【正文】 房產(chǎn)公司項目部工程現(xiàn)場管理相關工作流程及書面資料歸檔要求（一）、工程現(xiàn)場簽證管理流程及書面資料歸檔要求： 1（二）、工程設計變更管理流程及書面資料歸檔要求： 4（三）、總包、分包合同管理流程及書面資料歸檔要求： 10（四）、收方記錄管理流程及資料歸檔要求： 15（五）、機械臺班管理流程及書面資料歸檔要求： 16（六）、圖紙會審管理流程及資料歸檔要求： 18（七）、工程部通知書面資料歸檔要求： 20（八）、收發(fā)文件資料歸檔要求： 21（九）、會議紀要資料歸檔要求： 22（十一）監(jiān)理資料歸檔要求： 24（十二）工作日志書面資料歸檔要求： 25（十三）項目部水電費書面資料歸檔要求： 25（十四）、現(xiàn)場施工材料管理流程與書面資料歸檔要求： 26（一）、工程現(xiàn)場簽證管理流程及書面資料歸檔要求：一、現(xiàn)場簽證管理流程：1）建設單位授權(quán)派駐工地代表(簡稱甲方代表)負責工程施工現(xiàn)場簽證工作的管理與實施。2）工程施工方(簡稱乙方)負責對甲方下達的指令或需由乙方簽證的文件進行簽證。1）基礎開挖到滿足設計要求時，必須進行簽證確認。2）合同以外的土方工程。3）施工圖和設計變更以外的工程內(nèi)容。 4）甲方確定的必須通過簽證才予以確認的。5）工程施工合同中約定必須簽認的。6）法律、法規(guī)及現(xiàn)行有效標準規(guī)定必須簽證的。：甲方代表、甲方預算部、乙方代表、監(jiān)理單位代表。工程量必須經(jīng)現(xiàn)場測量或查看認可后填寫，到場人員必須當場在現(xiàn)場簽證單上簽字或當場在記錄的原始數(shù)據(jù)上簽字，后再補簽簽證單?，F(xiàn)場簽證單要求按統(tǒng)一格式辦理，簽證內(nèi)容要求采用A4紙機打。 1）乙方提出簽證申請→甲方、監(jiān)理單位同意進行認證→甲方代表組織預算部現(xiàn)場進行工程量測量、參與方須當時共同簽字確認簽證單或收方記錄，后再執(zhí)行會簽流程。2）乙方根據(jù)甲方指令提報現(xiàn)場簽證單(現(xiàn)場簽證單必須使用公司統(tǒng)一標準規(guī)范表格且簽證內(nèi)容要求采用A4紙機打，乙方簽字、注明提報時間)→各責任方須根據(jù)實際情況按時給予簽批并復印留存。（如簽證需要，乙方須對簽證單做一份完整的預算附簽證后以備甲方預算部審核，也作為后期結(jié)算依據(jù)）5．現(xiàn)場簽證具體要求1）簽證附件：甲方代表、監(jiān)理單位、甲方預算部、施工單位共同簽字確認的收方記錄復印件；能反映簽證施工內(nèi)容的照片復印件（尤其隱蔽工程，影像資料須詳細清晰）。2）現(xiàn)場簽證一式兩份，簽署完成后，預算部負責將一份原件存入檔案資料室，另一份原件由預算部交甲方項目部，由甲方項目部轉(zhuǎn)交施工單位，預算部、項目部各留存一份復印件。3）現(xiàn)場簽證必須使用公司統(tǒng)一標準規(guī)范表格，必須用A4紙電腦打印，手寫無效，未經(jīng)項目總經(jīng)理簽字確認的簽證，不可作為結(jié)算依據(jù)。再者，簽證原則上不允許簽人工工日，如有特殊臨時用工情況，必須列明用工人數(shù)及用工時間。4）現(xiàn)場簽證單相關負責人必須嚴格執(zhí)行流程簽批（無監(jiān)理跟蹤的工程，項目部須給予說明），否則簽證單視同無效；再者,會簽完成后由預算部再統(tǒng)一編號交接給檔案室。