【正文】 9 本章歸口的記錄 目錄 —— A+B 系列文件清單 文件發(fā)放登記表 C 系列文件控制清單 D 系列記錄控制清單 P 系 列文件控制清單 S 系列文件控制清單 小洋人乳業(yè)集團 B 系列程序文件 章節(jié)號： 4 編號 : — B901 記錄 控制程序 1 記錄的控制流程示意圖 2 職責(zé) 檢查部負(fù)責(zé)歸口管理本程序。當(dāng)外來標(biāo)準(zhǔn)、文 件是合訂本、工具書形式時，可以用書名簡化登記。確保新版文件在計算機存盤和備份后，及時將舊版文件清除。 文件在發(fā)放后所發(fā)現(xiàn)的錯字、白字等情況，只要不影響體系運行和產(chǎn)品質(zhì)量的，可由歸口主管人員在平時積累記錄，待有實質(zhì)內(nèi)容的更改時，將其一并改正。 6 文件 的評審和更改 各類文件除在發(fā)布前得到審核批準(zhǔn)外，還應(yīng)在管理體系運行中，結(jié)合日常檢查、內(nèi)審和管理評審等活動，每年至少一次，由 檢查部 組織文件的歸口部門和主要使用人員，對現(xiàn)行文件的適宜性加以評審。 受控文件的發(fā)放范圍，由文件歸口部門負(fù)責(zé)確定，以保證全公司所有必要的部門和場所都能得到所使用文件的有效版本。 確保每一個作業(yè)場所都能獲得和使用唯一有效、最新版本的、適用的文件。 公司總經(jīng)理組織各歸口部門和相關(guān)人員編寫第一層 A 系列質(zhì)量手冊并使用其包括其他全局性 A 系列文件、第二層 B 系列程序文件以及重要的 C 系列單項制度， 并引用體系其它的作業(yè)文件、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量記錄等，履行批準(zhǔn)發(fā)布職權(quán)。 公司各職能部門的主管負(fù)責(zé)編制和審定所歸口的第二層 B 系列程序文件，同時負(fù)責(zé)組織編寫歸口管理的一般的 C 系列單項制度，報主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 4 文件的分類和標(biāo)識 的文件結(jié)構(gòu)劃分為 4 個層次、 6 個系列，為確保每一個文件存的屬性清晰、易于識別、能夠得到唯一性區(qū)分，制定文件的編號編碼規(guī)則如下： ＨＹ ． ． — 文件順序號 發(fā)布年份末位數(shù) 層次、系列代碼 A、 B、 C、 D、 P、 S 之一 歸口對應(yīng)的 ISO9001 條款號 本公司標(biāo)識代碼： 對于外來文件 ,仍使用原編碼號標(biāo)識，無編碼號或經(jīng)轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部文件，在重新編印時均應(yīng)按公司以上辦法給予新的編碼標(biāo)識號。 技術(shù)部 負(fù)責(zé) P、 S 系列的文件 編寫 、發(fā)放 ，檢測中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量目標(biāo)及相關(guān)文件的編寫和發(fā)放，設(shè)備科負(fù)責(zé)公司設(shè)備操作規(guī)程的編寫和發(fā)放， 公司 全面管理體系其它文件的印制、 發(fā)放，以及更改控制和歸檔保存管理，均 由檢查部 負(fù)責(zé)，各部門對自己崗位執(zhí)行的文件和歸口資料負(fù)責(zé)使用狀態(tài)的控制和管理。評審的結(jié)果應(yīng)作為質(zhì)量改進后文件更改的輸入。 即時性文件在執(zhí)行中應(yīng)得到較為明確的評審意見，原審批部門應(yīng)及時更新改進的結(jié)果；若其內(nèi)容被證實對 TMS 實現(xiàn)了增值和改進， TMS 檢查部 應(yīng)將這些內(nèi)容納入到 TMS 的更改范圍，上升到手冊、程序文件或其它系列文件中。若因任何原因保留作廢文件時，應(yīng)加蓋“作廢”或“參考”印章加以標(biāo)識，防止其非預(yù)期的再次使用。 技術(shù) 部 應(yīng)對公司適用的外來標(biāo)準(zhǔn)，在 — C902《采購產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》等文件中加以 進一步明確規(guī)定。 全面管理體系各項過程、條款、活動的歸口部門，負(fù)責(zé)會同該項職能的執(zhí)行部門協(xié)商設(shè)計、策劃記錄結(jié)果 的表格樣式，也包括文件盒、袋以及文本報告等簡易格式，并負(fù)責(zé)審批其適用性。 