文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案(存儲(chǔ)版)
【正文】 會(huì)副主任，在履行兼職職務(wù)時(shí)形成的文件，由——整理歸檔。6. 某項(xiàng)工作從1998——2003年持續(xù)5年方結(jié)束，其形成文件如何整理歸檔？【答案提示】 全部文件原則上在結(jié)束年2003年整理歸檔。5． 闡釋主要的文件分類方法。5. 可否使用文號(hào)、級(jí)別等其他分類方法?【答案提示】 按《規(guī)則》不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）之外的其他分類方法。大學(xué)綜合部門，教務(wù)處（3） 該大學(xué)黨政聯(lián)合行文的原件由——整理(立卷)歸檔, 其他機(jī)關(guān)保存——或其他形式的文件副本。2004（5）幾份文件作為一件時(shí), “件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)應(yīng)以——日期為準(zhǔn)。他這種做法是否正確？為什么？ 不正確。請(qǐng)問(wèn)，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法再否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請(qǐng)指出并予以改正。實(shí)際工作中，使用這兩種分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。但對(duì)此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。在分類時(shí)，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來(lái)在檔案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。其原因是，無(wú)論級(jí)別、文號(hào)還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會(huì)割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。（6） 將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注10本局〔2000〕8號(hào)通知2000．3．91—8小張借走未還上課講過(guò)，公司某次重要會(huì)議后，他在將會(huì)議文件作為成套文件歸檔后，簡(jiǎn)化了整理環(huán)節(jié)，沒(méi)有逐一填寫歸檔文件目錄。（1）1995年形成的《1
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