【正文】 x股份有限公司 法律事務(wù)管理業(yè)務(wù)流程改進(jìn)建議 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 流程改進(jìn)建議概述 編號： GTJA－ LA 當(dāng)前， x法律事務(wù)總部參與公司的決策，幫助實現(xiàn)公司的依法管理；為重大項目、各項業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營決策提供法律服務(wù)。未來，法律事務(wù)總部將在繼續(xù)承擔(dān)原有職責(zé)的基礎(chǔ)上，積極開展法律研究，尤其是證券法律研究，并向公司提供法律研究和政策研究的結(jié)果，對公司員工進(jìn)行法律培訓(xùn)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)行；法律事務(wù)總部還將參與公司各項規(guī)章制度的制定，成為公司對外各項法律相關(guān)工作的唯一接口，進(jìn)一步強化法律事務(wù)總部的咨詢職能。 x法律事務(wù)總部現(xiàn)有流程 4份，覆蓋了法律事務(wù)總部在聘請律師、出具法律意見、審查合同、代理訴訟等方面的工作內(nèi)容。基于對現(xiàn)有流程的分析以及與先進(jìn)的法律支持工作的比較，現(xiàn)給出對于現(xiàn)有流程的分析以及主要改進(jìn)建議如下： 1. 法律事務(wù)總部對公司未來的組織架構(gòu)影響不大，公司未來的組織架構(gòu)對法律事務(wù)總部的影響也不大。 目前，法律事務(wù)總部為整個公司的所有人員提供與法律相關(guān)的服務(wù)，未來法律事務(wù)總部將為 x母公司所有部門和專業(yè)子公司所有部門提供法律服務(wù)。 并對子公司收取一定費用。 2. 新建建立法律法規(guī)培訓(xùn)流程。 x法律事務(wù)總部尚沒有建立起系統(tǒng)的法律法規(guī)培訓(xùn)流程。建議法律事務(wù)總部在日常工作中，對其他部門和子公司在法律方面的考慮不周之處進(jìn)行歸納，總結(jié)，定期就普遍性的問題開展培訓(xùn)或發(fā)行內(nèi)部刊物予以澄清；同時法律事務(wù)總部應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注法律法規(guī)的變動，對那些將影響公司業(yè)務(wù)的重大變動，及時通告各個業(yè)務(wù)部門、子公司和其他相關(guān)部門。 3. 新建對其他部門的法律業(yè)務(wù)培訓(xùn)流程。 x法律事務(wù)總部在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時，經(jīng)常感到來自別的部門的輸入信息不合標(biāo)準(zhǔn)或者不夠詳盡。法律事務(wù)總部可以根據(jù)法律法規(guī)的變動以及本部門業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)對各個部門和子公司的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，告訴他們每項業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)提交內(nèi)容以及標(biāo)準(zhǔn)處理時間。 4. 新建外聘律師以及外部合作法律機構(gòu)篩選流程。 x目前尚沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對外聘律師和外部合作法律機構(gòu)進(jìn)行篩選。建議法律事務(wù)總部參照公司業(yè)務(wù)部門以及子公司的提議，根據(jù)外聘律師和合作法律機構(gòu)的資信、能力、業(yè)績等多種因素對其進(jìn)行篩選，并定期評估，更新首選合作者名單。同時記錄外聘律師和外部法律機構(gòu)為公司服務(wù)的詳細(xì)情況和效果，作為定期評估的依據(jù)。該流程將幫助公司獲取長期的外部法律合作機構(gòu)和個人。 5. 新建標(biāo)準(zhǔn)合同模版的制定和更新流程。 x目前有一些標(biāo)準(zhǔn)合同模版，使用標(biāo)準(zhǔn)模版的合同可以豁免風(fēng)控辦的審閱。法律事務(wù)總部應(yīng)該與公司各個部門就公司的主營業(yè)務(wù)和經(jīng)常性業(yè)務(wù)進(jìn)行討論，研究出針對各項典型業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)合同模版。