【正文】 目 錄第一章 總裁辦規(guī)章制度 4 1．1 前臺禮儀規(guī)范 4 1．2 行政會議管理制度 6 1．2．1 會議管理制度 6 1．3 文件收發(fā)管理規(guī)范 8 1．3．1 收文管理規(guī)范 8 1．3．2 發(fā)文操作規(guī)范 9 1．4 員工出差管理規(guī)定 10 1．4．1 員工出差管理制度 10 1．4．2 出差報銷管理制度 11 1．5 印照使用與保管制度 13 1．5．1 印章保管使用制度 13 1．5．2 證照保管使用規(guī)定 16 1．6 車輛管理制度 17 1．6．1 車輛使用管理制度 17 1．7 檔案管理制度 26 1．7．1 公司檔案管理制度 26 1．7．2 檔案借閱管理制度 28 1．7．3 資料借閱管理規(guī)定 29 第2章 行政辦公管理圖表 31 2．1 日常接待管理圖表 31 2．1．1 日常接待事項圖 31 2．1．2 來訪客人登記表 32 2．2 文件管理圖表 32 2．2．1 文件管理事項圖 32 2．2．2 復(fù)印文件登記表 33 2．2．3 資料存放記錄簿 33 2．2．4 文件督辦通知單 33 2．3 差旅管理圖表 34 2．3．1 差旅事項管理圖 34 2．3．3 出差申請審批表 34 2．3．4 員工出差登記表 35 2．4 印照管理圖表 35 2．4．1 印照風險管理圖 35 2．4．2 印章使用登記表 36 2．4．3 印章使用申請表 36 2．4．4 印章使用審批單 36 2．5 車輛管理圖表 37 2．5．1 車輛管理事項圖 37 2．5．2 車輛使用申請表 38 2．5．3 車輛派出登記表 38 2．5．4 車輛行駛記錄表 39 2．5．5 車輛維修申請表 39 2．5．6 車輛加油記錄表 40 2．5．7 車輛使用月報表 40 2．5．8 車輛違章記錄表 41 2．6 檔案管理圖表 41 2．6．1 檔案管理事項圖 41 2．6．2 檔案存放備查表 41 2．6．3 檔案內(nèi)容登記簿 42 2．6．4 檔案存放明細表 42 2．6．5 檔案調(diào)閱申請單 42 2．6．6 檔案調(diào)閱記錄表 43 2．6．7 檔案調(diào)閱催還單 43 2．7 財產(chǎn)物資管理圖表 44 2．7．1 固定資產(chǎn)管理圖 44 2．7．2 固定資產(chǎn)臺賬 44 2．7．3 固定資產(chǎn)申購表 45 2．7．4 固定資產(chǎn)盤點表 45 2．7．5 固定資產(chǎn)報修單 46 2．7．6 低值易耗品臺賬 47 2．7．7 低值易耗品需求表 48 2．7．7 低值易耗品申購單 48 2．7．8 低值易耗品盤點表 48 2．7．9 低值易耗品損耗表 49 2．8 辦公用品管理圖表 49 2．8．1 辦公用品管理圖 49 2．8．2 辦公用品需求表 50 2．8．3 辦公用品申領(lǐng)單 50 2．8．4 辦公用品發(fā)放表 51 2．8．5 辦公用品盤點表 51 2．9 后勤管理圖表 52 2．9．1 后勤管理事項圖 52 2．9．2 員工住宿申請表 52 2．9．3 住宿員工登記表 53 2．9．4 餐廳衛(wèi)生檢查表 54 2．10 環(huán)境衛(wèi)生管理圖表 54 2．10．1 環(huán)境衛(wèi)生管理事項圖 54 2．10．2 衛(wèi)生檢查評分表 54 2．11 消防安全管理圖表 55 2．11．1 賠償調(diào)查報告表 55 2．12 行政人事管理圖表 55 2．12．1 行政人事管理事項圖 55 2．12．2 人員招聘申請表 57 2．12．3 應(yīng)聘人員登記表 58 2．12．4 招聘錄用通知書 59 2．12．5 員工培訓(xùn)申請表 60 2．12．6 員工考勤匯總表 60 2．12．7 違紀處分通知單 61 2．12．8 員工休假申請表 61 執(zhí)行部門檔案編號文件編號編制人審批人修改資料編制時間審批時間修改時間第一章 總裁辦規(guī)章制度1．1 前臺禮儀規(guī)范第1章 總則第1條 目的為規(guī)范前臺接待的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺接待的窗口展示作用，維護良好的公司形象，特制定本規(guī)范。第2條 適用范圍本規(guī)范適用于前臺接待禮儀管理。第2章 儀容規(guī)范第3條 要求員工頭發(fā)梳理整齊，面部保持清潔；男員工不留長發(fā)，女員工不化濃妝；保持口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不涂抹鮮艷的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。第4條 員工服飾禮儀要求參照公司《員工著裝管理規(guī)定》。第3章 電話接聽禮儀規(guī)范第5條 電話接聽，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，(公司名稱，如果公司名稱較長，應(yīng)用簡稱)”，如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉(zhuǎn)至具體人員的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。第6條 代接電話，對方如有留言，應(yīng)用紙筆記錄。