【正文】 程 1．目標執(zhí)行批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標執(zhí)行批準書 ” (具體流程按質量部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣 分 2．考核價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價格批準書 ” (按財務要求執(zhí)行 ) 按財務部要求 由財務實施具體考評 3．執(zhí)行價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價格批準書 ” (按財務要求執(zhí)行 ) 按財務部要求 4．合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準流程 ”，須關聯(lián)“ 目標執(zhí)行批準書”、“考核價格批準書”和“執(zhí)行價格批準書” )：主辦部門或法務部起草合同 → 部門負責人審核 → 項目總經理審核 → 法務主管審核 → 董事會審核 (具體審批權限請查閱《合同審批權限一覽表》 ) 確保合同內容、價格及付款方式符合目標執(zhí)行及價格批準結果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 合同簽訂 招標/報價流程 1．目標執(zhí)行 (考核價格 )批準流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標執(zhí)行批準流程 ” (具體流程按質量部、財務部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項扣 分 (其他具體要求由質量部、財務部實施考評 ) 2．招標文件 (報價信息 )批準流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程” )主辦部門或法務部起草招標文件 (報價信息 )→ 技術責任人、財務責任人、資產責任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標文件批準流程 ”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程”及前一“自由流程” ) → 部門負責人審核 → 項目總經理審核 → 法務主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標文件 /報價信息內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 合同考評管理 的主要目的在于確保各責任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關卡，確保合同目的的實現(xiàn)。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標的物的質量控制內容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質量控制內容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 第二章 合同履行計劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權限管理 第四章 合同編號管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對外文書管理 第 四 篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 第二章 資產合同考評 第三章 財務合同考評 第四章 法務合同考評 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風險、保證合同目的實現(xiàn) (包括達到既定的成果質量標準和確保收付款項無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收付款內容的把關和跟蹤工作，確保合同標的達到既定的質量標準，收付款項無差錯 ，實現(xiàn)合同目的。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同 履行及合同考評的流程及內容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內容。 ① 招標文件或 報價信息內容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 分； ② 因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 (客戶及中標單位批準過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提 供不足、資料不準確、中標價格不合理等的考核由資產管理中心及執(zhí)行董事實施考評 ) 4．評標辦法審批流程 具體流程、 質量標準 及考評辦法按資產采購部要求執(zhí)行 5．中標單位批準流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標單位批準流程 ” (具體流程按資產采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標單位具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用程度。 ① 合同內容、價格及付款方式未經批準即報批合同，扣 分； ② 合同內容、價格及付款方式與目標執(zhí)行及價格批準結果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準流程 ” )部門 /項目經理提交《特殊合同簽訂申請表》及合同文本 →董事長批準《特殊合同簽訂申請表》→法務主管審核合同文本→董事長批準合同文本 確保合同內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔 ， 發(fā)往對方的函件 按對外文書要求執(zhí)行。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準 流程 ” )：主辦會計發(fā)文→財務經理審核→項目總經理審核→資金部審核→法務 主管 審核→ 董事長審批 確保文書表述無誤， 且能達到發(fā)文目標，文書送達對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方有權簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達，須在郵件詳情單的“內件品名”一欄中注明函告的關鍵內容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經理審核→財務審核 (如不涉及財務內容，則 可跳過 ) →總經理審核 (如同屬多個項目或不屬任一項目，則可跳過 )→法務審核→ 分管領導審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實每份合同的各責任人，并根據(jù)實際情況及時調整相應的責任人。 