【正文】 程 1．目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書 ” (具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣 分 2．考核價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價(jià)格批準(zhǔn)書 ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 由財(cái)務(wù)實(shí)施具體考評(píng) 3．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書 ” (按財(cái)務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財(cái)務(wù)部要求 4．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書”、“考核價(jià)格批準(zhǔn)書”和“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書” )：主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會(huì)審核 (具體審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 簽訂合同的單位無實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 合同簽訂 招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行 (考核價(jià)格 )批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項(xiàng)要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項(xiàng)扣 分 (其他具體要求由質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部實(shí)施考評(píng) ) 2．招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程” )主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )→ 技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標(biāo)文件批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項(xiàng)目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標(biāo)文件 /報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 合同考評(píng)管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)造成困難。 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 第二章 合同履行計(jì)劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號(hào)管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項(xiàng) 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對(duì)外文書管理 第 四 篇 合同考評(píng)管理 第一章 部門合同考評(píng) 第二章 資產(chǎn)合同考評(píng) 第三章 財(cái)務(wù)合同考評(píng) 第四章 法務(wù)合同考評(píng) 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營的整個(gè)過程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、保證合同目的實(shí)現(xiàn) (包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過程中的各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項(xiàng)無差錯(cuò) ，實(shí)現(xiàn)合同目的。 為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同 履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關(guān)人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 ① 招標(biāo)文件或 報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 (客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提 供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價(jià)格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評(píng) ) 4．評(píng)標(biāo)辦法審批流程 具體流程、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。 ① 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣 分； ② 合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯(cuò)而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ” )部門 /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》及合同文本 →董事長批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長批準(zhǔn)合同文本 確保合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時(shí)存檔 ， 發(fā)往對(duì)方的函件 按對(duì)外文書要求執(zhí)行。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準(zhǔn) 流程 ” )：主辦會(huì)計(jì)發(fā)文→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù) 主管 審核→ 董事長審批 確保文書表述無誤， 且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核 (如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則 可跳過 ) →總經(jīng)理審核 (如同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目，則可跳過 )→法務(wù)審核→ 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 一、合同簽訂計(jì)劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時(shí)間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。 第二篇 合同簽訂管理 第一章 合同簽訂原則 一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(biāo) (報(bào)價(jià) )或價(jià)格批準(zhǔn) (本制度有特殊規(guī)定的除外 )，確保合同簽訂的對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)，同時(shí)，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價(jià)款和付款方式。 4．財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評(píng)定。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù)條款的，則該類合同無需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。 五、特別說明 在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前，資產(chǎn)管理中心需知會(huì)各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo) /報(bào)價(jià)截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo) /報(bào)價(jià)，需求部門 (子公司 )不得拒 絕；同時(shí)，股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 第二章 合同簽訂流程 一、支出類合同的招標(biāo) /報(bào)價(jià)流程 1．目 標(biāo)執(zhí)行 (考核價(jià)格 )批準(zhǔn) (具體按質(zhì)量部 、財(cái)務(wù)部 要求的流程執(zhí)行 ) 2．招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn) (1) 需求部門行政助理或需求部門委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )； (2) 起草人將招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核： ① 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )所涉質(zhì)量技術(shù)要求 (包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容 )是否完整、準(zhǔn)確； ② 財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理； ③ 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評(píng)標(biāo)辦法是否公平、公正、合理； (3) 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見，并形成新的招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )文本； (4) 部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見是否均已得到落實(shí)，招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )能否滿足項(xiàng)目需求； (5) 子公司 負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )能否滿足項(xiàng)目需求； (6) 法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7) 執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。 5． 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 (具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 )。 7．簽訂合同。 由需求部門 (子公司 )行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。 流程簡述： 部門 /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》 (詳見附表 4)及合同文本 →董事長批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長批準(zhǔn)合同文本→證章管理員核對(duì)無誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部 閱知并 落實(shí)合同跟蹤內(nèi)容 注：特殊合同的報(bào)批權(quán)限歸屬部門及子公司負(fù)責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)的流程，僅部門及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動(dòng)該流程。 格式文本批準(zhǔn)后必須報(bào)證章管理員處備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章 。 1． 砂石銷售合同格式文本的審批流程如下： (1) 航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本； (2) 航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核； (3) 航運(yùn)公司 總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。 2． 苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1) 銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對(duì)于格式文本已確 定的內(nèi)容不得修改； (2) 三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4) 執(zhí)行董事審批。 七、 基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門指定人員起草合同文本； 2． 天地 建設(shè) 負(fù)責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 3． 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確； 5． 執(zhí)行 董事審批； 6．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 7．存檔。 第四章 合同編號(hào)管理 一、合同編號(hào)原則 合同編號(hào)共 12 位，編號(hào)中包含公司拼音縮寫 (4 位 )、提交審批的年月數(shù)字 (6 位 )、序號(hào)數(shù)字 (2 位 )。 4．若有新增公司，則編號(hào)方法同上 。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報(bào)需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人 (若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審核 )、部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。合同簽訂過程中 相關(guān) 環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個(gè)要素： (1) 項(xiàng)目名稱 (2) 標(biāo)的名稱 (3) 發(fā)文目的 2．以 11 號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1) 招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)書 )批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題： 11 號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批； (2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為： 11 號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。 (2) 部門 負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收 部門負(fù)責(zé)人在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無遺漏。 (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果