記錄表格的 編碼標(biāo)識執(zhí)行 — B901《文件控制程序》第 4條款規(guī)定 ,并在表格的右上角設(shè)置流水號“ NO”，確保任何一個記錄都能被方便地識別所對應(yīng)的 ISO9001過程條款號及順序號，并便于在目錄中登記，迅速檢索。對于其它在質(zhì)量手冊的章節(jié)中被引用或涉及的表格，由檢查部匯總《 D系列記錄控制清單》提交總經(jīng)理審批。各種記錄不能 遺失或涂改，凡是填寫后已經(jīng)傳遞、上報的任何記錄均不允許任何人再追加改動，當(dāng)發(fā)現(xiàn)確屬與事實真相不符的錯誤記錄時，必須另附說明加以改正，并及時傳報，確保其影響的后果得到糾正。 記錄均應(yīng)妥善保管于專門的文件柜內(nèi)，并有專人保管，注意防火、防潮、防蟲咬、防鼠 害。所到部門應(yīng)給予配合。具體的財務(wù)管理和會計核算由公司按國家政策、法律、法令和財經(jīng)法夫、會計制度等組織實施。為保證會計帳目清楚無誤，財務(wù)和有關(guān)部門對各種應(yīng)收、應(yīng)付款項應(yīng)堅持專項結(jié)帳，不準(zhǔn)串項抵收抵付。 2． 2 財務(wù)收支計劃以生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品銷售收入計劃、物料供應(yīng)計劃、勞動工資計劃、費用支出計劃、設(shè)備大中修等計劃為編制依據(jù)。季度和月度財務(wù)收支計劃分別于委初和月初 10 日內(nèi)完成并下達。 3 各種款項的支付審批程序 3． 1 簽字審批程序：公司的各項開支均由經(jīng)辦人按照公司的相關(guān)規(guī)定持合法有效的原始憑證填制相應(yīng)的付款及報銷憑證，報部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ，經(jīng)財務(wù)初審簽字后（生產(chǎn)總監(jiān)、副總監(jiān)、財務(wù)部長、審計主任組成費用審核小組），由費用審核小組匯審?fù)ㄟ^后，財務(wù)部辦理付款及報銷手續(xù)。保證入庫貨物與所簽合同在品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量上的一致性。 （ 7）遇有資金緊張時，付款的先后應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要由總經(jīng)理裁決。 3． 4 營業(yè)費用的支付審批程序 營業(yè)費用指公司在銷售產(chǎn)品、提供勞務(wù)等日常經(jīng)營過程中發(fā)生的各項費用 。供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制此部分開支的用款計劃，用款時，需填寫《支票領(lǐng)用單》報銷時持合法有效的原始憑證按上述審批程序批準(zhǔn)后，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 4． 3 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品成品時，要準(zhǔn)確、真實、不能弄虛作假、少攤或多攤成本。然后匯總填制《零星單據(jù)報銷單》按上述審批程序批準(zhǔn)后，到 財務(wù)部辦理報銷手續(xù)，補足備用數(shù)額。 2 人力資源的配置和管理 2． 1 全公司所有從事對產(chǎn)品質(zhì)量有影響的工作人員，都應(yīng)具備勝任其所從事的崗位工作相適應(yīng)的能力，滿足規(guī)定職責(zé)的要求。 2． 4 人力資源部負(fù)責(zé)對每位員工實行檔案管理，設(shè)立“員工花名冊”，對在冊和新招聘的員工進行登記、注冊，內(nèi)容包括員工基本情況、接受教育的程度、技術(shù)特長等。根據(jù)經(jīng)營管理情況的需要，臨時確定的涉及全公司的培訓(xùn)項目，由主管部 門編制“專項培訓(xùn)計劃”申請并報人力資源部，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。 3． 4 培 訓(xùn)的考核與有效性評價 3． 4． 1 人力資源部組織各部門負(fù)責(zé)人員對參加培訓(xùn)的員工，進行應(yīng)知應(yīng)會的考核，以檢驗培訓(xùn)的有效性，并保存相應(yīng)的記錄。 4． 3 其他崗位人員的資格需經(jīng)公司培訓(xùn)合格和本部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。 