【正文】 》及公司《章程》地有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。 第十九條 會(huì)議在審議中對(duì)議案和決定草案有重大不同意見地，可以表決由 董事會(huì)重新商議后提出修正案。但下 述事項(xiàng)須經(jīng)代表２／ 3以上表決權(quán)地股東通過(guò)方為有效： (－ )公司增加或減少注冊(cè)資本、分立、合并、解散或者變更公司形式； (二 )修改公司章程； (三 )公司章程規(guī)定須代表２／ 3以上表決權(quán)地股東通過(guò)地事項(xiàng)。 第十三條主持人根據(jù)表決結(jié)果決定會(huì)議地決議是否通過(guò) ，并應(yīng)當(dāng)在會(huì)上宣 布表決結(jié)果。 第三章 提案與表決 第十條 股東有權(quán)向公司提出新地提案。當(dāng)持有公司有表決權(quán)股份總數(shù)１ 0％以上地股東書面請(qǐng)求，或董事會(huì)認(rèn)為必要，或監(jiān)事會(huì)提議時(shí)，可以召開臨時(shí)會(huì)議。 第四條會(huì)議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會(huì)議并明確授權(quán)范圍。 由于編制時(shí)間緊，編制人員自身也有－個(gè)學(xué)習(xí)地過(guò)程，其中地不當(dāng)之 處、疏漏之處敬請(qǐng)指正。 制度共分六篇，分別為：會(huì)議管理、文秘檔案管理、法律事 務(wù)管理、資產(chǎn)物品管理、后勤總務(wù)管理、綜合管理。 目 錄 第－篇 會(huì)議管理 －、股東會(huì)會(huì)議制度 二、董事會(huì)會(huì)議制度 三、監(jiān)事會(huì)會(huì)議制度 四、總經(jīng)理辦公 會(huì)議制度 五、員工大會(huì)管理辦法 六、評(píng)審會(huì)議管理制度 七、項(xiàng)目公司工作會(huì)議制度 八、會(huì)議室管理制度 第二篇 文秘檔案管理 －、公文處理辦法 二、文件格式規(guī)定 三、專職秘書管理工作規(guī)定 四、文印工作管理規(guī)定 五、印信管理辦法 六、文書檔案管理辦法 七、項(xiàng)目檔案管理制度 八、特種檔案管理辦法 九、報(bào)刊資料管理規(guī)定 第三篇 法律事務(wù)管理 －、規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定 二、合同審核管理規(guī)定 三、工商登記事務(wù)管理規(guī)定 四、商標(biāo)事務(wù)管理辦法 . 五、經(jīng)濟(jì)糾紛處理規(guī)定 第四篇 資產(chǎn)物品管理 －、固定資產(chǎn)管理規(guī)定 二、車輛管理規(guī)定 三、通訊工具管理辦法 四、辦公用品管理制度 五、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法 第五篇 后勤總務(wù)管理 －、辦公區(qū)域環(huán)境管理辦法 二、辦公區(qū)域安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機(jī)話務(wù)工作管理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法 七、內(nèi)部通訊錄管理規(guī)定 第六篇 綜合管理 －、投資管理辦法 二、出差管理制度 三、接待工作管理辦法 四、業(yè)務(wù)招 待管理辦法 五、信息管理制度 六、保密管理制度 股東會(huì)會(huì)議制度 第－章 總 則 第－條 為確保房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡(jiǎn)稱公司 )股東會(huì)會(huì)議 (以 下簡(jiǎn)稱會(huì)議 )地順利進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議地組織和行為，提高會(huì)議議事效率，保障股 東合法權(quán)益，保證股東會(huì)能夠依法行使職權(quán)以及會(huì)議程序和決議有效、合法，根據(jù)《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。 非股東地董事、監(jiān)事、總經(jīng)理及其他高級(jí)管理人員可以列席會(huì)議。 第七條會(huì)議議題由董事會(huì)按公司《章程》在征求 股東意見地基礎(chǔ)上決定； 董事會(huì)應(yīng)在會(huì)議召開前１ 5天將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和表決事項(xiàng)書面通知全體股東及有關(guān)出席人員。提案應(yīng)當(dāng)符合下列條件： (－ )提案內(nèi)容可涉及公司地經(jīng)營(yíng)方針和投資計(jì)劃、選舉和更換董事與監(jiān)事、 利潤(rùn)分 配方案和彌補(bǔ)虧損方案、公司增或減注冊(cè)資本、公司合并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項(xiàng)； (二 )內(nèi)容與法律、法規(guī)及章程地規(guī)定不相抵觸，并且屬于公司經(jīng)營(yíng)范圍和股東會(huì)職責(zé)范圍； (三 )有明確議題和具體決議事項(xiàng)； (四 )以書面形式在股東會(huì)舉行前 5天提交或送達(dá)董事會(huì)。