場(chǎng)白——“我們今天的會(huì)議主要是討論一下新年晚會(huì)的問(wèn)題，一個(gè)是確定一下晚會(huì)舉行的地點(diǎn)、時(shí)間；第二個(gè)就是員工的節(jié)目；第三個(gè)就是抽獎(jiǎng)和禮品，大家有什么意見(jiàn)呢？”評(píng)議：只明確了會(huì)議議題，會(huì)議時(shí)間等因素只字未提?！痹u(píng)議：當(dāng)聽(tīng)到其他人的發(fā)言之后，主持人方才說(shuō)了這么一句簡(jiǎn)短無(wú)力的話?！痹u(píng)議：當(dāng)與會(huì)者1“蟬”和與會(huì)者2“鯊魚(yú)”爭(zhēng)吵了13句話之后，經(jīng)與會(huì)者3提醒，才說(shuō)了這一句。“今天先別討論這個(gè)問(wèn)題了，會(huì)議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會(huì)議，再開(kāi)一個(gè)吧，我覺(jué)得今天的會(huì)議沒(méi)結(jié)果。這個(gè)情景劇從反面說(shuō)明，如果主持人沒(méi)有談話技巧，對(duì)一個(gè)會(huì)議來(lái)說(shuō)是多大的災(zāi)難。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會(huì)場(chǎng)，使會(huì)議盡在你的掌握之中。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對(duì)這些意外情況的對(duì)策?！拘牡皿w會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________第8講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任表81 參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開(kāi)會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問(wèn)題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)中傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)積極發(fā)表自己的見(jiàn)解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開(kāi)會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成如何處理會(huì)議中的沖突這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類(lèi)型來(lái)共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。暴力型屬于特別決斷的那一類(lèi)，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱(chēng)為適應(yīng)型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型是最理想的類(lèi)型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。◆妥協(xié)型。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。第9講 會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能◆會(huì)議記錄者特別重要?！魰?huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。比較落后的工作方法是指派秘書(shū)或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門(mén)秘書(shū)來(lái)專(zhuān)職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。 社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。第二誤區(qū)參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬?，而主要是因?yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。這種誤區(qū)也需要類(lèi)似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。 團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：◆反應(yīng)快?！魧?xiě)字快?！糁R(shí)面廣。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了?！魞A聽(tīng)能力強(qiáng)。對(duì)會(huì)議記錄的十大建議： 重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言?xún)?nèi)容，可能毫無(wú)用武之地。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。 會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。 會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)工作分派情形及完成日期記錄無(wú)誤。 會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________團(tuán)隊(duì)思維產(chǎn)生的原因有：1：達(dá)成一致的時(shí)候，沒(méi)有考慮所有的信息；2：可能是團(tuán)隊(duì)有很強(qiáng)的凝聚力和特別強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往一個(gè)方向思考；3：更重要的是來(lái)自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。 在會(huì)議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會(huì)議記錄者發(fā)給參會(huì)人會(huì)議評(píng)估單，評(píng)估這個(gè)會(huì)質(zhì)量的好與壞。評(píng)價(jià)會(huì)議好壞的標(biāo)準(zhǔn)：1：主持人準(zhǔn)備了議程沒(méi)有？請(qǐng)大家評(píng)議一下。 會(huì)后跟進(jìn)作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)其實(shí)，會(huì)后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會(huì)議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。作為一名會(huì)議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。主持人及參會(huì)者自我評(píng)定單具體表現(xiàn)是否存在以下問(wèn)題（1）別的員工曾誤會(huì)我的意思有□ 無(wú)□（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開(kāi)話題本意跳到別的話題有□ 無(wú)□（3）如果主持一個(gè)會(huì)議，我會(huì)讓參會(huì)人員先了解會(huì)議內(nèi)容有□ 無(wú)□（4）面對(duì)一些人說(shuō)話時(shí)我很緊張有□ 無(wú)□（5）在會(huì)上，總是只有我一個(gè)人說(shuō)話，沒(méi)有成員參與有□ 無(wú)□（6）談話結(jié)束時(shí)，我會(huì)問(wèn)員工是否明白我的意思有□ 無(wú)□（7）我分派工作后他們從不提問(wèn)有□ 無(wú)□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無(wú)□（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會(huì)事先考慮有□ 無(wú)□（10）我總是會(huì)問(wèn)：大家還有什么問(wèn)題嗎？有□ 無(wú)□◆以自我評(píng)定單中的第6條為例主持人一定要詢(xún)問(wèn)大家是否都已明白自己的意思。最好這樣提問(wèn)：“你們覺(jué)得我說(shuō)清楚了嗎？”其實(shí)這樣的問(wèn)話暗含著你是否聽(tīng)懂的意思，但是由于語(yǔ)氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問(wèn)，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。一般來(lái)說(shuō)，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋?zhuān)缓蟛粩嘀貜?fù)說(shuō)明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會(huì)你的真意。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語(yǔ)的意思。怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。時(shí)間是寶貴的，開(kāi)會(huì)是要花錢(qián)的。經(jīng)常加以歸納,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定?！颈局v總結(jié)】會(huì)后的跟進(jìn)工作既可以說(shuō)是一次會(huì)議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。無(wú)論是主持人還是參會(huì)者，都要學(xué)會(huì)使用自我評(píng)定單，以此來(lái)檢查自己工作中的得失，從而為下一次會(huì)議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________