文書學(xué)第六章文檔系統(tǒng)的建立復(fù)習(xí)思考題答案-免費(fèi)閱讀
【正文】 2． 文件立卷的組織機(jī)構(gòu)和組織形式的正確確定。3. 由檔案室集中整理歸檔文件的大型機(jī)關(guān)是否可以采用“年度—保管期限”分類方法？【答案提示】 大型機(jī)關(guān)無(wú)論選擇在哪個(gè)環(huán)節(jié)整理歸檔，都不宜選用此分類法，因?yàn)椴焕凇半S辦隨歸”；也未體現(xiàn)出形成規(guī)律和聯(lián)系，給今后的檔案管理和提供利用造成困難。，請(qǐng)分別確定以下文件的立卷分工。為某單位擬制一份歸檔文件整理的流程圖。該局采用了“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。（4） 按照排列順序，在文件首頁(yè)的右下角逐件對(duì)文件編制件號(hào)。4． 某市某局每年的收文和發(fā)文數(shù)量都很大，該局對(duì)本機(jī)關(guān)的收發(fā)文采用文號(hào)、級(jí)別分類排列的方法，將本機(jī)關(guān)的收文全部都按照發(fā)文順序，單份裝訂，按發(fā)文號(hào)依次排列。該局采用了“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類方法，使分類方案在同一層次既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又按問(wèn)題分類情況，使分類體系隨意、混亂，影響檢索。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。會(huì)后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下的方法整理其歸檔文件：（1） 按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護(hù)文件。提供利用時(shí)，檔案人員是根據(jù)歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號(hào)找到相應(yīng)檔案盒需要抽取的實(shí)體。9．為某機(jī)關(guān)編制歸檔文件目錄時(shí)，習(xí)慣將項(xiàng)目中的“責(zé)任者”一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是否正確？不正確。考察文件內(nèi)容，判斷文件大致形成日期歸類。大學(xué)綜合部門，學(xué)校招辦（5） 兼職文件—— 本學(xué)校黨委書記兼任省人大常委
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