【正文】 頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。在組織之內(nèi),電子郵件能使來自不同部門和不同地點的大量雇員代表參加討論，而不會遇到真實會議中的麻煩和花費。盡量保持全部信息簡短扼要_這將有助于限制“會議＂的議程。首先準備好設備，包括書面材料和整套身體語言。小提示14：仔細地思考你需要舉行的會議的類型。一旦你已經(jīng)決定召開一次會議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會議的緊迫性，即是否必須立即召開？誰參加？你想從會議中得到什么？牢記這些問題和你的主要目標，然后選擇最合適的會議類型。會議的目的會影響其理想的規(guī)模。通常的會議有六至九人參加。這樣規(guī)模的會議能鼓勵人們出席會議，因為與會者知道他們的意見能引起他與會者的注意。目的需要考慮的事項會議類型處理信息例如聽取報告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個人非正式的小及四個人以上，或一個團隊正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢正式的涉及股東年會或臨時股東大會要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。僅涉及一人一對一需要幾個人或一個團隊的投入專門委員會涉及緊急問題臨時的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動需要立即討論，或涉及非典型的商務問題監(jiān)時的涉及反復出現(xiàn)的商務問題正式的要求一個組織的最高層進行討論或授權(quán)董事會要求公司的股東們授權(quán)年會或臨時股大會激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風暴需要對有關事宜的報告進行考慮、討論或準備正式的會議未能達到目的可能有各種原因：與會者可能帶有相互沖突的目的，會議可能迷失了方向，或者議題太多，時間不夠。小提示17：傳閱議程及所有的相關材料。會議之前，考慮周到并詳細計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進行。確保會議有充足的時間，避免匆匆掠過議程上的主要項目而結(jié)束會議。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。必須確保：● 研究會前傳閱的全部會議材料；● 準時開始會議，準時結(jié)束會議；● 嚴格并認真地按照議程進行會議；● 如果主持會議，盡可能讓更多的人提出問題和回答；● 保證與會者充分了解已經(jīng)做出的決定。如果你主持會議，讓每個人有秩序地獲得發(fā)言機會。小提示20：當與會者偏離議程時提醒他們。確保會議在恰當?shù)臅r間和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。每一個被邀請者都應當出席，因為他們能提出各自特殊的意見，否則會議就不能充分利用與會者們的時間。小提示22：排定會議時間表之前要考慮旅行時間。例如，如果討論一個貸款項目，你應當邀請有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。并達到預定的目標。 當你列出了與會者的初步名單時，依次確認每個人可能做出的貢獻：● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報告客戶的反應。● 他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭議的律師。提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關他們部門的進展情況。 提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之處，他們的出席都可能促進討論。小提示24：議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。把會議安排在由同一批與會者參加的另一個會議之后，否則電子郵件或電話要來來往往直到至確定會議日期。通常需要就會議的時間和地點作書面的確認?！?與會者應當明白他們將對會議做出哪些貢獻?！?會議場所必須有適當?shù)脑O備，會場大小適宜。準備議程有幾種方法，選用一個適合你目的的方法。會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。首先匯集所有的有關信息，然后搜尋出哪些項目需要確定細致程度。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會議主席。給每一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。例如：委員會會議議程7月6日上午11點格林?德雷 飯店（議程開頭為會議日期、時間與地點）⒈（11：00）任命一位會議主席⒉（11：10）為缺席致 ⒊（11：15）批準上次會議備忘錄⒋（11：30）上次會議提出的事項⒌（11：45）討論聯(lián)絡司宜(每項編號、每項均有一個起紿時間)（12：00）會間休息⒍（12：15）財務事項⒎（12：45）特別事項⒏（13：00）其他動議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會議細節(jié)（下次會議細節(jié)寫在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁紙要點● 議程包括會議日期、時間、地點和目的等細節(jié)。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預定時間是令人不快的。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準上次會議（若相關）備忘錄并聽取前次會議上接受任務者的報告。最后是其他事宜，并計劃確定下次會議的日期、時間和地點。一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補充或征求同意。與增加項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。盡可能在會議之前預先分發(fā)最后決定的議程。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關于其他項目的建議。⒋重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。會議地點應與會議目的相適合。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。如果你在安排一個會議，要租用會場及其他設備，你應比較一下價格，尤其在預算緊張的情況下更應該這種做。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。另一方面，一個城市的愉快舒適可能有助于吸引人來參加持續(xù)幾天的會議。根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會—雖然有一些不道德的公司找一個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。將公眾會議放在難于接近的地點也是不合法的。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對于維持一種活躍的氣氛是重要的。會議場所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。● 你的權(quán)威性可能得到加強。下級的辦公室一位下級的工作處?！?保證設有任何一方占地主優(yōu)勢?！?可能昂貴，并且每人個人都不熟悉。具有開大會的設備?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會的機會。如果與會者來自全世界，那是合適的。旅途、時間和食宿花費很多。當你尋找和預訂會議場所時，應預計避免下列常見的陷阱：● 參加會議的人比預計的要多——房間不夠大，人們感到不舒服?！?空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)?！?會議地點或附近缺少服務部門，如咖啡廳或銀行。要點● 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次?！?