【正文】 物的清除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 公共區(qū)域清潔管理 — — 1) 公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指 辦公室 、會(huì)議室等的清潔衛(wèi)生。 2) 辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運(yùn)、飲水機(jī)、垃圾簍、下班前辦公區(qū)域的整理等。 3) 會(huì)議室衛(wèi)生包括：會(huì)議室的日常清潔、會(huì)議前 /會(huì)議后的徹底清潔（包括地面、桌面、墻壁、培訓(xùn)椅、白紙板等）。 第二章 公文管理 1．公文的種類 決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。 通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、員工的職務(wù)任免聘用、會(huì)議。 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、員工違紀(jì)處罰。 報(bào)告：適用于向上級部門匯報(bào)工作、反映情況，不需要上級回復(fù)及批示。 請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)，需要上級批示。 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問 和答復(fù)問題等。 2．發(fā)文 凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由 副總（總監(jiān)） 簽發(fā)，重要文件需請示總經(jīng)理同意后，由 相關(guān) 部門負(fù)責(zé)擬稿，由總經(jīng)理簽發(fā)。 總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿，由辦公室人員進(jìn)行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。 以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，蓋章后發(fā)出。 復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印，以節(jié)省開支。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。 3．公文格式 公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、 附件、印章（簽名）、成文時(shí)間、抄報(bào)及抄送單位等部分組成。 發(fā)文字號格式：部門簡稱 + （年號） +文件編號（ **號），例如行政人事部發(fā)文：行政人事（ 2021）012 號，表示行政人事部 2021 年發(fā)的第 12 次公文。 緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題舉例：“關(guān)于 ******請示”（報(bào)告、通知、決定、通報(bào)）。 公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 4．行文規(guī)則 “ 請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個(gè)主送上級，如需同時(shí)送其它上級，應(yīng)當(dāng)以抄送形式，有相關(guān)聯(lián)的事可以一文多事。 “報(bào)告”中不得帶請示事項(xiàng)。 行文統(tǒng)一使用《簽報(bào)單》并付上公文，給各級領(lǐng)導(dǎo)批示。 5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應(yīng)及時(shí)將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。 第三章 請示報(bào)告制度 1. 目的 為建立良好的工作秩序，進(jìn)一步規(guī)范公司的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制 定本制度。 2. 制度 請示或報(bào)告工作應(yīng)堅(jiān)持逐級請示報(bào)告的原則，非特殊情況，不得越級請示或報(bào)告工作。 請示工作可采取發(fā)送《簽報(bào)單》及口頭請示兩種形式進(jìn)行，重大、重要工作的請示，必須報(bào)送《簽報(bào)單》。 《簽報(bào)單》的報(bào)送，需經(jīng)本部門及有關(guān)職能部門審核后，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo) （總監(jiān)） 、總經(jīng)理審批。審批時(shí)間一般不超過 3個(gè)工作日，緊急工作事宜，需及時(shí)簽署審核、審批意見。 請示的工作事項(xiàng)辦畢后，承辦部門負(fù)責(zé)人（承辦人）應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況，便于領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排下一步工作。 涉及費(fèi)用支出的事項(xiàng)，未經(jīng)請示不得擅自決定，否則，其費(fèi)用由有 關(guān)責(zé)任人自理。 本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請示與報(bào)告。 第四章 資料管理 1．目的 明確公司資料管理原則，建立完善準(zhǔn)確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。 2．定義 資料是指公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的，具有價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會(huì)議記錄、單據(jù)、契約、合同等。 3．原則 部門重要資料在項(xiàng)目完成前應(yīng)由部門自已管理，項(xiàng)目完成后所有資料原件應(yīng)移交給辦公室統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫移交表。 辦公室按規(guī)定格式填寫案卷目錄。 公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部管理。 