【正文】 管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。在辦公自動化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。用戶可以與計算機(jī)上的“多媒體文件”發(fā)生互動，有了更大的參與性和選擇性。而且，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。這一問題隨著電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展將逐漸得到解決。第三節(jié)電子文件的特點和作用 *一、電子文件的特點*（一）信息的非人工直接識讀性 *第一階段，口口相傳第二階段，人—信息工具—人第三階段，人—工具—工具之工具—人★“非人工直接識讀性”思考： 一份數(shù)字文件的讀者是程序。* 模擬信號指用連續(xù)變化的物理量表示的信息。*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡稱 GIS）*地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評估、災(zāi)害預(yù)測、國土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。*(4)遙感技術(shù)* 遙感是指非接觸的，遠(yuǎn)距離的探測技術(shù)。其核心內(nèi)容主要由三部分組成：計算機(jī)輔助設(shè)計、制造與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（CAD/CAM/PDM）* CAD(Computer Aided Design): * 利用計算機(jī)及其圖形設(shè)備幫助設(shè)計人員進(jìn)行設(shè)計工作。*（3）發(fā)文管理（4）辦件管理*（5）會議管理（6）視頻會議 *（7）領(lǐng)導(dǎo)辦公（8）公共信息欄*（9）電子論壇（10）電子郵件 *（11）自動傳真（12）個人事務(wù)處理*（13）文檔管理（14）系統(tǒng)配置 *（15）個人工作臺（16）人事檔案管理 *案例1案例2 *(2)數(shù)碼相機(jī)Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機(jī)。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計、工作流監(jiān)控。*辦公自動化 * 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是指對辦公信息進(jìn)行自動操作（如文字處理、文檔管理）的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。* 第四階段：無紙階段。* 第四階段：電子文件階段。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無紙時代的歷史必然性 *“無紙時代”的概念 *“無紙時代”到來的必然性依據(jù)*“無紙時代”到來是一個過程，并需要有一個 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無紙時代：是指在我們的現(xiàn)實工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。紙質(zhì)檔案時代，檔案是半虛擬化的。其基本特點：。其次，在紙張時代，檔案扮演的社會角色主要是社會記憶、國家與社會管理工具的角色。n 促使人們對檔案分類屬性和管理方法的研究。其次，作為一種書面?zhèn)鞑スぞ?，文件和檔案對社會發(fā)展起著重要的知識傳播作用。第三，文件、檔案的產(chǎn)生、保管和利用的范圍很窄，主要局限于王室范圍內(nèi)。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個手抄時期。n 在這一類系統(tǒng)中，信息記錄與信息接收所面對的是單一層次的技術(shù)工具，其操作模式是：人→工具→人。示現(xiàn)時代使用的信息媒介是示現(xiàn)媒介，示現(xiàn)媒介主要指人類的口語，也包括表情、動作、眼神等非語言符號（即身體語言），它們是由人體的感觀或器官本身來執(zhí)行功能的媒介系統(tǒng)，沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。檔案物質(zhì)載體工具：甲骨、青銅、竹木簡、紙張、膠片、磁盤、光盤等檔案信息記錄符號工具：口口相傳、圖畫、文字、數(shù)碼檔案信息傳播工具：網(wǎng)絡(luò)、書籍等 n（一）無技術(shù)工具時代暨無檔案時代口語時代：口頭語言所創(chuàng)造的“語義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。這種記錄與傳播方式具有即時性、狹窄性、不準(zhǔn)確性。（二）單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代n單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關(guān)載體等。文件與檔案產(chǎn)生于人類野蠻時代向文明時代過渡階段，必須具備以下三個條件：隨著農(nóng)業(yè)種植技術(shù)的產(chǎn)生，人類逐漸從食不飽腹到產(chǎn)生剩余產(chǎn)品，使人們有時間從事單純的為獲取食物進(jìn)行的生產(chǎn)活動之外的其他活動，特別是精神的知識的保存與生產(chǎn)活動。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。第四，這一時期開始有了專門的檔案庫房和初級的檔案管理。n(1)概況：印刷術(shù)發(fā)明之后，人類掌握了對文獻(xiàn)型信息進(jìn)行批量生產(chǎn)的能力。n 促使人們建立專門的專業(yè)教育系統(tǒng)?？傊?，印刷術(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價值是其價值的主要方面，其情報（參考）價值是次要方面。、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數(shù)字，且數(shù)字化實現(xiàn)了傳統(tǒng)工具的集合－－多媒體。電子檔案時代，數(shù)字化、電子化使檔案存在形態(tài)完全虛擬化－－符號與載體都是虛擬化的。二、信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作的影響計算機(jī)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變著人們管理檔案的方式和手段。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。*二、電子文件的發(fā)展歷程* 電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個階段： * 第一階段：過程階段。*三、電子文件生成途徑* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人—機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。生成的電子文件包括在設(shè)計、維護(hù)、監(jiān)控過程中的各類記錄。? 數(shù)碼相機(jī)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域：印刷業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑監(jiān)理、保險備案、軍事偵察、廣告、日常生活等*(3)集成制造系統(tǒng)（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過計算機(jī)硬軟件。在工程和產(chǎn)品設(shè)計中，計算機(jī)可以幫助設(shè)計人員擔(dān)負(fù)計算、信息存儲和制圖等項工作。一般指運用傳感器/遙感器對物體的電磁波的輻射、反射特性的探測，并根據(jù)其特性對物體的性質(zhì)、特征和狀態(tài)進(jìn)行分析的理論、方法和應(yīng)用的科學(xué)技術(shù)。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無人航天器。其信號的幅度、頻率或相位隨時間做連續(xù)變化，如傳統(tǒng)廣播電視的聲音或圖像信號。——杰夫?