林凱集團人事檔案管理制度(已修改)
2025-05-29 19:57 本頁面
【正文】 林凱企業(yè)集團有限公司 第 1 頁 ，共 10 頁 林凱集團 人事檔案管理制度 一、 總則 為了將集團人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關人事檔案材料的借閱和使用，結合我 集團 的實際情況，特制定本制度，本辦法適用范圍：集團所屬各子 公司 。 二 、人事檔案管理內容 （一）入職檔案 個人簡歷、員工求職登記表、入職試卷、面試評價表、入職聲明、身份證復印件、學歷學位證書復印件、各類資格證書復印件、離職證明原件、體檢報告，一寸彩色照片，入職基線表等個人入職基本信息。 勞動合同、保密協(xié)議、補充協(xié)議、應屆畢業(yè)生協(xié)議、實習協(xié)議，勞 動合同簽收單存根等。 （二） 培訓檔案 培訓申請表 培訓記錄表 培訓簽到表 培訓總結表 新員工入職培訓試卷 培訓心得 培訓效果評估表 培訓服務協(xié)議 員工個人培訓檔案 林凱企業(yè)集團有限公司 第 2 頁 ，共 10 頁 （三）職位檔案 職位說明書 職務任命書 職務變動申請 職位職務變更記錄。 （四）薪酬考核檔案 試用期考核表 員工試用期總結表 季度 /年度考核記錄表 考核成績 考核面談記錄 工作記錄 調薪申請單 調薪 /降薪記錄。 （五）離職及其他檔案 離職申請 離職工作交 接單 離職談話記錄 離職證明存根 補償金協(xié)議等 其他補充協(xié)議 各類獎勵、處罰記錄等。 三 、人事檔案的歸檔 （一）歸檔的員工入職前 ,人事主管對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。 林凱企業(yè)集團有限公司 第 3 頁 ，共 10 頁 （二）當在職員工的基本資料有變動時 (如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等 )，應及時將相關資料復印件交人事部歸檔，原件當場查驗。 （三）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚。 （四）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀 (高管及核心人員保留該員工離崗 8年止 )。 （五）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，以便查閱。 （六）歸檔程序如下：首先對各類人事資料進行鑒別、整理，看其是否符合歸檔的要求，由 集團 指定專門的人事專員進行整理、分類、歸檔與保管，再由人事專員轉交集團檔案室統(tǒng)一保管。 四 、人事檔案的借閱 （一）主管級以上人員可以到人事專員處或者檔案室查看檔案，需填寫檔案查閱登記表，其他人員不得要求檔案查閱，如有特殊需要，經(jīng)行政人事經(jīng)理 批準，方可查閱或者復制，并辦理借閱登記手續(xù)。查閱或者復制人事檔案的人員，嚴禁在人事檔案上涂畫、拆封和抽換。檔案管理人員要做好查閱的資格審查及登記工作。 （二）所有經(jīng)過批準，注明借閱時間的人事檔案需在規(guī)定時間內歸還檔案室 (除特殊情況可延長 )，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印、遺失檔案者 集團 將給予警告或開除處罰。 林凱企業(yè)集團有限公司 第 4 頁 ，共 10 頁 五 、人事檔案保密規(guī)定及保存期限 集團指定專門的人員負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。 文書檔案 (人事政策性通知及 資料 ,含月度考勤結果 ),應聘者檔案 、 解聘人員檔案 、 試用期員工檔案 、 正式員工檔案屬 保密 檔案 ；管理人員檔案 ,人事證件檔案屬 機密 檔案 、 年度《部門崗位規(guī)劃表》、考評結果、《調資審批表》及每季度更新存檔
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