【正文】 十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可限期外借。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司按發(fā)文要求包裝、密封。人事檔案工作人員情況。借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。(2)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。四、人事檔案管理規(guī)定：?jiǎn)T工進(jìn)入公司工作，人力資源部有責(zé)任為其建立相關(guān)人事檔案。銷毀時(shí)要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。歸檔的材料須經(jīng)各單位或組織機(jī)構(gòu)審查蓋章或本人簽字，應(yīng)蓋章后方能歸檔。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。具體方法如下：（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。檔案整理情況。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表 公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購(gòu)買的資料 簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)考核類：考核表1． 歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。第四十條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。卷內(nèi)目錄放在卷首。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。第四十二條 第四十三條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。聲像檔案管理： 第四條第13頁，共7頁167。 167。 167。3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。第9頁，共7頁七檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一）立卷歸檔 1．立卷歸檔的職責(zé)（1）公司各部門均為立卷歸檔部門。第三十二條 對(duì)超過保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。整理工作的基本要求是使檔第7頁，共7頁案系統(tǒng)化，便于保管和利用。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2．企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。（四）密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。（二）（三）（四）（五）（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第二章 員工檔案的建立第六條 歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲蛀。3．對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。（三）鑒定和銷毀1．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。第十三條 各級(jí)人員因公外出、出國(guó)考察、參加各種會(huì)議所收到的或簽訂的有價(jià)值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交。主要是對(duì)不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。 五年保存：；。 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；167。第三條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第十六條 第十七條 第十八條 第十九條 第二十條 錄音、錄像等。第三十條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；（三）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： 、語言通順； 。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。3．2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。(三)歸檔范圍〖HT〗第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第28頁，共7頁第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。檔案保管情況。負(fù)責(zé)人簽字；最后由總經(jīng)辦審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購(gòu)買檔案柜存放檔案。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。第四篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。歸檔的檔案，一般使用A4規(guī)格的辦公紙，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)、黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。已銷毀的檔案要在“宗卷目錄”上注明“銷毀”，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀記錄表》上簽字，并注明銷毀日期。對(duì)不符合歸檔要求的材料不進(jìn)行歸檔。(1)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。五、人事檔案所提供的利用方式（1）查閱。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。五、外借手續(xù)。庫房設(shè)備情況。第五條轉(zhuǎn)遞制度轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3．4歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。第六十條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。其格式為照片/底片號(hào)文字說明參見號(hào)攝制時(shí)間攝制者。第二節(jié) 聲像檔案的整理第四十三條 便于保管和利用。備考表應(yīng)置卷尾。第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。第二節(jié) 歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。檔案管理規(guī)定第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、第19頁，共7頁請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。(二)文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。第四十五條 第四十六條 查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。第16頁，共7頁第三十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號(hào)。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)、相關(guān)人員購(gòu)置技術(shù)資料、工具書、購(gòu)置設(shè)備儀器核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須