【正文】 9 本章歸口的記錄 目錄 —— A+B 系列文件清單 文件發(fā)放登記表 C 系列文件控制清單 D 系列記錄控制清單 P 系 列文件控制清單 S 系列文件控制清單 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號(hào)： 4 編號(hào) : — B901 記錄 控制程序 1 記錄的控制流程示意圖 2 職責(zé) 檢查部負(fù)責(zé)歸口管理本程序。當(dāng)外來標(biāo)準(zhǔn)、文 件是合訂本、工具書形式時(shí)，可以用書名簡(jiǎn)化登記。確保新版文件在計(jì)算機(jī)存盤和備份后，及時(shí)將舊版文件清除。 文件在發(fā)放后所發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)字、白字等情況，只要不影響體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量的，可由歸口主管人員在平時(shí)積累記錄，待有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的更改時(shí)，將其一并改正。 6 文件 的評(píng)審和更改 各類文件除在發(fā)布前得到審核批準(zhǔn)外，還應(yīng)在管理體系運(yùn)行中，結(jié)合日常檢查、內(nèi)審和管理評(píng)審等活動(dòng)，每年至少一次，由 檢查部 組織文件的歸口部門和主要使用人員，對(duì)現(xiàn)行文件的適宜性加以評(píng)審。 受控文件的發(fā)放范圍，由文件歸口部門負(fù)責(zé)確定，以保證全公司所有必要的部門和場(chǎng)所都能得到所使用文件的有效版本。 確保每一個(gè)作業(yè)場(chǎng)所都能獲得和使用唯一有效、最新版本的、適用的文件。 公司總經(jīng)理組織各歸口部門和相關(guān)人員編寫第一層 A 系列質(zhì)量手冊(cè)并使用其包括其他全局性 A 系列文件、第二層 B 系列程序文件以及重要的 C 系列單項(xiàng)制度， 并引用體系其它的作業(yè)文件、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量記錄等，履行批準(zhǔn)發(fā)布職權(quán)。 公司各職能部門的主管負(fù)責(zé)編制和審定所歸口的第二層 B 系列程序文件，同時(shí)負(fù)責(zé)組織編寫歸口管理的一般的 C 系列單項(xiàng)制度，報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 4 文件的分類和標(biāo)識(shí) 的文件結(jié)構(gòu)劃分為 4 個(gè)層次、 6 個(gè)系列，為確保每一個(gè)文件存的屬性清晰、易于識(shí)別、能夠得到唯一性區(qū)分，制定文件的編號(hào)編碼規(guī)則如下： ＨＹ ． ． — 文件順序號(hào) 發(fā)布年份末位數(shù) 層次、系列代碼 A、 B、 C、 D、 P、 S 之一 歸口對(duì)應(yīng)的 ISO9001 條款號(hào) 本公司標(biāo)識(shí)代碼： 對(duì)于外來文件 ,仍使用原編碼號(hào)標(biāo)識(shí)，無編碼號(hào)或經(jīng)轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部文件，在重新編印時(shí)均應(yīng)按公司以上辦法給予新的編碼標(biāo)識(shí)號(hào)。 技術(shù)部 負(fù)責(zé) P、 S 系列的文件 編寫 、發(fā)放 ，檢測(cè)中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量目標(biāo)及相關(guān)文件的編寫和發(fā)放，設(shè)備科負(fù)責(zé)公司設(shè)備操作規(guī)程的編寫和發(fā)放， 公司 全面管理體系其它文件的印制、 發(fā)放，以及更改控制和歸檔保存管理，均 由檢查部 負(fù)責(zé)，各部門對(duì)自己崗位執(zhí)行的文件和歸口資料負(fù)責(zé)使用狀態(tài)的控制和管理。評(píng)審的結(jié)果應(yīng)作為質(zhì)量改進(jìn)后文件更改的輸入。 即時(shí)性文件在執(zhí)行中應(yīng)得到較為明確的評(píng)審意見，原審批部門應(yīng)及時(shí)更新改進(jìn)的結(jié)果；若其內(nèi)容被證實(shí)對(duì) TMS 實(shí)現(xiàn)了增值和改進(jìn)， TMS 檢查部 應(yīng)將這些內(nèi)容納入到 TMS 的更改范圍，上升到手冊(cè)、程序文件或其它系列文件中。若因任何原因保留作廢文件時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”或“參考”印章加以標(biāo)識(shí)，防止其非預(yù)期的再次使用。 技術(shù) 部 應(yīng)對(duì)公司適用的外來標(biāo)準(zhǔn)，在 — C902《采購(gòu)產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》等文件中加以 進(jìn)一步明確規(guī)定。 全面管理體系各項(xiàng)過程、條款、活動(dòng)的歸口部門，負(fù)責(zé)會(huì)同該項(xiàng)職能的執(zhí)行部門協(xié)商設(shè)計(jì)、策劃記錄結(jié)果 的表格樣式，也包括文件盒、袋以及文本報(bào)告等簡(jiǎn)易格式，并負(fù)責(zé)審批其適用性。 