【正文】 房產(chǎn)公司項(xiàng)目部工程現(xiàn)場(chǎng)管理相關(guān)工作流程及書面資料歸檔要求（一）、工程現(xiàn)場(chǎng)簽證管理流程及書面資料歸檔要求： 1（二）、工程設(shè)計(jì)變更管理流程及書面資料歸檔要求： 4（三）、總包、分包合同管理流程及書面資料歸檔要求： 10（四）、收方記錄管理流程及資料歸檔要求： 15（五）、機(jī)械臺(tái)班管理流程及書面資料歸檔要求： 16（六）、圖紙會(huì)審管理流程及資料歸檔要求： 18（七）、工程部通知書面資料歸檔要求： 20（八）、收發(fā)文件資料歸檔要求： 21（九）、會(huì)議紀(jì)要資料歸檔要求： 22（十一）監(jiān)理資料歸檔要求： 24（十二）工作日志書面資料歸檔要求： 25（十三）項(xiàng)目部水電費(fèi)書面資料歸檔要求： 25（十四）、現(xiàn)場(chǎng)施工材料管理流程與書面資料歸檔要求： 26（一）、工程現(xiàn)場(chǎng)簽證管理流程及書面資料歸檔要求：一、現(xiàn)場(chǎng)簽證管理流程：1）建設(shè)單位授權(quán)派駐工地代表(簡(jiǎn)稱甲方代表)負(fù)責(zé)工程施工現(xiàn)場(chǎng)簽證工作的管理與實(shí)施。2）工程施工方(簡(jiǎn)稱乙方)負(fù)責(zé)對(duì)甲方下達(dá)的指令或需由乙方簽證的文件進(jìn)行簽證。1）基礎(chǔ)開挖到滿足設(shè)計(jì)要求時(shí)，必須進(jìn)行簽證確認(rèn)。2）合同以外的土方工程。3）施工圖和設(shè)計(jì)變更以外的工程內(nèi)容。 4）甲方確定的必須通過(guò)簽證才予以確認(rèn)的。5）工程施工合同中約定必須簽認(rèn)的。6）法律、法規(guī)及現(xiàn)行有效標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定必須簽證的。：甲方代表、甲方預(yù)算部、乙方代表、監(jiān)理單位代表。工程量必須經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量或查看認(rèn)可后填寫，到場(chǎng)人員必須當(dāng)場(chǎng)在現(xiàn)場(chǎng)簽證單上簽字或當(dāng)場(chǎng)在記錄的原始數(shù)據(jù)上簽字，后再補(bǔ)簽簽證單?，F(xiàn)場(chǎng)簽證單要求按統(tǒng)一格式辦理，簽證內(nèi)容要求采用A4紙機(jī)打。 1）乙方提出簽證申請(qǐng)→甲方、監(jiān)理單位同意進(jìn)行認(rèn)證→甲方代表組織預(yù)算部現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行工程量測(cè)量、參與方須當(dāng)時(shí)共同簽字確認(rèn)簽證單或收方記錄，后再執(zhí)行會(huì)簽流程。2）乙方根據(jù)甲方指令提報(bào)現(xiàn)場(chǎng)簽證單(現(xiàn)場(chǎng)簽證單必須使用公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范表格且簽證內(nèi)容要求采用A4紙機(jī)打，乙方簽字、注明提報(bào)時(shí)間)→各責(zé)任方須根據(jù)實(shí)際情況按時(shí)給予簽批并復(fù)印留存。（如簽證需要，乙方須對(duì)簽證單做一份完整的預(yù)算附簽證后以備甲方預(yù)算部審核，也作為后期結(jié)算依據(jù)）5．現(xiàn)場(chǎng)簽證具體要求1）簽證附件：甲方代表、監(jiān)理單位、甲方預(yù)算部、施工單位共同簽字確認(rèn)的收方記錄復(fù)印件；能反映簽證施工內(nèi)容的照片復(fù)印件（尤其隱蔽工程，影像資料須詳細(xì)清晰）。2）現(xiàn)場(chǎng)簽證一式兩份，簽署完成后，預(yù)算部負(fù)責(zé)將一份原件存入檔案資料室，另一份原件由預(yù)算部交甲方項(xiàng)目部，由甲方項(xiàng)目部轉(zhuǎn)交施工單位，預(yù)算部、項(xiàng)目部各留存一份復(fù)印件。3）現(xiàn)場(chǎng)簽證必須使用公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范表格，必須用A4紙電腦打印，手寫無(wú)效，未經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理簽字確認(rèn)的簽證，不可作為結(jié)算依據(jù)。