【正文】 活動(dòng)制度化與和合理化，達(dá)到適質(zhì)、適時(shí)、適量、適價(jià)的目標(biāo)。綜合訂單使物料發(fā)送成為買(mǎi)賣(mài)雙方之間的常規(guī)事件。如圖 522所示。采購(gòu)部門(mén)擬定采購(gòu)合同時(shí)必須特別注意用詞，因?yàn)樗蔷哂蟹尚ЯΦ奈募? 資本支出請(qǐng)購(gòu)單 專(zhuān)業(yè)單位： 部門(mén)： 地點(diǎn) 主旨： 財(cái)務(wù)分析 金額 用款日期 購(gòu)置成本 費(fèi)用 減：舊品報(bào)廢所得 實(shí)際進(jìn)出金額 損益分析 折舊年數(shù) 年 每年折舊金額 減：費(fèi)用減少 每年 營(yíng)收增加 每年 凈 損 益 每年 付 款 明 細(xì) 日期 參考號(hào)碼 支票號(hào)碼 金 額 請(qǐng)購(gòu)明細(xì)： 總 額 申 請(qǐng) 人 工作計(jì)劃表 職稱(chēng) 簽名 日期 工作項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 預(yù)定完成日期 財(cái)產(chǎn)管理員意見(jiàn)： 核 準(zhǔn) 請(qǐng)購(gòu)單 三、定價(jià) 常見(jiàn)的有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)及談判兩種 （一）競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)適用下列特征： 采購(gòu)量足夠大，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本 競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者 買(mǎi)方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競(jìng)標(biāo)，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)。第三章 采購(gòu)與供應(yīng)管理流程 第一節(jié) 采購(gòu)的基本程序 一個(gè)完整的采購(gòu)流程大致可以分為以下幾個(gè)過(guò)程： 一、需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制定 需求的確定是采購(gòu)流程的初始環(huán)節(jié)。 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) 材料編號(hào) 規(guī)格編號(hào) 單位 數(shù)量 說(shuō)明 （一） 報(bào)價(jià)須知： （ 1 ） 交貨期限：□①需于年月日以前交清 □②訂購(gòu)后天內(nèi)交清 （ 2 ） 交貨地點(diǎn)： （ 3 ） 付款辦法：□①分項(xiàng)訂購(gòu) □②總金額為準(zhǔn) （二） 報(bào)價(jià)期限 開(kāi)報(bào)價(jià)單請(qǐng)于 年 月 日時(shí)以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購(gòu)為荷。幾乎所有的采購(gòu)訂單都包括與違約相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)法律條款。綜合訂單方便了客戶(hù)，使其不必一有需求就發(fā)出采購(gòu)訂單。 ? 采購(gòu)訂單操作規(guī)范 （一）訂單準(zhǔn)備 （二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單 （四） 訂單跟蹤 序號(hào) 統(tǒng)一編號(hào) 科號(hào) 名稱(chēng) / 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價(jià) 金額 合 計(jì) 茲同間依照本訂購(gòu)單所述條件交貨 簽認(rèn)： 職稱(chēng)： 日期： 簽章： 簽認(rèn)聯(lián)： 編號(hào)： 訂購(gòu)日期： 預(yù)定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購(gòu) 單 某石油公司訂購(gòu)單 交貨地點(diǎn)： ? 定單包括的要素有：定單編號(hào)、產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、品質(zhì)簡(jiǎn)介、單價(jià)、需求數(shù)量、交易條件、運(yùn)輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 采購(gòu)手冊(cè)用來(lái)闡述政策、步驟、指令和規(guī)定的內(nèi)容。 手冊(cè)有益于員工培訓(xùn)與訓(xùn)練。 通過(guò)展示高層對(duì)采購(gòu)的重視，可借此提升采購(gòu)的地位。 員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定。 與供應(yīng)商的關(guān)系、尤其是有關(guān)禮物、款待和娛樂(lè)等方面。 （三）步驟 用文字結(jié)合圖表來(lái)說(shuō)明采購(gòu)步驟。 有關(guān)采購(gòu)記錄的查考和保存維護(hù)。 因此 ， 企業(yè)的采購(gòu)成本水平對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影響 ， 并進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的盈利水平 。 