公司所有資料實(shí)行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據(jù)行政級別的不同對查閱資料的內(nèi)容加以限制）、網(wǎng)絡(luò)化管理。 4．需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件；工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記要、重要文件；公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由辦公室負(fù)責(zé)保管。 財(cái)務(wù)類：各種會(huì)計(jì)憑證（單證、記賬、匯總）、會(huì)計(jì)帳簿（明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會(huì)計(jì)報(bào)表等由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管 。 物業(yè)類：公司物業(yè)、房租、水電、電話、寬帶等相關(guān)費(fèi)用的繳納，統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)。 策劃類：市場調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營銷策劃報(bào)告等在項(xiàng)目完成前由策劃部負(fù)責(zé)保管，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一移交給辦公室。 銷售類：客戶檔案、銷售資料等在項(xiàng)目完成前由銷售部保管，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一移交給辦公室資料管理人員。 圖書資料：公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由辦公室資料管理人員，存放于閱覽室，員工需要用時(shí)需辦理借閱手續(xù)。 5．有關(guān)注意事項(xiàng) 各部門須指定專人進(jìn)行文件資料管理，并做好整 理、分類、立卷、歸檔工作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便亂放，以免遺失。 6．檔案目錄制定 所有檔案的前二級目錄（公司名 +部門名）由辦公室統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報(bào)辦公室管理處。 7．處理?xiàng)l例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50— 500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： ? 毀損、丟失或擅自銷毀公司資料； ? 擅自向外界提供、抄摘公司資料； ? 涂改、偽造資料； ? 未及時(shí)歸還； ? 未按手 續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料管理者同罰）。 第五章 1．總則 為維護(hù)公司安全及使人員、物品出入的管理有所遵循，特訂定本規(guī)則。 2．適用范圍 人員、物品出入公司門口時(shí)，應(yīng)遵守本規(guī)定，由前臺人員負(fù)責(zé)管理。 3．人員出入管理： 本公司人員 非本公司人員 如因公需入公司者，前臺文員應(yīng)登記并聯(lián)系相關(guān)人員接待，離開時(shí)登記出公司時(shí)間，同時(shí)須注意 參觀人員 政府機(jī)關(guān)或本公司人員親友等如有必要入公司參觀，須先經(jīng)得辦公室負(fù)責(zé)人同意。入公司時(shí)前臺文員應(yīng)于登記并簽注入公司時(shí)間，參觀完畢出公司時(shí)簽注出公司時(shí)間，翌日送辦公室管理處 本公司經(jīng)理級以上人員陪伴賓客參觀事前免辦申請手續(xù)，但應(yīng)于當(dāng)日內(nèi)補(bǔ)填登記，送前臺簽注入出公司時(shí)間后送辦公室管理處存查 參觀時(shí)間以上班時(shí)間內(nèi)為限。未經(jīng)辦公室 管理處同意，不允許來訪人員拍照或攝影。 4．大件 物品出入管理 公司 物品：公司大件物品要搬出公司，須提供相關(guān)部門提供的證明，由前臺文員電話向辦公室匯報(bào)，得到肯定答復(fù)后予以放行。 第六章 名片管理 1. 公司員工的名片經(jīng) 辦公室 審核后統(tǒng)一印制，個(gè)人不得私自印制。 2. 印制名片要提前三天填寫《名片印刷申請表》，由部門負(fù)責(zé)人簽字后送辦公室。 3. 新印制名片要在辦公室備案，已備案的名片，在增印時(shí)可不再備案。 4. 員工離職時(shí)，應(yīng)將所剩名片交回辦公室。 第七章 通訊管理 1. 公司辦公樓電話總機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)安排人員轉(zhuǎn)接。 2. 部門的電話機(jī)、傳真機(jī)及其它辦 公設(shè)備的購買、維修，由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 3. 手機(jī)由員工個(gè)人購買。 4. 手機(jī)話費(fèi) 標(biāo)準(zhǔn)： 以 指定號碼通訊發(fā)票為準(zhǔn)， 按月報(bào)銷，低 于 限 額 不補(bǔ)，超 出 限 額 自理 。 職 位 通訊標(biāo)準(zhǔn)（元 /月） 副總 500 經(jīng)理 150 主管 100 注： ? 沒有設(shè)置手機(jī)費(fèi)定額因工作需要手機(jī)費(fèi)的崗位，或者是已設(shè)置定額因工作需要超標(biāo)的崗位，由部門負(fù)責(zé)人申請， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)）審核，總經(jīng)理審批，報(bào)辦公室備案生效； ? 以上已設(shè)置定額的崗位，但實(shí)際工作 中不需要，或者是定額高于實(shí)際工作需要的，由各部門負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)）審核，總 經(jīng)理審批， 報(bào)辦公室備案生效。 5．第四條所定的崗位話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)只是一個(gè)原則性參考標(biāo)準(zhǔn)，所有在職員工及新入職員工必須經(jīng)過批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部才可予以發(fā)放。 6．