法律事務(wù)總部還應(yīng)當(dāng)定期（每季度或每半年）對各個標(biāo)準(zhǔn)合同的使用比例進(jìn)行統(tǒng)計。如果發(fā)現(xiàn)某些標(biāo)準(zhǔn)合同模版使用率過低，就盡快和相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)商進(jìn)行修改。這些標(biāo)準(zhǔn)合同可以同時豁免法律事務(wù)總部和母子公司風(fēng)險管理部的審核。 6. 整合外聘律師流程和代理訴訟流程。 目前， x法律事務(wù)總部在處理代理訴訟業(yè)務(wù)時，會考慮指定外聘律師處理該業(yè)務(wù)；其他業(yè)務(wù)部門在遇到法律事務(wù)需要外聘律師時，會象法律事務(wù)總部提出申請。未來可以考慮將這兩個流程整合。各個部門或者專業(yè)子公司在需要法律援助時（無論是否訴訟業(yè)務(wù)），向法律事務(wù)總部提出正式需求，在需求中，可以明示是傾向于外聘律師還是使用內(nèi)部服務(wù)。法律事務(wù)總部根據(jù)當(dāng)時部門的實際情況以及業(yè)務(wù)需要，決定是否外聘律師。如果決定外聘律師，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)的實際情況從公司的長期法律服務(wù)合作者中進(jìn)行選擇，并對該項服務(wù)進(jìn)行跟蹤，定期記錄，以便監(jiān)控法律服務(wù)提供者的績效。 7. 明確法律事務(wù)總部工作成果報送領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)。 當(dāng)前，法律事務(wù)總部在出具法律意見進(jìn)行代理訴訟時，會根據(jù)實際需要將處理結(jié)果報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或其他部門，但是并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)。 法律事務(wù)總部可以與公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，確定報送的標(biāo)準(zhǔn)，如：業(yè)務(wù)種類、金額大小、涉及客戶的等級等多種因素。 8. 設(shè)計制作標(biāo)準(zhǔn)信息收集表格或清單。 法律事務(wù)總部應(yīng)該對本部門的經(jīng)常性業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，評估這些業(yè)務(wù)普遍需要的信息，并設(shè)計相應(yīng)的信息收集表格。在其他部門或者子公司向法律事務(wù)總部提出服務(wù)申請時，必須按要求填寫這些表格，通過這些表格遞交申報材料或者服務(wù)請求材料。如果能夠通過公司的信息系統(tǒng)來提交申報材料或服務(wù)申請，還可以方便信息的歸檔和存儲。 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 流程改進(jìn)建議概述 （續(xù)） 編號： GTJA－ LA 序號 流程編號 流程名稱 1 GTJA－ LA— 01 聘請律師流程 2 GTJA－ LA— 02 出具法律意見流程 3 GTJA－ LA— 03 審查合同流程 4 GTJA－ LA— 04 代理訴訟流程 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 流程清單 編號： GTJA－ LA x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 聘請律師流程 編號： GTJA－ LA— 01 其它部門、分公司、營業(yè)部 法律部門秘書 法律業(yè)務(wù)人員 法律部門總經(jīng)理 填寫申報材料 登記 文件登記表 審核，是否同意 審核，是否同意 是 協(xié)商并修改 否 將有關(guān)資料返回并復(fù)印歸檔 是 存檔 否 聘請律師 3 3 1 2 4 序號 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 有的部門在填寫申報材料時，對法律事務(wù)總部的信息輸入有時不能滿足法律事務(wù)總部業(yè)務(wù)處理的要求 。 這些情況導(dǎo)致法律部門 不得不和經(jīng)辦人員多次溝通，公文數(shù)次往返，降低了辦公效率。 ? 