【正文】 行 政 部 管 理 制 度 匯 編 二 O 一一年六月 目 錄 第一章 職位說(shuō)明書………………………… ……………… 第 3 頁(yè) 行政部經(jīng)理 ………………………… ……………… 第 4 頁(yè) 行政部文員 ………………………… ……………… 第 7 頁(yè) 行政部采購(gòu) ………………………… ……………… 第 8 頁(yè) 行政部司機(jī) ………………………… …………… … 第 9 頁(yè) 第二章 管理規(guī)定 ………………………… ……………… 第 10 頁(yè) 考勤管理制度………………………… ………………第 11 頁(yè) 會(huì)議管理制度 ………………………… ………………第 14 頁(yè) 行政部規(guī)范管理制度 ………………… ………………第 17 頁(yè) 印章管理制度 ………………………… ………………第 19 頁(yè) 合同管理制度………………………… ………………第 20 頁(yè) 書籍管理辦法………………………… ………………第 23 頁(yè) 電話及傳真管理制度………………… ………………第 24 頁(yè) 物資采購(gòu)管理制度…………………… ………………第 25 頁(yè) 物資入庫(kù) 及庫(kù)存管理制度 …………… ………………第 27 頁(yè) 物品領(lǐng)用管理制度 …………………… ………………第 28 頁(yè) 司機(jī)行車及工作管理制度 …………… ………………第 30 頁(yè) 車輛肇事管理辦法 …………………… ………………第 32 頁(yè) 清潔衛(wèi)生管理制度 …………………… ………………第 34 頁(yè) 獎(jiǎng)懲制度 …………………… …………………………第 35 頁(yè) 檔案保密制度 …………………… ……………………第 28 頁(yè) 行政部管理制度匯編 第一章 職位說(shuō)明書 第一章 職位說(shuō)明書 行政部經(jīng)理 一、基本資料 職位名稱 行政部經(jīng)理 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 執(zhí)行總裁 直接下屬 行政部員工 二、工作概要 處理公司的行政事務(wù)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、行政部各職能主管之間以及公司外部與政府有關(guān)部門、社區(qū)有關(guān)方面之間的關(guān)系；負(fù)責(zé)公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級(jí)的指示決議，檢查督促各部門的工作落實(shí)情況；做好后勤服務(wù)工作。 三、崗位 職責(zé) 1． 全面領(lǐng)導(dǎo)行政部工作并具體主持行政事務(wù)工作，制定本部門每年、每月和每周工作計(jì)劃。 2． 管理行政部人員編制。 3． 負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)執(zhí)行總裁簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。 4． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進(jìn)展情況，注意收集各方面的意見(jiàn)、建議、先進(jìn)事例和存在問(wèn)題，并向執(zhí)行總裁報(bào)告。 5． 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢(shì)。 6． 負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)行政部各職能主管的工作，確保行政部各項(xiàng)功能的有效發(fā)揮。 7． 負(fù)責(zé)審批各部門采購(gòu)計(jì)劃，組織安排人中同按計(jì)劃實(shí)施 物資采購(gòu)。 8． 根據(jù)執(zhí)行總裁指示，負(fù)責(zé)安排公司的各類會(huì)議，做好會(huì)議記錄，安排并做好會(huì)務(wù)工作，組織編寫會(huì)議紀(jì)要或有關(guān)的決議，檢查會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況，并及時(shí)編寫公司的大事記。 9． 負(fù)責(zé)起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請(qǐng)示、報(bào)告等。 10． 指導(dǎo)和督導(dǎo)行政部有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。 11． 按照?qǐng)?zhí)行總裁的指示搞好專項(xiàng)調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報(bào)告，為執(zhí)行總裁提供決策依據(jù)。 12． 負(fù)責(zé)擬寫公司的階段性工作總結(jié)和工作規(guī)劃，編制行政開(kāi)支預(yù)算。 13． 嚴(yán)格管理和使用印章、介紹信，需經(jīng)簽字批準(zhǔn)并進(jìn) 行登記后方可用印。 14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報(bào)刊征訂與保管工作。 15． 負(fù)責(zé)對(duì)外合同的審核蓋章及對(duì)外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊。 16． 管理公司車輛，合理調(diào)度使用，安排人員進(jìn)行年審，辦理車輛保險(xiǎn)事務(wù)。 17． 組織與安排公司活動(dòng)。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險(xiǎn)福利。 18． 管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。 19． 安排外來(lái)賓客的住宿。 20． 組織落實(shí)公司關(guān)于創(chuàng)建文明單位和文明班組的計(jì)劃和部署，抓好公司的兩個(gè)文明建設(shè)。 21． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對(duì)外合作，并根據(jù)執(zhí)行總裁的 要求參與有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)。 22．認(rèn)真完成執(zhí)行總裁交辦的其它工作。 四、職權(quán)規(guī)定 1． 有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問(wèn)各部門工作情況。 2． 有權(quán)檢查督促對(duì)執(zhí)行總裁指示的貫徹執(zhí)行情況。 3． 有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。 4． 有權(quán)催促各部門及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作。 5． 有權(quán)按執(zhí)行總裁的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。 6． 有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。 7． 對(duì)各部門以執(zhí)行總裁、行政部名義起草的文件有審核和校正權(quán)。 8． 對(duì)不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。 9． 對(duì)要求各部門主管參加的會(huì)議， 有綜合平衡或精簡(jiǎn)壓縮的權(quán)力。 ，對(duì)辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。 五、職責(zé)規(guī)定 1． 對(duì)得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時(shí)向執(zhí)行總裁反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。 2． 