，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止因記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。第7條 做好電話記錄前臺工作人員在接電話時，要隨時記錄電話內(nèi)容，這些記錄應(yīng)簡潔完整，最好具備以下六點內(nèi)容：何時、何人、何地、何事、為什么、如何進行。第8條 禮貌掛斷電話通話完畢后，可以詢問對方：“還有什么事嗎？”既表示尊重對方，也是提醒對方。談話結(jié)束時，要表示感謝，并讓對方先掛斷電話。第4章 來訪接待禮儀規(guī)范第9條 接待預(yù)約來訪人員時應(yīng)禮貌大方、熱情周到。第10條 客人到來進行來訪登記后，要立即通知被訪者，如需前臺接待人員引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。第11條 為來訪人員安排接待地點時，應(yīng)遵循以下原則。，主動指引要訪部門接待。，在會議室允許的條件下，盡量安排在會議室內(nèi)接待。第12條 預(yù)約人員到達后，若公司已預(yù)約人員由于種種原因不能馬上接見時，一定要說明理由與等待時間。第13條 如果預(yù)約來訪人員要找的負責人不在，要明確告知預(yù)約人員的去向及回公司的時間。請來訪人員留下電話、地址第14條 未進行預(yù)約人員來訪時，應(yīng)首先明確對方姓名，婉轉(zhuǎn)詢問對方來意。前臺人員經(jīng)過初步判斷后，并不能直接回答“在”或“不在”，而應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時與相關(guān)人員進行溝通，最后決定是否安排被訪者進行接待。1．2 行政會議管理制度1．2．1 會議管理制度第1章 總則第1條 目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，實現(xiàn)會議管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。第2條 適用范圍公司召開的各種會議均應(yīng)參照本制度進行管理。第2章 會議組織第3條 公司級會議，是指公司員工大會、全公司技術(shù)人員大會及各種代表大會，應(yīng)由總經(jīng)理批準，各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條 專業(yè)會議，是指公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會議，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準，主管業(yè)務(wù)部門負責組織召開。第5條 上級或外單位在公司召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等)一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會務(wù)工作。第3章 會議安排第6條 為避免會議過多或重復(fù)，公司一律將正常性的會議納入例會制，原則上要按照例行規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。第7條 凡涉及多部門負責人參加的會議，均需于會議召開前日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，報總裁辦匯總，并由公司總裁辦統(tǒng)一安排方可召開。第8條 總裁辦每周六應(yīng)召開全公司例會。第9條 對于已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集部門應(yīng)提前天報請公司總裁辦，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。第10條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，公司有權(quán)安排合并召開。 第12條 對于準備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會議，總裁辦有權(quán)拒絕安排。第13條 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門會議不應(yīng)安排在與公司例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間沖突的除外)，應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第4章 會場紀律第14條 開會前10分鐘與會人員必須到達會場，同時將手機調(diào)到振動狀態(tài)或關(guān)閉。第15條 會場內(nèi)嚴禁吸煙，未經(jīng)批準，不得在會議期間進行私自討論。第16條 與會人員因為特殊原因不能按時出席會議的，須在會前向會議組織部門請假，并以書面形式說明不能按時出席會議的原因(特殊情況可以采取口頭形式請假)，得到組織部門批準后才能請假。第17條 會議中途與會人員如有急事需離開，要向會議主持人提出申請，得到批準后方可離開。第5章 會議室管理第18條 會議室由總裁辦指定專人負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向總裁辦提出申請，由總裁辦統(tǒng)籌安排。