【正文】 被審核部門的名稱； 被審核的人員； 審核員； 日期； 不符合事項的描述； 不符合事項的結論（違反標準或文件的條款或章節(jié)）； 不符合的類型（按違反的嚴重程序判定為I類，II類或是觀察項目）； 被審核方的確認； 限定的完成期限； 采取的糾正措施及驗證記錄。不符合事項的描述就該嚴格依據(jù)客觀證據(jù)，所引用的證據(jù)應可以追溯。在不符合事項報告交給被審核部門讓其確認之前，應仔細檢查其陳述是否正確，完整，明確和清楚。在質量體系審核中可以發(fā)現(xiàn)的不符合主要原因有：A、 質量體系文件與選定的質量體系標準或有關法規(guī)，合同的要求不符；B、 未執(zhí)行質量體系文件的規(guī)定或實際執(zhí)行不符合質量體系文件的規(guī)定；C、 雖按文件規(guī)定運作，但缺乏有效性。審核時，可以隨機抽取一個樣本（記錄），然后以這個樣本中心，跟查相關的資料（文件及記錄）。 收集證據(jù)審核調查是整個審核中最困難的一部分，在審核調查中審核員不得不收集證據(jù)來證實被審核部門質量體系的狀態(tài)。通常會期望審核人員就發(fā)現(xiàn)的問題提出建議和幫助解決。但，由于內(nèi)部審核員與被審核部門的聯(lián)絡比較簡易，因此跟外部審核的情況不一樣，內(nèi)部審核一般都不需要進行正式的審核前會議。審核員應該成熟，有一定的權威，不易于沖動或與被審核部門過于密切；審核小組對于內(nèi)部審核，除非小組中有一位受訓審核員，否則通常由一位審核員進行調查即可。 指定適任的審核組為了確保審核的規(guī)范性和達到預期的目的，必須從個人素質，培訓，經(jīng)歷及獨立性等到方面綜合考慮來慎重地選擇審核組成員。企業(yè)質量體系內(nèi)所有與質量有關的所有活動都必須審核，包括質量部門的質量體系活動；計劃和實施要求以某種方法表明審核計劃得以制定和實施。 準備審核計劃內(nèi)部審核的頻次依企業(yè)的實際狀態(tài)和活動和重要性來安排。靈活有效地使用檢查表需要一個經(jīng)驗積累和熟練的過程。檢查表中要列入的內(nèi)容有兩個方面，第一方面是計劃審核的項目，第二個方面是打算尋找的證據(jù)?？梢詼蕚錂z查表以列出審核的目的和范圍。 早期目標企業(yè)的質量手冊首次發(fā)布時，最初的審核目標是驗證文件的執(zhí) 行人員是否理解文件的要求；作為控制的手段，文件是否可行并得以持續(xù)執(zhí)行。通過內(nèi)審來保證文件化的質量體系有效執(zhí)行，通過糾正措施的執(zhí)行來確保消除不合格和防止類似事件發(fā)生。 第二方審核：通常由客戶指定的一方對供方或可能的供方進行審核。審核發(fā)現(xiàn)：將收集到的審核證據(jù)對照審核準則進行評價的結果注：審核發(fā)現(xiàn)能表明是否符合審核準則，也能指出改進的機會。審核方案：針對特定時間段所策劃，并具有特定目的的一組（一次或多次）審核。審核準則：用作依據(jù)的一組方針、程序或要求。審核結論：審核組考慮了審核目標和所有審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結果。 第三方審核：由經(jīng)認可的認證機構、授權機構或其它認可的第三方來進行。內(nèi)審是在外部發(fā)現(xiàn)體系不合格之前自己先發(fā)現(xiàn)并加以改正的最好辦法。所以將會用檢查表把程序中的主要要求記錄下來； 體系變更當組織，工序，設備，產(chǎn)品或人員有變更時，部門的質量體系也要作相應的調整以適應這些變更。 檢查點雖然可以對程序實施情況的要點進行重復性的審核，但是仍然不建議使用標準的檢查表。此外，還可以將所依據(jù)的文件要點和抽樣的數(shù)量及計劃完成的時間列在檢查表中。所以，對剛開始從事審核工作的審核員就該著重注意以下方面：1） 不應只采用YES/NO問答的模式，否則會導致審核失敗。有很多方式可以證明審核計劃已經(jīng)制定并得以有效的實施。例如，可以用正方形符號表示計劃在某個時間對某個部門進行審核。質量經(jīng)理可以執(zhí)行一些內(nèi)部審核，但不可以審核他/她負有直接責任的工作。 通知受審核部門審核計劃應提前一定的時間給審核部門的負責人，如受審核部門對審核計劃有任何質疑，應在審核之前與審核組長協(xié)商解決。但企業(yè)可按實際情況安排，以助審核員控制及安排審核活動。所以審核人員查清問題的實質并提出事實根據(jù)；靈活性。收集證據(jù)時要運用事先準備好的檢查清單和下述方法： 與人員交談 評審文件 觀察現(xiàn)場活動 查核證據(jù) 抽樣檢查必須注意，審核活動中所進行的調查，是一個抽樣調查。四、 審核報告 審核結束會議完成調查后，審核員應該根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題并寫出不符合事項報告。 不符合事項報告 不符合陳述是對被審核部門質量體系的批評，并將用于審核結論中，因此它的正確陳述是至關重要的。不符合的確定，應嚴格遵守依據(jù)客觀證據(jù)的原則。例如，觀察到的事實，地點，當事人，涉及到的文件號，產(chǎn)品批號，有關文件內(nèi)容，有關人員的陳述，等。 審核報告和記錄必須保存必要的記錄以證明對質量體系進行了有效的審核。審核報告的格式隨組織的不同而異，由審核組長負責起草，一般應包括下列內(nèi)容： 前言 審核范圍 參考文件 審核組成人員 審核中所接觸的人員 審核結論 審核統(tǒng)計 發(fā)現(xiàn)/觀察結果 審核跟蹤預防/糾正措施的實施和驗證也應是審核工作的一部分內(nèi)容。這可以是用來記錄不符合事項的內(nèi)部審核表格，也可以是單獨的預防/糾正措施表格；糾正措施讓問題不再發(fā)生為了防止已出現(xiàn)的不合格、缺陷或其他不希望情況的再次發(fā)生，消除其原因所采取的措施。對于內(nèi)部審核所發(fā)現(xiàn)的不符合事項必須實施預防/糾正措施，不得無故延期。可以參照以下方法：（1） 查閱有關資料，文件和質量記錄（2） 觀察現(xiàn)場情況（3） 注意對方的介紹和周圍人的談話（4） 有效的提問，每次只問一個問題，通過提問，讓對方多介紹 溝通審核實際上是一個雙方溝通的過程。溝通動作，表情等實現(xiàn)的溝通稱為非語言溝通?！皩υ挕狈绞綔贤ǚQ為雙向溝通。同時審核時通過審核員與被審核人員的交流以及查看現(xiàn)場和有關文件來收集證據(jù)?；镜拿嬲劶记扇缦拢?正確地提問； 少說多聽，尊重對方； 保持融洽的面談氣氛； 選擇恰當?shù)拿嬲剬ο螅?保持禮貌，友善的面談態(tài)度，等。 提問問題提問問題可以分為幾類：（1）開放型問題以能得到較廣泛的回答為目的問題；5WIH問題怎么樣？HOW什么？WHAT何時？WHEN誰？WHO 哪里？WHERE為什么？WHY給我看（證據(jù)）SHOWME（2）