【正文】 逐句記錄下來(lái)，記錄下來(lái)電者姓名、電話號(hào)碼，來(lái)電目的及其他信息。如果有必要讓對(duì)方稍等，要有禮貌的告訴對(duì)方。2． 盡量向?qū)Ψ絺鬟f尊嚴(yán)和禮貌的訓(xùn)練有素的聲音。2．6．每個(gè)人把自己手頭的文件，按每個(gè)客戶做成一份文件夾，里面的文件按時(shí)間順序排列，日期最近的放在最前面。業(yè)務(wù)員收到信用證后先仔細(xì)審證，盡量避免對(duì)我方不利的因素。 業(yè)務(wù)工作2．1．每月5日前交上一個(gè)月的工作小結(jié)，由總經(jīng)理安排召開部門例會(huì)，化工部和電子部各向總經(jīng)理提交報(bào)告，若遇到連續(xù)出差，可以再順延三天。1．6． 公司各類印章由行政部管理，印章須加鎖保存。1．3． 公司員工應(yīng)注意將個(gè)人物品、資料，重要文件等置放妥當(dāng)。五、日常工作 例行工作1．1． 樣品的堆放，各業(yè)務(wù)員在得到樣品后，請(qǐng)將樣品放入指定的柜子。 寄國(guó)際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排專人統(tǒng)一收發(fā)并登記，寄出之前必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。 盡量用IP發(fā)送國(guó)際傳真，非特殊原因不能直接發(fā)送國(guó)際傳真。若要借閱，須事先在行政部辦理借閱手續(xù)，最長(zhǎng)期限為2周，超出期限請(qǐng)續(xù)借。 公司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。每天最后離開辦公室的員工應(yīng)注意將每臺(tái)電腦、復(fù)印機(jī)和打字機(jī)的電源關(guān)掉。如有損壞，照價(jià)維修、照價(jià)賠償。若有意接待或客戶來(lái)訪，請(qǐng)?jiān)陂T口洽談室或會(huì)議室里會(huì)談，但也須注意音量，不允許在辦公區(qū)域里接待。雨披請(qǐng)用袋子裝好，不得隨意堆放。 注意保持地面干凈，若有東西掉落地面應(yīng)及時(shí)處理。下班時(shí)要收拾整理好桌子的文件，資料等整齊地?cái)[放在桌上，將文件柜上鎖，將當(dāng)天的垃圾清理掉。每月修理鬢角一到二次。行為規(guī)范一、 著裝方面 在每天早上上班的頭十分鐘內(nèi)，每位員工必須檢查衣著及儀容儀表和個(gè)人區(qū)域的衛(wèi)生整潔情況。所有員工上班應(yīng)衣著正式、 搭配得體、從頭到腳請(qǐng)適當(dāng)修飾。 女士一律著職業(yè)化服飾，化淡妝。員工的工作日記和重要文件等在下班后或人離開辦公室后都必須鎖進(jìn)各人的抽屜和文件柜里。 在使用了傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，該使用者必須馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必須立即拿走。 辦公室內(nèi)必須保持安靜，不得高聲談話，通電話時(shí)也必須注意音量，不能影響他人工作和公司整體形象。辦公室專門安排人員送茶水等。公司發(fā)的文具等，如計(jì)算器、筆、本子等，員工必須保管好。 電腦的日常維護(hù)由在座使用的員工負(fù)責(zé)，另有專人進(jìn)行電腦的維護(hù)。 原則上不能將非本公司成員帶來(lái)本公司，更不能隨意使用公司的電腦和資料等。 報(bào)紙由前臺(tái)管理，報(bào)夾上保留當(dāng)周的報(bào)紙，當(dāng)天的報(bào)紙不得缺失，每周對(duì)舊報(bào)紙進(jìn)行一次整理，放入指定地方。每次直撥國(guó)際傳真和國(guó)際電話由各部門經(jīng)理簽名批準(zhǔn)，在固定登記本上登記，注明收件人名址及頁(yè)數(shù)等。國(guó)內(nèi)速遞也由行政部統(tǒng)一收發(fā)并登記，國(guó)內(nèi)重要快件使用簽收回執(zhí)，確?？旒踩?。樣品建立跟蹤系統(tǒng)，電子部和化工部分別安排專人在各自的樣品本上登記，注明客戶名稱、樣品型號(hào)和數(shù)量、樣品來(lái)源、郵寄號(hào)碼等，以備查詢。