【正文】 （圖 2） ① 設(shè)置數(shù)據(jù)左右對齊方式（默認為靠左）； ② 設(shè)置數(shù)據(jù)上下對齊方式（ 2020 默認為 “靠下 ”， XP 默認為 “居中 ”； ③ 設(shè)置數(shù)據(jù)的縮進（也就是通常所說的退格）； ④ 設(shè)置 前； ⑤ 設(shè)置后。 [小技巧 ] 在輸入身份證號碼時，在號碼前面加上一個英文狀態(tài)下的單引號 “”，即可讓身份證號碼完全顯示出來（不要擔心，確認后，該單引號是不會顯示出來的）。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 身份證號碼輕松輸入 大家知道，在 Excel默認情況下，當單元格中輸入的數(shù)字位數(shù)超過 11 位（不含 11 位）時，系統(tǒng)將以 “科學(xué)記數(shù) ”格式顯示輸入的數(shù)字；當輸入的數(shù)字位數(shù)超過 15 位（不含 15 位）時，系統(tǒng)將 15 位以后的數(shù)字全部顯示為 “0”。下面，我們就通過功能描述、使用方法、實例剖析、使用技巧幾個方面來徹底認識一下它。最后復(fù)制到目標只需直接選擇 “粘貼 ”命令即可（或者按 Shift 鍵再選擇 “編輯 → 粘貼圖片 ”命令）。 把 Excel 表格轉(zhuǎn)換為圖片 許多報紙和雜志都介紹過在 Excel中，同時按住 Shift 鍵點擊 “文件 ”菜單，原來的 “關(guān)閉 ”菜單項就會變成 “全部關(guān)閉 ”。單擊 “確定 ”按鈕。選中該單元格，并在 “編輯 ”菜單上單擊 “復(fù)制 ”命令。 1．一次轉(zhuǎn)換一個單元格 在 “工具 ”菜單上，單擊 “選項 ”，再單擊 “錯誤檢查 ”選項卡（一定要確保選中了 “允許后臺錯誤檢查 ”和 “數(shù)字以文本形式存儲 ”復(fù)選框）。 （圖 1） 該功能還可以一邊輸入數(shù)據(jù)一邊來進行語音校對，只要點擊一下工具欄最右面的 “按回車開始朗 讀 ” 按鈕，使其為選中狀態(tài)，這樣在完成一個單元格的輸入后按回車， Excel就會自動來朗讀這個單元格中的內(nèi)容。 （圖三） 有了這些快速輸入文本的方法后，工作效率是不是提高啦！ 聽著就行 讓 Excel 報賬 許多人經(jīng) 常要用 Excel來統(tǒng)計一些數(shù)據(jù)，統(tǒng)計完成后還要對數(shù)據(jù)進行校對，但是這么多數(shù)據(jù)怎樣才能不出差錯地進行校對呢？其實我們可以用一下 Excel自帶的 “文本到語音 ”功能，讓軟件通過發(fā)聲自動給你報賬。 對于經(jīng)常需要輸入的一些單位的名稱（如 “婁底市電 廣網(wǎng)絡(luò)公司 ”， “婁底市信息網(wǎng)絡(luò)公司 ”等），通常也可用 Excel提供的 CONCATENATE 函數(shù)（功能：將多個文本字符串合并成一個）來實現(xiàn)這些特定文本的輸入。具體操作方法：首先在要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母或單詞（如 WMG 注意：該字母 /單詞不能與其他單元格中的相同），然后直接按 Ctrl+H 快捷鍵來打開 “替換 ”對話框，在 “查找內(nèi)容 ”欄內(nèi)輸入代替的東東 “WMG”，在 “替換為 ”欄內(nèi)輸入 “智創(chuàng)工作室 亦可 ”，再按 “替換全部 ”按鈕即可。 彈指之間輸入特定文本 Excel讓我們能夠輕松處理各種各樣的表格，大大提高了我們辦公準備就緒，但有時常常要輸入一些特定的文本（如單位名稱等），有沒有什么快捷的方法來準確無誤地輸入這些特定文本，其實 Excel提供了多種方法來方便我們實現(xiàn)高效輸入特定文本。 