對(duì)執(zhí)行總裁行政部行文的差錯(cuò)，收集與整理資料失實(shí)而造成的后果負(fù)責(zé)。 3． 對(duì)機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負(fù)責(zé)。 4． 對(duì)公文、函件、報(bào)刊傳遞不及時(shí)，或發(fā)生誤傳現(xiàn)象，影響工作負(fù)責(zé)。 5． 對(duì)印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。 6． 對(duì)下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。 7．對(duì)未及時(shí)根據(jù)公司方針目標(biāo)的有關(guān)要 求，編制好本室方針目標(biāo)或未及時(shí)檢查和落實(shí)負(fù)責(zé)。 六、注意事項(xiàng) 1． 要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府、天津貴金屬交易所有關(guān)的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內(nèi)容，掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)管理知識(shí)。 2． 在對(duì)外關(guān)系中要處處注意維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，在涉外活動(dòng)中要嚴(yán)格遵守涉外紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán)。 3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語(yǔ)言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。 行政部文員 一、基本資料 職位名稱 行政部文員 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接下屬 二、工作概要 根據(jù)行政 部經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成行政部日常事務(wù)工作。 三、崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、登記、引見(jiàn)、接送來(lái)訪賓客。 負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。 負(fù)責(zé)公司書籍、電子文件、報(bào)刊的整理、收集、分類、編號(hào)、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。負(fù)責(zé)書籍、刊物資料借閱登記，及時(shí)督催促歸還。 負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。 負(fù)責(zé)請(qǐng)假及加班申報(bào)單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價(jià)，掌握庫(kù)存物品的使用情況。 負(fù)責(zé)辦公用品、電腦耗材等物品的庫(kù)存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價(jià)，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領(lǐng)用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。 管理飲水，登記、發(fā)放水票。 1 負(fù)責(zé)維護(hù)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動(dòng)程序等資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。 1 負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和匯總考勤。 1 每月對(duì)公司物品、書籍刊盤進(jìn)行一次盤點(diǎn)，將盤存情況以書面形式上報(bào)。 1 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，做好其它部門 的協(xié)助工作。 六、注意事項(xiàng) 1． 在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，勤備踏實(shí)。 要堅(jiān)持原則，秉公辦事，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守公司機(jī)密。 行政部采購(gòu) 一、基本資料 職位名稱 司機(jī) 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接下屬 二、工作概要 負(fù)責(zé)各類辦公用品、勞動(dòng)保護(hù)用品和工程部備品備件的日常采購(gòu)。 三、崗位職責(zé) 1． 匯總各部門主管填制的《采購(gòu)計(jì)劃清單》，經(jīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。 2． 嚴(yán)格執(zhí)行貨物驗(yàn)收入庫(kù)制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請(qǐng)購(gòu)要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。 3． 嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。采購(gòu)后及時(shí)辦理結(jié)帳手續(xù) ，做到單據(jù)清、帳款清、手續(xù)清。 4． 認(rèn)真做好采購(gòu)記錄，對(duì)計(jì)劃表上采購(gòu)不到的物資要及時(shí)向需用部門說(shuō)明情況，提出解決的辦法。 5． 廣泛收集與本公司有關(guān)的各類產(chǎn)品信息（包括收集各類材料供應(yīng)商、辦公用品、電腦耗材廠商價(jià)格表等），及時(shí)提供給有關(guān)的使用部門參考。 6． 堅(jiān)持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。 7． 經(jīng)常主動(dòng)了解庫(kù)存情況，及時(shí)做好各類物品的補(bǔ)缺，避免供應(yīng)中斷。 8．對(duì)于管理上急需的物品，即需即購(gòu)，確保供應(yīng)，但采購(gòu)手續(xù)要完備。 9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作。 六、注意事項(xiàng) 1． 工作要認(rèn)真細(xì)致，要 有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。 2． 以公司利益為重，不利用職務(wù)之便謀取私利。 3．要熟悉商品市場(chǎng)，通過(guò)比較選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系。 行政部司機(jī) 一、基本資料 職位名稱 司機(jī) 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接下屬 二、工作概要 保證公車的正常、合理使用與出行安全。 三、崗位職責(zé) 保證公司業(yè)務(wù)部門用車的及時(shí)出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認(rèn)真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預(yù)計(jì)時(shí)間、返還時(shí)間等項(xiàng)。經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，司機(jī)方能出行（臨時(shí)、緊急情況除外）。 車輛返回或出車前半小時(shí)，司機(jī)人員需認(rèn)真檢查車輛安全狀況（油、