【正文】 人力資源管理部門的人事檔案管理員要負(fù)責(zé)對(duì)正式員工的二級(jí)檔案的收集，整理工作，主動(dòng)和各有關(guān)部門協(xié)調(diào)好員工二級(jí)檔案資料的收集工作，使人事檔案材料及時(shí)完成歸檔。人事檔案管理必須嚴(yán)格保密，確保檔案資料的安全。：(1)員工試用期評(píng)價(jià)考核表；(2)異動(dòng)申請(qǐng)表；(3)任免文件；(4)獎(jiǎng)懲文件。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。（3）離職員工檔案。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第六十四條 本制度自頒布之日起施行。第三節(jié) 聲像檔案的保管第五十一條 理。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其第22頁，共7頁它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第21頁，共7頁第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。卷內(nèi)目錄放在卷首。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。第五十二條 第五十三條 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第三十五條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第五條 電子文檔管理：公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。 檔案的借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；167。歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：167。3．各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。4．立卷歸檔的基本要求（1）各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。第四十條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時(shí)催還，不許折頁、丟失和擴(kuò)大借閱范圍。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時(shí)放回原處。藍(lán)色復(fù)寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要第5頁，共7頁重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。第五條 人事檔案管理制度（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。（六）重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。（四）借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。填寫的字亦要工整。（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）來信、來訪反映有關(guān)情況記錄等。（四）文書檔案的銷毀1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。、送曬外，不得外借。第十八條 檔案人員接收檔案時(shí)，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對(duì)檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第12頁，共7頁167?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；167。 167。第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。第四章平時(shí)歸卷第二十二條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。卷內(nèi)目錄放在卷首。對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡報(bào)。第二十六條 第二十七條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。（二）卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。第六十一條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第十四條 信訪工作材料。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。第六條保衛(wèi)、保密方面設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。其它（學(xué)歷及學(xué)位證書、技術(shù)及職稱證書、曾獲得的榮譽(yù)證書等復(fù)印件等）二、二級(jí)檔案（在職材料）員工基本檔案勞動(dòng)合同員工保險(xiǎn)材料崗位異動(dòng)申請(qǐng)書薪酬調(diào)整審批表獎(jiǎng)罰記錄 三、三級(jí)檔案（離職資料)辭職申請(qǐng)表/辭退通知書工作交接結(jié)算單第九條 人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。主要包括的內(nèi)容有：員工個(gè)人簡歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。(9)勞動(dòng)合同。，由綜合行政部組織實(shí)施；修訂或廢止亦同。員工試用結(jié)束、辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)后，員工轉(zhuǎn)正審批的各項(xiàng)資料，要及時(shí)存入該員工檔案中。本公司員工檔案只限部門經(jīng)理級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)借閱，經(jīng)理級(jí)及以上管理人員檔案只限分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理借閱，各分公司檔案只限總監(jiān)級(jí)級(jí)以上管理人員借閱。二級(jí)檔案：為員工轉(zhuǎn)正后的任職情況資料、培訓(xùn)情況資料、工資待遇資料；鑒定、考核材料；獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料；學(xué)歷、職稱變化資料、及其它具有參考價(jià)值的材料。綜合行政部人事助理負(fù)責(zé)管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。（2）檔案銷毀必須填寫申請(qǐng)單，報(bào)行政辦審核、批準(zhǔn)、備檔，行政辦指定專門人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為兩人以上。第三條檔案的排列人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。第二條企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門行政辦整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門行政辦保存。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。第三條材料歸檔新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔程序?yàn)椋菏紫葘?duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。1． 3歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第五十四條 第五十五條 對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第24頁，共7頁第四十六條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。（五）其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號(hào)。第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。備考表應(yīng)置卷尾?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。 ，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。第八章 附則第五十五條 同。第六章 檔案保密第三十八條 詳見保密制度第七章 檔案借閱第三十九條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第九條 第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則第二章 文件材料的收集管理第一條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長同意。 十年保存：、決算書類；；；。 歸檔文件的建立：各項(xiàng)目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時(shí)移交檔案室，不得由個(gè)人掌管；167。（4）有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。第四十三條 對(duì)檔案庫房、裝具和檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。第二十九條 檔案庫房是保存機(jī)密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。：在每個(gè)項(xiàng)目完成或停止后歸檔。、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。制定管理制度，對(duì)違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。第四條 文書檔案管理制度（一）文書檔案形成文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。（二）不該說的機(jī)密絕對(duì)不說，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。第2頁，共7頁（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第三條 保密范圍第3頁，共7頁凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。3．各部門之間互送的一般文字材料。涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料。3．企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在清單上簽名蓋章。第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強(qiáng)重點(diǎn)、兼顧一般的原則。第三十五條 檔案人員對(duì)檔案的改進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。3．平時(shí)歸卷（1）各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。7． 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。 167。檔案文件的調(diào)用： 第三條167。 167。，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員第14頁，共7頁辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。第二