文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案-文庫吧
2025-06-05 04:54 本頁面
【正文】 機(jī)關(guān)的收發(fā)文采用文號、級別分類排列的方法，將本機(jī)關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號依次排列。你認(rèn)為這種分類方法是否合適？為什么？不合適，（按《細(xì)則》要求，不允許使用除年度、保管期限和組織機(jī)構(gòu)（問題）之外的其他分類方法。其原因是，無論級別、文號還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實(shí)際工作中，使用這兩種分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。5．某局為貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》，于2001年3月18號召開了由辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議，會上由檔案室的業(yè)務(wù)人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整理2000年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。（2） 將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。（3） 將三個期限的文件分別按照本部門、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)單位、下級單位、平級單位的文件，依次分類排列。（4） 按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。（5） 填寫一式二份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（6） 將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。請問，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法再否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正。分類法：機(jī)構(gòu)年度保管期限第一， 不需為每一份文件加封面和封底；第二， 保管期限應(yīng)定為永久、定期（30或10年）；第三， 在最低一級類目下應(yīng)按事由原則排列；第四， 件號位置應(yīng)在文件
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