對公司其他部門的人員進(jìn)行法律知識培訓(xùn)，告訴他們?nèi)绾翁顚懜鞣N提交給法律部門的材料。 ? 編制各種標(biāo)準(zhǔn)化文檔和表格，方便其他部門在向法律部門提交聘請律師申請時，能充分填報相關(guān)信息，而且此標(biāo)準(zhǔn)文檔可以直接作為存檔文件。 ? 最好可以通過網(wǎng)絡(luò)采用電子填寫的方式，加快信息傳速度，也可以方便資料登記，存儲和查詢。 2 ? 法律部門秘書對其他部門、分公司、營業(yè)部關(guān)于聘請律師的書面要求進(jìn)行登記，方便查詢。 ? 法律事務(wù)總部建立一個業(yè)務(wù)受理電子信息系統(tǒng)，其他部門、分公司和子公司通過該系統(tǒng)向法律事務(wù)總部提交服務(wù)申請，這些申請必須按照法律事務(wù)總部規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化填寫，這樣，申報材料將自動錄入數(shù)據(jù)庫，索引自動生成。 3 ? 根據(jù)當(dāng)時部門人員的忙閑狀況，部門的實際能力，需要與法官溝通的緊密程度，以及其他實際情況進(jìn)行判斷。 ? 該步驟可以和“代理訴訟流程”中的第一個判斷框進(jìn)行整合，其他部門、分公司或子公司向法律事務(wù)總部提出服務(wù)申請，由法律事務(wù)總部決定是否聘請外部法律服務(wù)。 ? 法律事務(wù)總部應(yīng)該根據(jù)資信、能力、歷史服務(wù)記錄等因素在公司外部，尋找有意向進(jìn)行長期合作的律師事務(wù)所和律師，并依據(jù)其擅長的業(yè)務(wù)種類整理成名單。在公司需要外部法律服務(wù)時，從名單中挑選合作伙伴。 ? 法律事務(wù)總部應(yīng)該成為公司與外部法律服務(wù)機構(gòu)業(yè)務(wù)往來的唯一接觸點。 4 ? 法律部門秘書對所有流出法律事務(wù)總部的書面材料和法律事務(wù)總部生成的書面材料進(jìn)行復(fù)印歸檔。 ? 對所有書面材料進(jìn)信區(qū)分，對于流經(jīng)法律事務(wù)總部的材料進(jìn)行復(fù)印存檔；對于以法律事務(wù)總部為起點或終點的材料留存原件。 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 聘請律師流程（續(xù)） 編號： GTJA－ LA— 01 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 出具法律意見流程 編號： GTJA－ LA— 02 其它部門、分公司、營業(yè)部 法律部門秘書 法律業(yè)務(wù)人員 法律部總經(jīng)理 填寫申報材料 登記 文件登記表 審核，是否同意 將有關(guān)資料、法律意見返回并復(fù)印歸檔 是 存檔 結(jié)束 出具法律意見 修改法律意見 否 如有必要，報送公司領(lǐng)導(dǎo)及其它部門 法律意見 1 4 2 3 序號 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 有的部門在填寫申報材料時，對法律事務(wù)總部的信息輸入有時不能滿足法律事務(wù)總部出具法律意見的要求 。 這些情況導(dǎo)致法律部門 不得不和經(jīng)辦人員多次溝通，公文數(shù)次往返，降低了辦公效率。 ? 法律部門還有可能因為申報部門提供的事實不完整，而影響出具的法律意見的質(zhì)量。 ? 有時申報部門沒有給法律部門預(yù)留必要的辦理時間。 ? 對公司其他部門的人員進(jìn)行法律知識培訓(xùn)，告訴他們在請法律部門出具法律意見時，應(yīng)該披露哪些信息；法律部門對各項業(yè)務(wù)的正常處理時間、緊急處理時間分別是多久。 ? 盡量編制各種標(biāo)準(zhǔn)化文檔和表格，方便其他部門在要求法律部門出具法律意見時，能充分填報相關(guān)信息，而且此標(biāo)準(zhǔn)文檔可以直接作為存檔文件。 ? 需要出具法律意見的部門和子公司可以在申報時注明需要正常服務(wù)還是緊急服務(wù)，每個部門和子公司每年享受有限次數(shù)的緊急服務(wù)，一旦用完，只能享受正常服務(wù)。 ? 最好可以通過網(wǎng)絡(luò)采用電子填寫的方式，加快信息傳速度，也可以方便資料登記，存儲和查詢。 2 ? 法律部門秘書對其他部門、分公司、營業(yè)部要求出具法律意見的書面要求進(jìn)行登記，方便查詢。 ? 