【正文】 行政秘書的主要職責(zé)是根據(jù)公司各部門的需要，通過行政性支持工作，為公司員工做好行政服務(wù)，支持和保障公司戰(zhàn)略和發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，其具體職責(zé)如圖23所示。職責(zé)1組織制定綜合管理部（辦公室）工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與費(fèi)用支出預(yù)算方案職責(zé)3組織協(xié)調(diào)本企業(yè)的員工活動(dòng)、公關(guān)類活動(dòng)及各類會(huì)議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理企業(yè)所需的各項(xiàng)證明職責(zé)4制定企業(yè)人力資源發(fā)展的各種規(guī)劃，并監(jiān)督各項(xiàng)計(jì)劃的實(shí)施職責(zé)5主持企業(yè)重大經(jīng)營決策的法律論證和法律保障活動(dòng)，審核企業(yè)各類合同及制定標(biāo)準(zhǔn)的合同文書職責(zé)6規(guī)劃、指導(dǎo)企業(yè)網(wǎng)站及局域網(wǎng)的組建與調(diào)試工作，確保各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的順利運(yùn)行職責(zé)7指揮和安排部門員工落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障職責(zé)8在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，組織開展企業(yè)文化建設(shè)工作職責(zé)9完成行政總監(jiān)交付的其他工作職責(zé)2組織制定、修訂和完善部門相關(guān)管理制度，監(jiān)督和檢查制度執(zhí)行情況圖113 綜合管理部（辦公室）經(jīng)理崗位職責(zé)（二）綜合管理部（辦公室）主管綜合管理部（辦公室）主管的主要職責(zé)是協(xié)助綜合管理部（辦公室）經(jīng)理做好行政、后勤、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)管理工作，協(xié)調(diào)各部門的合作關(guān)系，保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利運(yùn)行。職責(zé)1參與制定企業(yè)年度總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級(jí)部門上報(bào)的月度預(yù)算并參加企業(yè)月度預(yù)算分析與平衡會(huì)議職責(zé)3負(fù)責(zé)企業(yè)行政管理流程優(yōu)化和人力資源規(guī)劃工作職責(zé)4負(fù)責(zé)企業(yè)行政方面的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的組織籌備職責(zé)5負(fù)責(zé)安排企業(yè)后勤保障工作，并審批各項(xiàng)改善員工工作、生活條件的意見、建議職責(zé)6負(fù)責(zé)組織編制企業(yè)行政性財(cái)產(chǎn)、物資采購計(jì)劃及預(yù)算，嚴(yán)格控制行政辦公經(jīng)費(fèi)支出職責(zé)7審核、審批企業(yè)辦公用車、基礎(chǔ)建設(shè)、固定資產(chǎn)購買等的申請(qǐng)職責(zé)8掌握企業(yè)行政系統(tǒng)運(yùn)作情況，適時(shí)向總裁（或總經(jīng)理）匯報(bào)職責(zé)9完成總裁（或總經(jīng)理）交辦的其他工作任務(wù)職責(zé)2負(fù)責(zé)對(duì)各類行政管理制度的審核工作，并指導(dǎo)下屬部門依照制度開展工作圖111 行政總監(jiān)崗位職責(zé)（八）人力資源總監(jiān)人力資源總監(jiān)的主要職責(zé)是規(guī)劃、指導(dǎo)企業(yè)人力資源管理與組織建設(shè)，保障企業(yè)人力資源供給，提高員工工作效率。職責(zé)1根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營計(jì)劃，主持制定生產(chǎn)戰(zhàn)略規(guī)劃，制定年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃職責(zé)3組織制定和完善生產(chǎn)管理、車間管理等各項(xiàng)管理制度，并進(jìn)行監(jiān)督實(shí)施職責(zé)4參與審核新產(chǎn)品開發(fā)方案，并組織試生產(chǎn)工作職責(zé)5負(fù)責(zé)生產(chǎn)系統(tǒng)的空間和時(shí)間的組織、計(jì)劃、控制與管理職責(zé)6負(fù)責(zé)生產(chǎn)部門的人員配置、組織管理、設(shè)備配備及工作進(jìn)度安排職責(zé)8組織擬訂