【正文】 活動制度化與和合理化，達到適質(zhì)、適時、適量、適價的目標。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。如圖 522所示。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。 資本支出請購單 專業(yè)單位： 部門： 地點 主旨： 財務(wù)分析 金額 用款日期 購置成本 費用 減：舊品報廢所得 實際進出金額 損益分析 折舊年數(shù) 年 每年折舊金額 減：費用減少 每年 營收增加 每年 凈 損 益 每年 付 款 明 細 日期 參考號碼 支票號碼 金 額 請購明細： 總 額 申 請 人 工作計劃表 職稱 簽名 日期 工作項目 負責(zé)人 預(yù)定完成日期 財產(chǎn)管理員意見： 核 準 請購單 三、定價 常見的有競爭性報價及談判兩種 （一）競爭性報價 競爭性報價適用下列特征： 采購量足夠大，值得進行競爭性報價 供應(yīng)商很清楚細節(jié)和要求，有能力準確估計生產(chǎn)所需的成本 競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者 買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競標，而愿意合作的供應(yīng)商則進行報價。第三章 采購與供應(yīng)管理流程 第一節(jié) 采購的基本程序 一個完整的采購流程大致可以分為以下幾個過程： 一、需求確定與采購計劃的制定 需求的確定是采購流程的初始環(huán)節(jié)。 請購單編號 材料編號 規(guī)格編號 單位 數(shù)量 說明 （一） 報價須知： （ 1 ） 交貨期限：□①需于年月日以前交清 □②訂購后天內(nèi)交清 （ 2 ） 交貨地點： （ 3 ） 付款辦法：□①分項訂購 □②總金額為準 （二） 報價期限 開報價單請于 年 月 日時以前惠予報價以便洽購為荷。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標準法律條款。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。 ? 采購訂單操作規(guī)范 （一）訂單準備 （二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單 （四） 訂單跟蹤 序號 統(tǒng)一編號 科號 名稱 / 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 合 計 茲同間依照本訂購單所述條件交貨 簽認： 職稱： 日期： 簽章： 簽認聯(lián)： 編號： 訂購日期： 預(yù)定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購 單 某石油公司訂購單 交貨地點： ? 定單包括的要素有：定單編號、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡介、單價、需求數(shù)量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 采購手冊用來闡述政策、步驟、指令和規(guī)定的內(nèi)容。 手冊有益于員工培訓(xùn)與訓(xùn)練。 通過展示高層對采購的重視，可借此提升采購的地位。 員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定。 與供應(yīng)商的關(guān)系、尤其是有關(guān)禮物、款待和娛樂等方面。 （三）步驟 用文字結(jié)合圖表來說明采購步驟。 有關(guān)采購記錄的查考和保存維護。 因此 ， 企業(yè)的采購成本水平對企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影響 ， 并進而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力和企業(yè)的盈利水平 。 采購文檔處理費時費力 傳統(tǒng)的采購活動是建立在大量的紙面文件的基礎(chǔ)之上的 ， 從生產(chǎn)部門采購需求的提出 、 到采購部門與供應(yīng)商的各種聯(lián)系 、 再到交貨及資金的結(jié)算 ， 整個過程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證 ， 如領(lǐng)導(dǎo)的批示文件 、 合同 、 匯票 、 收貨單等等 ， 這些單證的制作 、 填寫 、 保存牽涉到各部門員工大量的精力 ， 常常會因某一單據(jù)的錯誤或遺漏而影響整個采購工作的進行 。 采購范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)中 ， 采購部門選擇供應(yīng)商很大程度上受到地理位置的局限性 ， 一方面 ， 與外地的供應(yīng)商聯(lián)系 ， 差旅費用 、 通訊費用都較高 ，無形中會增加企業(yè)負擔(dān)：另一方面 ， 與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系 ， 往往在資信 、 運輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險 。但在傳統(tǒng)的采購招標過程中，真正達到招標目的的采購活動并不多見，不少流于形式。 企業(yè)的電子化采購一般是通過應(yīng)用相關(guān)的軟件來實現(xiàn)的 ， 不同的軟件提供了不同的解決方案 。 早在數(shù)年前 ， IBM公司就已開始了由傳統(tǒng)采購方式向電子化采購方式的轉(zhuǎn)變 。 電子化采購對加強 、 優(yōu)化企業(yè)的采購管理具有重要意義 。 電子化采購中采購商可以在很大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商 ， 盡可能找到質(zhì)量和價格最為理想的 合作伙伴 。 第一 ， 電子化采購可提高供應(yīng)商的透明度 。 為了降低生產(chǎn)成本 ， 采購商會邀請供應(yīng)商共同設(shè)計改造生產(chǎn)流程 ， 開展多種形式的技術(shù)合作 ，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率 ， 同時還會要求供應(yīng)商在合適的時間 、 合適的地點 ， 向采購商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資 ， 使采購商做到零庫存生產(chǎn) 。 電子化采購系統(tǒng) 4． 1 采購申請模塊 4． 2 采購審批模塊 4． 3 采購管理模塊 采購申請模塊 采購申請這一模塊主要應(yīng)實現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交的采購申請； (2)接受企業(yè) ERP系統(tǒng)自動提交的原材料采購申請； (3)接受管理人員 、 后勤服務(wù)人員提出的采購低值易耗品 、 電腦軟硬件或服務(wù)方面的申 請等 。 (4)通過自動審批無法確定是否批準或否決的申請 ， 郵件通知申請者的主管領(lǐng)導(dǎo) ， 由 領(lǐng)導(dǎo) 登錄采購系統(tǒng) ， 審批申請 。 (3)對已生成的訂單 ， 依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商 ， 或者是留待采購管理部門再次審核修改 。 (7)訂購物資入庫或服務(wù)完成后 ， 系統(tǒng)自動生成憑證向財務(wù)管理部門提交有關(guān)單據(jù) 。因此，電子化采購軟件的作用顯得十分重要。 因 此 ， 加強人員培訓(xùn) ， 提高現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)是一項十分重要的任務(wù) 。 1． 節(jié)約政府開支 ， 提高采購效率 ， 促進市場經(jīng)濟健康