辦公室管理第三章(已修改)
2025-01-23 07:02 本頁面
【正文】 第三章 辦公室時(shí)間管理 授課人 饒軍麗 案例導(dǎo)入 于雪是某集團(tuán)公司新來的秘書，這天早上一進(jìn)辦公室，辦公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交給他，說是下個(gè)星期開會(huì)要用。她看了一下，有 20頁，共 3萬多字。她還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午 2點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)部總監(jiān)、市場部和銷售部總監(jiān)一起商量工作，讓秘書通知他們。剛放下電話，機(jī)要室又給于雪送來一份傳真，這份傳真是一個(gè)代理商發(fā)來的，說他們一個(gè)副總過幾天要來本地辦事，請接待一下。她剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下月初到電視臺(tái)為 《 一周財(cái)經(jīng)觀察 》 節(jié)目做嘉賓?，F(xiàn)在由于時(shí)間關(guān)系去不了了，讓于雪打個(gè)電話通知電視臺(tái)。人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下午下班之前為報(bào)名的最后期限。一上班就遇到這么多事，于雪覺得頭都大了，一下子不知如何下手。 時(shí)間名言 ? 時(shí)間最不偏私，給任何人都是二十四小時(shí)；時(shí)間也最偏私，給任何人都不是二十四小時(shí)。 ——英 赫胥黎 磨刀不誤砍柴工 ? 曾經(jīng)有一位哲人看見一位農(nóng)夫在砍樹，每一斧都只能砍下一小塊樹皮 ——斧頭太鈍了。于是哲人問農(nóng)夫：“你為什么不把斧頭磨快了再砍？”農(nóng)夫回答說：“我沒時(shí)間磨斧頭?！? ? 這個(gè)寓言告訴我們一個(gè)淺顯的道理：磨刀不誤砍柴工。辦公室工作也是這樣：每天拿出一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，對(duì)要做的工作進(jìn)行規(guī)劃和計(jì)劃，不僅不會(huì)耽擱時(shí)間，而且還會(huì)大大提高工作效率。 小測試：你是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者嗎？ ? 以下每個(gè)問題均有四個(gè)答案： A 從未做過； B 有時(shí)做； C 經(jīng)常做； D 總這樣做。 請根據(jù)問題做出你的選擇，并記錄下來。 1. 每個(gè)學(xué)習(xí) /工作日之前，我都能為計(jì)劃中的學(xué)習(xí) /工作做些準(zhǔn)備。 2. 凡是可交派別人 /下屬去做的我都交派下去。 3. 我用學(xué)習(xí) /工作進(jìn)度時(shí)間表來書面規(guī)定學(xué)習(xí)/工作任務(wù)與目標(biāo)。 4. 我盡量一次性處理完畢每份作業(yè) /文件。 5. 我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按優(yōu)先順序排列，先辦最重要的事情。 我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪以及突然召開的會(huì)議。 我試著按照成績曲線圖表來安排我的學(xué)習(xí) /工作。 我的日程表留有回旋余地，以便我有時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件。 我努力這樣安排我的活動(dòng)，以便集中精力首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事情。 當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事情時(shí)，我會(huì)說“不”。 你得了多少分？ ? 計(jì)算分值： A 0分 B 1分 C 2分 D 3分 結(jié)論： ? 015分：你自己并無時(shí)間規(guī)劃，而是讓別人牽著鼻子走。但是，如果你在諸多事項(xiàng)中排出優(yōu)先要辦的事情，則可能達(dá)到一些自己的目的。 ? 1620分：你試圖掌握自己的時(shí)間，但卻不能持之以恒。 ? 2125分：你的時(shí)間管理良好。 ? 2630分：你已成為每一位想學(xué)習(xí)時(shí)間管理的人的榜樣。 學(xué)習(xí)內(nèi)容 辦公室時(shí)間 管理方法 辦公室時(shí)間管理 相關(guān)理論知識(shí) 辦公室時(shí)間管理方法 時(shí)間管理（時(shí)間運(yùn)籌） Time Management ? 為提高時(shí)間的利用率和有效性而對(duì)時(shí)間進(jìn)行的有效計(jì)劃和控制。 ? 表現(xiàn)：善于限定自己的工作范圍，合理有效地安排時(shí)間。 秘書的時(shí)間管理 ? 包括兩層含義： 1. 管理自己的時(shí)間 – 通過合理有效地規(guī)劃自己的時(shí)間來更有效地滿足領(lǐng)導(dǎo)和其他人員的工作需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 2. 管理領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間 – 合理安排領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃和工作時(shí)間，避免瑣事侵?jǐn)_，保證領(lǐng)導(dǎo)高效地工作。 秘書管理時(shí)間的簡單工具 ? 工作記錄本 ? 工作清單（日志） ? 工作計(jì)劃表 ? 工作日歷 秘書管理時(shí)間的電子設(shè)備 ? 商務(wù)通 ? 手機(jī)（記事本和備忘錄） ? 電腦（各種軟件） 管理時(shí)間的方法 ? 時(shí)間表管理法 ? 工作日志管理法 ? 目標(biāo)時(shí)間管理法 時(shí)間表管理法 ? 時(shí)間表是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格。 ? 其作用是提醒使用人和相關(guān)人員按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)。 編制時(shí)間表的基本步驟 1. 根據(jù)需要確定編制時(shí)間表的周期； 2. 收集并列出該階段的所有工作、活動(dòng)或任務(wù)； 3. 發(fā)現(xiàn)活動(dòng)或任務(wù)有相互沖突的，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)調(diào)整； 4. 按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰； 5. 繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目； 6. 用簡明扼要的文字將信息填入表格。 時(shí)間表的類型 ? 年度時(shí)間安排表 ? 季度時(shí)間安排表 ? 月時(shí)間安排表 ? 周時(shí)間安排表 ? 每日行動(dòng)管理表 年度時(shí)間安排表 ? 該表是將單位或組織一年中例行的會(huì)議、重要經(jīng)營活動(dòng)、已經(jīng)確定的商務(wù)出訪、公共關(guān)系活動(dòng)等作出妥善安排。 ? 可以參照上一年度的時(shí)間表和新一年的工作部署情況編制 ? 通常是在頭一年的年末制定，下一年度執(zhí)行。 制定年度時(shí)間安排表的要求 ? 簡明扼要 –通常只列出相應(yīng)的工作安排，篇幅以一張紙為限 ? 時(shí)間不必追求精確 –通常只將大致時(shí)間列出即可 ? 工作事項(xiàng)的重要性 –只列出本組織的重大活動(dòng)、例行活動(dòng)，比較概括 ***公司 2022年度領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃表 月份 日期（周次） 工作內(nèi)容 工作地點(diǎn) 1 第一周 新年工作動(dòng)員會(huì) 上海 1 1月 15日 新產(chǎn)品發(fā)布會(huì) 北京 2 2月 27日 深圳商品交易會(huì) 深圳 3 中旬 駐歐洲辦事處成立 巴黎 … … … … 7 中旬 上半年工作總結(jié) 待定 … … … … 12 下旬 領(lǐng)導(dǎo)檢查分廠情況 各分廠 季度時(shí)間安排表 ? 該表是對(duì)年度時(shí)間安排表按季度的具體分解 工作任務(wù) ? 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多， 7月的前兩周要在上海開會(huì)； 8月的第二周要去香港參加 5天會(huì)議；每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議； 8月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議； 7月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神； 8月的第一周的星期一還要面試 3位營銷員； 9月的前兩周希望安排休假。 ? 請根據(jù)以上信息，為銷售部經(jīng)理制定第三季度工作安排表。 **經(jīng)理第三季度會(huì)議安排表 月份 周次 七月份 八月份 九月份 第一周 上海會(huì)議 周一上午：面試 3位營銷員（小會(huì)議
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