第20條 會議室的衛(wèi)生由總裁辦安排人員維護，在每次會議召開前后均要進行打掃，并做好日常保潔工作。第21條 會議室電子設(shè)備的管理、使用和維護由總裁辦陳飛負責，其他人不得隨意操作，否則如造成設(shè)備損壞應(yīng)按價賠償。1．3 文件收發(fā)管理規(guī)范1．3．1 收文管理規(guī)范第1條 為進一步規(guī)范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規(guī)范。第2條收文范圍、檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來公函。第3條收文承辦、催辦。急件應(yīng)馬上處理，小時內(nèi)予以答復(fù)；一般要辦理的文件，天應(yīng)辦理完畢，最遲不能超過天；承辦人員在規(guī)定期限內(nèi)辦不完的，應(yīng)說明理由，并告知行政部。，由承辦單位在“收文閱辦單”上注明處理結(jié)果，并在簽署姓名、日期后及時交回檔案室。，對送交有關(guān)職能部門辦理的重要文件、會議下達任務(wù)，要定期進行跟蹤檢查。、傳閱，最多不能超過一周，閱文者應(yīng)在當日返還資料室。第4條收文整理歸檔檔案管理人員對來文每月進行一次正常性清理，每季度進行一次系統(tǒng)性清理，并按檔案管理的規(guī)范化要求保存、立卷、歸檔。第5條收文保密工作，嚴防文件散失、泄密和失密。、被盜、泄密、失密事件者，要嚴肅處理，并追究責任人的責任。1．3．2 發(fā)文操作規(guī)范第1條為規(guī)范公司發(fā)文管理，提高發(fā)文效率，確保發(fā)文質(zhì)量、文書安全、傳遞及時，特制定本規(guī)范。第2條總裁辦統(tǒng)一負責公司文件的審核、發(fā)布工作。第3條文稿起草、觀點鮮明、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴謹，符合發(fā)文格式和行文規(guī)定。，需仔細審核，并打印，填寫“發(fā)文簽批單”，經(jīng)相關(guān)部門負責人簽字后送總裁辦審閱后發(fā)布。第4條簽發(fā)文稿核校無誤后，送分管副總和總經(jīng)理簽發(fā)。對于一般性業(yè)務(wù)文件，可由發(fā)文部門分管副總簽發(fā)；涉及公司重要事項的發(fā)文由董事長/總經(jīng)理簽發(fā)。1．4 員工出差管理規(guī)定1．4．1 員工出差管理制度第1章 總則第1條 目的為了進一步規(guī)范公司員工出差管理工作，強化成本管理意識，合理控制差旅費開支，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部因公出差的各級員工。第2章 出差程序與審核第3條 出差程序1．員工出差前應(yīng)填寫“出差申請單”，出差期限由遣派主管視情況需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前無法及時辦理，亦應(yīng)在出差完畢后盡快補辦手續(xù)。2．擬出差人員將填寫好的“出差申請表”送總裁辦留存、記錄考勤。3．擬出差人員憑核準的“出差申請表”、“借款單”，可向財務(wù)部暫借相當數(shù)額的差旅費。待出差結(jié)束后 7 日內(nèi)結(jié)清暫借款項，超過 7 日，財務(wù)部可將該員工預(yù)借差旅費在當月薪金中先予扣回，待其報銷時再行核付。第4條 出差的審核1．當日出差：如果出差當日可能往返，一般由部門經(jīng)理核準。2．遠途出差：__2__日內(nèi)由部門經(jīng)理核準，_3_日以上由主管副總核準，部門經(jīng)理以上人員一律由主管副總核準。第3章 出差費用報銷規(guī)定第5條 住宿費、午餐費按費用標準報銷，超標自付，欠標不補；由對方接待或公司安排的，午餐費、交通費、交際費不得重復(fù)報銷。第6條 差旅費用一律憑證報銷，不得虛報、冒領(lǐng)，否則一經(jīng)查出，除追回報銷款外，并視其情節(jié)輕重給予不同程度的處罰。第7條 不同級別的員工共同出差，住宿、交通工具可按高級別員工的標準執(zhí)行，其他費用標準不變。第8條 特殊情況匯報主管副總后由董事長/總經(jīng)理審批。第9條 出差當日返回的不報銷住宿費1．4．2 出差報銷管理制度第1章 總則第1條 目的為規(guī)范員工出差報銷管理工作，合理控制差旅費用開支，參照公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第2條 適用范圍公司內(nèi)部所有人員出差費用的報銷管理均參照本制度執(zhí)行。第2章 差旅費報銷管理第3條 交通費報銷1．出差人員乘坐汽車、飛機、火車，原則上應(yīng)出具運輸部門的車船發(fā)票。2．對于出差人員乘坐飛機要從嚴控制，若因任務(wù)緊急需乘坐飛機，事前須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，機票由公司直接聯(lián)系訂購。3．如出差人員隨車到目的地，未發(fā)生車船票，則不報銷交通費。4．出差人員出差期間，城市公共交通費憑票報銷，但須說明事因，注明起點至終點。第4條 住宿費報銷1．出差人員的住宿標準依崗位級別確定，高層管理人員150 元/天，中層管理人員120元/天，