【正文】 【 案例導(dǎo)入 】 市進(jìn)行企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，將該市原來(lái)的第一機(jī)械廠、第二機(jī)械廠、第三機(jī)械廠合并為“ 市機(jī)械設(shè)備制造公司”。原來(lái)三個(gè)工廠的檔案由新組建的 市機(jī)械設(shè)備制造公司檔案室接收。該公司檔案室人員在接收檔案的過(guò)程中遇到兩個(gè)方面的問(wèn)題；是打破界限合并在一起對(duì)呢？還是按照原來(lái)的單位界限分開(kāi)管理對(duì)呢？其二，原來(lái)三個(gè)工廠的檔案管理狀況較差，相當(dāng)數(shù)量的檔案零亂，缺少系統(tǒng)性。在這種情況下，檔案工作人員還需要對(duì)檔案進(jìn)行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那么，他們應(yīng)該如何完成這項(xiàng)工作呢？ 第三章 文書檔案的整理 第一節(jié) 全宗概述 一、什么是全宗？ 是一個(gè)具有 獨(dú)立性 的單位或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總稱。是一個(gè)表示檔案的計(jì)量單位。凡是具有 獨(dú)立性 的單位或個(gè)人的全部檔案就叫做一個(gè)全宗。 全宗具有 不可分散性 ，即同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不可混淆。不管在檔案室還是在檔案館，檔案首先是按照全宗進(jìn)行管理的；維護(hù)了全宗的 完整性 ，也就維護(hù)了一個(gè)單位或個(gè)個(gè)歷史的完整性。 例： 湖南省人民政府的全部檔案 → “湖南省人民政府全宗” 毛澤東的全部檔案 → “毛澤東全宗” （一）個(gè)人全宗的構(gòu)成條件 社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）形成。包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料。 留存下來(lái)的檔案材料是否較為 全面地記錄 了有重要影響的個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的基本情況與過(guò)程，檔案機(jī)構(gòu)是否對(duì)其檔案進(jìn)行了 實(shí)際的管理 并作為個(gè)人全宗對(duì)待。 （二）立檔單位的獨(dú)立性 －－工作上，可以獨(dú)立地行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文； －－財(cái)務(wù)上，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編制財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃； －－人事上，有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員； 【 案例思考 】 市 區(qū)中小學(xué)校的財(cái)務(wù)工作由該區(qū)設(shè)立的財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一管理，各個(gè)學(xué)校不單獨(dú)設(shè)置自己的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和處理財(cái)務(wù)工作。但它們?nèi)钥梢允橇n單位，它們形成的檔案也均可以成為一個(gè)全宗。為什么呢？ 【 特別說(shuō)明 】 三個(gè)確定立檔單位的條件中， 第一個(gè)條件是主要的條件。 在一些特殊的情況下，一些單位不同時(shí)具備立檔單位的三個(gè)條件，有些單位在工作上是獨(dú)立的而在財(cái)務(wù)上和組織上不獨(dú)立，也有的單位在工作上和組織上是獨(dú)立的而在財(cái)務(wù)上不獨(dú)立。在這種情況下，判斷是否為立檔單位，主要是依據(jù)第一個(gè)條件，看它能否獨(dú)立行使職權(quán)和以自己的名義對(duì)外行文。 (三 )全宗的編號(hào)與排列 全宗的編號(hào)是由當(dāng)?shù)氐臋n案館給的，現(xiàn)在通用的是“大流水編號(hào)法”，又稱順序流水編號(hào)法，即一個(gè)檔案館對(duì)其所有全宗按進(jìn)館順序用自然整數(shù)由小到大順序編號(hào)，第一個(gè)進(jìn)館的全宗就編為 1號(hào)，第二個(gè)進(jìn)館的全宗就編為 2號(hào) ……. ，這種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便實(shí)用，符合 唯一性 和 系統(tǒng)性 的要求，同時(shí)可以反映全宗進(jìn)館的 先后順序 和 全宗數(shù)量 。 二、區(qū)分全宗 （一）立檔單位發(fā)生 根本性變化 與全宗的劃分 立檔單位被撤銷 由幾個(gè)立檔單位合并組成的新的立檔單位 由立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)獨(dú)立出來(lái)而形成的新立檔單位 內(nèi)部機(jī)構(gòu)直接并入（劃歸）其他立檔單位 合署辦公的立檔單位 【 案例思考一 】 省進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，撤銷了省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)承擔(dān)的企業(yè)技術(shù)改造投資管理等職能劃入發(fā)展和改革委員會(huì)。 