6．現(xiàn)場簽證管理時間1）施工單位于簽證內(nèi)容發(fā)生后7個工作日內(nèi)（以現(xiàn)場收方記錄時間為準）辦理相應工程簽證→監(jiān)理單位于2個工作日內(nèi)（以施工單位提報簽證時間為準）審核完畢→甲方項目部于7個工作日內(nèi)（以監(jiān)理單位提報簽證時間為準）審核完畢并提報預算部→預算部自收到項目部提報的簽證資料之日起14個日內(nèi)辦理完剩余簽證簽批手續(xù)，并返還施工單位及到檔案室備案。2）施工單位提報簽證時，須注明當日日期，且簽證內(nèi)容需自發(fā)生之日起30個工作日內(nèi)完成，如若不能按時完成，甲方有權(quán)不予認可，并將追究相關責任人責任。1）單體施工單位在正式驗收前3個月施工單位必須將相應簽證等結(jié)算資料提交到甲方預算部，否則相關責任乙方自負。2）配套、景觀及零星工程合同以外的簽證，結(jié)算前必須將簽證結(jié)算資料提交到集團預算部，逾期停付工程款。1）對涉及工程經(jīng)濟類的乙方應予提報簽證的，而未嚴格執(zhí)行現(xiàn)簽證管理流程而以呈閱批示文件直接出具上屬領導的批準文件，結(jié)算時一律不予承認，一切損失由乙方或責任方自行承擔；已實施未經(jīng)簽證所產(chǎn)生的經(jīng)濟責任由乙方承擔。乙方對甲方的指令確有異議(拒簽)，在甲方堅持要求執(zhí)行時，乙方應予以執(zhí)行，因指令錯誤發(fā)生的費用和給乙方造成的損失由甲方承擔，延誤的工期相應順延；因拒不執(zhí)行指令而造成的損失則由乙方承擔。2）甲方駐地人員，施工過程中須嚴格按審核后的施工設計圖紙及簽訂的施工協(xié)議內(nèi)容進行全過程管理，對現(xiàn)場因設計變更及局部調(diào)整而減少的工程量或費用，項目人員有責任有義務要求乙方及時提報相應簽證，若乙方不配合，則乙方施工的下一撥款點不予支付；甲方駐工地人員須積極對待類似簽證，并作好現(xiàn)場一手資料，相關資料將作為審計工作重點，若后期抽查出漏項未補作簽證的，直接追究對應負責人，并予通報，通報三次給予辭退，一切責任自行承擔。對涉及工程經(jīng)濟類的需作簽證的及時通知集團預算部共同查看現(xiàn)場，核實相關工程量及發(fā)生的費用，若未及時通知集團預算部，而自行與乙方收方并簽字確認，且后期預算部因工程隱蔽或其他情況，現(xiàn)場不能核實所提報的工程量及發(fā)生的費用，則后期結(jié)算中，預算部將不予承認，所發(fā)生的一切損失由責任方自行承擔。3)對施工方間因工程量對接發(fā)生費用糾紛的問題，項目部須要求相關責任方同時到場，根據(jù)現(xiàn)場實際情況，明確真正的責任方以及費用應怎樣賠償，相互間的利害關系等描述詳細、清晰，且由項目部和相關方簽字認可，依此作為簽證和后期工程結(jié)算費用扣減的依據(jù)。4）本辦法為甲乙雙方在合作中的經(jīng)濟或法律責任界定的依據(jù)，包括返工、返修、停工損失、延誤的工期及其他經(jīng)濟損失。5）必要時，甲方可發(fā)出口頭指令，施工方對甲方的口頭指令應予以執(zhí)行。但乙方應在4 8小時內(nèi)提出書面文件，甲方進行簽證確認。