記錄表格的 編碼標(biāo)識(shí)執(zhí)行 — B901《文件控制程序》第 4條款規(guī)定 ,并在表格的右上角設(shè)置流水號(hào)“ NO”，確保任何一個(gè)記錄都能被方便地識(shí)別所對(duì)應(yīng)的 ISO9001過程條款號(hào)及順序號(hào)，并便于在目錄中登記，迅速檢索。對(duì)于其它在質(zhì)量手冊(cè)的章節(jié)中被引用或涉及的表格，由檢查部匯總《 D系列記錄控制清單》提交總經(jīng)理審批。各種記錄不能 遺失或涂改，凡是填寫后已經(jīng)傳遞、上報(bào)的任何記錄均不允許任何人再追加改動(dòng)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)確屬與事實(shí)真相不符的錯(cuò)誤記錄時(shí)，必須另附說明加以改正，并及時(shí)傳報(bào)，確保其影響的后果得到糾正。 記錄均應(yīng)妥善保管于專門的文件柜內(nèi)，并有專人保管，注意防火、防潮、防蟲咬、防鼠 害。所到部門應(yīng)給予配合。具體的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算由公司按國(guó)家政策、法律、法令和財(cái)經(jīng)法夫、會(huì)計(jì)制度等組織實(shí)施。為保證會(huì)計(jì)帳目清楚無誤，財(cái)務(wù)和有關(guān)部門對(duì)各種應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)持專項(xiàng)結(jié)帳，不準(zhǔn)串項(xiàng)抵收抵付。 2． 2 財(cái)務(wù)收支計(jì)劃以生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品銷售收入計(jì)劃、物料供應(yīng)計(jì)劃、勞動(dòng)工資計(jì)劃、費(fèi)用支出計(jì)劃、設(shè)備大中修等計(jì)劃為編制依據(jù)。季度和月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃分別于委初和月初 10 日內(nèi)完成并下達(dá)。 3 各種款項(xiàng)的支付審批程序 3． 1 簽字審批程序：公司的各項(xiàng)開支均由經(jīng)辦人按照公司的相關(guān)規(guī)定持合法有效的原始憑證填制相應(yīng)的付款及報(bào)銷憑證，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ，經(jīng)財(cái)務(wù)初審簽字后（生產(chǎn)總監(jiān)、副總監(jiān)、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)、審計(jì)主任組成費(fèi)用審核小組），由費(fèi)用審核小組匯審?fù)ㄟ^后，財(cái)務(wù)部辦理付款及報(bào)銷手續(xù)。保證入庫(kù)貨物與所簽合同在品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量上的一致性。 （ 7）遇有資金緊張時(shí)，付款的先后應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要由總經(jīng)理裁決。 3． 4 營(yíng)業(yè)費(fèi)用的支付審批程序 營(yíng)業(yè)費(fèi)用指公司在銷售產(chǎn)品、提供勞務(wù)等日常經(jīng)營(yíng)過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用 。供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制此部分開支的用款計(jì)劃，用款時(shí)，需填寫《支票領(lǐng)用單》報(bào)銷時(shí)持合法有效的原始憑證按上述審批程序批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。 4． 3 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品成品時(shí)，要準(zhǔn)確、真實(shí)、不能弄虛作假、少攤或多攤成本。然后匯總填制《零星單據(jù)報(bào)銷單》按上述審批程序批準(zhǔn)后，到 財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)，補(bǔ)足備用數(shù)額。 2 人力資源的配置和管理 2． 1 全公司所有從事對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有影響的工作人員，都應(yīng)具備勝任其所從事的崗位工作相適應(yīng)的能力，滿足規(guī)定職責(zé)的要求。 2． 4 人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)每位員工實(shí)行檔案管理，設(shè)立“員工花名冊(cè)”，對(duì)在冊(cè)和新招聘的員工進(jìn)行登記、注冊(cè)，內(nèi)容包括員工基本情況、接受教育的程度、技術(shù)特長(zhǎng)等。根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理情況的需要，臨時(shí)確定的涉及全公司的培訓(xùn)項(xiàng)目，由主管部 門編制“專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃”申請(qǐng)并報(bào)人力資源部，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。 3． 4 培 訓(xùn)的考核與有效性評(píng)價(jià) 3． 4． 