生產(chǎn)部門內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和制定內(nèi)部管理方案，提高管理效率職責(zé)9每月聽取月度質(zhì)量工作報(bào)告，指導(dǎo)產(chǎn)品質(zhì)量控制工作，及時(shí)處理產(chǎn)品質(zhì)量方面存在的重大問題，組織生產(chǎn)部參與全面質(zhì)量管理體系、ISO管理體系的建立職責(zé)10組織實(shí)施生產(chǎn)成本控制工作，做好成本統(tǒng)計(jì)工作，配合財(cái)務(wù)總監(jiān)實(shí)施成本考核職責(zé)10協(xié)調(diào)生產(chǎn)部內(nèi)部的關(guān)系、生產(chǎn)部與企業(yè)其他部門的關(guān)系，保證生產(chǎn)流程的順暢職責(zé)2組織制定生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、設(shè)備與技術(shù)改進(jìn)等年度工作計(jì)劃、目標(biāo)及任務(wù)職責(zé)7進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)度、管理的控制，負(fù)責(zé)生產(chǎn)能力與營銷需求能力平衡控制職責(zé)12指導(dǎo)制定生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)部的工作績效考核方案職責(zé)13完成總裁（或總經(jīng)理）交辦的其他工作任務(wù)圖17 生產(chǎn)總監(jiān)崗位職責(zé)（五）財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)的主要職責(zé)是按照企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略要求，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)和會(huì)計(jì)活動(dòng)進(jìn)行管理和監(jiān)督，為企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略提供財(cái)務(wù)決策支持，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)。職責(zé)1協(xié)助董事長主持召開股東大會(huì)和董事會(huì)議，負(fù)責(zé)上述會(huì)議決議的貫徹落實(shí)職責(zé)3負(fù)責(zé)審批投資、營銷、生產(chǎn)、人力資源、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)經(jīng)營決策和費(fèi)用預(yù)算方案職責(zé)4定期審閱企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表和其他重要報(bào)表，全盤監(jiān)控企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和管理狀況職責(zé)5根據(jù)董事長授權(quán)，代表企業(yè)簽署對(duì)外合同、協(xié)議和參加重要外事活動(dòng)職責(zé)6處理企業(yè)重大突發(fā)事件，并及時(shí)向董事會(huì)匯報(bào)職責(zé)7提名企業(yè)高層管理人員的聘用、決定高層管理人員的報(bào)酬、待遇以及解聘事宜，并報(bào)董事長批準(zhǔn)和備案職責(zé)2協(xié)助董事長召集和主持企業(yè)管理會(huì)議，組織討論和決定企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營方針、年度計(jì)劃以及日常運(yùn)營工作中的重大事項(xiàng)圖15 執(zhí)行總裁崗位職責(zé)（二）營銷總監(jiān)在企業(yè)里，營銷總監(jiān)的主要職責(zé)是根據(jù)企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)和經(jīng)營方針，制定并推進(jìn)實(shí)施本企業(yè)的市場營銷戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)年度市場開發(fā)和銷售目標(biāo)。其具體職責(zé)如圖13所示。上市集團(tuán)公司和一般單一股份公司的綜合管理部（辦公室）承擔(dān)的職能也不盡相同。如電力企業(yè)的綜合管理部（辦公室）和房地產(chǎn)企業(yè)的綜合管理部（辦公室）就存在較大區(qū)別。具體來說，綜合管理部（辦公室）主要負(fù)責(zé)本企業(yè)各類經(jīng)營會(huì)議、固定資產(chǎn)和低值易耗品、后勤保障事務(wù)、公關(guān)接待事務(wù)理、通訊網(wǎng)絡(luò)事務(wù)、文書檔案、人事勞資、法律事務(wù)、監(jiān)察事務(wù)等綜合性事務(wù)的組織開展與管理事宜。