采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)是建立在大量的紙面文件的基礎(chǔ)之上的 ， 從生產(chǎn)部門(mén)采購(gòu)需求的提出 、 到采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的各種聯(lián)系 、 再到交貨及資金的結(jié)算 ， 整個(gè)過(guò)程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證 ， 如領(lǐng)導(dǎo)的批示文件 、 合同 、 匯票 、 收貨單等等 ， 這些單證的制作 、 填寫(xiě) 、 保存牽涉到各部門(mén)員工大量的精力 ， 常常會(huì)因某一單據(jù)的錯(cuò)誤或遺漏而影響整個(gè)采購(gòu)工作的進(jìn)行 。 采購(gòu)范圍受地理局限 在傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中 ， 采購(gòu)部門(mén)選擇供應(yīng)商很大程度上受到地理位置的局限性 ， 一方面 ， 與外地的供應(yīng)商聯(lián)系 ， 差旅費(fèi)用 、 通訊費(fèi)用都較高 ，無(wú)形中會(huì)增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面 ， 與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系 ， 往往在資信 、 運(yùn)輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險(xiǎn) 。但在傳統(tǒng)的采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，真正達(dá)到招標(biāo)目的的采購(gòu)活動(dòng)并不多見(jiàn)，不少流于形式。 企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過(guò)應(yīng)用相關(guān)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的 ， 不同的軟件提供了不同的解決方案 。 早在數(shù)年前 ， IBM公司就已開(kāi)始了由傳統(tǒng)采購(gòu)方式向電子化采購(gòu)方式的轉(zhuǎn)變 。 電子化采購(gòu)對(duì)加強(qiáng) 、 優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理具有重要意義 。 電子化采購(gòu)中采購(gòu)商可以在很大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商 ， 盡可能找到質(zhì)量和價(jià)格最為理想的 合作伙伴 。 第一 ， 電子化采購(gòu)可提高供應(yīng)商的透明度 。 為了降低生產(chǎn)成本 ， 采購(gòu)商會(huì)邀請(qǐng)供應(yīng)商共同設(shè)計(jì)改造生產(chǎn)流程 ， 開(kāi)展多種形式的技術(shù)合作 ，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率 ， 同時(shí)還會(huì)要求供應(yīng)商在合適的時(shí)間 、 合適的地點(diǎn) ， 向采購(gòu)商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資 ， 使采購(gòu)商做到零庫(kù)存生產(chǎn) 。 電子化采購(gòu)系統(tǒng) 4． 1 采購(gòu)申請(qǐng)模塊 4． 2 采購(gòu)審批模塊 4． 3 采購(gòu)管理模塊 采購(gòu)申請(qǐng)模塊 采購(gòu)申請(qǐng)這一模塊主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下一些功能： (1)接受生產(chǎn)部門(mén)和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)； (2)接受企業(yè) ERP系統(tǒng)自動(dòng)提交的原材料采購(gòu)申請(qǐng)； (3)接受管理人員 、 后勤服務(wù)人員提出的采購(gòu)低值易耗品 、 電腦軟硬件或服務(wù)方面的申 請(qǐng)等 。 (4)通過(guò)自動(dòng)審批無(wú)法確定是否批準(zhǔn)或否決的申請(qǐng) ， 郵件通知申請(qǐng)者的主管領(lǐng)導(dǎo) ， 由 領(lǐng)導(dǎo) 登錄采購(gòu)系統(tǒng) ， 審批申請(qǐng) 。 (3)對(duì)已生成的訂單 ， 依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商 ， 或者是留待采購(gòu)管理部門(mén)再次審核修改 。 (7)訂購(gòu)物資入庫(kù)或服務(wù)完成后 ， 系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證向財(cái)務(wù)管理部門(mén)提交有關(guān)單據(jù) 。因此，電子化采購(gòu)軟件的作用顯得十分重要。 因 此 ， 加強(qiáng)人員培訓(xùn) ， 提高現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù) 。 1． 節(jié)約政府開(kāi)支 ， 提高采購(gòu)效率 ， 促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康