【正文】 （討論稿） 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 ii 編制單位：行政部 編制時間：二 00 四年五月 目 錄 員工行為規(guī)范制度 …………………………………1 收發(fā)文管理制度 …………………………………… 3 檔案管理制度 ……………………………………… 4 保密管理制度 ……………………………………… 7 圖書、資料管理制度 ……………………………… 9 固定資產管理制度 ………………………………… 10 辦公用品管理制度 ………………………………… 12 機動車輛、駕駛員 管理制度 ………………………14 保潔工作管理制度 …………………………………16 印鑒管理制度 ………………………………………17 宿舍管理制度 …. ……………………………… …..19 職工宿舍文明守則 ………………………………… 22 通訊工具管理制度 …………………………………2 3 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 1 員工行為規(guī)范制度 一、 職業(yè)道德 忠誠、正派、守紀、勤勉、盡職、敬業(yè)。 二、 禮貌儀表 禮貌服務 ：尊重客商，禮貌待人，文明用語，熱情服務。 儀表舉止： 職員工作時間應穿著職業(yè)裝。男職員應穿職業(yè)裝，系領帶 , 穿皮鞋， 夏天不穿無領襯衫和短褲；女職員應穿職業(yè)裙裝或褲裝，穿皮鞋，夏天不穿緊身服裝、超短裙、涼拖鞋、不得穿著運動裝或休閑裝上班，周末可適當放寬。必須佩帶胸卡 ；舉止大方文雅；講究公 共衛(wèi)生；維護公司形象。 三、 工作秩序 遵章守紀 。 尊重同事，服從安排，聯(lián)系下屬，精誠團結； 認真工作，忠于職守； 不擅自從事非職務活動； 工作時間不做私事（包括看報、上網聊天、打游戲、打私人電話）； 營造和保持經營場所的良好環(huán)境，辦公區(qū)內不喧嘩、非吸煙區(qū)（辦公區(qū)、會議 室）不吸煙、不吃零食。 未經主持人同意，參加會議期間不許使用手機。 未經主持人同意，參加會議期間不得中途離開。 四、 安全保密 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 2 正確使用設備、設施，安全操作； 實行事故報告制度； 保密制度 職員應 自覺執(zhí)行公司的保密制度。公司的發(fā)展策略、計劃設想、勞動合同及經營和技術方略均屬公司秘密。不經批準不得提供市場內部信息、數據和資料。任何泄露公司機密的行為將承擔相應的法律責任。 個人物品不得隨意放置，文檔必須存入適合的箱柜內。工作時間不得擅自離崗。下班前清理文件，鎖入文件柜。保持桌面整潔。關閉照明燈、計算機、空調機電源等。愛護公司財物，不得損壞、丟失、浪費各種辦公用品。 電話、傳真與電腦的使用 接聽電話時，應用 : 《 您好 !》 （ 或報自己姓名 ）》 ，總臺應用《您好！泰盛集團 。 《 再見 》 。 《 謝謝 》 等禮貌 用語。盡量放低聲音，以免影響他人工作；通話盡可能簡短，更不應在電話中閑聊。公司的長途電話僅限于工作使用，不得因私使用，一經發(fā)現，除個人支付電話費用外，還將按違紀處理。 職員在工作需要使用傳真機時 , 應使用公司統(tǒng)一傳真格式。傳真機不允許因私使用。 公司計算機設備在使用中注意防病毒感染，如使用過程中出現問題，請與信息部工程師聯(lián)系。公司電腦嚴禁使用游戲軟件，嚴禁上網瀏覽與工作無關的網頁，禁止上 、上網《炒股》、下載 MP3歌曲、游戲等，上述行為一經發(fā)現，公司將根據人事管理制度規(guī)定處理。職員因工作需要將公司的設備或 物品攜帶出辦公區(qū) , 需得到本部門經理 、行政部門的批準。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 3 收發(fā)文管理制度 一、 收文 登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。 傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。 二 、 發(fā)文 公司文件的擬定簽發(fā)，對內外具有指令性和權威性。 擬稿：公司文件一般由各部門在職責范圍內自行起草，要對文件內容負 責。文件內容涉及跨部門事務，須經部門間協(xié)調后方可發(fā)文。如事關公司的重大內外決策業(yè)務往來的文件，由董事長指定專人負責起草。 核稿：公文起草后，由擬稿部門經理審核簽字，如公文內容涉及其他部門事務，須由有關部門共同審核簽字；會簽由主管副總會簽。事關公司重大內外決策、業(yè)務往來文件，由董事長簽發(fā)。 簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經行政部經理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權范圍內需以部門名義獨立行文的，部門經理簽發(fā)即可。 打?。涸跀M稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標明文號，密級和分發(fā)范圍 。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補辦登記手續(xù)，按審核份數打印。 蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。 存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。 傳遞：保密文件的 傳 遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。 三、傳真 由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 4 發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 5 檔案管理制度 一、 職責 各部門經理負責本部門管理范圍內的檔案管理工作。對本部門工作過程中產生的文件資料及與 本部門工作相關的外來文件進行管理和控制，所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應設立檔案管理員。 二、管理內容與方法 立卷歸檔 （ 1） 公司應立卷歸檔的文件資料包括： ① 證照資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關資料； ② 規(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。 ③ 收發(fā)文書：包括總公司內部文件、總公司與各子公司（辦事處）往來文件、總公司與政府公文及批復、總公司與其它公司業(yè)務文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。 ④ 合同資料 ：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。 ⑤ 工程技術資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。 ⑥ 照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。 ⑦ 其他需歸檔的文件資料。 （ 2） 立卷歸檔的要求： ① 各類文件應分別立卷。所有外來文件、內部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊，外來文件、內部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀要等。 ② 文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起，保持文件、 材料的完整性。 ③ 立卷歸檔的文件要便于查找。 ④ 文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 6 并標上方括號以示立卷人加的標題。 ⑤ 案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊。 ⑥ 照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。 檔案的利用 （ 1） 各部門因工作需要借閱檔案，應在借閱登記簿上登記。 （ 2） 借閱檔案，要填借閱簿，用后應按時歸還。借閱人員對所借檔案應妥善保管，嚴防遺失，泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自復制。 （ 3） 借閱和查詢公司檔案，應經借 閱和查詢人的分管領導批準。 （ 4） 外單位人員借閱和查詢公司檔案，應經董事長批準。 銷毀 （ 1） 檔案保存期，由行政部提議，報董事長批準。專業(yè)性檔案（如工程技術、財務等）保存期限按照國家有關制度。 （ 2） 對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀申請，報董事長批準。 （ 3） 銷毀檔案時，應認真清點，由 2 名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經理指定，銷毀后，由銷毀經辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。 （ 4） 對已銷毀文件，應制定目錄清冊存檔。 檔案室管理 （ 1）檔案室應建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出 、銷毀必須在流水帳簿上登記，對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。 （ 2）檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)。 （ 3）檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發(fā)現問題，及時報告解決。 （ 4）檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜。 （ 5） 立卷的檔案應分類放入檔案盒存放； （ 6） 檔案移交 ① 由部門自定責任人保管的檔案不移交，但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查； 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 7 ② 按年度歸檔的檔案，在每個自然年結束后 1 個月內，由各部門立卷歸檔，移交檔案室； ③ 負責保管檔案的職員離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷后，與檔案室負責人、部門經理一同進行檔案移交，移交給本部門經理或接崗人； ④ 檔案移交時，移交人填制移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，并在移交清單上簽字；移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。 三、責任 損壞、丟失公司檔案的； 擅自提供、銷毀公司檔案的； 涂改、偽造檔案的； 違反第三條制度，不按制度歸檔或不按期移交檔案的； 檔案管 理人員玩忽職守，造成公司檔案損失的。 違反檔案管理制度的，公司將據《人事管理制度》，視情節(jié)輕重，給予處罰。 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 8 保密管理規(guī)定 一、保密范圍 公司全體員工均應樹立保密意識，嚴格保守公司秘密。 二、保密原則 公司全體員工應遵守以下原則：不該說的，絕對不說；不該問的，絕對不問；不該看的，絕對不看；不該聽的，絕對不聽；不該記錄的，絕對不記錄。 三、保密內容與方法 文件的保密環(huán)節(jié)包括其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀等。 保密文件劃分為三級，第一級為絕密，第二級為機密，第三級為秘密。 （ 1）絕 密 ① 公司有針對性的競爭策略和計劃； ② 交易商有關資料； ③ 尚未公布的工資福利和人事調整方案； ④ 其他絕密內容。 （ 2）機密 ① 公司發(fā)展規(guī)劃； ② 公司事故調查報告； ③ 公司領導的人事檔案； ④ 尚未公布的公司機構改革方案； ⑤ 員工個人的薪金； ⑥ 其他機密內容。 （ 3）秘密 ① 沒有明確規(guī)定可以傳達的公司辦公會議內容； ② 不宜對外單位公開的內部規(guī)章； ③ 尚未公布的人事處罰決定； ④ 其他秘密內容。 保密文件的復制 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度 9 （ 1）保密文件的復制由董事長或主管副董事長批準； （ 2）復制保密文件，應派人在復制現場監(jiān)督； （ 3）保密文件的復制情況應予登記。 保密文件的發(fā)出、傳遞、簽收、保管 （ 1）發(fā)出保密文件應履行審批手續(xù)，審批權限同保密文件的復制一致； （ 2）行政部經理負責絕密文件的傳遞工作，其他保密文件的傳遞工作由秘書負責； （ 3）保密文件的接收人，應在接收記錄簿上簽收。接收人應對保密文件妥善保管，不得隨意在辦公桌上堆放，不得攜帶回家或公共場所； （ 4）經批準由個人保存的記有秘密內容的記錄本等應防止遺失。離職時，應清理交回公司。 （ 5）絕密文件由行政部經理直接保管，其他文件由行政部（檔案室）保管。 保密文件的查詢和借 閱，要嚴格履行審批制度，權限同保密文件的復制一致； 保密文件的解密和銷毀 （ 1）保密文件的解密有兩種形式，一是因正式公布而解；二是經鑒定已喪失秘密特征而解密； （ 2）因公布而解密的，由保管人確認； （ 3）經鑒定解密的，鑒定由保管人提出； （ 4）經鑒定已喪失保存價值的秘密文