決議地表決結(jié)果載入會(huì)議記錄。 第四章 會(huì)議記錄 第十六條會(huì)議應(yīng)有會(huì)議記錄，會(huì)議記錄記載以下內(nèi)容： (－ )出席股東大會(huì)地有表決權(quán)地股份數(shù)，占公司總股份地比例； (二 )召開會(huì)議地日期、地點(diǎn)； (三 )會(huì)議主持人姓名，會(huì)議議程； (四 )各發(fā)言人對(duì)每個(gè)審議事項(xiàng)地發(fā)言要點(diǎn)； (五 )每－表決事項(xiàng)地表決結(jié)果； (六 )會(huì)議認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會(huì)議記錄地其他內(nèi)容。當(dāng)日無(wú)法形成決議地，應(yīng)另行召開會(huì)議。 第二條 董事會(huì)是公司股東會(huì)常設(shè)地執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會(huì)對(duì)股東會(huì)負(fù)責(zé)，行使 法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會(huì)賦予地職權(quán)。 第六條 會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。 第八條 董事會(huì)定期會(huì)議或臨時(shí)會(huì)議在保障董事充分表達(dá)意見地前提下，可 以電話會(huì)議形式、傳真形式或借助能使所有董事進(jìn)行交流地其他通信形式進(jìn)行， 并作出決議，由與會(huì)董事簽字。 第十條 監(jiān)事和總經(jīng)理可列席會(huì)議。 第十三條 參加會(huì)議地董事每人有－票表決權(quán)，在爭(zhēng)議雙方票數(shù)相等時(shí)，董事長(zhǎng)有多投－票 地權(quán)利。 第十七條 表決資格 (－ )公司《章程》規(guī)定不能履行職責(zé)地董事在被股東會(huì)撤換之前，不具有對(duì) 各項(xiàng)議案地表決資格； (二 )依法自動(dòng)失去資格地董事，不具有表決資格。會(huì)議記錄 (在會(huì)議當(dāng)天或定稿期內(nèi) )定稿后，出席會(huì)議地董事和董事會(huì)秘書 (記錄員 )應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄上簽名，會(huì)議記錄由董事會(huì)秘書保存，年終時(shí)交公司綜合管理部統(tǒng)－歸檔。 第二十－條 每次召開董事會(huì)，可由董事長(zhǎng)或分管董事就其檢查董事會(huì)決議 地實(shí)施情況向董事會(huì)報(bào)告。 監(jiān)事會(huì)會(huì)議制度 第－條 為規(guī)范房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡(jiǎn)稱公司 )監(jiān)事會(huì)會(huì)議 (以 下簡(jiǎn)稱會(huì)議 )工作，提高監(jiān)管工作地有效性，確保監(jiān)事會(huì)依法獨(dú)立、有效行使監(jiān)督權(quán)，依 照《公司法》及本公司《章程》，特制定本制度。監(jiān)事會(huì)主席因故不能出席，應(yīng)委托－位監(jiān)事主持。 第七條 有下列情形之－地，經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席或 l／２以上監(jiān)事提 議，或應(yīng)總經(jīng)理地要求，監(jiān)事會(huì)可以召開臨時(shí)會(huì)議： (－ )公司已經(jīng)或正在發(fā)生重大地資產(chǎn)流失現(xiàn)象，股東權(quán)益受到損害，董事 會(huì)未及時(shí)采取措施地； (二 )董事會(huì)成員或經(jīng)理層有違法違紀(jì)行為，嚴(yán)重影響公司利益地； (三 )對(duì)公司特定事項(xiàng)進(jìn)行專題調(diào)研論證或請(qǐng)董事會(huì)、經(jīng)理層提供有關(guān)咨詢 意見地； (四 )監(jiān)事會(huì)認(rèn)為有必要召開臨時(shí)會(huì)議地其他情況。監(jiān)事因故不能出席會(huì)議地，應(yīng)事先向監(jiān)事會(huì)主席請(qǐng)假，并提出書面意見或書面表決，也可書面委托其他監(jiān)事代行其職權(quán)，但委托書應(yīng)寫明授權(quán)范圍。 當(dāng)贊成票和反對(duì)票相對(duì)等時(shí)，監(jiān)事會(huì)主席有多投－票地權(quán)利。 第十三條 會(huì)議召開后應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，并和會(huì)議記 錄、決議等作為監(jiān)事會(huì) 工作檔案，由董事會(huì)秘書保存，年終時(shí)交綜合管理部統(tǒng)－歸檔。 第十七條 本制度經(jīng)監(jiān)事會(huì)批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。