【正文】 （第四）業(yè)務(wù)流程控制 公司 內(nèi)部控制是一項(xiàng)龐大而又極其復(fù)雜的 系統(tǒng)工程，涉及到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)或方 面，不僅包括董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等高層管理人 員，也包括每一個(gè)員工。 由于公司實(shí)施的內(nèi)部 控制措施和方法，是體現(xiàn)在具體業(yè)務(wù)層面上 的 ，所以從業(yè)務(wù)流程入手進(jìn)行內(nèi)部控制，有 利于內(nèi)部控制措施與具體業(yè)務(wù)融合。 這樣，就 要求我們將經(jīng)營(yíng)過(guò)程分為若干業(yè)務(wù)循環(huán)，然后 按環(huán)節(jié)去實(shí)施控制措施。 這就必然要有業(yè)務(wù)流程劃分： 公司業(yè)務(wù)流程圖 從公司的業(yè)務(wù)流程圖可見(jiàn)，業(yè)務(wù)流程主要是 三個(gè)階段，即：采購(gòu)與付款循環(huán)、存貨與生 產(chǎn)循環(huán)、銷(xiāo)售與收款循環(huán)，構(gòu)成整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程 正因?yàn)楣镜纳a(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程是如此三個(gè) 循環(huán)過(guò)程或稱(chēng)作環(huán)節(jié)，所以本部分講述內(nèi)容 就按照業(yè)務(wù)流程的三個(gè)環(huán)節(jié)講述控制辦法。 主要有下面四節(jié)內(nèi)容： 下面我們分別研究各個(gè)具體內(nèi)容。 所謂業(yè)務(wù)流程就是指處理某一具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的 工作程序和先后進(jìn)行順序。 我們已經(jīng)明確三個(gè)循 環(huán)過(guò)程，也稱(chēng)為環(huán)節(jié)，真正控制這些環(huán)節(jié)，必須 按下列五個(gè)方面進(jìn)行工作，所以，在本節(jié)我要講 述五個(gè)問(wèn)題： （ 1） 設(shè)定該環(huán)節(jié)控制目標(biāo) （ 2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程 （ 3）崗位分工與授權(quán)管理 （ 4）找出常見(jiàn)的內(nèi)部控制缺陷 （ 5）設(shè)置控制關(guān)鍵點(diǎn) （ 1）設(shè)定該環(huán)節(jié)控制目標(biāo) 控制目標(biāo)是實(shí)施內(nèi)部控制的最終目的，也是評(píng)價(jià)內(nèi)部控制 的主要標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。因此，公司實(shí)施各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制時(shí)，首 先應(yīng)確定控制目標(biāo)，然后依據(jù)這個(gè)具體目標(biāo)找出控制要素和關(guān) 鍵控制點(diǎn)，這樣，才能保證控制達(dá)到理想程度。 控制目標(biāo)是分為基本目標(biāo)與具體目標(biāo)的，這里要按生產(chǎn)經(jīng) 營(yíng)業(yè)務(wù)流程的循環(huán)環(huán)節(jié)控制，所指目標(biāo)當(dāng)然是具體目標(biāo)。只有 具體目標(biāo)一個(gè)個(gè)分別實(shí)現(xiàn)，基本目標(biāo)才能實(shí)現(xiàn)。 因?yàn)楦鱾€(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)有本質(zhì)區(qū)別，所以，要一個(gè) 個(gè)分別設(shè)置具體目標(biāo)。 每一個(gè)具體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，總結(jié)一次，就會(huì)鼓舞士氣，激 勵(lì)人們?nèi)?shí)現(xiàn)下一環(huán)節(jié)的具體目標(biāo)。每一具體環(huán)節(jié)的具體目標(biāo) 都實(shí)現(xiàn)了，基本目標(biāo)也就實(shí)現(xiàn)了。 （ 2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程 整個(gè)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程應(yīng)該是采購(gòu)供應(yīng)環(huán)節(jié)、生產(chǎn) 環(huán)節(jié)、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，稱(chēng)為供產(chǎn)銷(xiāo)三個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；但同時(shí)又是公司 資金運(yùn)動(dòng)的：貨幣資金 —— 儲(chǔ)備資金 —— 生產(chǎn)資金 —— 成品資 金 —— 貨幣資金的循環(huán)過(guò)程。 要控制這些環(huán)節(jié)或過(guò)程，必須設(shè)置若干崗位，實(shí)行具體操 作分工，所以，公司必須進(jìn)行整個(gè)流程中那個(gè)崗位與那個(gè)崗位 銜接，信息（業(yè)務(wù)憑證或資金）向那個(gè)方向傳遞。這個(gè)信息傳 遞路線(xiàn)必須明確，而且其傳遞路線(xiàn)不合理，就會(huì)效率低下，而 且產(chǎn)生漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。 在這里會(huì)計(jì)的作用明顯，一定以會(huì)計(jì)需要為主，實(shí)施 完整的會(huì)計(jì)控制，避免損失，堵塞一切漏洞。 （ 3）進(jìn)行崗位分工和授權(quán)管理 進(jìn)行崗位分工和授權(quán)管理是公司內(nèi)部控制的主要措施。 崗位分工又稱(chēng)職責(zé)分工，就是要求公司根據(jù)不相容職務(wù)分離 的原則，合理設(shè)計(jì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程鏈條上的工作崗位，明確崗 位職責(zé)權(quán)限，實(shí)行崗位責(zé)任制，達(dá)到各個(gè)崗位相互制衡的機(jī)制。 授權(quán)管理又稱(chēng)為授權(quán)批準(zhǔn)控制，要求公司明確規(guī)定各個(gè)工作崗 位的權(quán)力，使用范圍，程序及責(zé)任。各級(jí)管理層必須在授權(quán)的范 圍內(nèi)行使職權(quán)，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。 這是業(yè)務(wù)流程控制的極其重要問(wèn)題，必須杜絕非崗位人員進(jìn) 行操作，更要杜絕超越授權(quán)行使職責(zé)，一旦發(fā)生就會(huì)破壞整個(gè)企 業(yè)的內(nèi)部控制，使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程混亂，效益低下。 （ 4）分析常見(jiàn)的內(nèi)部控制缺陷 準(zhǔn)確的說(shuō)，公司的每一個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)運(yùn)行過(guò)程中，都存在 著風(fēng)險(xiǎn)，比如記錄錯(cuò)誤、違章操作、非法交易、欺詐舞弊等等。 因此，公司必須在事前對(duì)該循環(huán)過(guò)程可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和問(wèn)題進(jìn)行 分析、梳理，然后有針對(duì)性的制定防范措施，彌補(bǔ)內(nèi)部控制缺陷 ，有的放矢進(jìn)行業(yè)務(wù)流程控制。 這個(gè)過(guò)程實(shí)質(zhì)上是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是對(duì)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤 和問(wèn)題進(jìn)行預(yù)計(jì)和設(shè)想，目的是保證業(yè)務(wù)流程控制有效、順利 進(jìn)行。 （ 5） 設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn) 公司內(nèi)部控制要遵循成本效益原則，這就制約著 內(nèi)部控制不可能面面俱到，不分大小輕重，一律進(jìn)行 控制。而是抓住關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)，有針對(duì)的進(jìn)行控制， 有針對(duì)性的設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度。我們這里所說(shuō)的關(guān)鍵點(diǎn) 就是業(yè)務(wù)流程中容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)或者崗位，抓住了 關(guān)鍵點(diǎn)，就等于抓住牛鼻子，也就是抓住主要矛盾，其 他矛盾也就迎刃而解了。 內(nèi)部控制規(guī)范就是以關(guān)鍵點(diǎn)為核心，制定員工操作 規(guī)范和業(yè)務(wù)操作指南，也是檢查和監(jiān)督的重點(diǎn)部位。 