高效會議管理技巧(文件)
【正文】 ?如何分配發(fā)言時間 ,主要 有以下原因 : 原因一 ,對議題較熟 原因二 ,地位高 ,聲音大 原因三 ,負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任 20/80。 . 第 3講 開會前的準(zhǔn)備工作 17 ?主持人的準(zhǔn)備工作 4個準(zhǔn)備工作 ?設(shè)定 溝通目標(biāo) ?制定行動計劃 ?預(yù)備可能的爭執(zhí) ?進(jìn)行 SWOT分析 Strength 優(yōu)勢 Weakness 劣勢 Opportunity 機(jī)會 Threat 威脅 自身 環(huán)境 第 3講 開會前的準(zhǔn)備工作 18 第四講 成功會議的五種策略 ?如何做開場白 :3~5分鐘的談話 ,系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨 . :開會目的 ,時間安排 ,議事方式 ,紀(jì)律規(guī)則等 . : ?概觀會議進(jìn)行程序 。 。 第 3講 開會前的準(zhǔn)備工作 16 。 。 。1 高效會議管理技巧 主講：張曉彤 2 第一講 當(dāng)今會議面面觀 ?會議的意議 ?會議的目的 、協(xié)調(diào)矛盾 3 第 1講 當(dāng)今會議面面觀 ?會議的種類 : ?團(tuán)體會議 ?一對一會議 4 : ?面對面會議 ?電話會議 ?視頻會議 : ?宣布人事安排、講解政策的會議 ?當(dāng)眾個揚(yáng)或批評別人的會議 ?臨時處理突發(fā)事件的會議 ?固定的團(tuán)隊(duì)會議 ?集思廣益的會議 第 1講 當(dāng)今會議面面觀 5 ?會議的頻率 :至少每月一次 :至少每兩月一次 :隨時 :按需要 ?會議成本的計算 第 1講 當(dāng)今會議面面觀 6 第二講 會議效率不高的原因及解決方案 ?會議 效率不高的原因及預(yù)防性管理 效率不高 ?公司的主管都不知道何時是開會的最好時機(jī) ?許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見 ?有些“必頇到會”的員工 ,因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政 府官員有約在先 ,根本不能出席 ,這使得會議討論很 難進(jìn)行 . 7 第 2講 會議效率不高的原因及解決方案 項(xiàng)次 原因 具體表現(xiàn) (1) 時間 會議按排在即將午餐的時間 ,每個人都饑腸轆轆 ,無心開會 (2) 地點(diǎn) 會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室 ,致使會議被頻繁打斷 ,無法正常進(jìn)行 . (3) 開會對象的選 擇 必須出席會議的人未到 ,通知來的是一些可有可無的參加者 . (4) 主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力 ,被參會者牽著鼻子跑 ,無法達(dá)到會議意圖 . (5) 參會者的技能 參會者發(fā)言混亂 ,既不知如何表意 ,又不知如何引退 ,致使會議失敗 . (6) 會議的準(zhǔn)備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜 ,致使會議拖沓而無成效 . (7) 開會的原因、目的和結(jié)果 開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確 ,致使會議毫無意義、宣告失敗 . 8 第 2講 會議效率不高的原因及解決方案 會 議 效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時間 會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之後 ,避免安排在周一或周五 . 地點(diǎn) 地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi) ,而且最好圍著圓桌進(jìn)行 . 開會對象的選 擇 事先通知必須出席會議的人 ,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類 . 主持人的技能 選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職 . 參會者的技能 參會者一定要具有傾聽能力 . 會議的準(zhǔn)備工作 一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作 . 開會的原因、目的和結(jié)果 在會議舉行之前將開會的原因、目的和
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