這種情況下，原省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)檔案該何去何從？企業(yè)技術(shù)改選投資管理這一職能所形成的檔案應(yīng)該如何劃分歸屬？ 立檔單位被撤銷 ，工作終止，其檔案應(yīng)作為獨(dú)立的全宗予以保存。如果單位撤銷后，其部分職能由其他立檔單位接續(xù)，撤銷之前形成的檔案仍作為獨(dú)立的全宗對(duì)待；在今后延續(xù)下來(lái)的職能活動(dòng)中形成的檔案，作為接續(xù)該職能的立檔單位全宗的一個(gè)組成部分。 【 案例思考二 】 情境一： 市紡織品集團(tuán)公司將下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司合并為 市針織品公司。 情境二： 市紡織品集團(tuán)公司對(duì)下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司進(jìn)行整改，整改的結(jié)果是將效益相對(duì)較差的一公司、二公司精簡(jiǎn)后并入三公司，改名為 市針織品公司。 在上述兩種情況下，三個(gè)公司的檔案分別該何去何從呢？應(yīng)該如何劃分全宗歸屬呢？ 由幾個(gè)立檔單位合并組成新的立檔單位 ，合并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗，合并后形成的檔案構(gòu)成一個(gè)新的全宗。如果以其中的一個(gè)立檔單位為中心，兼并若干其他立檔單位，那么，中心立檔單位兼并前后的檔案則應(yīng)作為同一個(gè)全宗，其他立檔單位被兼并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗。 【 案例思考三 】 省將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、商業(yè)委員會(huì)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)等部門承擔(dān)的有關(guān)指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)改革和管理的職能、財(cái)政局承擔(dān)的對(duì)國(guó)有資本金基礎(chǔ)管理的職能等獨(dú)立出來(lái)，組建 “ 國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì) ” 。 這種情況下，涉及到哪些全宗上的變化？ 立檔單位的某個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能獨(dú)立出來(lái)而形成新的立檔單位時(shí) ，其獨(dú)立之前的檔案作為其原所在單位全宗的一部分，獨(dú)立后形成的檔案構(gòu)成新的全宗。原來(lái)是獨(dú)立的立檔單位，后來(lái)并入其他立檔單位成為所并入單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的，其并入前所形成的檔案構(gòu)成獨(dú)立全宗，并入后形成的檔案成為所并入立檔單位全宗的一部分。 【 案例思考四 】 省將該省衛(wèi)生廳承擔(dān)的保健品初審職能劃歸該省的藥品監(jiān)督管理局。 這種情況下，保健品初審職能所形成的一系列檔案應(yīng)該如何劃分歸屬？ 某單位的某內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能直接并入其他立檔單位時(shí) ，該內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能并入前的檔案是原所在立檔單位全宗的一部分，并入后的檔案成為所并入立檔單位全宗的一部分。 合署辦公 的立檔單位，如教育局與教委，檔案局與檔案館，紀(jì)委與監(jiān)察處，其檔案如果能區(qū)分開(kāi)，一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗；如果檔案確實(shí)難以區(qū)分，可以按照全宗的補(bǔ)充形式處理，組建聯(lián)合全宗。 （二）立檔單位非根本性變化與全宗的劃分 【 案例思考 】 市將計(jì)劃生育委員會(huì)更名為 “ 人口和計(jì)劃生育委員會(huì) ” 、將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)管理的安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局改為市政府直屬機(jī)構(gòu)。 此時(shí)，各單位的全宗發(fā)生了什么變化？ 立檔單位非根本性變化是指 立檔單位名稱的變更、職權(quán)范圍的擴(kuò)大或縮小、隸屬關(guān)系的改變、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、組織規(guī)模的擴(kuò)大或縮小、工作地點(diǎn)的遷移等 ，這些變化均未引起立檔單位實(shí)體獨(dú)立性的改變，因此 不會(huì) 導(dǎo)致全宗的變化。 （三）臨時(shí)機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)檔案的全宗歸屬 【 案例思考 】 服裝總公司為了組織一場(chǎng)大型服裝表演和展示會(huì)成立了一個(gè)組委會(huì)作為臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)，服裝表演和展示會(huì)一結(jié)束，該組委會(huì)就撤銷了。 那么，組委會(huì)形成的檔案是不是單獨(dú)成為一個(gè)全宗呢？ 