【正文】 第 1 頁(yè) 共 41 頁(yè) 河 南 麥 佳 商 超 事 業(yè) 部 Henan Mai Jia Business Services Division 各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程 必 備 手 冊(cè) 2022 年 8 月 1 日編制 絕密文件 第 2 頁(yè) 共 41 頁(yè) 河南麥佳商超事業(yè)部 文 件 名 發(fā)文部門 總經(jīng)辦 簽發(fā)日期 202281 采購(gòu)部建檔流程 發(fā)文編號(hào) MJSC 字 — 01 適用范圍 采購(gòu)部、信息部、配送中心 根據(jù)公司管理工作的需要，為更好規(guī)范新品建檔制度，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施信息系統(tǒng)，現(xiàn)制定本流程如下： 新品建檔流程 第一條 建檔流程： 通過(guò) 未通過(guò) 第二條 流程說(shuō)明： ：門店店長(zhǎng)、營(yíng)運(yùn)總監(jiān)、采購(gòu)總監(jiān)、采購(gòu)經(jīng)理及相關(guān)采購(gòu)人員、監(jiān)察部、信息部； ； 各采購(gòu)人員采集新品（含內(nèi) 采 、外采），告知合作商戶新品通過(guò)與否將一律不予退 還 參加討論會(huì)信息員認(rèn)真登記討論通過(guò)商品的條碼、商品名稱、規(guī)格、廠商提供進(jìn)、售價(jià) 不予考慮，直接將討論未通過(guò)及討論通過(guò)新品（注明）轉(zhuǎn)交與總經(jīng)理室 每周一上午 12 點(diǎn)前召開新品討論會(huì)，允許品嘗及試用新品 新品討論后相關(guān)采購(gòu)人員對(duì)討論通過(guò)商品進(jìn)行價(jià)格市調(diào)（ 24 小時(shí)內(nèi)），與商戶協(xié)商理想價(jià)格、索取相關(guān)證件（ 食品需要五證 :營(yíng)業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記、生產(chǎn)許可證， 產(chǎn)品 合格證、衛(wèi)生許可證 ）及商討相關(guān)費(fèi)用 每周四上午 12 點(diǎn)前采購(gòu)經(jīng)理制定 《商品資料建檔申請(qǐng)表》 隨同相關(guān)證件（食品五證）、費(fèi)用收據(jù)、所簽合同一并上交與信息部，信息人員依據(jù)建檔單與討論會(huì)登記通過(guò)商品逐一核對(duì) 核對(duì)無(wú)誤后信息員電話告知監(jiān)察人員，監(jiān)察人員兩日內(nèi)對(duì)新品進(jìn)行價(jià)格復(fù)核，返還費(fèi)用收據(jù)。監(jiān)察部市調(diào)核實(shí)后將無(wú)異議商品建檔表返還信息室，對(duì)與異議商品不予建檔并第一時(shí)間告知采購(gòu)總監(jiān)不予建檔原因 監(jiān)察人員對(duì)建檔商品再次復(fù)核，非討論通過(guò)商品追究采購(gòu)部每個(gè)單品 100 元的現(xiàn)金處罰（采購(gòu)經(jīng)理與采購(gòu)總監(jiān)各 50 元的現(xiàn)金處罰） 周六上午 12 點(diǎn)前信息人員必須完成對(duì)新品建檔工作，并將新品信息傳至門店及配送中心、通知相關(guān)采購(gòu)部門，新品生效，信息人員對(duì)新品相關(guān)資料存檔保存 采購(gòu)部門完成首批訂貨，催促供應(yīng)商及外采采購(gòu)開始送貨及采購(gòu) 門店接受新品信息 后打印標(biāo)價(jià)簽，通知區(qū)域人員做好新品陳列準(zhǔn)備 第 3 頁(yè) 共 41 頁(yè) 、試飲及試用； 議室進(jìn)行； 第三條 建檔注意事項(xiàng)： ； ； ，由監(jiān)察部統(tǒng)一對(duì)新品進(jìn)行處理； ： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記、生產(chǎn)許可證， 產(chǎn)品 合格證、衛(wèi)生許可證 ； ，逾期將對(duì)當(dāng)事人每次給予至少 50 元以上的現(xiàn)金處罰； ，不允許盲目要貨，更不允許囤積（特殊情況除外）； 、繳納一定費(fèi)用并在建檔時(shí)隨建檔單上交于信息部； 8.