采購(gòu)是公司開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基本前提， 建立和完善采購(gòu)與付款控制制度，是控 制業(yè)務(wù)過(guò)程的第一步，倘若發(fā)生任何差錯(cuò)和 舞弊，都將影響整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)正常進(jìn)行。因 此公司必須按照 《 企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 7號(hào)－采購(gòu)業(yè)務(wù) 》 規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際制 定控制措施，并嚴(yán)格組織實(shí)施。 在這一部分我主要講述以下 4個(gè)問(wèn)題： （ 1）采購(gòu)預(yù)付款的控制目標(biāo) （ 2）采購(gòu)預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 （ 3）具體控制的要點(diǎn) （ 4）采購(gòu)與付款常見(jiàn)的弊端。 （ 1）采購(gòu)預(yù)付款的控制目標(biāo) 采購(gòu)預(yù)付款的基本控制目標(biāo)是： 規(guī)范采購(gòu)預(yù)付款行為，防 范采購(gòu)預(yù)付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊發(fā)生，提高采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì) 效益。 為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，所生產(chǎn)的商品與勞務(wù)必須滿(mǎn)足銷(xiāo)售的 要求，并在一個(gè)合適的時(shí)間范圍內(nèi)以最合理的價(jià)格獲得，確保 已采購(gòu)的和公司有效運(yùn)營(yíng)所必須的商品和勞務(wù)有責(zé)任人員承擔(dān) 責(zé)任。要準(zhǔn)確反映公司對(duì)外負(fù)債情況，保證應(yīng)付賬款的真實(shí)、 合理以及授權(quán)支付，合理揭示采購(gòu)業(yè)務(wù)中所享受的折扣與折讓 情況等。 （ 2）采購(gòu)預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程 采購(gòu)預(yù)付款的業(yè)務(wù)流程包括商品與勞務(wù)采購(gòu)相關(guān)的所有活動(dòng)，這些業(yè)務(wù)活動(dòng)的最終結(jié)果，都要反映到 “ 存貨 ” 總賬和相應(yīng)的明細(xì)賬中。以大型工業(yè)制造公司為例，其業(yè)務(wù)流程一般包括五個(gè)環(huán)節(jié)： ① 請(qǐng)購(gòu) 公司生產(chǎn)或采購(gòu)部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要和倉(cāng)儲(chǔ)實(shí)際情況，按照采購(gòu)預(yù)算或采購(gòu)計(jì)劃提出采購(gòu)申請(qǐng)。獲得審批授權(quán)的審批人按相關(guān)規(guī)定對(duì)請(qǐng)購(gòu)單作出批示。 ② 訂貨 采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單向符合信用單位和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商采購(gòu)訂貨。 ③ 驗(yàn)收 采購(gòu)的物資抵達(dá)后，按照訂單和合同進(jìn)行驗(yàn)收，并在驗(yàn)收單上記錄驗(yàn)收情況、計(jì)量貨物數(shù)量金額，確保物資與訂單或合同規(guī)定的相一致。然后將物質(zhì)送到指定地點(diǎn)。 ④ 付款 財(cái)會(huì)部門(mén)收到供貨商轉(zhuǎn)來(lái)的發(fā)票及銀行結(jié)算單證后，認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容，并與入庫(kù)單、定貨單、核對(duì)后辦理支付手續(xù)，支付貨款。 ⑤ 記賬 財(cái)會(huì)人員根據(jù)上述原始憑證編制記賬憑證，根據(jù)記賬憑證登記總賬、明細(xì)帳。同時(shí)倉(cāng)庫(kù)保管人員依據(jù)入庫(kù)單登記保管賬簿。 保持定期對(duì)賬。 （ 3）具體控制要點(diǎn) ① 請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié) 請(qǐng)購(gòu)人員必須是獲得授權(quán)的生產(chǎn)管理或采購(gòu)部門(mén)人員，而且必須根據(jù) 采購(gòu)預(yù)算或者實(shí)際需要開(kāi)立申請(qǐng)，堅(jiān)決杜絕無(wú)計(jì)劃采購(gòu)、不及時(shí)采購(gòu)，確 保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行。 ② 訂貨環(huán)節(jié) 訂貨必須是采購(gòu)部門(mén)的獲得授權(quán)的人員，而且實(shí)行輪崗制度。 小額零星采購(gòu)，就近直接購(gòu)買(mǎi)。大額或重要物資訂貨時(shí)一定要招標(biāo)，貨比 多家，不準(zhǔn)從一家供貨商進(jìn)貨。價(jià)格上必須要多家對(duì)比，考慮性?xún)r(jià)比，運(yùn)輸途 程，供應(yīng)時(shí)間，信用狀況，交貨條件，結(jié)算方式，違約責(zé)任等綜合考慮。 采購(gòu)人員一般不許一人進(jìn)行大宗采購(gòu)，而且必須講明價(jià)格折扣情況，必要 時(shí)要有監(jiān)督人員進(jìn)行事后調(diào)查回訪(fǎng)，堅(jiān)決杜絕采購(gòu)業(yè)務(wù)人員私自拿回扣。 ③ 驗(yàn)收環(huán)節(jié) 有效的訂單合同代表公司已授權(quán)倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)接受供應(yīng)商提供的商品或勞 務(wù)。公司應(yīng)根據(jù)財(cái)政部 《 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范 —— 采購(gòu)與付款 》 的規(guī)定建立驗(yàn)收制度。授權(quán)倉(cāng)庫(kù)或?qū)ｉT(mén)的驗(yàn)收部門(mén)對(duì)所購(gòu)商品 或勞務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)不合格的商品或勞務(wù)， 通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理意見(jiàn)。對(duì)于退貨、換貨 或折讓等方式解決的，應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門(mén)辦理手續(xù)或退回貨物。 驗(yàn)收崗位人員必須對(duì)入庫(kù)的貨物負(fù)全部責(zé)任，堅(jiān)決杜絕不檢驗(yàn)、不經(jīng)計(jì) 量就直接入庫(kù)；更要杜絕沒(méi)見(jiàn)實(shí)物就簽收入庫(kù)單。 采購(gòu)人員只有憑 “ 入庫(kù)單 ” 、供貨單位開(kāi)具的 “ 專(zhuān)用發(fā)票 ” 才能到財(cái)會(huì)結(jié)算，由 財(cái)會(huì)根據(jù)合同及約定的付款方式辦理貨款結(jié)算及記賬，注銷(xiāo)采購(gòu)人員責(zé)任。同時(shí) 采購(gòu)物資的責(zé)任轉(zhuǎn)移到倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)。 ④ 付款環(huán)節(jié) 公司采購(gòu)商品或勞務(wù)后，凡由倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)入庫(kù)的必須填制 “ 入庫(kù)單 ” 或 “ 驗(yàn)收單 ” ， 一式三份，一份交由保管記賬，一式存根，一式交給采購(gòu)經(jīng)手人員到財(cái)會(huì)報(bào)賬。財(cái)會(huì) 根據(jù) “ 入庫(kù)單 ” 登記總賬和明細(xì)賬，解脫采購(gòu)責(zé)任，明確保管責(zé)任；同時(shí)根據(jù)合同與供 貨單位開(kāi)具的 “ 專(zhuān)用發(fā)票 ” 核對(duì)，按規(guī)定的結(jié)算方式付款。對(duì)于不需要立即付款的應(yīng)記 入 “ 應(yīng)付賬款 ” 。 對(duì)于公司購(gòu)貨業(yè)務(wù)發(fā)生的應(yīng)付款，應(yīng)由財(cái)會(huì)部門(mén)授權(quán)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期與對(duì)方核對(duì) 賬項(xiàng)，保證無(wú)誤。 應(yīng)付款項(xiàng)到達(dá)合同規(guī)定或者約定的付款日前一天，由授權(quán)人員開(kāi)具公司自制的 “ 付 款憑單 ” ，送授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交由現(xiàn)金出納按時(shí)付款，現(xiàn)金出納人員沒(méi)有得到批準(zhǔn)的 “ 付款憑單 ” 絕對(duì)不允許支付款項(xiàng)。 付款憑單制度既可以控制出納人員付款，又可以防止重復(fù)支付貨款。 采購(gòu)商品或勞務(wù)的貨款絕對(duì)不允許支付現(xiàn)金。除非結(jié)算起點(diǎn)以下的尾數(shù)清