1 人力資源部組織各部門負(fù)責(zé)人員對(duì)參加培訓(xùn)的員工，進(jìn)行應(yīng)知應(yīng)會(huì)的考核，以檢驗(yàn)培訓(xùn)的有效性，并保存相應(yīng)的記錄。 4． 3 其他崗位人員的資格需經(jīng)公司培訓(xùn)合格和本部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。 6 記錄的保管 公司人力資源管理和人力資源部組織培訓(xùn)有關(guān)的記錄，均由人力資源部收集并保存。 招標(biāo) 建設(shè)項(xiàng)目確定后，必須向社會(huì)進(jìn)行公開招標(biāo)，由基建科在盡可能大的范圍內(nèi)發(fā)布標(biāo)書《工程對(duì)外承包招標(biāo)書》，必須做到公開、公正、公平，堅(jiān)決杜絕講人情、講關(guān)系等不正之風(fēng)，以使公司能選擇最適宜的外包方。公司本身不能進(jìn)行的，可委托第三方進(jìn)行。 3 日常維護(hù) 對(duì)于日常巡視和各單位報(bào)修的 問題，由基建科做出統(tǒng)一處理，本公司具有維修能力的， 基建科派人修復(fù)；需委托外單位的維修項(xiàng)目，應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫《基礎(chǔ)設(shè)施維修申請(qǐng)表》，報(bào)總經(jīng)理及相關(guān)部門批準(zhǔn)后實(shí)施。由設(shè)備科 及 車間負(fù)責(zé)人 填寫各種記錄 ，由設(shè)備供方對(duì)此設(shè)備操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，并編寫設(shè)備操作規(guī)程 。 a) 三好：管好設(shè)備、用好設(shè)備、修好設(shè)備。 大修計(jì)劃由總經(jīng)理批準(zhǔn)，設(shè)備科落實(shí)執(zhí)行，并提前通知有關(guān)部門，大修后應(yīng)及時(shí)在設(shè)備 檔案中加以記錄。 7 生產(chǎn)設(shè)備的封存和報(bào)廢 生產(chǎn)設(shè)備如達(dá)到折舊年限還能繼續(xù)使用，應(yīng)由設(shè)備科組織技術(shù)、質(zhì) 檢和生產(chǎn)部門進(jìn)行鑒定確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)，才可以繼續(xù)超期服役。 2 職責(zé) 2． 1 物業(yè)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)員工及后勤家屬住宿的管理，辦公室負(fù)責(zé)食堂和后勤單身員工住宿的管理，基建科負(fù)責(zé)廠區(qū)綠化工作的管理，檢查部負(fù)責(zé)組織各部門實(shí)施環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督、檢查、考核。 3． 2 公司各部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備有異常情況，向辦公室提出修復(fù)申請(qǐng)，本公司有能力修復(fù)的可內(nèi)部執(zhí)行，否則委托外部人員修理。 4． 3 檢查部依據(jù)公司組織機(jī)構(gòu)及相應(yīng)的工作范圍區(qū)域，分別劃分各部門所負(fù)責(zé)的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域。 5 食堂、宿舍、浴室的管理 根據(jù)公司生產(chǎn)特點(diǎn)和國(guó)家關(guān)于食品行業(yè)的法律法規(guī)要求，制定了《食堂管理制度》、《職工宿舍管理制度》等，由辦公室及物業(yè)部進(jìn)行日常管理。 2． 2 對(duì)于產(chǎn)品在工藝過程的目標(biāo)分解，在各產(chǎn)品工藝做出明確規(guī)定，要求各類產(chǎn)品嚴(yán)格執(zhí)行并作為各工序質(zhì)量檢驗(yàn)授權(quán)放行轉(zhuǎn)序的依據(jù)。 3． 3 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程所需的文件 a) 技術(shù)部負(fù)責(zé)策劃編制質(zhì)量計(jì)劃 —— 各種類型產(chǎn)品的工藝流程文件 文件； b) 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作，將所收集、確認(rèn)和執(zhí)行的原輔材料策劃編制成《采購(gòu)產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo) 準(zhǔn)檢索目錄》，將 正在執(zhí)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及 已備案的產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)寫入《小洋人產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》，用來指導(dǎo)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行； c)檢測(cè)中心對(duì)公司所有驗(yàn)收、驗(yàn)證、檢驗(yàn)和認(rèn)可的活動(dòng)規(guī)定必要的準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)，可直接 采用外來標(biāo)準(zhǔn)或自定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)此類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)使用特定的“ S”系列文件編號(hào)。 