《商品資料建檔申 請(qǐng)表》必須填寫完整無(wú)誤、無(wú)涂改，須有采購(gòu)員、采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)總監(jiān)共同親筆簽名方可建檔，杜絕電話建檔。 商品變價(jià)流程 第一條 變價(jià)（ 正常商品、市調(diào)商品） 流程： 市場(chǎng)未變價(jià) 市場(chǎng)已調(diào)整 同意降價(jià) 不同意降價(jià) 正常商品變價(jià)： 供貨商及專柜遞交變價(jià)申請(qǐng)，并注明變價(jià)原因 市調(diào)商品變價(jià) ：門店或者采購(gòu)人員市調(diào)發(fā)現(xiàn)商品價(jià)格差異 采購(gòu)經(jīng)理接到供貨商及專柜遞交變價(jià)申請(qǐng)查詢電腦進(jìn)行核實(shí) 上、下調(diào)進(jìn)價(jià)或者售價(jià)，采購(gòu)經(jīng)理在接到遞交申請(qǐng) 12 小時(shí)內(nèi)安排相關(guān)人員去競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及周邊市場(chǎng)（鄭州可電話詢問(wèn)）進(jìn)行市調(diào) 核實(shí)價(jià)格無(wú)誤后，申請(qǐng)上調(diào)商品進(jìn)售價(jià)只調(diào)售價(jià)，一周后再上調(diào)進(jìn)價(jià)；如下調(diào)商品進(jìn)售價(jià)應(yīng)及時(shí)調(diào)整進(jìn)價(jià)，并要求供應(yīng)商根據(jù) 電腦庫(kù)存按進(jìn)價(jià)進(jìn)行補(bǔ)差 市調(diào)后得知其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及市調(diào)依舊是原價(jià)，駁回申請(qǐng)，原價(jià)不變 門店（采購(gòu)）、監(jiān)察部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上報(bào)市調(diào)結(jié)果，對(duì)于異議商品予以注明 （接到市調(diào)結(jié)果三日內(nèi)解決）保留低價(jià)證據(jù)，與供應(yīng)商進(jìn)行 協(xié)商、調(diào)整 降低進(jìn)價(jià)及庫(kù)存補(bǔ)差，內(nèi)采商戶依據(jù)合同進(jìn)行現(xiàn)金罰款 內(nèi)采轉(zhuǎn)外采，外采商品找同類商品替代 采購(gòu)員填寫《商品進(jìn)售價(jià)調(diào)價(jià)單》填寫完整 進(jìn)、售價(jià)降低，信息人員在電腦系統(tǒng) 中直接變價(jià)，上傳門店及各部 進(jìn)售價(jià)提高，信息人員立即到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手處進(jìn)行市調(diào)（復(fù)核） 如調(diào)整后售價(jià)高于市場(chǎng)價(jià)，立即將該商品上傳于監(jiān)察部，由監(jiān)察部再次落實(shí)，對(duì)于違規(guī)操作采購(gòu)人員嚴(yán)懲，如情況屬實(shí)（廠家原料漲價(jià)）則按流程執(zhí)行 門店接受信息，打印變價(jià)商品標(biāo)價(jià)簽并在營(yíng)業(yè)開始前對(duì)變價(jià)商品試掃，對(duì)于異常情況及時(shí)反映解決 門店區(qū)域更換標(biāo)價(jià)簽 第 4 頁(yè) 共 41 頁(yè) 第二條 流程說(shuō)明： ，不含特價(jià)變價(jià)； 《商品進(jìn)售價(jià)調(diào)價(jià)單》 ； ，采購(gòu)人員、信息人員務(wù)必做好市場(chǎng)調(diào)查； ； 第三條 商品變價(jià)注 意事項(xiàng)： （包含進(jìn)價(jià)調(diào)整與售價(jià)調(diào)整）； ，價(jià)格調(diào)查必須實(shí)事求是，如有弄虛作假者將給予每個(gè)單品 100 元的現(xiàn)金處罰； ，須有廠家證明，填寫變價(jià)單時(shí)必須填寫完整，由相關(guān)責(zé)任人親筆簽名，不可電話變價(jià)。 ，依據(jù)遞交日期算起，五日內(nèi)必須回饋商戶； ，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證公平公正。 商品特價(jià)變價(jià)流程 第一條 特價(jià)變價(jià)流程： 同意促銷價(jià)格 不同意促銷價(jià)格 第二條 流程說(shuō)明 : DM 活動(dòng)開始前 15 天召開促銷商品討論會(huì)（正常特價(jià)商品在遞交當(dāng)天進(jìn)行洽談）； DM 商品討論后次日 18 點(diǎn)前門店須對(duì) DM 商品進(jìn)行銷售量預(yù)估，便與采購(gòu)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格二次 議價(jià)； 第三條 變價(jià)注意事項(xiàng)： ，區(qū)域部長(zhǎng)簽收變價(jià)標(biāo)簽并跟蹤標(biāo)簽及 POP 變價(jià)； ，營(yíng)運(yùn)部預(yù)估數(shù)量、預(yù)估虧損金額并要求門店在實(shí)際銷售過(guò)程中不予超過(guò)預(yù)估數(shù)量； ，系統(tǒng)自動(dòng)生成，特價(jià)開始當(dāng)日營(yíng)業(yè)前必須對(duì)特價(jià)商品進(jìn)行試掃； ，由相關(guān)責(zé)任人親筆簽名，不可電話變價(jià)。 采購(gòu)部依據(jù)門店預(yù)估銷售數(shù)量進(jìn)行價(jià)格二次議價(jià) DM 促銷商品： 采購(gòu)部在活動(dòng)前 15 天洽談促銷商品 采購(gòu)人員填寫《商品促銷單品選擇表》，采購(gòu)經(jīng)理審核 繼續(xù)選擇替代商品（ 2 日內(nèi)完成） 采購(gòu)總監(jiān)審核 信息人員錄入電腦 門店打印特價(jià)商品 標(biāo)價(jià)簽 門店特價(jià)商品陳列 門店接收信息 正常特價(jià)： 合作供應(yīng)商遞交特價(jià)商品 采購(gòu)部對(duì)特價(jià)商品價(jià)格洽談 第 5 頁(yè) 共 41 頁(yè) 商品資料變更流程 第一條 變更流程 銷售差 供應(yīng) 商、商品 淘汰清退 信息變更 商品淘汰、清退流程： 采購(gòu)人員通過(guò)查詢銷售排行列出滯銷商品明細(xì)表或營(yíng)運(yùn)部提供建議淘汰商品清單 資料變更流程： 供應(yīng)商提出資料變更申請(qǐng)（如條碼更換、規(guī)格更換、調(diào)整結(jié)賬時(shí)間、調(diào)整聯(lián)營(yíng)扣點(diǎn)、調(diào)整經(jīng)營(yíng)方式等） 采購(gòu)人員給予書面標(biāo)注是否淘汰意見 采購(gòu)人員核查情況是否屬實(shí) 填寫《商品信息維護(hù)單》 采購(gòu)經(jīng)理、總監(jiān)審批，傳至營(yíng)運(yùn)部及信息部做信息維護(hù) 信息人員電腦錄入，上傳數(shù)據(jù) 門店接收并對(duì)資料變更商品進(jìn)行標(biāo)簽打印 現(xiàn)場(chǎng)核對(duì) 供應(yīng)商淘汰、清退流程： 采購(gòu)人員不定期查詢供應(yīng)商銷售排行或門店提供建議淘汰清場(chǎng)供應(yīng)商信息 采購(gòu)人員書面數(shù)字分析銷售銷售差原因，建議清場(chǎng) 與財(cái)務(wù)部溝通查實(shí)該供應(yīng)商貨款是否足夠沖抵退貨及費(fèi)用 采購(gòu)部相關(guān)區(qū)域?qū)⑶鍒?chǎng)通知發(fā)至門店及總部財(cái)務(wù)部、營(yíng)運(yùn)部、配送中心 營(yíng)運(yùn)部監(jiān)督門店在三日內(nèi)退貨完畢 內(nèi)采供應(yīng)商到門店進(jìn)行清點(diǎn)清場(chǎng)商品 外采商品由采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商后統(tǒng)一退至配送中心 無(wú)法退貨商品集中門店統(tǒng)一處理，售完即止，信息控制 退貨完畢后門店出具《退清證明》 財(cái)務(wù)部對(duì)賬 按照合同規(guī)定的清場(chǎng)付款時(shí)間給予付清款項(xiàng) 門店根據(jù)實(shí)際情況申請(qǐng)新品，增加單品數(shù)量，提高銷 售 第 6 頁(yè) 共 41 頁(yè) 第二條 流程注意事項(xiàng)： 1. 