羅森伯格 *（二）對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 * 依賴的兩層含義：一是文件管理活動必須借助于計算機(jī)系統(tǒng)才能實現(xiàn)。* 電子文件的系統(tǒng)依賴性在近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實現(xiàn)自動化管理的必要條件，是電子文件先進(jìn)性的表現(xiàn)之一。把一個檔案館的全部檔案、一個機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。這無疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個方面實現(xiàn)了巨大的飛躍。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時代，文件信息也可以通過手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進(jìn)行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號文明，是人類對各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。* * * * * *二、電子文件生命周期*（一）國際檔案理事會對電子文件生命周期階段的劃分 *概念階段*產(chǎn)生階段*維護(hù)階段 *（二）何嘉蓀對電子文件運動階段的闡釋* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實使用階段* 第三階段：文件的暫時保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”* “往復(fù)運動于生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國家所確立的一項證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。* 、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * 、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機(jī)制。* ②具有固定性和可復(fù)制性* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；新型的電子作品 * ②時間形式： 著作人身權(quán)的保護(hù)期*著作財產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認(rèn)定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫作品* 計算機(jī)軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認(rèn)定* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。* 個人資料：國外法律中使用的一個法律術(shù)語。，談?wù)剬ξ募B續(xù)體理論的認(rèn)識。包括國家層面至機(jī)構(gòu)層面不同層次的規(guī)劃n 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 n 管理目標(biāo)——為機(jī)構(gòu)的職能活動提供證據(jù) n 戰(zhàn)略重點——應(yīng)用系統(tǒng) n 實施策略——系統(tǒng)管理n 管理對象——文件內(nèi)容和背景信息 n 工作方法——文件著錄 n 智力投資——人員培訓(xùn) n 倡導(dǎo)電子文件文化n 2）我國電子文件管理規(guī)劃n 我國至今未制定一部完整的、單項的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計劃性文件中，充分考慮到對電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問題。n文件的真實性表現(xiàn)：n，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動。（對電子文件的特殊要求）n 電子文件構(gòu)成要素載體medium 承載信息、具有實體形態(tài)的介質(zhì) 內(nèi)容content 文件記載的信息。人員persons 利用文件開展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動以及技術(shù)環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（五）方便查詢和利用查詢和利用的過程是實現(xiàn)電子文件信息價值的過程。其內(nèi)涵包括兩個方面：前端控制原則是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。n 應(yīng)注意的問題：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。n是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。n ，形成機(jī)關(guān)分別管理會影響到檔案管理長期政策的制定。n注意以下三方面的問題：（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。n所謂統(tǒng)一管理，是指國家檔案行政管理機(jī)關(guān)主管全國電子文件與電子檔案工作，對全國檔案電子文件與電子檔案工作實施全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。n四、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識和規(guī)定。庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）n 第四節(jié)電子文件管理現(xiàn)狀一、電子文件工作在我國發(fā)展的現(xiàn)狀n（一）大部分單位進(jìn)入電子文件工作的第一、第二階段現(xiàn)階段實行雙套制的機(jī)關(guān)的做法：歸檔紙質(zhì)文件，電子文件由形成者自行處置。二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，主要目的在于改進(jìn)利用和完善保護(hù)。n 中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是指與電子文件管理相關(guān)的計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)；微觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng),它由一組軟件程序組成,共同對機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行管理。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點n n 、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程n n n 、評價階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。? 在科學(xué)領(lǐng)域，保持信息安全的技術(shù)稱為密碼術(shù)；破解密文的技術(shù)稱為密碼分析。這種技術(shù)兩個密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。?（四）計算機(jī)病毒防治技術(shù)計算機(jī)病毒的特征：攻擊性傳染性隱蔽性 ? 計算機(jī)病毒的防治措施：? “預(yù)防為主,防治結(jié)合”的觀念。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。硬件備份不能從根本上保證數(shù)據(jù)安全，只有數(shù)據(jù)備份才能為我們提供百分之百的數(shù)據(jù)保護(hù)，所以，備份＝數(shù)據(jù)備份。? 優(yōu)點：很直觀，容易被人理解。管理員先在星期一進(jìn)行一次系統(tǒng)全備份，然后接下來的幾天里，再將當(dāng)天所有與星期一不同的數(shù)據(jù)備份到磁帶上。? ，僅備份自上次正常或增量備份以來創(chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。這就是說，正?；蛟隽總浞萑サ袅宋募摹按鏅n”屬性，在新文件創(chuàng)建或舊文件被修