再者，簽證原則上不允許簽人工工日，如有特殊臨時(shí)用工情況，必須列明用工人數(shù)及用工時(shí)間。4）現(xiàn)場(chǎng)簽證單相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格執(zhí)行流程簽批（無(wú)監(jiān)理跟蹤的工程，項(xiàng)目部須給予說(shuō)明），否則簽證單視同無(wú)效；再者,會(huì)簽完成后由預(yù)算部再統(tǒng)一編號(hào)交接給檔案室。6．現(xiàn)場(chǎng)簽證管理時(shí)間1）施工單位于簽證內(nèi)容發(fā)生后7個(gè)工作日內(nèi)（以現(xiàn)場(chǎng)收方記錄時(shí)間為準(zhǔn)）辦理相應(yīng)工程簽證→監(jiān)理單位于2個(gè)工作日內(nèi)（以施工單位提報(bào)簽證時(shí)間為準(zhǔn)）審核完畢→甲方項(xiàng)目部于7個(gè)工作日內(nèi)（以監(jiān)理單位提報(bào)簽證時(shí)間為準(zhǔn)）審核完畢并提報(bào)預(yù)算部→預(yù)算部自收到項(xiàng)目部提報(bào)的簽證資料之日起14個(gè)日內(nèi)辦理完剩余簽證簽批手續(xù)，并返還施工單位及到檔案室備案。2）施工單位提報(bào)簽證時(shí)，須注明當(dāng)日日期，且簽證內(nèi)容需自發(fā)生之日起30個(gè)工作日內(nèi)完成，如若不能按時(shí)完成，甲方有權(quán)不予認(rèn)可，并將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。1）單體施工單位在正式驗(yàn)收前3個(gè)月施工單位必須將相應(yīng)簽證等結(jié)算資料提交到甲方預(yù)算部，否則相關(guān)責(zé)任乙方自負(fù)。2）配套、景觀及零星工程合同以外的簽證，結(jié)算前必須將簽證結(jié)算資料提交到集團(tuán)預(yù)算部，逾期停付工程款。1）對(duì)涉及工程經(jīng)濟(jì)類的乙方應(yīng)予提報(bào)簽證的，而未嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)簽證管理流程而以呈閱批示文件直接出具上屬領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)文件，結(jié)算時(shí)一律不予承認(rèn)，一切損失由乙方或責(zé)任方自行承擔(dān)；已實(shí)施未經(jīng)簽證所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)責(zé)任由乙方承擔(dān)。乙方對(duì)甲方的指令確有異議(拒簽)，在甲方堅(jiān)持要求執(zhí)行時(shí)，乙方應(yīng)予以執(zhí)行，因指令錯(cuò)誤發(fā)生的費(fèi)用和給乙方造成的損失由甲方承擔(dān)，延誤的工期相應(yīng)順延；因拒不執(zhí)行指令而造成的損失則由乙方承擔(dān)。2）甲方駐地人員，施工過(guò)程中須嚴(yán)格按審核后的施工設(shè)計(jì)圖紙及簽訂的施工協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行全過(guò)程管理，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)因設(shè)計(jì)變更及局部調(diào)整而減少的工程量或費(fèi)用，項(xiàng)目人員有責(zé)任有義務(wù)要求乙方及時(shí)提報(bào)相應(yīng)簽證，若乙方不配合，則乙方施工的下一撥款點(diǎn)不予支付；甲方駐工地人員須積極對(duì)待類似簽證，并作好現(xiàn)場(chǎng)一手資料，相關(guān)資料將作為審計(jì)工作重點(diǎn)，若后期抽查出漏項(xiàng)未補(bǔ)作簽證的，直接追究對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人，并予通報(bào)，通報(bào)三次給予辭退，一切責(zé)任自行承擔(dān)。