二、綜合管理部（辦公室）的組織結(jié)構(gòu)綜合管理部（辦公室）組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)受企業(yè)所在行業(yè)、企業(yè)規(guī)模、組建形式等的影響。2．企業(yè)規(guī)模。（一）中小型企業(yè)綜合管理部（辦公室）組織結(jié)構(gòu)中小型企業(yè)綜合管理部（辦公室）的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置如圖11所示。職責(zé)1擬訂本企業(yè)的總體發(fā)展規(guī)劃及其實(shí)施方案、各項(xiàng)計(jì)劃及執(zhí)行工作（政策），報(bào)總經(jīng)理審批后組織執(zhí)行職責(zé)3組織建立并完善本企業(yè)的工作程序和規(guī)章制度職責(zé)4提請(qǐng)本企業(yè)組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)表、人員編制和工資總額計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行職責(zé)5制定各項(xiàng)人事制度，包括員工手冊(cè)、規(guī)章制度、福利薪金、各崗位職責(zé)等職責(zé)6向總經(jīng)理提出企業(yè)年度經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告，接受質(zhì)詢，將決議事項(xiàng)轉(zhuǎn)達(dá)所屬人員，并執(zhí)行該項(xiàng)決議職責(zé)7按制度規(guī)定做好人才招聘、錄用、考核、培訓(xùn)與調(diào)整工作，做好薪資管理、考勤管理和員工社會(huì)保障工作職責(zé)8負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部的文秘工作，做好有關(guān)文件、資料及制度的起草工作職責(zé)9負(fù)責(zé)報(bào)刊雜志的征訂、圖書資料購置及管理工作職責(zé)10加強(qiáng)文書檔案管理，負(fù)責(zé)文件資料的收發(fā)、登記、傳閱、催辦、立卷、歸檔工作，以及各種文件資料的打印、復(fù)印、發(fā)放及部分接待工作職責(zé)11承辦董事會(huì)、經(jīng)理層等有關(guān)會(huì)議，并形成、整理和發(fā)布會(huì)議紀(jì)要職責(zé)2協(xié)助財(cái)務(wù)部向總經(jīng)理提出經(jīng)營預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算，制定企業(yè)辦公費(fèi)用總開支計(jì)劃職責(zé)12大型會(huì)議、慶典、公益活動(dòng)及對(duì)外接待工作（包括內(nèi)部單位、部門的接待工作）職責(zé)13負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)施、設(shè)備、器材、耗材的購買、登記、發(fā)放和使用管理，按規(guī)定發(fā)放辦公用品、勞保用品，搞好后勤保障工作職責(zé)14負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理工作，會(huì)同相關(guān)部門做好收集、積累、整理、保管公司史、大事記等方面工作職責(zé)15搞好本企業(yè)的安全保衛(wèi)、保密、衛(wèi)生等管理工作職責(zé)16負(fù)責(zé)本企業(yè)小車維護(hù)保管工作，負(fù)責(zé)小車調(diào)度工作，保證業(yè)務(wù)部門用車職責(zé)18負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè)、實(shí)施管理工作職責(zé)17企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)工商、稅務(wù)證照的管理和年審，企業(yè)資質(zhì)的管理、年審以及新資質(zhì)申報(bào)，代表企業(yè)所有合法、有效法人身份的印鑒、證照的管理及檢審職責(zé)19負(fù)責(zé)企業(yè)公共安全的管理，及時(shí)處置突發(fā)事件，負(fù)責(zé)與司法、公安部門的聯(lián)絡(luò)事宜職責(zé)20完成（或總經(jīng)理）交付的其他事務(wù)圖13 綜合管理部（辦公室）的職責(zé)二、綜合管理的權(quán)力綜合管理部（辦公室）與本企業(yè)的各部門在相關(guān)業(yè)務(wù)上有協(xié)調(diào)、配合的關(guān)系，其在履行職責(zé)的過程中所享有的權(quán)力如圖14所示。具體職責(zé)如圖16所示。其具體職責(zé)如圖19所示。其具體職責(zé)如圖112所示。具體職責(zé)如圖114所示。