【正文】 的基本要求是使檔第7頁，共7頁案系統(tǒng)化，便于保管和利用。：集團公司及分子公司當(dāng)年的會計檔案，在本單位財務(wù)部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。修改后底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。3．企業(yè)銷毀會計檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報上級主管部門批準(zhǔn)，同時派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認(rèn)真進行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。向外單位提供利用時，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5．檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會計檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料。2．企業(yè)每年形成的會計核算材料，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊交檔案管理員保管。（二）人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。2．上級文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。3．各部門之間互送的一般文字材料。文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。（八）其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。（四）上級規(guī)定的密級文件。第三條 保密范圍第3頁，共7頁凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團結(jié)的文件、表冊、照片等檔案材料均屬保密范圍。（四）密級檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。第二條 檔案保密制度（一）檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。第2頁，共7頁（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。（二）（三）（四）（五）（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。（七）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。卷內(nèi)目錄放在卷首。（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個部門（或項目部）分設(shè)一檔。第二章 員工檔案的建立第六條 歸檔時間：員工應(yīng)聘申請表審批結(jié)束后，7個工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。第三條 歸檔范圍：凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、應(yīng)聘申請表、面試評價單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書、入職通知單、員工異動表、薪資調(diào)整表、公司獎勵證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。第一篇：人事檔案管理制度范本員工檔案管理制度第一章 總則第一條 目的：為加強公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和借閱工作。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個工作日內(nèi)存入檔案。第1頁，共7頁（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內(nèi)容、攝制者時間。（三）檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時追查，并報領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。（二）不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，絕對不利用機密謀取私利。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。具體內(nèi)容如下：（一）不作公開的廠務(wù)會議、黨委會議的記錄以及有關(guān)工作記事。（五）財務(wù)檔案中的機密事項。第四條 文書檔案管理制度（一）文書檔案形成文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲蛀。4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。3．應(yīng)銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進行鑒第4頁，共7頁定和核對，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。3．對以下會計專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。有必要延長保管期限的其他會計材料。（二）管理和利用1．企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項制度。制定管理制度，對違反制度的有權(quán)進行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。（三）鑒定和銷毀1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。第七條 檔案保管制度（一）檔案保管，并辦理交接手續(xù)。、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進行保養(yǎng)。第十三條 各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案部門移交。修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“涂改”，刮改時應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖。禁止用鉛筆、圓珠筆。：在每個項目完成或停止后歸檔。主要是對不符合要求的案卷和收進的零散文件進行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時進行修補或復(fù)制。第二十七條 庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。第二十九條 檔案庫房是保存機密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進入庫房。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。第七章 檔案利用第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)，借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。第八章 檔案安全保密第三十九條 檔案人員要樹立保密觀念，嚴(yán)守黨和國家的機密。第四十三條 對檔案庫房、裝具和檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。（4）專(兼)職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。（4）有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。8． 銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。2．存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。 歸檔文件的建立：各項目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；167。 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 十年保存：、決算書類；；；。 五年保存：；。 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；167。 于檔案室當(dāng)場借閱者，可免填“調(diào)卷單”；檔案歸還時，經(jīng)秘書核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?67。 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長同意。 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；167。 167。 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料； 涉及本公司權(quán)益的聲像資料；其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料； 其它具有保存價值的聲像資料。文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則第二章 文件材料的收集管理第一條 堅持部門收集、管理文件材料制度。第三條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第四條 對保管的技術(shù)檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進行。，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。第九條 第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十六條 第十七條 第十八條 第十九條 第二十條 錄音、錄像等。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第二十三條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第三十條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十三條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。第六章 檔案保密第三十八條 詳見保密制度第七章 檔案借閱第三十九條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。凡屬絕密、機密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。第17頁，共7頁第四十七條 凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級分類進行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關(guān)的技術(shù)資料。第五十一條 丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時書面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。第八章 附則第五十五條 同。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。第18頁，共7頁 本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實施，修改亦本規(guī)定自1998年 月 日起施行。 ，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十四條 信訪工作材料。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。填寫的字亦要工整。備考表應(yīng)置卷尾。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。會議文件由會議召集部門收集保管。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。第四節(jié) 立卷第二十四條 第二十五條 立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：（一）案卷裝訂。第三十六條 明等組成。（五）其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；（三）聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。分類、編號： 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，（一）照片檔案按年代、問題分類。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問題分類，按內(nèi)容編號。第24頁，共7頁第四十六條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： 、語言通順； 。按要求逐項填寫。第五十條 編目：《檔案著錄規(guī)則》進行。第五十四條 第五