二、現(xiàn)場簽證書面資料歸檔要求： 內(nèi)容： ①簽證管理目錄 ②經(jīng)濟簽證資料 要求：①簽證資料后期直接作為結(jié)算依據(jù)，故簽證發(fā)生后嚴格按照簽證會簽流程執(zhí)行，相關責任部門認真核實審批，簽批完成后項目部統(tǒng)一轉(zhuǎn)交給預算部，由預算部統(tǒng)一編號再下發(fā)。② 現(xiàn)項目部對簽批完成的簽證資料按棟號及預算部的編號連續(xù)分別復印留存?zhèn)錂n（總包范圍內(nèi)的須按棟號存檔，分包可按樓號和施工單位存檔）。 表格格式： ①簽證管理目錄格式：（項目名稱及樓號）簽證管理目錄編號施工單位簽證部位簽證內(nèi)容簽證日期（乙方提報時間為準）001002 ②工程經(jīng)濟簽證單格式：日照安泰集團工程經(jīng)濟簽證單( )項目日期：（乙方電子版注明提報日期） 編號：（甲方預算部統(tǒng)一手寫編號，空）工程名稱 施工情況（簽證主要涉及進度部位，須填）施工單位簽證名稱（簽證主要涉及內(nèi)容，須填）（簽證內(nèi)容一律電子版描述）施工單位：監(jiān)理單位：（現(xiàn)場監(jiān)理跟蹤負責人）項目部：（經(jīng)辦人、項目經(jīng)理）預算部：（經(jīng)辦人、預算部經(jīng)理）項目副總經(jīng)理：項目總經(jīng)理：說明：簽證發(fā)生后施工單位于2日內(nèi)完成簽證內(nèi)容上報公司,規(guī)定時間內(nèi)未完成責任由施工單位自負，簽證內(nèi)容須采用A4紙電腦打印，手寫無效。經(jīng)施工單位簽字后依次由監(jiān)理單位、項目部（經(jīng)辦人、負責人）、預算部（經(jīng)辦人、負責人）、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核簽字認可，未經(jīng)總經(jīng)理簽批的簽證不能作為結(jié)算依據(jù)。簽證單原件一式兩份，施工單位一份（原件），甲方檔案室一份（原件），預算部、項目部各存一份復印件。（二）、工程設計變更管理流程及書面資料歸檔要求：一、設計變更流程管理流程：1．目的管理、控制設計變更，確保任何工程變更都進行了必要的審批和信息傳遞。2．適用范圍本規(guī)程適用于公司開發(fā)項目中有關工程變更的管理和控制。職責分工：1）項目工程部負責各類工程變更的最終確認和實施；2）銷售部負責客戶相關變更的確認、信息傳遞和跟蹤驗證；3）集團預算部負責相關變更的費用預算及審定；4）總工辦、項目總經(jīng)理負責變更的審批。 工作程序1）顧客要求的變更顧客要求變更(不論是簽訂合同前還是簽訂合同后)，銷售部經(jīng)辦人須向顧客說明變更發(fā)生的費用(設計費和材料費等)要由顧客自行承擔。顧客要求變更，銷售部經(jīng)辦人(銷售員)須將顧客要求的變更內(nèi)容以及顧客愿意承擔相關費用的承諾填入《設計變更聯(lián)系單》并請顧客確認，《設計變更聯(lián)系單》由銷售部指定人員負責依次傳遞到總工辦、項目工程部、預算部和設計單位審簽意見。在上述單位、部門審簽意見后，銷售部負責人根據(jù)他們的意見簽署本部門的意見或建議，并最終報請項目總經(jīng)理審批確定。各會審部門在審簽意見時若不同意變更，必須詳細說明理由并及時反饋?？偣まk若同意變更，及時向銷售部反饋信息；項目工程部若同意變更，須同時注明對《設計變更聯(lián)系單》的時限要求，預算部會審主要對工程變更所產(chǎn)生的費用進行估算，以便項目總經(jīng)理能在獲得充分信息的情況下進行審批。