職責(zé)1協(xié)助總經(jīng)理辦公室主任做好總經(jīng)理辦公室各項(xiàng)工作的管理工作職責(zé)3負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的各類文件、報(bào)告的收集、分類、打印、復(fù)印、裝訂、建擋職責(zé)4為總經(jīng)理參加各種會(huì)議準(zhǔn)備資料、會(huì)議報(bào)名、會(huì)議通知、會(huì)務(wù)聯(lián)絡(luò)、信息反饋等服務(wù)工作職責(zé)5協(xié)助了解市場，進(jìn)行有關(guān)信息的搜集、翻譯、反饋和處理職責(zé)6完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)職責(zé)2負(fù)責(zé)來電來文整理、分類、登記和按領(lǐng)導(dǎo)批示分送有關(guān)部門并加以催辦圖23 行政秘書崗位職責(zé)四、辦事專員崗位職責(zé)總經(jīng)理辦公室辦事專員的主要職責(zé)是，在總經(jīng)理辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)日常辦公事務(wù)的具體執(zhí)行工作，包括辦公用品、設(shè)備、檔案的管理等工作，其具體職責(zé)如圖24所示。文件機(jī)密級(jí)數(shù)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容確定。第3章 公文收發(fā)管理第7條 部門相關(guān)人員草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)。（4）人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第13條 收文工作由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第15條 公司發(fā)文，須由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)，具體如下所示。（4）其他管理部門的發(fā)文，用字（年）號(hào)。相關(guān)公司重大經(jīng)營決策的公文，需經(jīng)董事會(huì)審批后方可辦理發(fā)文。二、印章管理制度印章管理制度第1章 總則第1條 目的。本制度適用于公司印章、公司法人代表和總經(jīng)理的印章及部門印章的使用、管理等相關(guān)事宜。第2章 印章領(lǐng)取和保管第4條 總經(jīng)理辦公室專人統(tǒng)一管理印章的使用等，按規(guī)定執(zhí)行印章相關(guān)工作。第7條 將印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。第11條 用印后該《用印申請(qǐng)表》作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期整理后交總經(jīng)理辦公室歸檔。第14條 公司總經(jīng)理對(duì)公司所有印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。第18條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫《用印申請(qǐng)單》，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶使用。（1）部門變動(dòng)或部門名稱改變。第22條 印章停用須填寫《印章停用申請(qǐng)表》交總經(jīng)理辦公室登記，經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)布正式的停用通知，經(jīng)辦人及時(shí)將停用印章送制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀。第24條 公司名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)，蓋公司名稱章除特殊規(guī)定外，一律用朱紅印泥。第7章 附則第28條 本制度由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)編制，解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室所有。具體職責(zé)如圖32所示。第2條 適用范圍本制度適用于公司員工的內(nèi)外部招聘工作。③確定招聘渠道和方式，收集應(yīng)聘材料。（2）用人部門職責(zé)。第4條 招聘原則（1）內(nèi)部優(yōu)先原則。第2章 招聘需求分析第4條 招聘需求來源（1）編制內(nèi)員工離職造成缺編需要補(bǔ)充。（5）其他經(jīng)公司總經(jīng)理特批的人員需求。（2）計(jì)劃內(nèi)的人員需求須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事主管審批。（2）是否可以通過對(duì)本部門內(nèi)部崗位職能的整合來滿足人力的需求。