嚴(yán)格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內(nèi)容泄露到保密范圍以外（包括公司內(nèi)部員工）。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公章帶出辦公室。2．2．開展新業(yè)務(wù)之前，必須提交一份客戶的資信調(diào)查報(bào)告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。財(cái)務(wù)部對(duì)信用證進(jìn)行登記復(fù)印一份交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理并由財(cái)務(wù)再次審核。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件排列順序與文件夾相同，交到行政部統(tǒng)一保管。對(duì)對(duì)方談的事情要表示出興趣，以清晰的聲音回答。或者一定要花一些時(shí)間尋找所需的信息資料時(shí)，應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方是否由你回電，若對(duì)方不愿掛斷，可以輕輕將話筒放在穩(wěn)定的位置，以免對(duì)方聽到一些不舒服的聲音。不要著急，耐心聽對(duì)方講話，如果對(duì)方的話不太理解，可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍。此時(shí)要注意按MUTE鍵，以免對(duì)方聽到你們的對(duì)話，否則是非常不禮貌的。 二2． 平等和競(jìng)爭(zhēng)原則擇業(yè)面前人人平等，必須杜絕因?yàn)榈赜?、民族、單位、學(xué)派等不同而帶來(lái)的歧視現(xiàn)象。保證被推薦人和其他應(yīng)聘者在同樣的標(biāo)準(zhǔn)下接受考核。三、招聘申請(qǐng)1． 公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展，工作需要以及人員使用狀況，填寫員工招聘申請(qǐng)表，報(bào)行政部。3． 面試：由行政部組織對(duì)所有參與面試人員進(jìn)行初步考核，填寫面試記錄表。5． 實(shí)習(xí)：由行政部安排所有復(fù)試合格人員按專業(yè)分別到各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行1~2周的實(shí)習(xí)，由負(fù)責(zé)培訓(xùn)的副部長(zhǎng)安排具體工作。2． 應(yīng)聘者接到錄用通知后，到指定醫(yī)院體檢。六、試用及正式錄用 新進(jìn)員工攜錄用通知書和其它人事檔案材料等到行政部報(bào)到，按行政部指定到用人部門報(bào)到，開始三至六個(gè)月的試用期，簽定勞動(dòng)合同。所有勞動(dòng)合同須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可正式生效。 離職人員應(yīng)在一周內(nèi)交還所有公司物品，結(jié)清帳務(wù)，辦好工作交接手續(xù)：4．1．向所在部門就自己的工作近況、詳細(xì)客戶檔案（包括國(guó)外客戶和國(guó)內(nèi)生產(chǎn)商）、所有出貨情況、接手的所有單證和財(cái)務(wù)票據(jù)等，制成一份書面的交接清單，由離職人員、公司指派的交接人員和部門經(jīng)理三方做完整的交接工作，并在交接清單上簽名確認(rèn)。4．4．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)清點(diǎn)離職人員的所有財(cái)務(wù)款項(xiàng)，離職人員必須還清所有支款欠款等。 行政部經(jīng)理審核其離職手續(xù)齊全后，將其人事檔案調(diào)出，正式允許其離開。2． 公司調(diào)配方案與個(gè)人業(yè)務(wù)專長(zhǎng)和意愿相結(jié)合。6． 公司中級(jí)管理人員由公司總經(jīng)理聘任或解聘。員工上班實(shí)行刷卡制度，行政部同時(shí)進(jìn)行手工考勤，遲到者在做出合理的解釋后方可補(bǔ)刷卡。全年累計(jì)曠工時(shí)間超過(guò)五天或連續(xù)曠工超過(guò)兩天又不能作出合理解釋者，予以辭退。