【正文】 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 第二章 合同履行計劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對外文書管理 第 四 篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 第二章 資產(chǎn)合同考評 第三章 財務(wù)合同考評 第四章 法務(wù)合同考評 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險，對于企業(yè)運(yùn)營的整個過程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險、保證合同目的實(shí)現(xiàn) (包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評管理。 合同計 劃管理 的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見工作，確保按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。 合同簽訂管理 的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟(jì)造成困難。 合同履行管理 的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過程中的各項成果驗收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項無差錯 ，實(shí)現(xiàn)合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實(shí)時反映合同的真實(shí)履行情況。 另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對法務(wù)類對外文書的出臺了《對外文書 (法務(wù)類 )管理辦法》。 合同考評管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同 履行及合同考評的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關(guān)人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 法務(wù)部作為 公司法律風(fēng)險防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權(quán)。 《合同管理制度》總表 類 目 關(guān)鍵環(huán)節(jié) 適用流程 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 考評辦法 合同計劃 25 日報月計劃 12 月報年計劃 部門指定人員制表 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 各項目經(jīng)理審核 → 計劃交 資產(chǎn)、法務(wù) 、財務(wù) 審查備案 按時上報年度及月度合同簽訂計劃、履行計劃，并 確保上報的計劃內(nèi)容完整、時間合理 、狀態(tài)真實(shí) ① 逾期上報計劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 分； ③ 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實(shí)的，每次扣 分。 合同簽訂 招標(biāo)/報價流程 1．目標(biāo)執(zhí)行 (考核價格 )批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中各類“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按質(zhì)量部、財務(wù)部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少 一項扣 分 (其他具體要求由質(zhì)量部、財務(wù)部實(shí)施考評 ) 2．招標(biāo)文件 (報價信息 )批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程” )主辦部門或法務(wù)部起草招標(biāo)文件 (報價信息 )→ 技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 招標(biāo)文件批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 執(zhí)行董事審批 確保招標(biāo)文件 /報價信息內(nèi)容滿足項目實(shí)際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 招標(biāo)文件或 報價信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 ③ 審核人逾期完成審核而影響項目進(jìn)度的，每影響一天扣 (以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標(biāo)準(zhǔn)與此相同 )。 3．客戶批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 客戶批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 所報客戶 具 備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級。 簽訂合同的單位無實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 (客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提 供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評 ) 4．評標(biāo)辦法審批流程 具體流程、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。 6．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中“ 自由流程 ”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程” )主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 技術(shù)責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人同步審核 → 返回發(fā)文者按修改意見修改 → (OA 系統(tǒng)中“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須 關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程” ) → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會審批 (具體審批權(quán)限請查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容符合評標(biāo)結(jié)果，滿足項目實(shí)際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 價格批準(zhǔn)流程 1．目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書 ” (具體流程按質(zhì)量部要求執(zhí)行 ) 確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書中各項要求（包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣 分 2．考核價格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 考核價格批準(zhǔn)書 ” (按財務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財務(wù)部要求 由財務(wù)實(shí)施具體考評 3．執(zhí)行價格批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 執(zhí)行價格批準(zhǔn)書 ” (按財務(wù)要求執(zhí)行 ) 按財務(wù)部要求 4．合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同批準(zhǔn)流程 ”，須關(guān)聯(lián)“ 目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書”、“考核價格批準(zhǔn)書”和“執(zhí)行價格批準(zhǔn)書” )：主辦部門或法務(wù)部起草合同 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 項目總經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管審核 → 董事會審核 (具體審批權(quán)限請查閱《合同審批權(quán)限一覽表》 ) 確保合同內(nèi)容、價格及付款方式符合目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內(nèi)容、價格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報批合同，扣 分； ② 合同內(nèi)容、價格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，每處扣 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣 分； ④ 合同條 款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣 分；因表述的差錯而造成公司損失的每 2 萬元扣 1 分 特殊合同批準(zhǔn)流程 (OA 系統(tǒng)中的“ 特殊合同批準(zhǔn)流程 ” )部門 /項目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請表》及合同文本 →董事長批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長批準(zhǔn)合同文本 確保合同內(nèi)容滿足項目實(shí)際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬 元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 合同履行 1． 跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ” )部門行政助理在合同簽訂完畢后 1 個工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 (包括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款相對應(yīng)的事務(wù) )的整理及報批 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 財務(wù)部經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管復(fù)核 → 行政助理錄入項目管理系統(tǒng) → 法務(wù)主管和財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn) → 部門日常跟蹤 → 系統(tǒng)自動生成的報表準(zhǔn)確反映合同履行情況 在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)，并通過管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同 的具體履行情況。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、 收付款內(nèi)容及與之相對應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 分。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔 ， 發(fā)往對方的函件 按對外文書要求執(zhí)行。 考評辦法參見對外文書部分內(nèi)容 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 未實(shí)現(xiàn)合同目的或因彌補(bǔ)救濟(jì)措施不及 時而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 對外文書 1．廣告文書 (OA 系統(tǒng)中“ 廣告 發(fā)布內(nèi)容 批 準(zhǔn) 流程 ” )：發(fā)文 →策劃部經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→ 董事長審批 須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī) ① 若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準(zhǔn) 流程 ” )：主辦會計發(fā)文→財務(wù)經(jīng)理審核→項目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù) 主管 審核→ 董事長審批 確保文書表述無誤， 且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書送達(dá)對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方有權(quán)簽字人簽收 (或以特快專遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力 3．其他文書 (OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” )：發(fā)文 →部門經(jīng)理審核→財務(wù)審核 (如不涉及財務(wù)內(nèi)容，則 可跳過 ) →總經(jīng)理審核 (如同屬多個項目或不屬任一項目，則可跳過 )→法務(wù)審核→ 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 其 他 1．在合同簽訂及履行過程中，按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任人。 ① 若未落實(shí)責(zé)任人的，每次 扣 分； ② 原責(zé)任人因離職、換崗等原因需調(diào)整新責(zé)任人而未及時調(diào)整的，每次扣 分。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上不等。 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。 二、合同簽訂計劃上報流程 1．需求部門于每年的 12 月份上報下年度合同簽訂計劃；于每月的 25 日前上報 下月合同簽訂計劃 (年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表 2)； 2．需求部門負(fù)責(zé)人審核； 3．子公司負(fù)責(zé)人審核； 4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購部備案。 第二章 合同履行計劃 一、合同履行計劃的目的 為了確保合同簽訂后各項義務(wù)的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項目實(shí)際進(jìn)度需求，以便按月有計劃地履行。 二、合同履行計劃上報流程 1．需求部門于每月的 25 日前上報下月合同履行計劃 (詳見附表 3)； 2．需求 部門負(fù)責(zé)人審核； 3．