【正文】 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 第二章 合同履行計劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權限管理 第四章 合同編號管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對外文書管理 第 四 篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 第二章 資產合同考評 第三章 財務合同考評 第四章 法務合同考評 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風險、保證合同目的實現 (包括達到既定的成果質量標準和確保收付款項無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評管理。 合同計 劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預見工作，確保按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現遺漏或無序狀況。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標的物的質量控制內容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質量控制內容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收付款內容的把關和跟蹤工作，確保合同標的達到既定的質量標準，收付款項無差錯 ，實現合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了《合同跟蹤內容審批流程》，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實時反映合同的真實履行情況。 另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據的規(guī)范性和有效性，公司特別針對法務類對外文書的出臺了《對外文書 (法務類 )管理辦法》。 合同考評管理 的主要目的在于確保各責任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關卡，確保合同目的的實現。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同 履行及合同考評的流程及內容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內容。 法務部作為 公司法律風險防范和法律糾紛處理的責任部門，負責與合同管理相關的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權。 《合同管理制度》總表 類 目 關鍵環(huán)節(jié) 適用流程 質量標準 考評辦法 合同計劃 25 日報月計劃 12 月報年計劃 部門指定人員制表 → 部門負責人審核 → 各項目經理審核 → 計劃交 資產、法務 、財務 審查備案 按時上報年度及月度合同簽訂計劃、履行計劃，并 確保上報的計劃內容完整、時間合理 、狀態(tài)真實 ① 逾期上報計劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 分； ③ 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實的，每次扣 分。 合同簽訂 招標/報價流程 1．目標執(zhí)行 (考核價格 )批準流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標執(zhí)行批準流程 ” (具體流程按質量部、財務部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項扣 分 (其他具體要求由質量部、財務部實施考評 ) 2．招標文件 (報價信息 )批準流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關聯“目標執(zhí)行批準流程” )主辦部門或法務部起草招標文件 (報價信息 )→ 技術責任人、財務責任人、資產責任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標文件批準流程 ”，須關聯“目標執(zhí)行批準流程”及前一“自由流程” ) → 部門負責人審核 → 項目總經理審核 → 法務主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標文件 /報價信息內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 ① 招標文件或 報價信息內容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 分； ② 因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 ③ 審核人逾期完成審核而影響項目進度的，每影響一天扣 (以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標準與此相同 )。 3．客戶批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 客戶批準流程 ” (具體流程按資產采購部要求執(zhí)行 ) 確保 所報客戶 具 備實現合同目的的綜合實力和信用等級。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 (客戶及中標單位批準過程中發(fā)生的其他如客戶數量提 供不足、資料不準確、中標價格不合理等的考核由資產管理中心及執(zhí)行董事實施考評 ) 4．評標辦法審批流程 具體流程、 質量標準 及考評辦法按資產采購部要求執(zhí)行 5．中標單位批準流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標單位批準流程 ” (具體流程按資產采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標單位具備實現合同目的的綜合實力和信用程度。 6．合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關聯“中標單位批準流程” )主辦部門或法務部起草合同 → 技術責任人、財務責任人、資產責任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 合同批準流程 ”，須 關聯“中標單位批準流程”及前一“自由流程” ) → 部門負責人審核 → 項目總經理審核 → 法務主管審核 → 董事會審批 (具體審批權限請查閱《合同審批權限一覽表》 ) 確保合同內容符合評標結果，滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內容或文字表述存在明顯差錯或與評標結果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 價格批準流程 1．目標執(zhí)行批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標執(zhí)行批準書 ” (具體流程按質量部要求執(zhí)行 ) 確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求 目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣 分 2．考核價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價格批準書 ” (按財務要求執(zhí)行 ) 按財務部要求 由財務實施具體考評 3．執(zhí)行價格批準流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價格批準書 ” (按財務要求執(zhí)行 ) 按財務部要求 4．合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準流程 ”，須關聯“ 目標執(zhí)行批準書”、“考核價格批準書”和“執(zhí)行價格批準書” )：主辦部門或法務部起草合同 → 部門負責人審核 → 項目總經理審核 → 法務主管審核 → 董事會審核 (具體審批權限請查閱《合同審批權限一覽表》 ) 確保合同內容、價格及付款方式符合目標執(zhí)行及價格批準結果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內容、價格及付款方式未經批準即報批合同，扣 分； ② 合同內容、價格及付款方式與目標執(zhí)行及價格批準結果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準流程 ” )部門 /項目經理提交《特殊合同簽訂申請表》及合同文本 →董事長批準《特殊合同簽訂申請表》→法務主管審核合同文本→董事長批準合同文本 確保合同內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內容或文字表述存在明顯差錯或與評標結果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬 元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 合同履行 1． 跟蹤內容的整理、錄入及跟蹤 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同跟蹤內容批準流程 ” )部門行政助理在合同簽訂完畢后 1 個工作日內完成跟蹤內容 (包括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款相對應的事務 )的整理及報批 → 部門負責人審核 → 財務部經理審核 → 法務主管復核 → 行政助理錄入項目管理系統(tǒng) → 法務主管和財務部經理批準 → 部門日常跟蹤 → 系統(tǒng)自動生成的報表準確反映合同履行情況 在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內容的錄入與批準，并通過管理系統(tǒng)真實反映合同 的具體履行情況。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、 收付款內容及與之相對應的事務有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內容與合同約定或批準不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 分。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔 ， 發(fā)往對方的函件 按對外文書要求執(zhí)行。 考評辦法參見對外文書部分內容 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的實現。 未實現合同目的或因彌補救濟措施不及 時而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 對外文書 1．廣告文書 (OA 系統(tǒng)中“ 廣告 發(fā)布內容 批 準 流程 ” )：發(fā)文 →策劃部經理審核→項目總經理審核→法務主管審核→分管副總審核→ 董事長審批 須符合廣告法及房地產廣告管理規(guī)定等相關法律法規(guī) ① 若適用流程有誤或未達到前述要求的，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準 流程 ” )：主辦會計發(fā)文→財務經理審核→項目總經理審核→資金部審核→法務 主管 審核→ 董事長審批 確保文書表述無誤， 且能達到發(fā)文目標，文書送達對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方有權簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達，須在郵件詳情單的“內件品名”一欄中注明函告的關鍵內容 )，以確保證據效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經理審核→財務審核 (如不涉及財務內容，則 可跳過 ) →總經理審核 (如同屬多個項目或不屬任一項目，則可跳過 )→法務審核→ 分管領導審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實每份合同的各責任人，并根據實際情況及時調整相應的責任人。 ① 若未落實責任人的，每次 扣 分； ② 原責任人因離職、換崗等原因需調整新責任人而未及時調整的，每次扣 分。 2．遵循已批準的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 違反一次，根據嚴重程度扣 分及以上不等。 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準確。 二、合同簽訂計劃上報流程 1．需求部門于每年的 12 月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的 25 日前上報 下月合同簽訂計劃 (年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表 2)； 2．需求部門負責人審核； 3．子公司負責人審核； 4．法務部及資產采購部備案。 第二章 合同履行計劃 一、合同履行計劃的目的 為了確保合同簽訂后各項義務的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃，要求完整、準確，符合合同約定及項目實際進度需求，以便按月有計劃地履行。 二、合同履行計劃上報流程 1．需求部門于每月的 25 日前上報下月合同履行計劃 (詳見附表 3)； 2．需求 部門負責人審核； 3．