（1）確定需求部門是否對(duì)現(xiàn)有人力和崗位職能進(jìn)行了有效的內(nèi)部評(píng)估與整合。（5）是否可以通過公司內(nèi)部部門間的職能和人員調(diào)整來滿足人力需求。公司一般采用的招聘渠道如下表所示。根據(jù)筆試、面試的情況進(jìn)行擇優(yōu)錄取。③人事主管開具人事調(diào)令，通知相關(guān)人員到新部門報(bào)到。（2）初步篩選應(yīng)聘資料。（4）錄用。第13條 應(yīng)聘人員測評(píng)公司的招聘主要采用面試為主、筆試及其它測試為輔的方式，由人事主管指導(dǎo)招聘專員組織實(shí)施。（2）面試。面試過程相關(guān)注意事項(xiàng)，請(qǐng)參照公司的面試管理細(xì)則。③一般崗位的應(yīng)聘者在參加完復(fù)試之后即可確定是否錄用。（2）所需準(zhǔn)備的資料包括身份證原件和復(fù)印件、學(xué)歷證明原件和復(fù)印件、職稱證明原件和復(fù)印件。新員工合同期限一般為一年（試用期2個(gè)月）。第5章 日常招聘工作第16條 工作分析招聘專員定期對(duì)各崗位進(jìn)行工作分析，并根據(jù)工作分析結(jié)果，更新崗位說明書。第19條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。（2）公司各部門協(xié)助綜合管理部（辦公室）進(jìn)行培訓(xùn)的實(shí)施與反饋評(píng)價(jià)工作，負(fù)責(zé)組織部門內(nèi)部的培訓(xùn)。（2）內(nèi)部培訓(xùn)師可以報(bào)銷一定金額的書籍費(fèi)，視每年培訓(xùn)的次數(shù)而定。（2）公司重大事件案例。（2）公司員工參加外派公開課程的，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束1周內(nèi)將教材的原件或復(fù)印件交由培訓(xùn)專員存檔。（3）為了便于管理，因培訓(xùn)所發(fā)生的交通、餐飲費(fèi)用在各部門預(yù)算費(fèi)用中列支，按公司標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。第15條 制定年度培訓(xùn)計(jì)劃人事主管組織培訓(xùn)專員根據(jù)《年度培訓(xùn)需求調(diào)查表》反饋的信息及外部培訓(xùn)信息進(jìn)行分析。第17條 計(jì)劃外培訓(xùn)需求的審核和執(zhí)行當(dāng)需要臨時(shí)增加培訓(xùn)項(xiàng)目時(shí)，由各部門提前3周向培訓(xùn)專員提出培訓(xùn)申請(qǐng)，填寫《培訓(xùn)申請(qǐng)表》，培訓(xùn)專員審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后由綜合管理部（辦公室）組織執(zhí)行。（2）培訓(xùn)考試、總結(jié)、工作筆記、案例分析。（6）分享、授課或主持研討會(huì)。（2）跨部門學(xué)員的考核由培訓(xùn)專員組織考核。（2）經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行培訓(xùn)的員工有權(quán)利享受公司為培訓(xùn)學(xué)員提供的各項(xiàng)待遇。（2）員工脫產(chǎn)培訓(xùn)期間，不能解除或終止勞動(dòng)合同。②一個(gè)自然年度內(nèi)，公司支付培訓(xùn)費(fèi)用在5 000元以上的。第27條 員工培訓(xùn)檔案管理綜合管理部（辦公室）建立員工培訓(xùn)檔案，填寫《員工培訓(xùn)記錄表》，將員工接受培訓(xùn)的具體情況和培訓(xùn)結(jié)果詳細(xì)記錄備案。三、績效考核管理制度績效考核管理制度第1章 總則第1條 目的為規(guī)范公司員工績效考核工作，對(duì)員工的工作能力、工作業(yè)績、工作態(tài)度進(jìn)行正確評(píng)價(jià)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，同時(shí)為崗位晉升、薪酬制定等提供科學(xué)的依據(jù)，特制定本制度。第4條 考核原則（1）公平、公正、公開原則。（3）差別原則。第2章 考核時(shí)間與內(nèi)容第5條 考核內(nèi)容。（3）能力考核，指通過員工工作行為，觀察、分析和評(píng)價(jià)員工具有的能力?？冃Э己藢T每個(gè)自然月對(duì)員工進(jìn)行一次考核，當(dāng)月績效考核工作于下月月初進(jìn)行。3．年度考核。第9條 績效考核實(shí)施培訓(xùn)人事主管組織績效專員將公司績效考核制度、考核方法向員工進(jìn)行宣傳講解，使其明白和掌握考核操作技巧。（2）員工根據(jù)自身的業(yè)績與工作表現(xiàn)，對(duì)自身進(jìn)行逐項(xiàng)評(píng)分。（6）直接領(lǐng)導(dǎo)與下屬員工進(jìn)行考核結(jié)果面談，肯定業(yè)績與能力，提出改進(jìn)意見，確定下一個(gè)考核期的績效目標(biāo)。（3）對(duì)工作能