【正文】 銷毀時要指定專人負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。五、人事檔案的借閱規(guī)定各部門因工作需要需要借閱人事檔案時，可辦理檔案借閱手續(xù)，經(jīng)人事行政總監(jiān)批準方可借閱。員工終止聘用關(guān)系，員工要按正常程序辦理離職手續(xù)，人力資源管理部門要核對、整理本人檔案材料，在人事檔案袋上加注“離職員工”字樣及離職時間，將該檔案另行存放，并至少保留一年以上。四、人事檔案管理規(guī)定：員工進入公司工作，人力資源部有責(zé)任為其建立相關(guān)人事檔案。歸檔的材料須經(jīng)各單位或組織機構(gòu)審查蓋章或本人簽字，應(yīng)蓋章后方能歸檔。二、檔案資料分類：一級檔案：是員工被公司錄用進入試用期時遞交的人事檔案材料，主要包括：員工簡歷表、面試記錄資料、本人身份證、最高學(xué)歷證、職稱證、戶口本。附件：《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》第五篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度一、人事檔案管理的基本原則：人力資源負責(zé)本公司員工的人事檔案歸口管理，建立、整理、保存、接轉(zhuǎn)本單位人員的的人事檔案。(2)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負責(zé)人、項目負責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負責(zé)人批準。：工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。：(1)培訓(xùn)合同、協(xié)議；(2)培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件。公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。對于需修改的部分，行政辦負責(zé)修改，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。具體方法如下：（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。（2）正式員工檔案。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責(zé)管理。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)的行政辦負責(zé)其員工的檔案管理工作。未經(jīng)總經(jīng)辦負責(zé)人及總裁批準，任何組織和個人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機密進行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。借檔部門寫出借檔報告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司借檔部門蓋章，負責(zé)人簽字。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。三、出具證明材料。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。人事檔案工作人員情況。檔案整理情況。嚴禁吸煙。庫房備有必要的防火、防潮器材。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司按發(fā)文要求包裝、密封。其中包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．員工檔案、人事異動表、勞動合同、簡歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費發(fā)放表、交通費發(fā)放表、過節(jié)費發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險申報表 公司發(fā)文、各類批示、請示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購買的資料 簡報、工作計劃 各類統(tǒng)計報表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)考核類：考核表1． 歸檔要求、時間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對歸檔前的文件材料妥善保管。第26頁，共7頁1． 2本部門檔案指本部門過去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。第四章第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負責(zé)解釋，報公司董附則事會批準后施行，修改時亦同。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準后，方可限期外借。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十三條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場，磁第25頁，共7頁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。（三）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動情況。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。格式：卷宗號流水號。第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。第四十條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料。第三章聲像檔案管理辦法第三十五條公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第十三條 信訪工作資料。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。各系統(tǒng)和部門負責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員，下同。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責(zé)。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責(zé)組卷、編目。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。第五十四條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。第五十條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。嚴禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。第四十二條 第四十三條 技術(shù)資料借出時間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十四條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十五條 專(兼)職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。第十二條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第八條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第六條 各部門專(兼)職檔案員的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員第14頁，共7頁辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認可后財務(wù)部門才給予報會議費用。第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。 167。 167。聲像檔案管理： 第四條第13頁，共7頁167。 調(diào)卷人員對于所調(diào)案卷，不得抽換增損；調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；167。 167。檔案文件的調(diào)用： 第三條167。 167。167。 167。 167。 167。第三章檔案管理第一條167。（三）檔案管理1．凡需永久和長期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。7． 丟失資料者，應(yīng)及時書面通知行政部負責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補救措施。3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。（3）立卷時應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動特點，依照同類合并的原則進行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個卷。（3）公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。3．平時歸卷（1）各部門都要建立健全平時歸卷制度。第9頁，共7頁七檔案管理制度為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一）立卷歸檔 1．立卷歸檔的職責(zé)（1）公司各部門均為立卷歸檔部門。第四十二條 檔案人員必須嚴格做到“兩不”（不該說的不說，不該問的不問）、“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴”（執(zhí)行制度嚴、庫房管理嚴），檔案人員不準私自保管文件或攜帶文件外出。歸還檔案時，檔案人員必須檢查張數(shù)，當面清點無誤，并隨時簽字注銷。第三十五條 檔案人員對檔案的改進、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。第三十二條 對超過保管期限的檔案，定期進行審查、鑒定，對確無保存價值的檔案材料，編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。第二十八條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無關(guān)的物品，要采取相應(yīng)的保護措施，使庫房達到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對安全。第二十六條 庫房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫房溫度應(yīng)控制在14—24℃，相對濕度應(yīng)控制在45—60％。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強重點、兼顧一般的原則。整理工作