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準確。 第二篇 合同簽訂管理 第一章 合同簽訂原則 一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前，必須經過客戶論證和公開招標 (報價 )或價格批準 (本制度有特殊規(guī)定的除外 )，確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，在滿足質量及技術要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。 4．財務部：負責商務條款的審查及商務標的評定。若某些合同不涉及專業(yè)技術條款的，則該類合同無需設技術責任人。 五、特別說明 在所有招標或報價之前，資產管理中心需知會各股東，股東有權在既定的投標 /報價截止日前，推薦符合條件的單位參加投標 /報價，需求部門 (子公司 )不得拒 絕；同時，股東有權在招標或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 第二章 合同簽訂流程 一、支出類合同的招標 /報價流程 1．目 標執(zhí)行 (考核價格 )批準 (具體按質量部 、財務部 要求的流程執(zhí)行 ) 2．招標文件 (報價信息 )批準 (1) 需求部門行政助理或需求部門委托法務專員起草招標文件 (或報價信息 )； (2) 起草人將招標文件 (或報價信息 )分別提交技術責任人、財務責任人、資產責任人進行審核： ① 技術責任人審核確認招標文件 (或報價信息 )所涉質量技術要求 (包括驗收、服務等內容 )是否完整、準確； ② 財務責任人審核確認所有商務條款是否清晰準確、付款控制方面是否合理； ③ 資產責任人審核確認招標文件 (或報價信息 )內容是否符合招標要求，評標辦法是否公平、公正、合理； (3) 起草人整合各責任人的合理修改意見，并形成新的招標文件 (或報價信息 )文本； (4) 部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，招標文件 (或報價信息 )能否滿足項目需求； (5) 子公司 負責人審核確認招標文件 (或報價信息 )能否滿足項目需求； (6) 法務主管審核確認招標文件 (或報價信息 )整體表述是否準確、合法； (7) 執(zhí)行董事審核批準。 5． 中標單位批準流程 (具體按資產采購部要求的流程執(zhí)行 )。 7．簽訂合同。 由需求部門 (子公司 )行政助理負責將合同文本及招標全套資料存檔。 流程簡述： 部門 /項目經理提交《特殊合同簽訂申請表》 (詳見附表 4)及合同文本 →董事長批準《特殊合同簽訂申請表》→法務主管審核合同文本→董事長批準合同文本→證章管理員核對無誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財務部經理、資金部 閱知并 落實合同跟蹤內容 注：特殊合同的報批權限歸屬部門及子公司負責人，即“特殊合同批準流程”為需授權的流程，僅部門及子公司負責人才能啟動該流程。 格式文本批準后必須報證章管理員處備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已經各審批人批準且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章 。 1． 砂石銷售合同格式文本的審批流程如下： (1) 航運公司行政助理或法務專員起草合同格式文本； (2) 航運公司財務經理審核； (3) 航運公司 總經理審核合同內容的完整性及準確性； (4) 法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。 2． 苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1) 銷售主責任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確 定的內容不得修改； (2) 三景園藝公司財務經理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益，財務數(shù)據(jù)是否準確； (3) 三景園藝公司總經理審核合同整體內容能否保障公司利益； (4) 執(zhí)行董事審批。 七、 基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門指定人員起草合同文本； 2． 天地 建設 負責人審核，確保合同整體內容滿足項目實際需求； 3． 財務部負責人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務數(shù)據(jù)準確； 4．法務主管審核，確保合同整體內容合法，文字表述準確； 5． 執(zhí)行 董事審批； 6．蓋章，確保蓋章的文本與批準的文本一致； 7．存檔。 第四章 合同編號管理 一、合同編號原則 合同編號共 12 位，編號中包含公司拼音縮寫 (4 位 )、提交審批的年月數(shù)字 (6 位 )、序號數(shù)字 (2 位 )。 4．若有新增公司，則編號方法同上 。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報需求，提出主要內容及要求，由法務專員負責起草，經技術責任人、財務責任人 (若不涉及技術專業(yè)性條款或具體商務條款的，則無需經技術責任人或財務責任人審核 )、部門 (子公司 )負責人及法務主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。合同簽訂過程中 相關 環(huán)節(jié)流程的文件標題中必須明確如下幾個要素： (1) 項目名稱 (2) 標的名稱 (3) 發(fā)文目的 2．以 11 號項目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應如下： (1) 招標文件 (報價書 )批準流程的文件標題： 11 號項目電梯招標文件審批； (2) 合同批準流程的文件標題應為： 11 號項目電梯供貨合同審批。 (2) 部門 負責人審核收付款對應的成果驗收 部門負責人在 1 個工作時內完成合同跟蹤內容的審核，確保每項收付款對應的成果驗收內容完整無遺漏。 (2) 財務部經理及法務部主管在 1 個工作時內分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準的跟蹤內容相符以及每項收付款是否已與各項成果