法律事務(wù)總部建立一個業(yè)務(wù)受理電子信息系統(tǒng)，其他部門、分公司和子公司通過該系統(tǒng)向法律事務(wù)總部提交服務(wù)申請，這些申請必須按照法律事務(wù)總部規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化填寫，這樣，申報材料將自動錄入數(shù)據(jù)庫，索引自動生成。 3 ? 法律事務(wù)總部業(yè)務(wù)人員出具法律意見。 ? 如果法律事務(wù)總部的業(yè)務(wù)人員認(rèn)為無法獨立出具法律意見，可以考慮和公司的優(yōu)先合作伙伴合作出具法律意見，同時在出具的意見上注明意見來源。 4 ? 是否需要報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，全憑經(jīng)辦人的經(jīng)驗和責(zé)任心。 ? 法律部門應(yīng)當(dāng)和公司領(lǐng)導(dǎo)一起，確定需要報送公司領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)， 如：哪些業(yè)務(wù)，客戶等級，金額大小等等。 ? 公司可以完善內(nèi)部信息系統(tǒng)，提高辦公自動化水平，對信息進(jìn)行電子處理，對需要報送公司領(lǐng)導(dǎo)的法律意見，自動給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提示信息。 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 出具法律意見流程 （續(xù)） 編號： GTJA－ LA— 02 其它部門、分公司、營業(yè)部 法律部門秘書 法律業(yè)務(wù)人員 法律部門總經(jīng)理 填寫申報材料 登記 合同登記表 審核，是否無法律障礙 審核，是否同意 是 協(xié)商并修改 否 將有關(guān)合同（含審批意見）復(fù)印歸檔 是 存檔 否 合同審批單 審核是否需要風(fēng)控辦審查 否 參見風(fēng)控審查合同流程 是 參見總裁辦審查合同流程 1 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 審查合同流程 編號： GTJA－ LA— 03 2 3 3 4 序號 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 有時沒有給法律部門預(yù)留足夠的處理時間。 ? 有時對方已經(jīng)在合同上蓋章，使法律部門的意見起不到應(yīng)有的作用。 ? 公司的標(biāo)準(zhǔn)合同沒有得到充分利用。公司各部門對標(biāo)準(zhǔn)合同的認(rèn)識有待加強。 ? 對公司其他部門的人員進(jìn)行法律知識培訓(xùn)，告訴他們法律部門對各種合同的正常審查時間、緊急審查時間分別是多久。 ? 需要出進(jìn)行合同審查的部門和子公司可以在申報時注明需要正常服務(wù)還是緊急服務(wù)，每個部門和子公司每年享受有限次數(shù)的緊急服務(wù)，一旦用完，只能享受正常服務(wù)。 ? 法律部門制作標(biāo)準(zhǔn)合同模版之前，應(yīng)當(dāng)和各個業(yè)務(wù)部門取得充分溝通，以便確保標(biāo)準(zhǔn)合同的實用性。 ? 任何部門在準(zhǔn)備簽署各種合同之前，先征詢法律事務(wù)總部的意見，索要標(biāo)準(zhǔn)合同。 ? 在培訓(xùn)工作卓有成效的前提下，可以考慮讓各部門員工到法律事務(wù)總部的標(biāo)準(zhǔn)合同網(wǎng)站上自行下載最新版的標(biāo)準(zhǔn)合同，如果未找到合適的標(biāo)準(zhǔn)合同，應(yīng)該及時向法律事務(wù)總部打電話咨詢。 ? 在每年進(jìn)行工作總結(jié)時，統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)合同的使用比例，并和有關(guān)使用部門一起，進(jìn)行分析和改進(jìn)。 2 ? 法律事務(wù)總部秘書進(jìn)行合同登記。 ? 法律事務(wù)總部秘書除了登記合同的一般信息以外，還應(yīng)當(dāng)記錄是否使用了標(biāo)準(zhǔn)合同模版，未使用的原因等信息，并及時將數(shù)據(jù)錄入計算機，以便統(tǒng)計分析。 3 ? 法律事務(wù)總部和業(yè)務(wù)人員對合同進(jìn)行審查，對有法律障礙的條款進(jìn)行修改。 ? 有些合同條款存在法律障礙，但是有可能該條款無法修改，而該合同又對公司的業(yè)務(wù)極其重要，此時，法律事務(wù)總部應(yīng)該明確闡