分析：只有一門不及格，我們可以這樣考慮：如果語文不及格，肯定要數(shù)學(xué)、英語及格，如果數(shù)學(xué)不及格，肯定要語文、英語及格，如果要英語不及格，肯定要語文、數(shù)學(xué)及格。 分析：三門課程中至少有一門課程不及格，我們可以這樣理解：一位學(xué)生，如果語文不及格就選出來，或者數(shù)學(xué)、或者英語不及格都把他們選出來，那么這樣三個條件，很顯然是或關(guān)系。 說這么多，不知你聽著有什么感覺，拿上面舉的那個例子來說， “年齡在 30 歲以上 ”和 “學(xué)歷是本科 ”是兩個條件，在題目的含義中我們看出這兩個條件要同時成立，是與關(guān)系，所以條件區(qū)域?qū)懛ㄈ缦卤? 年齡 學(xué)歷 30 本科 把兩個條件寫在一行 ，表示他們是與關(guān)系。這里存在三個條件，一個是 “小張去取 ”，一個是 “小王去取 ”，再一個是 “兩個人都去 ”，那么 在這三個條件中，只要有一個成立，結(jié)果 “取回郵件 ”就會成立，那么這些條件之間的關(guān)系就是 “或 ”關(guān)系，當然在考慮這個關(guān)系的時候，我們只要記作 “小張去取或小王去取 ”就可以了，表示兩個條件中，只要有一個成立，結(jié)果就成立，當然兩個都成立，結(jié)果更會成立了。 在字段名行的下方書寫篩選條件，條件的數(shù)據(jù)要和相應(yīng)的字段在同一列，比如上例中年齡為 30 歲，則 “30”這個數(shù)據(jù)要寫在條件區(qū)域中 “年齡 ”所在列，同時 “本科 ”要寫 在條件區(qū)域中 “學(xué)歷 ”所在的列。剩下的事情就是在這一列中篩選出所有為 0 結(jié)果，我就不再羅嗦了。 辦法有了，實現(xiàn)起來就簡單多了。 對了，既然要根據(jù)準考證號來選取其中的偶數(shù)，那么是不是可以利用取余數(shù)函數(shù)來解決問題呢？ Excel 中 MOD（ Number， Divisor）函數(shù)可以返回兩數(shù)相除的余數(shù)，而拿準考證號除 2，所得的余數(shù)不是 0 就是 1 嗎？這樣的話，我們再把余數(shù)為 0 的全部篩選出來，問題不就解決了嗎？ 但仔細看看，問題還有兩個：一 是準考證號是首位為 0 的 14 位數(shù)，在 Excel 中這樣的數(shù)字運算起來是可能有其他問題出現(xiàn)的 ；第二個問題是準考證號是文本格式，根本不能直接拿來運算。但現(xiàn)在的問題是當初排準考證號的時候是各個學(xué)校的學(xué)生間隔排列的，只知道本?？忌臏士甲C號都是偶數(shù)。 經(jīng)典 Excel 表格使用手冊 函數(shù)公式解決篩選難題 某天，有一同事拿著一份成績表來找我尋求幫助。因此，只有把所有的偶數(shù)考生成績篩選出來，才有可能最后解決問題。解決的辦法很快也找到了，第一個問題我們可以使 用 RIGHT 函數(shù)截取最后兩位數(shù)進行運算 ，這對于余數(shù)是沒有任何影響的。在工作表的最后（ G 列）添加“識別符”字段。 EXCEL 中高級篩選條件的寫法 EXCEL 電子表格軟件的高級篩選是一項功能非常好用的數(shù)據(jù)篩選功能，利用高級篩選，可以從數(shù)據(jù)清單中按照某些復(fù)雜的條件來查找符合條件的記錄，它的操作過程很簡單，但操作的關(guān)鍵是寫好篩選條件，下面就來講一講如何書寫篩選條件。 那么在寫條件時，一般都同時有多個條件，這些條件是個什么關(guān)系，又怎么在條件區(qū)域中分布呢？ 我們平時所用的邏輯條件，如果有多個，它們之間總是會存在兩種關(guān)系，一種是 “或 ”關(guān)系，一種是 “與 ”關(guān)系。 “與 ”關(guān)系是指在幾個條件中，必須這些條件都成立，結(jié)果才成立的情況，比如一件事 “如果明天不下雨也不刮風(fēng)，那我就出門 ”，這里有兩個條件，一個是 “不下雨 ”，一個是 “不刮風(fēng) ”，只有這兩個條件都成立，結(jié)果 “我出門 ”才會有，那么我們就稱這兩個條件為 “與 ”關(guān)系。 