對(duì)涉及工程經(jīng)濟(jì)類的需作簽證的及時(shí)通知集團(tuán)預(yù)算部共同查看現(xiàn)場(chǎng)，核實(shí)相關(guān)工程量及發(fā)生的費(fèi)用，若未及時(shí)通知集團(tuán)預(yù)算部，而自行與乙方收方并簽字確認(rèn)，且后期預(yù)算部因工程隱蔽或其他情況，現(xiàn)場(chǎng)不能核實(shí)所提報(bào)的工程量及發(fā)生的費(fèi)用，則后期結(jié)算中，預(yù)算部將不予承認(rèn)，所發(fā)生的一切損失由責(zé)任方自行承擔(dān)。3)對(duì)施工方間因工程量對(duì)接發(fā)生費(fèi)用糾紛的問(wèn)題，項(xiàng)目部須要求相關(guān)責(zé)任方同時(shí)到場(chǎng)，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，明確真正的責(zé)任方以及費(fèi)用應(yīng)怎樣賠償，相互間的利害關(guān)系等描述詳細(xì)、清晰，且由項(xiàng)目部和相關(guān)方簽字認(rèn)可，依此作為簽證和后期工程結(jié)算費(fèi)用扣減的依據(jù)。4）本辦法為甲乙雙方在合作中的經(jīng)濟(jì)或法律責(zé)任界定的依據(jù)，包括返工、返修、停工損失、延誤的工期及其他經(jīng)濟(jì)損失。5）必要時(shí)，甲方可發(fā)出口頭指令，施工方對(duì)甲方的口頭指令應(yīng)予以執(zhí)行。但乙方應(yīng)在4 8小時(shí)內(nèi)提出書面文件，甲方進(jìn)行簽證確認(rèn)。二、現(xiàn)場(chǎng)簽證書面資料歸檔要求： 內(nèi)容： ①簽證管理目錄 ②經(jīng)濟(jì)簽證資料 要求：①簽證資料后期直接作為結(jié)算依據(jù)，故簽證發(fā)生后嚴(yán)格按照簽證會(huì)簽流程執(zhí)行，相關(guān)責(zé)任部門認(rèn)真核實(shí)審批，簽批完成后項(xiàng)目部統(tǒng)一轉(zhuǎn)交給預(yù)算部，由預(yù)算部統(tǒng)一編號(hào)再下發(fā)。② 現(xiàn)項(xiàng)目部對(duì)簽批完成的簽證資料按棟號(hào)及預(yù)算部的編號(hào)連續(xù)分別復(fù)印留存?zhèn)錂n（總包范圍內(nèi)的須按棟號(hào)存檔，分包可按樓號(hào)和施工單位存檔）。 表格格式： ①簽證管理目錄格式：（項(xiàng)目名稱及樓號(hào)）簽證管理目錄編號(hào)施工單位簽證部位簽證內(nèi)容簽證日期（乙方提報(bào)時(shí)間為準(zhǔn)）001002 ②工程經(jīng)濟(jì)簽證單格式：日照安泰集團(tuán)工程經(jīng)濟(jì)簽證單( )項(xiàng)目日期：（乙方電子版注明提報(bào)日期） 編號(hào)：（甲方預(yù)算部統(tǒng)一手寫編號(hào)，空）工程名稱 施工情況（簽證主要涉及進(jìn)度部位，須填）施工單位簽證名稱（簽證主要涉及內(nèi)容，須填）（簽證內(nèi)容一律電子版描述）施工單位：監(jiān)理單位：（現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理跟蹤負(fù)責(zé)人）項(xiàng)目部：（經(jīng)辦人、項(xiàng)目經(jīng)理）預(yù)算部：（經(jīng)辦人、預(yù)算部經(jīng)理）項(xiàng)目副總經(jīng)理：項(xiàng)目總經(jīng)理：說(shuō)明：簽證發(fā)生后施工單位于2日內(nèi)完成簽證內(nèi)容上報(bào)公司,規(guī)定時(shí)間內(nèi)未完成責(zé)任由施工單位自負(fù)，簽證內(nèi)容須采用A4紙電腦打印，手寫無(wú)效。經(jīng)施工單位簽字后依次由監(jiān)理單位、項(xiàng)目部（經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人）、預(yù)算部（經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人）、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核簽字認(rèn)可，未經(jīng)總經(jīng)理簽批的簽證不能作為結(jié)算依據(jù)。簽證單原件一式兩份，施工單位一份（原件），甲方檔案室一份（原件），預(yù)算部、項(xiàng)目部各存一份復(fù)印件。（二）、工程設(shè)計(jì)變更管理流程及書面資料歸檔要求：一、設(shè)計(jì)變更流程管理流程：1．