【正文】 行 政 部 管 理 制 度 匯 編 二 O 一一年六月 目 錄 第一章 職位說明書………………………… ……………… 第 3 頁 行政部經理 ………………………… ……………… 第 4 頁 行政部文員 ………………………… ……………… 第 7 頁 行政部采購 ………………………… ……………… 第 8 頁 行政部司機 ………………………… …………… … 第 9 頁 第二章 管理規(guī)定 ………………………… ……………… 第 10 頁 考勤管理制度………………………… ………………第 11 頁 會議管理制度 ………………………… ………………第 14 頁 行政部規(guī)范管理制度 ………………… ………………第 17 頁 印章管理制度 ………………………… ………………第 19 頁 合同管理制度………………………… ………………第 20 頁 書籍管理辦法………………………… ………………第 23 頁 電話及傳真管理制度………………… ………………第 24 頁 物資采購管理制度…………………… ………………第 25 頁 物資入庫 及庫存管理制度 …………… ………………第 27 頁 物品領用管理制度 …………………… ………………第 28 頁 司機行車及工作管理制度 …………… ………………第 30 頁 車輛肇事管理辦法 …………………… ………………第 32 頁 清潔衛(wèi)生管理制度 …………………… ………………第 34 頁 獎懲制度 …………………… …………………………第 35 頁 檔案保密制度 …………………… ……………………第 28 頁 行政部管理制度匯編 第一章 職位說明書 第一章 職位說明書 行政部經理 一、基本資料 職位名稱 行政部經理 定員人數 1 人 直屬上司 執(zhí)行總裁 直接下屬 行政部員工 二、工作概要 處理公司的行政事務和對外聯(lián)絡事務，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調、服務和管理功能。協(xié)調公司內部各部門、行政部各職能主管之間以及公司外部與政府有關部門、社區(qū)有關方面之間的關系；負責公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級的指示決議，檢查督促各部門的工作落實情況；做好后勤服務工作。 三、崗位 職責 1． 全面領導行政部工作并具體主持行政事務工作，制定本部門每年、每月和每周工作計劃。 2． 管理行政部人員編制。 3． 負責制訂公司的行政規(guī)章，經執(zhí)行總裁簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。 4． 負責聯(lián)絡公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，并向執(zhí)行總裁報告。 5． 負責協(xié)調公司各部門之間的關系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。 6． 負責安排、督導行政部各職能主管的工作，確保行政部各項功能的有效發(fā)揮。 7． 負責審批各部門采購計劃，組織安排人中同按計劃實施 物資采購。 8． 根據執(zhí)行總裁指示，負責安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務工作，組織編寫會議紀要或有關的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況，并及時編寫公司的大事記。 9． 負責起草、修改以公司名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等。 10． 指導和督導行政部有關人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。 11． 按照執(zhí)行總裁的指示搞好專項調查研究，擬寫調查報告，為執(zhí)行總裁提供決策依據。 12． 負責擬寫公司的階段性工作總結和工作規(guī)劃，編制行政開支預算。 13． 嚴格管理和使用印章、介紹信，需經簽字批準并進 行登記后方可用印。 14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報刊征訂與保管工作。 15． 負責對外合同的審核蓋章及對外事務協(xié)調，審查公司內部文件、記錄及內刊。 16． 管理公司車輛，合理調度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務。 17． 組織與安排公司活動。辦理經批準的公司員工的暫住證、保險福利。 18． 管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負責公司防火、防盜及交通等安全管理工作。 19． 安排外來賓客的住宿。 20． 組織落實公司關于創(chuàng)建文明單位和文明班組的計劃和部署，抓好公司的兩個文明建設。 21． 負責聯(lián)絡政府有關部門和社區(qū)有關方面的關系，搞好對外合作，并根據執(zhí)行總裁的 要求參與有關的社會活動。 22．認真完成執(zhí)行總裁交辦的其它工作。 四、職權規(guī)定 1． 有權向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。 2． 有權檢查督促對執(zhí)行總裁指示的貫徹執(zhí)行情況。 3． 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。 4． 