這里第一個條件 “30”寫的時候在前面加了一個 “”號，表示在 30 以上，我們平時用的不等關(guān)系有大于、小于等幾種，它們使用的符號如下表所示： 大于 小于 大于等于 = 小于等于 = 不等于 如果是等于關(guān)系，則直接寫值，不需加符號。條件區(qū)域?qū)懛ㄈ缦拢? 語文 數(shù)學(xué) 英語 60 60 60 篩選出語文、數(shù)學(xué)、英語三門課程都及格的學(xué)生。這樣三個大條件，每個大條件中又包含三個小條件，這些條件是個什么關(guān)系呢，我們先分析其中的一個大條件 “語文不及格，數(shù)學(xué)英語及格 ”，這個大條件中有三個小條件，三個小條件要同時成立才符合我們的要求，所以它們之間是與關(guān)系，那么三個條件之間只要有一個成立，該學(xué)生就是只有一門不及格者，所 以它們之間是或關(guān)系，這樣我們寫出條件區(qū)域如下所示： 語文 數(shù)學(xué) 英語 60 =60 =60 =60 60 =60 =60 =60 60 篩選出 “系別 ”為英語系、中文系， “年齡 ”在 20 歲以上的 “籍貫 ”是北京、天津的學(xué)生。 Office 擁有更多強大的剪貼板，我們可以利用這一功能反復(fù)輸入一些特定的文本。 （圖一） OFFICE 提供了 “自動更正 ”功能，通過 “工具 ”菜單中的 “自動更正選項 ”打開自動更正窗口，在 “替換 ”欄內(nèi)填入 “WMG”，在 “替換為 ”欄內(nèi)填入 “智創(chuàng)工作室 亦可 ”，單擊 “添加 ”后按 “確定 ”返回。具體操作方法：假設(shè)在 A1 和 A2 單元格已經(jīng)輸入了 “婁底市 ”和 ”網(wǎng)絡(luò)公司 ”，而我們要在 C1中輸入 “某某市電廣網(wǎng)絡(luò)公司 ”，那就在 C1 單元格中輸入公式： =CONCATENATE(A1,D2,A2)，而以后我們只要在 D2 單元格中輸入 “電廣 ”，則 C1 單元格中將自動填充文本 “婁底市電廣網(wǎng)絡(luò)公司 ”，若在D2 中輸入 “信息 ”則 C1自動填充為： “婁底市信息網(wǎng)絡(luò)公司 ”。 打開 Excel，點擊 “工具 → 語音 → 顯示文本到語音工具欄 ”，由于這個功能在安裝 Excel的時候不是默認安裝的，所以在第一次使用時會提示插入 Office 安裝光盤來安裝這個功能。 （圖 2） 一般朗讀默認的是男聲的，如果你聽膩了，可以通過系統(tǒng)里的設(shè)置把男聲改為女聲，打開控制面板中的 “語音 ”項，在里面的 “語音選擇 ”來選擇一下語音，然后點擊下面的 “預(yù)覽聲音 ”就可以聽效果了 ，而且還可以設(shè)置語音的朗讀速度，完成后點擊 “確定 ”按鈕就可以了。選中任何在 左上角有綠色錯誤指示符的單元格。選取需轉(zhuǎn)換的存儲為文本數(shù)字的單元格區(qū)域。 3．處理特殊財務(wù)數(shù)字 一些財務(wù)程序顯示負值時在該值右邊帶有負號 “”。如果我們在按下 Shift 鍵的同時點擊 “編輯 ”菜單，原來的復(fù)制和粘貼就會變成 “復(fù)制圖片 ”和 “粘貼圖片 ”。我們還可以將其在 Word 中進行粘貼。相信看過這個專題，大家會對 Excel數(shù)據(jù)表的格式使用更加得心應(yīng)手。這樣一來，如果我們要輸入 身份證號碼（ 15 位或 18 位），身份證號碼就不能正確顯示出來了。 