發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關的位置?！?椅子應試坐十分鐘，檢查是否舒適。隨著公司的發(fā)展，會計部門與銷售人員合作時產(chǎn)生了問題，所以會計經(jīng)理在一個方便于銷售部門的房間里召開一個會議，討論一起工作的方法。正在翻動的圖表。財務經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個人生氣地走了。選擇了錯誤的會議場所：這個事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關系。一個構(gòu)建良好的會議室并不保證能有一個好的會議，但是它可顯著增加這種機會。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。如果運用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。好的設備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。發(fā)言者會由此受到鼓勵而講得更好。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設備的飯店。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設備來準備的。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。另外，這里廣告公司做了一個明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當?shù)脑O備。預先考慮座位安排，如果必要，設計一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好機會來達到目的。在一個一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進程。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進行目光接觸。面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。大型會議的目的決定會議安排。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。對于較非正式、不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個人平等的圍桌而坐。等級在某些文化中顯得特別重要。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個資力較低的副總裁決不會被安排在比總裁更重要的座位上。主席坐在團隊成員之間。主席坐在長桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠處。主席可坐在任何一個座位上小提示38：確保任何與會者能互相看到。習慣上主席位置在長桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個假設為基礎的。對于有爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點相反或觀點十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點涇渭分明，并防止討論離題。目光接觸對于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是很重要的。小提示39：安排座位時，使就座者相互間保持一臂間距。畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點為依據(jù)，這會有助于分散與會者在這一事項上的對抗性。某人坐的位置可能顯示他對所討論的問題的感覺以及他想在會上起什么作用。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)h桌那邊的討論起支配作用。小提示41：要求與會者關閉移動電話或傳呼機。試著從其他與會者坐的位置“讀”出他們的目的。你的情況介紹會受到你與聽眾之間座位安排的影響。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。大多數(shù)會議的成功在很大程度上依賴于事先的準備和組織，包括為這些場合提供恰當?shù)脑O備和材料——其中有會議地點，各種視聽設備，以及書寫材料。1． 檢查是否預定了點心。3． 保證有足夠的停車位置。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。如果真是這樣，考慮多找些人來幫忙，作會前準備和會后的收拾整理。預定的時間應比你所使用的時間更長一些，以便準備好開會所需的設備和會后撤走設備。在大型會議、演講和討論會中，為了突出所討論的要點，視聽（AV）設備用得越來越多。無論何時需要AV設備，要在會前預先試用并熟練掌握，確保這些設備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。小提示44：謹防會場服務人員為獲取額外利潤而提供過多食品。對會議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調(diào)——正式和非正式——會影響與會者對書寫工具的選擇。然而在大多數(shù)會議中，筆記仍記在紙上。利用分發(fā)印有你公司標志、名稱、地址和電話號碼的拍紙簿和筆的機會進行免費宣傳。對于大型公開性會議或討論會，會議組織與內(nèi)容一樣重要。如果事情進展順利，與會者也更會記住你的信息。提供一個擴音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴音器和放大器。會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。避免在休息時提供大量食物，否則與會者會變得懶洋洋的。第3章 出席會議參加會議的每個與會者都有保證會議達到預定目的的責任。作為會議的與會者，認真了解大致情況是很重要的。考慮一下你在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應的準備。l 為了在會議中做出貢獻，背景調(diào)查是必要的。l 必須了解與會者個人之間的敵意。l 會前試探與會者的意見。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。在這個階段的細致的準備，會使你很容易地找到一條通往目標的合適途徑。倘若你的觀點可能會受到強大的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。你可能未必會勝過對手，但應避免出現(xiàn)僵局。會前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點者，因為他們可能希望表達不同的看法。（開放的身體語言表示愿意傾聽）談判是發(fā)生在兩個派別之間的討價還價，這兩個派別都擁有一些對方想要的東西。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標坐到談判桌前，再加上一個為實現(xiàn)目標而制定的策略。要成為一個成功的談判者，你必須對他人的需求和偏愛十分敏感。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。每次會議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。在正式會議上，尤其當其他與會者都不認識你的時候，穿一套正式的服裝。這位男士看上去很自信并控制著會議局面。他積極的身體語言將給人們留下一個好印象。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會認為你充滿信心，并且更容易信服你的論點。在任何用語言進行溝通的場合，與你表達論點而實際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語言有八倍以上的影響力。為這些演講質(zhì)量方面所花的時間應至少相當于為準備發(fā)言內(nèi)容所花的時間。一個論辯的開場白應當反復練習。l 當表達有誤時，應立即糾正，這樣其他與會者就會察覺到你十分了解你正在討論的主題。l 會議結(jié)束時總結(jié)要點。