經(jīng)項目總經(jīng)理最終審批不同意更改的，《設計變更聯(lián)系單》原件由銷售部保存，銷售部經(jīng)辦人(銷售員)須及時向顧客解釋說明并請求顧客諒解。經(jīng)項目總經(jīng)理最終審批同意更改的，銷售部指定人員須及時將《設計變更聯(lián)系單》復印并傳遞給設計單位及項目工程部(原件由銷售部指定人員保存)，由銷售部和項目工程部共同催促設計單位及時變更。預算部需及時核算應由顧客承擔的費用并書面提供給銷售部，并由銷售部經(jīng)辦人(銷售員)及時與顧客簽訂補充協(xié)議。對于顧客要求的變更，由銷售部指定人員負責督促項目工程部進行相應的工程變更并進行實地驗證。⑧設計單位蓋章后，由銷售部指定人員轉(zhuǎn)交給項目資料管理員再統(tǒng)一登記編碼并發(fā)放相關單位、部門（施工單位、銷售部、項目部、預算部、監(jiān)理單位、檔案室）存檔備份。2）甲方項目部及上級領導要求的變更在施工過程中若發(fā)現(xiàn)設計不合理可申請要求變更，項目工程部負責填寫《設計變更聯(lián)系單》，并提報集團總工辦、監(jiān)理單位、集團預算部、項目總經(jīng)理予以批準確。（工作流程詳見附圖一）由項目工程部提出的的變更，若影響房屋使用功能、戶型布局、立面或面積的，項目工程部須向銷售部及時傳遞書面的變更信息。涉及工程經(jīng)濟類費用的由集團預算部負責編制變更費用，作為項目總經(jīng)理審批依據(jù)。2萬元以上的由項目總經(jīng)理（或授權(quán)委托人）報集團總經(jīng)理審批，審批完成后變更實施。2）施工、監(jiān)理等合作單位要求的變更本公司原則上不允許合作單位擅自調(diào)整已經(jīng)確認的設計圖紙，但因技術(shù)方面的考慮確需對原設計進行調(diào)整時，合作單位可向項目工程部提出設計變更申請，由項目工程部負責填寫《設計變更聯(lián)系單》提報集團總工辦、監(jiān)理單位、集團預算部、項目總經(jīng)理予以批準確認（工作流程詳見附件二、三）。項目工程部須對照原設計圖紙對合作單位提出的變更進行認真核對，發(fā)現(xiàn)對原房屋的使用功能、戶型布局、立面或面積產(chǎn)生影響的，須立即向銷售部傳遞書面的變更信息。涉及工程經(jīng)濟類費用的由集團預算部負責編制變更費用，作為項目總經(jīng)理審批依據(jù)。2萬元以上的由項目總經(jīng)理（或授權(quán)委托人）報集團總經(jīng)理審批，審批完成后變更實施。39 / 39附件： （一）建設單位提出設計變更的程序流程圖總工辦審核確認1天 不同意（同意） 項目總經(jīng)理審核確認甲方項目部 甲方預算部經(jīng)濟費 用論證批復監(jiān)理單位審核甲方項目部提出 當天　　　　?。? 當天 5天 不同意 項目部資料管理員登記編碼發(fā)放相關單位、部門（施工單位、總工辦、項目部、預算部、監(jiān)理單位、檔案室）設計單位確認蓋章 派專人 （二）監(jiān)理單位提出設計變更的程序流程圖總工辦審核確認1天 不同意（同意）項目總經(jīng)理審核確認甲方項目部 甲方預算部經(jīng)濟費 用論證批復甲方項目部審查監(jiān)理單位提出 當日　　　　?。? 3天 5天 不同意 項目部資料管理員登記編碼發(fā)放相關單位、部門（施工單位、總工辦、項目部、預算部、監(jiān)理單位、檔案室）設計單位確認蓋章