文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案(已修改)
2025-07-02 04:54 本頁面
【正文】 第六章文檔系統(tǒng)的建立【本章案例分析】1． 某局使用“年代——機構(gòu)——保管期限”進行文件分類，但同時又單獨設(shè)計了“統(tǒng)計報表類”，將本局編制或報送的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？錯, 采用復(fù)式分類法同一分類層次只能采用一種分類方法。該局采用了“年度—機構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機構(gòu)分類，又按問題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。2． 某公司一個案件的處理工作從1998年開始至2003年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。在分類時，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來在檔案管理和提供利用時，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機械理解，要同時考慮機關(guān)文件歸檔制度和這項工作每年的文件形成量。如果機關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找時的方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內(nèi)歸檔。3． 某大學(xué)召開第三屆教代會，在整理會議文件時，將此次會議文件形成的若干文件作為會議決議的附件來處理，集中裝訂成為一“件”，以保持同一事由文件的聯(lián)系性。這樣做可以嗎？為什么？會議文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有獨立性，獨立件號，應(yīng)單獨裝訂。4． 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對本
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