具有社會(huì)獨(dú)立性的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其檔案是否構(gòu)成獨(dú)立全宗，應(yīng)作具體分析。如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)存在時(shí)間較短，職能性質(zhì)不重要，檔案數(shù)量不多，則可以不構(gòu)成獨(dú)立全宗而作為其上級(jí)主管單位全宗的一部分；如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)存在時(shí)間較長(zhǎng)，職責(zé)較重要，檔案數(shù)量較多，其檔案則可以構(gòu)成獨(dú)立全宗。如開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)、國(guó)家汶川地震災(zāi)后重建規(guī)劃組 、國(guó)家汶川地震專家委員會(huì) 。 派出機(jī)構(gòu)不具有社會(huì)獨(dú)立性，所以其檔案不能構(gòu)成獨(dú)立全宗，一般作為其所屬立檔單位全宗的一部分，實(shí)施統(tǒng)一管理或單獨(dú)管理。如派出所、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保險(xiǎn)會(huì)等分派各地的派出機(jī)構(gòu)。 三、全宗的補(bǔ)充形式 （一）聯(lián)合全宗 聯(lián)合全宗是兩個(gè)或兩個(gè)以上的全宗的聯(lián)合體。 必須組成聯(lián)合全宗的情況有兩種： 兩個(gè)或兩個(gè)以上的立檔單位在存在時(shí)間上前后相繼、交替，在人員、職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)等方面相互交叉，文件處理界限不清，使檔案混淆在一起無(wú)法區(qū)分。 兩個(gè)或兩個(gè)以上同時(shí)存在的立檔單位，職能相近，關(guān)系密切，且合署辦公，文件混合處理，致使檔案無(wú)法區(qū)分。 （二）全宗匯集 全宗匯集是指將若干性質(zhì)相近的、且檔案數(shù)量極少的獨(dú)立全宗人為匯集起來(lái)。 （三）檔案匯集 檔案匯集是指將若干全宗所屬不明或所屬全宗已經(jīng)不復(fù)存在的檔案按照內(nèi)容、性質(zhì)上的聯(lián)系或共同點(diǎn)匯集起來(lái)，例如“工業(yè)生產(chǎn)檔案匯集”、“教育檔案匯集”等。 注：在檔案管理中，一旦某些檔案采用了某種全宗的補(bǔ)充形式，就視為一個(gè)全宗，賦予正式的全宗名稱，并與其他全宗一起統(tǒng)一編號(hào)、排列。 四、全宗群 全宗群是由若干具有一定聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。在檔案管理中，全宗群是一個(gè)在 宏觀上組織全宗的思想方法 ，而 不是 檔案實(shí)體管理管理分類的層次和實(shí)體性的 保管單位 。 比如，在檔案室（館），將形成時(shí)期相同、性質(zhì)相近的全宗集中保存在同一個(gè)或相鄰的庫(kù)房中，以便于查找、利用，這便是全宗群的劃分。 全宗群的劃分方式非常靈活，在檔案室（館）中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案館，可以按照歷史時(shí)期劃分全宗群，也可以按照黨政系統(tǒng)劃分全宗群，還可以按照地區(qū)、行業(yè)劃分全宗群。 第二節(jié) 文書檔案整理的改革 一、文書檔案整理工作的改革 (一）傳統(tǒng)的文書檔案整理 （參見(jiàn)教材 131頁(yè)，教材 151“知識(shí)鏈接”） 立卷：將處理完畢的具有查考利用價(jià)值的文書材料組合成案卷，并將案卷進(jìn)行裝訂，作為檔案保管的基本單位。 “六個(gè)特征立卷法”：?jiǎn)栴}特征、作者特征、時(shí)間特征、文種特征、地區(qū)特征、通訊者特征。 如 “ 總公司關(guān)于 2022年產(chǎn)品銷售問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告、策劃方案 ” （作者、時(shí)間、問(wèn)題、文種） “ 省水利開(kāi)發(fā)公司關(guān)于 地區(qū)水利資源情況的調(diào)查報(bào)告 ” （作者、地區(qū)、問(wèn)題、文種） 內(nèi)容：擬（修）訂立卷類目、歸卷與組卷、確定案卷的保管期限、擬寫案卷標(biāo)題、案卷的編目與編號(hào)、填寫與裝訂、歸檔七個(gè)環(huán)節(jié)。 （二）現(xiàn)行的文書檔案整理工作 ★ 國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ＤＡ／Ｔ ２２－2022），并于2022年正式施行。 ★ 江蘇省 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 實(shí)施辦法 歸檔文件的整理：是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 ―― 基本單位：件 ―― 基本環(huán)節(jié)：裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒 ―― 目的：有序化 （三）兩種整理方法的不同（參教材 132135） 以“件”取代“卷” 標(biāo)準(zhǔn)更加客觀 歸類更加準(zhǔn)確 有利于現(xiàn)代化 以“案盒”取代“案卷” 工作量大大減少（無(wú)需編頁(yè)號(hào)、較少裝訂、無(wú)需擬寫案卷題名和填寫案卷封面） 統(tǒng)一文書檔案工作 方便查找與借閱 方便復(fù)制與保密 三、整理工作的原則 （一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 在來(lái)源