6 記錄的保管 公司人力資源管理和人力資源部組織培訓(xùn)有關(guān)的記錄，均由人力資源部收集并保存。 招標(biāo) 建設(shè)項目確定后，必須向社會進行公開招標(biāo)，由基建科在盡可能大的范圍內(nèi)發(fā)布標(biāo)書《工程對外承包招標(biāo)書》，必須做到公開、公正、公平，堅決杜絕講人情、講關(guān)系等不正之風(fēng)，以使公司能選擇最適宜的外包方。公司本身不能進行的，可委托第三方進行。 3 日常維護 對于日常巡視和各單位報修的 問題，由基建科做出統(tǒng)一處理，本公司具有維修能力的， 基建科派人修復(fù)；需委托外單位的維修項目，應(yīng)由申請部門填寫《基礎(chǔ)設(shè)施維修申請表》，報總經(jīng)理及相關(guān)部門批準(zhǔn)后實施。由設(shè)備科 及 車間負(fù)責(zé)人 填寫各種記錄 ，由設(shè)備供方對此設(shè)備操作人員進行培訓(xùn)，并編寫設(shè)備操作規(guī)程 。 a) 三好：管好設(shè)備、用好設(shè)備、修好設(shè)備。 大修計劃由總經(jīng)理批準(zhǔn)，設(shè)備科落實執(zhí)行，并提前通知有關(guān)部門，大修后應(yīng)及時在設(shè)備 檔案中加以記錄。 7 生產(chǎn)設(shè)備的封存和報廢 生產(chǎn)設(shè)備如達到折舊年限還能繼續(xù)使用，應(yīng)由設(shè)備科組織技術(shù)、質(zhì) 檢和生產(chǎn)部門進行鑒定確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)，才可以繼續(xù)超期服役。 2 職責(zé) 2． 1 物業(yè)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)員工及后勤家屬住宿的管理，辦公室負(fù)責(zé)食堂和后勤單身員工住宿的管理，基建科負(fù)責(zé)廠區(qū)綠化工作的管理，檢查部負(fù)責(zé)組織各部門實施環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督、檢查、考核。 3． 2 公司各部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備有異常情況，向辦公室提出修復(fù)申請，本公司有能力修復(fù)的可內(nèi)部執(zhí)行，否則委托外部人員修理。 4． 3 檢查部依據(jù)公司組織機構(gòu)及相應(yīng)的工作范圍區(qū)域，分別劃分各部門所負(fù)責(zé)的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域。 5 食堂、宿舍、浴室的管理 根據(jù)公司生產(chǎn)特點和國家關(guān)于食品行業(yè)的法律法規(guī)要求，制定了《食堂管理制度》、《職工宿舍管理制度》等，由辦公室及物業(yè)部進行日常管理。 2． 2 對于產(chǎn)品在工藝過程的目標(biāo)分解，在各產(chǎn)品工藝做出明確規(guī)定，要求各類產(chǎn)品嚴(yán)格執(zhí)行并作為各工序質(zhì)量檢驗授權(quán)放行轉(zhuǎn)序的依據(jù)。 3． 3 產(chǎn)品實現(xiàn)過程所需的文件 a) 技術(shù)部負(fù)責(zé)策劃編制質(zhì)量計劃 —— 各種類型產(chǎn)品的工藝流程文件 文件； b) 加強標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)工作，將所收集、確認(rèn)和執(zhí)行的原輔材料策劃編制成《采購產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo) 準(zhǔn)檢索目錄》，將 正在執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)及 已備案的產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)寫入《小洋人產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》，用來指導(dǎo)質(zhì)量管理體系的運行； c)檢測中心對公司所有驗收、驗證、檢驗和認(rèn)可的活動規(guī)定必要的準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)，可直接 采用外來標(biāo)準(zhǔn)或自定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對此類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)使用特定的“ S”系列文件編號。 