門店或者采購(gòu)查詢待淘汰清場(chǎng)商品或者供應(yīng)商均應(yīng)實(shí)事求是，不得以清場(chǎng)淘汰的名義打壓供應(yīng)商； 2. 確定淘汰清場(chǎng)商品或者供應(yīng)商時(shí)，均應(yīng)友好協(xié)商，數(shù)據(jù) 說(shuō)話，以數(shù)據(jù)為依據(jù)； 3. 清場(chǎng)淘汰商品在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按時(shí)完成，逾期如有沒(méi)退或者退不清者，門店均應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任； 4. 淘汰清退商品一旦與供應(yīng)商解除合同，均應(yīng)在電腦中設(shè)置“該商品無(wú)法銷售”； 5. 填寫《商品信息維護(hù)單》時(shí)必須由電腦打印、填寫完整，不可手寫，必須由相關(guān)責(zé)任人親筆簽名； 6. 淘汰清退商品時(shí)采購(gòu)部必須事先與 財(cái)務(wù)部溝通查實(shí)該供應(yīng)商貨款是否足夠沖抵退貨及費(fèi)用。 商品信息維護(hù)單 部門：調(diào)味部 時(shí)間： 2022 年 3 月 11 日 序號(hào) 商品條碼 商品名稱 規(guī)格 說(shuō)明 1 6920345611780 5L 金龍魚大豆油 5L*4 滯銷淘汰 2 6920345611222 青島啤酒 335ml 廠家更換規(guī)格“ 335ml 更改為 500ml” 3 6920345611333 徐福記沙琪瑪 360g 更換供應(yīng)商，有“ 10086 供應(yīng)商更改為 10079” 采購(gòu)員： 邵明堂 部門經(jīng)理： 房紅喜 采購(gòu)總監(jiān)： 趙四清 營(yíng)運(yùn)總監(jiān)： （無(wú)需簽名） 第 7 頁(yè) 共 41 頁(yè) 商品驗(yàn)貨流程 一、外采商品驗(yàn)收： 實(shí)物與訂單不相符 實(shí)物與訂單完全吻合 注意事項(xiàng)： 1）、外采業(yè)務(wù)人員采購(gòu)商品不得多于訂單數(shù)量 10%； 2）、信息人員打印驗(yàn)收單據(jù)時(shí)，實(shí)際商品價(jià)格低以隨貨單為主，實(shí)際商品價(jià)格高以電腦價(jià)格為 主，相關(guān)差價(jià)采購(gòu)人員自行解決，這方面要求采購(gòu)人員時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)變化，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)向； 3）、信息室人員不得以任何理由進(jìn)行單據(jù)重新打印，違者給予每張單據(jù)至少 500 元的現(xiàn)金處罰并全部承擔(dān)相關(guān)單據(jù)引發(fā)的所有責(zé)任。 二、配送中心、門店對(duì)內(nèi)采商品驗(yàn)收： 河南麥佳商超事業(yè)部 文 件 名 發(fā)文部門 總經(jīng)辦 簽發(fā)日期 202281 商品驗(yàn)貨流程 發(fā)文編號(hào) MJSC 字 — 02 適用范圍 采購(gòu)部、信息部、配送中心、 門店、營(yíng)運(yùn)部 外采業(yè)務(wù)人員發(fā)車返程前電話告知配送中心負(fù)責(zé)人到貨時(shí)間，配送中心安排好驗(yàn)貨人員，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好驗(yàn)貨準(zhǔn)備 外采業(yè)務(wù)人員將商品放至指定驗(yàn)貨區(qū)域，提供商品訂貨單及商戶隨貨單，驗(yàn)貨人員（必須兩人）開始驗(yàn)貨 驗(yàn)貨員依照商品訂單進(jìn)行商品驗(yàn)收，驗(yàn)貨人員開始驗(yàn)貨，注意條碼對(duì)應(yīng)，以最小單位進(jìn)行驗(yàn)收，并注明商品生產(chǎn)日期與保質(zhì)期限；并注明商品生產(chǎn)日期與保質(zhì)期限 驗(yàn)貨員按實(shí)際送貨數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)商品不予驗(yàn)收 驗(yàn)貨完畢后，兩名驗(yàn)貨員在訂單上簽