【正文】 同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。格式：卷宗號(hào)流水號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第四十七條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。第四十八條 編制格式：（一）照片編制采用橫寫格式。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。第四十九條 案卷要求：（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。（三）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。第三節(jié) 聲像檔案的保管第五十一條 理。第五十三條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開磁場(chǎng)，磁第25頁，共7頁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊(cè)。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可限期外借。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第四章第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負(fù)責(zé)解釋，報(bào)公司董附則事會(huì)批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。第六十四條 本制度自頒布之日起施行。第26頁，共7頁1． 2本部門檔案指本部門過去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。1． 4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表 公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購買的資料 簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)考核類：考核表1． 歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無污物、無撕裂。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。(二)文件材料的收集管理第27頁，共7頁第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號(hào)。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄放在卷首。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)。再次，在檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司按發(fā)文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。庫房備有必要的防火、防潮器材。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。嚴(yán)禁吸煙。第七條統(tǒng)計(jì)制度人事檔案的數(shù)量。檔案整理情況。利用情況。人事檔案工作人員情況。第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級(jí)檔案（原始材料）求職登記表面試評(píng)價(jià)表員工錄用審批單錄用通知書薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司員工個(gè)人簡(jiǎn)歷員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀(jì)證明一張。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。三、出具證明材料。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。總經(jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。進(jìn)行借檔登記。未經(jīng)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人及總裁批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機(jī)密進(jìn)行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)的行政辦負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。第三條企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類（1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。（2）正式員工檔案。（3）離職員工檔案。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。具體方法如下：（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。對(duì)于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。七、附則（1）本制度自公布之日起生效。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。：(1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測(cè)試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；(6)個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機(jī)動(dòng)車駕駛證復(fù)印件）；(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題。：(1)培訓(xùn)合同、協(xié)議；(2)培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件。：(1)員工試用期評(píng)價(jià)考核表；(2)異動(dòng)申請(qǐng)表；(3)任免文件；(4)獎(jiǎng)懲文件。：工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。(1)原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊(cè)登記，并更新員工電子信息花名冊(cè)；(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項(xiàng)目分類存檔，應(yīng)編號(hào)、制檢索目錄；(4)當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)；(5)對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備；(6)離職員工檔案每月清查，按所在項(xiàng)目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；：(1)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；(2)不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理同意；(3)查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。(2)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。(4)在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由綜合行政部負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。附件：《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》第五篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度一、人事檔案管理的基本原則：人力資源負(fù)責(zé)本公司員工的人事檔案歸口管理，建立、整理、保存、接轉(zhuǎn)本單位人員的的人事檔案。人事檔案管理必須嚴(yán)格保密，確保檔案資料的安全。二、檔案資料分類：一級(jí)檔案：是員工被公司錄用進(jìn)入試用期時(shí)遞交的人事檔案材料，主要包括：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷表、面試記錄資料、本人身份證、最高學(xué)歷證、職稱證、戶口本。三、歸檔要求：一級(jí)檔案中，除員工應(yīng)聘、面試記錄資料為原件，其它均應(yīng)為復(fù)印件；二級(jí)檔案中凡公司內(nèi)部形成的有關(guān)材料均為原件，員工獲得學(xué)歷或職稱考試，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)或各種會(huì)議等外部活動(dòng)形成的檔案材料可以用復(fù)印件存檔。歸檔的材料須經(jīng)各單位或組織機(jī)構(gòu)審查蓋章或本人簽字，應(yīng)蓋章后方能歸檔。歸檔材料應(yīng)編排有序，目錄清楚。四、人事檔案管理規(guī)定：?jiǎn)T工進(jìn)入公司工作，人力資源部有責(zé)任為其建立相關(guān)人事檔案。新員工在經(jīng)過面試、復(fù)試，辦理完入職手續(xù)后進(jìn)入試用期，從進(jìn)入試用期之日起，為該員工正式建立個(gè)人人事檔案，并檢查該員工一級(jí)人事檔案資料是否完整，如有缺漏，應(yīng)提醒員工本人及時(shí)補(bǔ)齊，有特殊情況應(yīng)做出書面解釋附在本人檔案資料中。員工終止聘用關(guān)系，員工要按正常程序辦理離職手續(xù)，人力資源管理部門要核對(duì)、整理本人檔案材料，在人事檔案袋上加注“離職員工”字樣及離職時(shí)間，將該檔案另行存放，并至少保留一年以上。人力資源管理部門的人事檔案管理員要負(fù)責(zé)對(duì)正式員工的二級(jí)檔案的收集，整理工作，主動(dòng)和各有關(guān)部門協(xié)調(diào)好員工二級(jí)檔案資料的收集工作，使人事檔案材料及時(shí)完成歸檔。五、人事檔案的借閱規(guī)定各部門因工作需要需要借閱人事檔案時(shí)，可辦理檔案借閱手續(xù)，經(jīng)人事行政總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱。借閱檔案人對(duì)被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。銷毀時(shí)要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。