目的管理、控制設(shè)計(jì)變更，確保任何工程變更都進(jìn)行了必要的審批和信息傳遞。2．適用范圍本規(guī)程適用于公司開發(fā)項(xiàng)目中有關(guān)工程變更的管理和控制。職責(zé)分工：1）項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)各類工程變更的最終確認(rèn)和實(shí)施；2）銷售部負(fù)責(zé)客戶相關(guān)變更的確認(rèn)、信息傳遞和跟蹤驗(yàn)證；3）集團(tuán)預(yù)算部負(fù)責(zé)相關(guān)變更的費(fèi)用預(yù)算及審定；4）總工辦、項(xiàng)目總經(jīng)理負(fù)責(zé)變更的審批。 工作程序1）顧客要求的變更顧客要求變更(不論是簽訂合同前還是簽訂合同后)，銷售部經(jīng)辦人須向顧客說(shuō)明變更發(fā)生的費(fèi)用(設(shè)計(jì)費(fèi)和材料費(fèi)等)要由顧客自行承擔(dān)。顧客要求變更，銷售部經(jīng)辦人(銷售員)須將顧客要求的變更內(nèi)容以及顧客愿意承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用的承諾填入《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》并請(qǐng)顧客確認(rèn)，《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》由銷售部指定人員負(fù)責(zé)依次傳遞到總工辦、項(xiàng)目工程部、預(yù)算部和設(shè)計(jì)單位審簽意見。在上述單位、部門審簽意見后，銷售部負(fù)責(zé)人根據(jù)他們的意見簽署本部門的意見或建議，并最終報(bào)請(qǐng)項(xiàng)目總經(jīng)理審批確定。各會(huì)審部門在審簽意見時(shí)若不同意變更，必須詳細(xì)說(shuō)明理由并及時(shí)反饋?？偣まk若同意變更，及時(shí)向銷售部反饋信息；項(xiàng)目工程部若同意變更，須同時(shí)注明對(duì)《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》的時(shí)限要求，預(yù)算部會(huì)審主要對(duì)工程變更所產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行估算，以便項(xiàng)目總經(jīng)理能在獲得充分信息的情況下進(jìn)行審批。經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理最終審批不同意更改的，《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》原件由銷售部保存，銷售部經(jīng)辦人(銷售員)須及時(shí)向顧客解釋說(shuō)明并請(qǐng)求顧客諒解。經(jīng)項(xiàng)目總經(jīng)理最終審批同意更改的，銷售部指定人員須及時(shí)將《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》復(fù)印并傳遞給設(shè)計(jì)單位及項(xiàng)目工程部(原件由銷售部指定人員保存)，由銷售部和項(xiàng)目工程部共同催促設(shè)計(jì)單位及時(shí)變更。預(yù)算部需及時(shí)核算應(yīng)由顧客承擔(dān)的費(fèi)用并書面提供給銷售部，并由銷售部經(jīng)辦人(銷售員)及時(shí)與顧客簽訂補(bǔ)充協(xié)議。對(duì)于顧客要求的變更，由銷售部指定人員負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目工程部進(jìn)行相應(yīng)的工程變更并進(jìn)行實(shí)地驗(yàn)證。⑧設(shè)計(jì)單位蓋章后，由銷售部指定人員轉(zhuǎn)交給項(xiàng)目資料管理員再統(tǒng)一登記編碼并發(fā)放相關(guān)單位、部門（施工單位、銷售部、項(xiàng)目部、預(yù)算部、監(jiān)理單位、檔案室）存檔備份。