5 確定質(zhì)量記錄 技術(shù)部還應(yīng)負(fù)責(zé)策劃，在產(chǎn)品生產(chǎn)各工序，規(guī)定填制必要的進(jìn)貨驗(yàn)證、工序產(chǎn)品放行、最終檢驗(yàn)等質(zhì)量記錄，以證明過程運(yùn)行各階段產(chǎn)品符合規(guī)定的要求；其他各部門也應(yīng)對(duì)所歸口的條款要求策劃相應(yīng)的記錄，已證明質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性和有效性。 2 職責(zé) 2． 1 營(yíng)銷中心 歸口管理本過程，負(fù)責(zé)組織策劃年度市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃，開展市場(chǎng)調(diào)查、收集整理市場(chǎng)信息等。 3． 2 信息的收集 通過報(bào)紙、電視以及尋求參加食品行業(yè)產(chǎn)品展覽會(huì)、主動(dòng)收集行業(yè)市場(chǎng)信息，并在社會(huì)交往中和顧客建立起朋友關(guān)系，相互信任，互通信息。 5 廣告宣傳 5． 1 根據(jù)既定的營(yíng)銷目的和促銷策略，明確廣告主題以及向消費(fèi)者傳遞信息的具體內(nèi)容和形式，讓消費(fèi)者留下“小洋人”形象與產(chǎn)品定位信息，以引起消費(fèi)者興趣、激發(fā)其購(gòu)買欲望。 5． 4 制作廣告印刷品：公司檢查部與營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)有針對(duì)性的策劃廣告宣傳印刷品的內(nèi)容、形式、樣式及印刷數(shù)量：技術(shù)部提供公司設(shè)備設(shè)施、檢測(cè)手段、技術(shù)力量等資料和照片，委托選定的印刷廠或廣告公 司落實(shí)完成。營(yíng)銷中心話務(wù)人員在接到經(jīng)銷商的訂單（電話、傳真、電子郵件）時(shí)，應(yīng)首先識(shí)訂貨要求，包括品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等，并通過以下活動(dòng)加以確定： a）如 有文字或內(nèi)容含糊不清之處，應(yīng)及時(shí)與經(jīng)銷商溝通； b）對(duì)經(jīng)銷商的訂貨要求，以合適的方式進(jìn)行分析、整理，便于評(píng)審。 3． 4 訂單及合同評(píng)審有關(guān)記錄由營(yíng)銷部歸檔整理。 5 本章 C 系列文件 《經(jīng)銷商 檔案 》 — C905 6 本章 D 系列記錄 《小洋人產(chǎn)品訂單》 — D903 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號(hào)： 7 編號(hào) : — B903 交付與回款 程序 1 職責(zé) 1． 1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)貨款的回收與業(yè)務(wù)結(jié)算，準(zhǔn)確開具增值稅發(fā)票，并定期對(duì)貨款回收情況進(jìn)行分析； 1． 2 營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)實(shí)施具體的產(chǎn)品和交付活動(dòng)，選擇和評(píng)價(jià)運(yùn)輸單位，對(duì)運(yùn)輸過程進(jìn)行監(jiān)控。 2． 3 每批貨物發(fā)運(yùn)后，營(yíng)銷中心應(yīng)及時(shí)整理產(chǎn)品發(fā)運(yùn)后的交付憑證，包括銷售出庫(kù)單、運(yùn)費(fèi)單、發(fā)貨清單等，交到財(cái)務(wù)部作為財(cái)務(wù)結(jié)算的依據(jù)。 3 交付過程控制 3． 1 公司運(yùn)輸車輛分三種：客戶自己擔(dān)保的車輛（自提車）、公司協(xié)議車輛、配貨車輛，營(yíng)銷中心下的物流中心制定了《運(yùn)輸車輛管理制度》，對(duì)三種車輛進(jìn)行規(guī)范管理。 3． 5 當(dāng)成品出庫(kù)時(shí)，庫(kù)管員應(yīng)按《成品庫(kù)管理制度》的規(guī)定辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫相應(yīng)記錄。 3． 8 物流中心每月統(tǒng)計(jì)產(chǎn)品的銷售業(yè)績(jī)，同時(shí)要和財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)。 1． 3 各部門針對(duì)顧客報(bào)怨，分析原因并組織實(shí)話質(zhì)量改進(jìn)工作。 2． 5 對(duì)于確屬 本公司原因所導(dǎo)致、交付客戶時(shí)和消費(fèi)者購(gòu)買后才發(fā)現(xiàn)而投訴的不合格品，檢測(cè)中心必須啟動(dòng)《糾正措施程序》，由公司領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門，召開質(zhì)量分析專題會(huì)議；查出問題的根本原因和相關(guān)的責(zé)任者，研究具體的解決方案，制定與問題性質(zhì)相適應(yīng)的糾正措施，同時(shí)營(yíng)銷中心應(yīng)積極采取與不合格品的影響或潛在影響的程度相適應(yīng)的補(bǔ)救措施，如調(diào)換、補(bǔ)貨、賠償并賠禮道歉等，直到顧客滿意為止。 4 本章歸口 C 系列文件 《產(chǎn)品退貨管理規(guī)定》 — C908 《質(zhì)量投