【正文】 第一篇：人事檔案管理制度范本員工檔案管理制度第一章 總則第一條 目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應(yīng)建立員工檔案。第三條 歸檔范圍：凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、應(yīng)聘申請表、面試評價單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書、入職通知單、員工異動表、薪資調(diào)整表、公司獎勵證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。第五條 密級分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級為絕密，其它員工檔案除特別注明密級應(yīng)為機(jī)密。第二章 員工檔案的建立第六條 歸檔時間：員工應(yīng)聘申請表審批結(jié)束后，7個工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個工作日內(nèi)存入檔案。第七條 歸檔要求：（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨立卷歸入其它人事檔案。（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個部門（或項目部）分設(shè)一檔。第1頁，共7頁（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。（七）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（二）（三）（四）（五）（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。（九）企業(yè)新購重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項目的文件材料到貨時，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案管理員檢查驗收文件材料并及時歸檔。（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案管理員歸檔。第2頁，共7頁（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內(nèi)容、攝制者時間。第一條 檔案借閱制度（一）借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。（三）檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時追查，并報領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。（四）借閱密級檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。（五）借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。第二條 檔案保密制度（一）檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。（二）不該說的機(jī)密絕對不說，不該知道的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)密絕對不看，絕對不利用機(jī)密謀取私利。（三）各種機(jī)密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級文件刊物、資料向廢品收購部門投售。（四）密級檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。（五）檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。（六）經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對泄密者，要進(jìn)行批評教育，嚴(yán)重者給予處分。第三條 保密范圍第3頁，共7頁凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：（一）不作公開的廠務(wù)會議、黨委會議的記錄以及有關(guān)工作記事。（二）人事方面的關(guān)于個人檔案及有關(guān)資料。（三）來信、來訪反映有關(guān)情況記錄等。（四）上級規(guī)定的密級文件。（五）財務(wù)檔案中的機(jī)密事項。（六）重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。（七）本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。（八）其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。第四條 文書檔案管理制度（一）文書檔案形成文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。（二）文書檔案的保管立卷的文書檔案根據(jù)其使用價值分為永久、長期、短期三種保管形式。文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲蛀。（三）不歸檔的文書材料 1．無查考價值的臨時事務(wù)文件。2．無特殊保存價值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。5．參加會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文字材料。（四）文書檔案的銷毀1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價值的。2．上級文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。3．應(yīng)銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒第4頁，共7頁定和核對，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。第五條 人事檔案管理制度（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。（二）人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。第六條 會計檔案管理制度（一）立卷和歸檔1．會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，不包括與財會工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)和報表、統(tǒng)計資料及往來文書等材料。2．企業(yè)每年形成的會計核算材料，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊交檔案管理員保管。3．對以下會計專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料。有必要延長保管期限的其他會計材料。4．會計檔案分類方法 年度形式保管期限5．會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會計檔案時，要由財務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會計檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（二）管理和利用1．企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項制度。3．檔案館梨園保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要第5頁，共7頁重新加工整理，需報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會同財務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。4．會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。5．檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。6．積極開發(fā)會計檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會計檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）鑒定和銷毀1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期，從會計年度終了后第一天算起。2．會計檔案保管期期滿，需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務(wù)部門派人監(jiān)銷。3．企業(yè)銷毀會計檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報上級主管部門批準(zhǔn)，同時派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。第七條 檔案保管制度（一）檔案保管，并辦理交接手續(xù)。、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。，做到賬、物相等，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據(jù)。（二）檔案庫房的一般要求1．保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。第6頁，共7頁，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫房。大連鐵龍實業(yè)股份有限公司檔案管理辦法第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。第十三條 各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案部門移交。第十四條 凡是增設(shè)、更新、改造的工程項目，均由有關(guān)科技人員對科技檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充后歸檔。第十五條 各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價值的準(zhǔn)確資料及時歸檔。第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“涂改”，刮改時應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖。第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。第十八條 檔案人員接收檔案時，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍(lán)色復(fù)寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。第二十條 檔案的歸檔時間：：在翌年第二季度前歸檔。：集團(tuán)公司及分子公司當(dāng)年的會計檔案，在本單位財務(wù)部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。：在每個項目完成或停止后歸檔。：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。第四章 檔案整理第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是使檔第7頁，共7頁案系統(tǒng)化，便于保管和利用。主要是對不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。第五章 檔案保管和庫房管理第二十三條 檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護(hù)檔案材料的安全，延長檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強(qiáng)重點、兼顧一般的原則。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。第二十四條 檔案庫房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛(wèi)、保管工作，確保庫房安全。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。第二十六條 庫房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫房溫度應(yīng)控制在14—24℃，相對濕度應(yīng)控制在45—60％。第二十七條 庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時放回原處。借出的案卷歸還時要清點核對，檢查入庫。第二十八條 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無關(guān)的物品，要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，使庫房達(dá)到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對安全。第二十九條 檔案庫房是保存機(jī)密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長期（十六至五十年）短期（十五年以內(nèi)）三種。第三十二條 對超