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。 5． 有權按執(zhí)行總裁的指示，協(xié)調各部門之間的工作關系。 6． 有權安排、調度公車的使用。 7． 對各部門以執(zhí)行總裁、行政部名義起草的文件有審核和校正權。 8． 對不符合規(guī)定，或質量不高、效果不大的文件、資料，有權拒絕打印發(fā)放。 9． 對要求各部門主管參加的會議， 有綜合平衡或精簡壓縮的權力。 ，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。 五、職責規(guī)定 1． 對得知公司出現重大異常情況后未及時向執(zhí)行總裁反映，以致造成重大損失負責。 2． 對執(zhí)行總裁行政部行文的差錯，收集與整理資料失實而造成的后果負責。 3． 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負責。 4． 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發(fā)生誤傳現象，影響工作負責。 5． 對印章、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責。 6． 對下屬工作質量造成的不良影響負責。 7．對未及時根據公司方針目標的有關要 求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。 六、注意事項 1． 要認真學習政府、天津貴金屬交易所有關的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內容，掌握有關的業(yè)務基礎知識和專業(yè)管理知識。 2． 在對外關系中要處處注意維護公司的聲譽和形象，在涉外活動中要嚴格遵守涉外紀律，維護國家的尊嚴。 3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調、語言文字和應變處理等方面的能力。 行政部文員 一、基本資料 職位名稱 行政部文員 定員人數 1 人 直屬上司 行政部經理 直接下屬 二、工作概要 根據行政 部經理指示，負責收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成行政部日常事務工作。 三、崗位職責 負責前臺接待、登記、引見、接送來訪賓客。 負責接轉電話，做好電話記錄。 負責公司書籍、電子文件、報刊的整理、收集、分類、編號、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。負責書籍、刊物資料借閱登記，及時督催促歸還。 負責文件、資料的打印、復印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準確、及時。 負責請假及加班申報單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，掌握庫存物品的使用情況。 負責辦公用品、電腦耗材等物品的庫存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負責傳真收發(fā)與登記。 管理飲水，登記、發(fā)放水票。 1 負責維護電腦、打印機、復印機、傳真機等文印設備，保管保修卡、驅動程序等資料，發(fā)現故障，及時通知維修人員或供貨商修復，確保設備正常使用。 1 負責監(jiān)督打卡和匯總考勤。 1 每月對公司物品、書籍刊盤進行一次盤點，將盤存情況以書面形式上報。 1 完成領導交辦的其他工作，做好其它部門 的協(xié)助工作。 六、注意事項 1． 在工作中要謙虛謹慎，勤備踏實。 要堅持原則，秉公辦事，遵守紀律，嚴守公司機密。 行政部采購 一、基本資料 職位名稱 司機 定員人數 1 人 直屬上司 行政部經理 直接下屬 二、工作概要 負責各類辦公用品、勞動保護用品和工程部備品備件的日常采購。 三、崗位職責 1． 匯總各部門主管填制的《采購計劃清單》，經上報領導審批后及時進行采購。 2． 嚴格執(zhí)行貨物驗收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質量、數量與請購要求相符，與發(fā)票內容相符。 3． 嚴格執(zhí)行財務報銷制度。采購后及時辦理結帳手續(xù) ，做到單據清、帳款清、手續(xù)清。 4． 認真做好采購記錄，對計劃表上采購不到的物資要及時向需用部門說明情況，提出解決的辦法。 5． 廣泛收集與本公司有關的各類產品信息（包括收集各類材料供應商、辦公用品、電腦耗材廠商價格表等），及時提供給有關的使用部門參考。 6． 堅持“貨比三家”和“質優(yōu)價廉”的原則，既保證質量又節(jié)省支出。 7． 經常主動了解庫存情況，及時做好各類物品的補缺，避免供應中斷。 8．對于管理上急需的物品，即需即購，確保供應，但采購手續(xù)要完備。 9．完成領導交辦的其它臨時性工作。 六、注意事項 1． 工作要認真細致，要 有為各部門服務、做好后勤保障的精神。 2． 以公司利益為重，不利用職務之便謀取私利。 3．要熟悉商品市場，通過比較選擇信譽好的供應商，建立良好的合作關系。 行政部司機 一、基本資料 職位名稱 司機 定員人數 1 人 直屬上司 行政部經理 直接下屬 二、工作概要 保證公車的正常、合理使用與出行安全。 三、崗位職責 保證公司業(yè)務部門用車的及時出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預計時間、返還時間等項。經行政部經理批準后，司機方能出行（臨時、緊急情況除外）。 車輛返回或出車前半小時，司機人員需認真檢查車輛安全狀況（油、