2）甲方項(xiàng)目部及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求的變更在施工過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)不合理可申請(qǐng)要求變更，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)填寫《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》，并提報(bào)集團(tuán)總工辦、監(jiān)理單位、集團(tuán)預(yù)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理予以批準(zhǔn)確。（工作流程詳見附圖一）由項(xiàng)目工程部提出的的變更，若影響房屋使用功能、戶型布局、立面或面積的，項(xiàng)目工程部須向銷售部及時(shí)傳遞書面的變更信息。涉及工程經(jīng)濟(jì)類費(fèi)用的由集團(tuán)預(yù)算部負(fù)責(zé)編制變更費(fèi)用，作為項(xiàng)目總經(jīng)理審批依據(jù)。2萬(wàn)元以上的由項(xiàng)目總經(jīng)理（或授權(quán)委托人）報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批，審批完成后變更實(shí)施。2）施工、監(jiān)理等合作單位要求的變更本公司原則上不允許合作單位擅自調(diào)整已經(jīng)確認(rèn)的設(shè)計(jì)圖紙，但因技術(shù)方面的考慮確需對(duì)原設(shè)計(jì)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，合作單位可向項(xiàng)目工程部提出設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)，由項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)填寫《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》提報(bào)集團(tuán)總工辦、監(jiān)理單位、集團(tuán)預(yù)算部、項(xiàng)目總經(jīng)理予以批準(zhǔn)確認(rèn)（工作流程詳見附件二、三）。項(xiàng)目工程部須對(duì)照原設(shè)計(jì)圖紙對(duì)合作單位提出的變更進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)對(duì)原房屋的使用功能、戶型布局、立面或面積產(chǎn)生影響的，須立即向銷售部傳遞書面的變更信息。涉及工程經(jīng)濟(jì)類費(fèi)用的由集團(tuán)預(yù)算部負(fù)責(zé)編制變更費(fèi)用，作為項(xiàng)目總經(jīng)理審批依據(jù)。2萬(wàn)元以上的由項(xiàng)目總經(jīng)理（或授權(quán)委托人）報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批，審批完成后變更實(shí)施。39 / 39附件： （一）建設(shè)單位提出設(shè)計(jì)變更的程序流程圖總工辦審核確認(rèn)1天 不同意（同意） 項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)甲方項(xiàng)目部 甲方預(yù)算部經(jīng)濟(jì)費(fèi) 用論證批復(fù)監(jiān)理單位審核甲方項(xiàng)目部提出 當(dāng)天　　　　　＜ 當(dāng)天 5天 不同意 項(xiàng)目部資料管理員登記編碼發(fā)放相關(guān)單位、部門（施工單位、總工辦、項(xiàng)目部、預(yù)算部、監(jiān)理單位、檔案室）設(shè)計(jì)單位確認(rèn)蓋章 派專人 （二）監(jiān)理單位提出設(shè)計(jì)變更的程序流程圖總工辦審核確認(rèn)1天 不同意（同意）項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)甲方項(xiàng)目部 甲方預(yù)算部經(jīng)濟(jì)費(fèi) 用論證批復(fù)甲方項(xiàng)目部審查監(jiān)理單位提出 當(dāng)日　　　　?。? 3天 5天 不同意 項(xiàng)目部資料管理員登記編碼發(fā)放相關(guān)單位、部門（施工單位、總工辦、項(xiàng)目部、預(yù)算部、監(jiān)理單位、檔案室）設(shè)計(jì)單位確認(rèn)蓋章