六、 員工出差必須事先經(jīng)所在部門經(jīng)理安排同意后，并將事由、目的地及所需時(shí)間上報(bào)給行政部經(jīng)理。加班以半天為最小單位。特殊情況下才允許事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)，但必須有合理的解釋。十一、 員工請(qǐng)事假按小時(shí)計(jì)算，累積一個(gè)月事假超過(guò)7小時(shí)（即一個(gè)工作日）的，以年假相抵，國(guó)家規(guī)定的各種假期除外。十四、 行政部每月月底對(duì)該月所有公司員工的考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果交財(cái)務(wù)部，作為該月一般員工加班工資發(fā)放的依據(jù)和業(yè)務(wù)經(jīng)理級(jí)以上員工調(diào)休的依據(jù)。十四、本規(guī)定如與集團(tuán)總綱規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行。 每位業(yè)務(wù)員一年可以支取1000元的出差備用金。節(jié)約和超標(biāo)部分按規(guī)定報(bào)銷。到橫店出差一律入住度假村或旅游大廈。 1．3．國(guó)內(nèi)出差可采用以下交通工具：* 中級(jí)管理人員（部門經(jīng)理級(jí)以上） ——雙飛* 主管級(jí)管理人員（業(yè)務(wù)經(jīng)理） ——一飛一臥* 一般員工（業(yè)務(wù)主辦和業(yè)務(wù)助理） ——雙臥除非領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或特殊情況，一般不能乘坐出租車。（2） 出國(guó)或回國(guó)的當(dāng)天，飛機(jī)的里程時(shí)間在3小時(shí)以內(nèi)，可領(lǐng)取一半的補(bǔ)貼；里程時(shí)間在3小時(shí)以上，可領(lǐng)取整天的補(bǔ)貼。合同管理一． 目的及范圍1. 為了促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，規(guī)范員工對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)中的行為，明確員工在工作中的職責(zé)，防止公司蒙受不必要的經(jīng)濟(jì)的損失，特制定本規(guī)定。4. 本規(guī)定所指的合同包括國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同、國(guó)外采購(gòu)合同、特許經(jīng)營(yíng)協(xié)議、進(jìn)口合同、出口代理合同以及未列明但與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的其他合同，不包括勞動(dòng)合同。副總、總助可以簽署除總經(jīng)理審批范圍外的其他合同。三． 合同訂立之前的前期調(diào)查1. 在簽訂合同之前應(yīng)當(dāng)盡可能對(duì)交易對(duì)方的以下情況進(jìn)行了解：A． 要求對(duì)方提供將其主題資格方面的法律條文，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照，重大的交易對(duì)象不妨到有關(guān)公司登記機(jī)關(guān)查其登記內(nèi)容；B． 交易公司的背景和相關(guān)歷史；C． 對(duì)交易公司的營(yíng)運(yùn)狀況進(jìn)行分析；D． 對(duì)交易公司的信用信譽(yù)情況進(jìn)行了解，如過(guò)去是否認(rèn)真履行了與他人之間訂立的合同，是否有欺詐或不講信用的行為，是否已卷入與他人的或與國(guó)家機(jī)關(guān)的糾紛；E． 對(duì)交易公司的資信了解，包括是否有房屋還是租用他人房屋，相關(guān)財(cái)產(chǎn)是否抵押。四． 合同的訂立步驟1. 與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來(lái)意向，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立書面合同。4. 格式化的合同由經(jīng)辦人按合同紙上的要求填寫。8. 法律顧問(wèn)對(duì)合同稿提出意見的、則向經(jīng)辦人說(shuō)明