讓格式自動添加固定的數(shù)字 大家知道，身份 證號碼的前 6 位，是省、市、區(qū)（縣）的代號（如 “340505”等），如果持證人是同一區(qū)（縣）的，輸入這樣的的身份證號碼，可以讓 “數(shù)字 ”標簽幫你減輕輸入的工作量：選中需要輸入身份證號碼的單元格（區(qū)域），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “數(shù)字 ”標簽，在 “分類 ”下面選中 “自定義 ”選項，然后在右側(cè) “類型 ”下面的方框中輸入： 340505，確定退出。 （圖 3） ① 將數(shù)據(jù)設(shè)置成豎排格式； 圖 3 ②③ 均用于設(shè)置數(shù)據(jù)的傾斜方向，可以通過拖動 ② 區(qū)中指針設(shè)置，也可以直接在 ③ 區(qū)中輸入具體數(shù)據(jù)設(shè)置； ④ 設(shè)置前； ⑤ 設(shè)置后。 同時選中輸入 3 個字和 2 個字姓名的單元格區(qū)域（需要用 Shift 和 Ctrl幫忙選擇），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “對齊 ”標簽，按 “水平對齊 ”右側(cè)的下拉按鈕，選中 “分散對齊 ”選項，確定退出。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 讓標題更具魅力 利用 “字體 ”標簽，可以一次性完成表格標題的個性化設(shè)置。 [小技巧 ]為單元格添加一條斜線：選中 相應(yīng)的單元格，在上述 “邊框 ”標簽中，選中斜線 “樣式 ”，然后根據(jù)所要添加斜線的方向，單擊 “邊框 ”左（或右）下角的相應(yīng) “斜線 ”按鈕，確定退出，斜線添加成功（參見圖 7）。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 保護你的公式 如果你制作的表格是讓別人使用的，辛辛苦苦輸入的公式，是不是常常被使用者搞得面目全非呢？沒關(guān)系！將他們保護起來。 圖 12 ④ 再次進入 “保護 ”標簽，在 “鎖定 ”選中前面的復(fù)選框中加上 “∨ ”號，確定退出。 ② 進入 “保護 ”標簽， 在 “隱藏 ”選中前面的復(fù)選框中加上 “∨ ”號，確定退出。學(xué)校一直使用專用軟件登記考生資料，但該軟件竟沒有這些統(tǒng)計功能，暴汗。 只能再試試 Excel了，終于在 “數(shù)據(jù) ”菜單中找到了 Excel的 “分列 ”命令，以下就是解決問題的全過程。如圖 4。 分列完畢后，單擊 “下一步 ”，設(shè)置每列的數(shù)據(jù)類型。 “完成 ”。為了清除這些重復(fù)記錄，有的朋友是一個一個手工刪，既費時又費力。如圖 1 所示 (注 :本圖已用 Photoshop 處理，其中彩色部分為重復(fù)的記錄 ) 圖 1 2. 選中圖表中的所有記錄 (注意，此時應(yīng)將每列的標題行也選擇上，否則篩選完的數(shù)據(jù)表中將不再包含有該標題行 )，執(zhí)行 “數(shù)據(jù) ”菜單 → “篩選 → 高級篩選 ”命令 3. 在彈出的 “高級篩選 ”對話框中選擇 “將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置 ”一項，并點擊 “復(fù)制到 ”選擇框后面的范圍按鈕來選擇一塊區(qū)域以存放篩選后的數(shù)據(jù) (注意 :此處千萬不要與原數(shù) 據(jù)所處的單元格相重合，否則數(shù)據(jù)表將會混亂 )，最后，勾選 “選擇不重復(fù)的記錄 ”復(fù)選框后，點擊 “確定 ”按鈕即可。 圖 1 下面是具體的操作步驟。 ，我們還可以適當設(shè)置一下自選圖形的格式，以便讓數(shù)值顯示更美觀。 圖 4 當然還可以根據(jù)需要設(shè)置其它格式。 在 Excel中導(dǎo)入文本有多種方法，我們來看一看 —— “打開 ”命令 這是最常用的方法，這種方法可以直接將文本文件打開為一個