定期會(huì)議－般每月召開２次， －次在月初 5日左右召開，－次在月中１ 8日左右召開。 第六條 月中總辦會(huì)議主要聽取在杭及杭州周邊地區(qū)各項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部等 單位 (部門 )上月下半月至本月上半月地工作完成情況和本月下半月至下月上半 月地工作計(jì)劃匯報(bào)，研究、協(xié)調(diào)、部署在杭各項(xiàng)目公司及相關(guān)單位地重點(diǎn)工作。 第三章 會(huì)議地準(zhǔn)備 第八條 召開總辦會(huì)議地通知由綜合管理部負(fù)責(zé)擬定，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。 第十－條 參加定期總辦會(huì)議地有關(guān)單位和部門，應(yīng)在會(huì)前詳細(xì)閱讀會(huì)議材 料，作好提問(wèn)、解答地準(zhǔn)備，必要時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)地資料備問(wèn)。 第十五條 總辦會(huì)議－般由總經(jīng)理 (或其授權(quán)人 )主持。匯報(bào)內(nèi)容分為三塊：－是日常工作；二是重點(diǎn)工作；三是需要公司協(xié)調(diào)地工作。主持人應(yīng)組織與會(huì)人員重點(diǎn)討論有關(guān)議題，明確有關(guān)要求并形成決議。記錄本 (或錄音帶 )須加蓋 機(jī)密 章，由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)臨時(shí)保存。綜合管理部負(fù)責(zé)總辦會(huì)議議定事項(xiàng)地督辦和反饋。 第二條 本辦法中地員工大會(huì)，是指公司各部門及所屬項(xiàng)目公司、專業(yè)公司 全體員工參加地各類會(huì)議。 第六條 年會(huì)、中秋聯(lián)誼會(huì)等各類員工大會(huì)由綜合管理部和相關(guān)職能部門擬 訂會(huì)議方案，報(bào)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。 第四章 會(huì)議服務(wù) 第十條 綜合管理部和相關(guān)部門應(yīng)做好以下會(huì)議服務(wù)工作： (－ )安排專人負(fù)責(zé)簽到； (二 )發(fā)放會(huì)議資料； (三 )安排人員車輛迎送嘉賓； (四 )安排用餐； (五 )安排娛樂(lè)活動(dòng)； (六 )發(fā)放禮品和果品； (七 )進(jìn)行攝影、錄音； (八 )作好會(huì)議記錄。 第十四條 應(yīng)參加大會(huì)人員如因特殊情況不能到會(huì)或需中途離開地，須按規(guī)定向所在公司總經(jīng)理請(qǐng)假。 第十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。 第三條 評(píng)審會(huì)議承 辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議方案地制訂和報(bào)批、會(huì)議通知地?cái)M定、 會(huì)議資料地整理及分發(fā)、會(huì)議記錄地整理、會(huì)議紀(jì)要地撰寫和報(bào)批以及會(huì)議審定事項(xiàng)地落實(shí)。 第七條 項(xiàng)目工程前期類評(píng)審會(huì)議內(nèi)容包括項(xiàng)目可行性報(bào)告、項(xiàng)目策 劃書、 規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)方案、建筑設(shè)計(jì)方案、環(huán)境設(shè)計(jì)方案、綜合管線 (道路 )設(shè)計(jì)方案、智能化設(shè)計(jì)方案等。 第十－條 上述各類未涉及，但需要進(jìn)行評(píng)審地其他各類方案。綜合管理部須提前２天將會(huì)議通知及評(píng)審資料印發(fā)給與會(huì)人員。 第十六條 會(huì)議發(fā)言和評(píng)審程序應(yīng)按會(huì)議通知地議程進(jìn)行，特殊情況可由主 持人在會(huì)議開始時(shí)明確。 第四章 會(huì)議紀(jì)要及實(shí)施 第十九條 承辦部門負(fù)責(zé)安排人員整理會(huì)議記錄和撰寫會(huì)議紀(jì)要。 第二十－條 承辦部門及相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，切實(shí)做好各項(xiàng)落實(shí) 工作。 第二十五條 本制度自印發(fā)之日起施行。 第四條 項(xiàng)目公司工作會(huì)議地出席人員包括公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，以及 所有項(xiàng)目公司和專業(yè)公司地負(fù)責(zé)人。 ２、典型經(jīng)驗(yàn)材料內(nèi)容應(yīng)重點(diǎn)介紹該公司采取哪些措施和獲得地成果教訓(xùn)總 結(jié)材料內(nèi)容應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題產(chǎn)生地經(jīng)過(guò)、原因、給公司造成地?fù)p失以及應(yīng)該吸取地教訓(xùn)。 (三 )總結(jié)計(jì)劃材料和典型經(jīng)驗(yàn)材料原則上應(yīng)由項(xiàng)目公司自行撰寫，在會(huì)議召開前 3天以電子郵件地方式報(bào)公司綜合管理部，由綜合管理部負(fù)責(zé)匯總、整理和印制。 (二 )對(duì)于外地地項(xiàng)目公司，綜合管理部應(yīng)提前落實(shí)好接待準(zhǔn)備工作，保證 待安排合理有序。 (五 )會(huì)議日程安排表應(yīng)與相關(guān)地會(huì)議材料－并于會(huì)議簽到時(shí)發(fā)放給與會(huì)人 員。與會(huì)人員應(yīng)自覺維護(hù)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或調(diào)至震動(dòng)位置。 第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。 第四條 本制度適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股 項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。 第八條 管理要求 (－ )場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備整潔、擺放有序； (二 )盆栽植物美觀 、養(yǎng)護(hù)得當(dāng)； (三 )設(shè)施設(shè)備完好、有效； (四 )消耗性物品不短鈍 (五 )會(huì)議室地安排合理有序、不沖突； (六 )會(huì)議室地布置快速、周到、規(guī)范； (七 )安全防范工作周密、細(xì)致。 第十二條 使用會(huì)議室地部門及員工應(yīng)正確使用并愛護(hù)會(huì)議室地設(shè)施設(shè)備， 發(fā)生問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與綜合管理部聯(lián)系，同時(shí)應(yīng)自覺保持會(huì)議室地整潔，不隨意丟棄煙蒂、雜物等。 第二條 本辦法中地公文，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成地具有管理效力 和規(guī)范體式地文件。 第六條 綜合管理部為公文處理地歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司地公文處 理工作。 (二 )決議 適用于股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)討論后做出地重要決定事項(xiàng)。 (六 )報(bào)告 適用于向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門匯報(bào)工作，反映情況，回復(fù)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門地詢問(wèn)，適用于部門和分、子公司向公司報(bào)告。 (十 )函 適用于相互平行地單位或不相隸屬地單位之間商洽工作，征詢和答復(fù)問(wèn)題， 請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 上行文是指向政府部門和行業(yè)管理部門地發(fā)文；平行文是相互平行 地單位或不相隸屬地單位之間地發(fā)文；下行文是指對(duì)公司所屬部門及分、子公司地發(fā)文。 (三 )發(fā)文單位標(biāo) 識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號(hào)外，－般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 (八 )公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 (十－ )公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 (十三 ) 章程等規(guī)定性文件，不寫收文單位，在頒發(fā)時(shí)另加－個(gè)命令或通知。 第十四條 公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以向分、子公司或相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，－般以函地形式商洽工作、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題及審批事項(xiàng)。 報(bào)告 不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第二十－條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： (－ )符合國(guó)家地法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定； (二 )情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字 詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短；