5 確定質(zhì)量記錄 技術(shù)部還應(yīng)負(fù)責(zé)策劃，在產(chǎn)品生產(chǎn)各工序，規(guī)定填制必要的進貨驗證、工序產(chǎn)品放行、最終檢驗等質(zhì)量記錄，以證明過程運行各階段產(chǎn)品符合規(guī)定的要求；其他各部門也應(yīng)對所歸口的條款要求策劃相應(yīng)的記錄，已證明質(zhì)量管理體系運行的符合性和有效性。 2 職責(zé) 2． 1 營銷中心 歸口管理本過程，負(fù)責(zé)組織策劃年度市場開發(fā)計劃，開展市場調(diào)查、收集整理市場信息等。 3． 2 信息的收集 通過報紙、電視以及尋求參加食品行業(yè)產(chǎn)品展覽會、主動收集行業(yè)市場信息，并在社會交往中和顧客建立起朋友關(guān)系，相互信任，互通信息。 5 廣告宣傳 5． 1 根據(jù)既定的營銷目的和促銷策略，明確廣告主題以及向消費者傳遞信息的具體內(nèi)容和形式，讓消費者留下“小洋人”形象與產(chǎn)品定位信息，以引起消費者興趣、激發(fā)其購買欲望。 5． 4 制作廣告印刷品：公司檢查部與營銷中心負(fù)責(zé)有針對性的策劃廣告宣傳印刷品的內(nèi)容、形式、樣式及印刷數(shù)量：技術(shù)部提供公司設(shè)備設(shè)施、檢測手段、技術(shù)力量等資料和照片，委托選定的印刷廠或廣告公 司落實完成。營銷中心話務(wù)人員在接到經(jīng)銷商的訂單（電話、傳真、電子郵件）時，應(yīng)首先識訂貨要求，包括品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等，并通過以下活動加以確定： a）如 有文字或內(nèi)容含糊不清之處，應(yīng)及時與經(jīng)銷商溝通； b）對經(jīng)銷商的訂貨要求，以合適的方式進行分析、整理，便于評審。 3． 4 訂單及合同評審有關(guān)記錄由營銷部歸檔整理。 5 本章 C 系列文件 《經(jīng)銷商 檔案 》 — C905 6 本章 D 系列記錄 《小洋人產(chǎn)品訂單》 — D903 小洋人乳業(yè)集團 B 系列程序文件 章節(jié)號： 7 編號 : — B903 交付與回款 程序 1 職責(zé) 1． 1 財務(wù)部負(fù)責(zé)貨款的回收與業(yè)務(wù)結(jié)算，準(zhǔn)確開具增值稅發(fā)票，并定期對貨款回收情況進行分析； 1． 2 營銷中心負(fù)責(zé)實施具體的產(chǎn)品和交付活動，選擇和評價運輸單位，對運輸過程進行監(jiān)控。 2． 3 每批貨物發(fā)運后，營銷中心應(yīng)及時整理產(chǎn)品發(fā)運后的交付憑證，包括銷售出庫單、運費單、發(fā)貨清單等，交到財務(wù)部作為財務(wù)結(jié)算的依據(jù)。 3 交付過程控制 3． 1 公司運輸車輛分三種：客戶自己擔(dān)保的車輛（自提車）、公司協(xié)議車輛、配貨車輛，營銷中心下的物流中心制定了《運輸車輛管理制度》，對三種車輛進行規(guī)范管理。 3． 5 當(dāng)成品出庫時，庫管員應(yīng)按《成品庫管理制度》的規(guī)定辦理出庫手續(xù)，填寫相應(yīng)記錄。 3． 8 物流中心每月統(tǒng)計產(chǎn)品的銷售業(yè)績，同時要和財務(wù)部進行核對。 1． 3 各部門針對顧客報怨，分析原因并組織實話質(zhì)量改進工作。 2． 5 對于確屬 本公司原因所導(dǎo)致、交付客戶時和消費者購買后才發(fā)現(xiàn)而投訴的不合格品，檢測中心必須啟動《糾正措施程序》，由公司領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門，召開質(zhì)量分析專題會議；查出問題的根本原因和相關(guān)的責(zé)任者，研究具體的解決方案，制定與問題性質(zhì)相適應(yīng)的糾正措施，同時營銷中心應(yīng)積極采取與不合格品的影響或潛在影響的程度相適應(yīng)的補救措施，如調(diào)換、補貨、賠償并賠禮道歉等，直到顧客滿意為止。 4 本章歸口 C 系列文件 《產(chǎn)品退貨管理規(guī)定》 — C908 《質(zhì)量投