享有話費(fèi)補(bǔ)貼員工的手機(jī)必須 24小時(shí)開機(jī)。 7．手機(jī)號碼由員工自行購買，為了節(jié)省費(fèi)用要選擇話費(fèi)優(yōu)惠號碼及盡量使用固定電話。 8．公司固定電話費(fèi)辦公室每月 應(yīng) 及時(shí)繳交，否則造成欠費(fèi)停機(jī)一次，將對責(zé)任人進(jìn)行一定的處罰。 第八章 會(huì)議管理辦法 1．職責(zé) /權(quán)限： 辦 公 室：公司會(huì)議室的日常管理，會(huì)議室的統(tǒng)一安排。會(huì)議的接待工作。會(huì)議室的日常清潔。 辦公室文員：公司 例會(huì)的接待與會(huì)后的臺面整理工作。 部 門 文員：部門會(huì)議的接待與會(huì)后的臺面整理工作。 2．會(huì)議的組織： 公司例會(huì)由辦公室負(fù)責(zé)組織，辦公室文員負(fù)責(zé)茶水接待與會(huì)后的臺面整理工作。 部門會(huì)議由各部門自行組織，部門文員負(fù)責(zé)茶水接待與會(huì)后的臺面整理工作。 會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議都必須有目的、有計(jì)劃和有組織地進(jìn)行，對會(huì)議應(yīng)做出事先安排與準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的首要條件。 擬定會(huì)議內(nèi)容：決定會(huì)議目的，歸納會(huì)議事項(xiàng)與要點(diǎn)。 確定參會(huì)者。 決定會(huì)議方式。 選擇開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。 擬定議事日程。 會(huì)場布置：會(huì)議空間安排、會(huì)議座位安排、會(huì)議用品及設(shè)備調(diào)配工作。 會(huì)議通知：通知內(nèi)容包括會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員、主持、會(huì)議內(nèi)容、議程、注意事項(xiàng)等等。 會(huì)前審核：會(huì)議的一切準(zhǔn)備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。 會(huì)場準(zhǔn)備：擴(kuò)音設(shè)備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空氣及噪音等問題、茶水。 會(huì)中事務(wù)：簽到、會(huì)場服務(wù)、分發(fā)會(huì)議文件的資料、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息、會(huì)場秩序。 會(huì)議記錄。 會(huì)后工作：撰寫會(huì)議 記錄或紀(jì)要、議定事項(xiàng)的檢查催辦。 3．會(huì)議室使用 會(huì)議室使用須向辦公室統(tǒng)一提出申請，由辦公室統(tǒng)一安排。 4．會(huì)議紀(jì)律 實(shí)行會(huì)議簽到制，不得無故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請假。 按時(shí)到會(huì)，不準(zhǔn)遲到和早退。 會(huì)議期間不得接聽電話和接待客人，關(guān)掉或消音所有個(gè)人通訊工具。 會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩與來回走動(dòng)。 5．會(huì)議要領(lǐng) 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。 6．注意事項(xiàng) 發(fā)言內(nèi)容不得 偏離議題。 發(fā)言內(nèi)容不能出于個(gè)人的利害或進(jìn)行人身攻擊。 個(gè)人發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕或過于冗長。 不可取用不正確的資料。 不要盡談些期待性的預(yù)測。 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語。 盡量不要談到抽象論或觀念論。 發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)。 主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。 討論會(huì)議發(fā)言者不可過于集中于某些人。 小組討論會(huì)議不可從頭到尾沉默到底。 全體會(huì)議人員都應(yīng)專心聆聽發(fā)言。 不可打斷他人的發(fā)言 。 不可對發(fā)言者吹毛求疵。 在必須延長會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時(shí)間。 應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。 7．其他 主持會(huì)議須知 ? 注意開會(huì)時(shí)間。 ? 了解會(huì)議目的。 ? 善于引導(dǎo)參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見、注意整理歸納、應(yīng)付和表決、應(yīng)獲得結(jié)論。 參加會(huì)議須知 :研究會(huì)議的目的、宗旨、議題及有關(guān)資料、準(zhǔn)時(shí)出席、發(fā)言力求簡要明確、要有利于企業(yè)整體利益、避免無關(guān)的話題、反駁應(yīng)注意態(tài)度和語氣、 不能爭吵不休喋喋不休、應(yīng)服從多數(shù)人的決定。 會(huì)議中提問方法：間接提問、直接提問、反問、用正確的語言、語氣要親切、提問的順序、促人思考、重點(diǎn)說明、應(yīng)說明所提問題的重點(diǎn)。 8．附公司會(huì)議名錄：略。 第九章 辦公用品管理辦法 1．目的 提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經(jīng)費(fèi)開支，增加經(jīng)濟(jì)效益。 2．職責(zé) /權(quán)限 辦 公 室：負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一申購、匯總、保管、分發(fā)、報(bào)損、盤點(diǎn)等管理以及權(quán)限內(nèi)辦公用品申購的批準(zhǔn)。 部門負(fù)責(zé)人：部門辦公用品的申請的審核，指導(dǎo)部門 員工避免浪費(fèi)，節(jié)約資源。 3．規(guī)定內(nèi)容 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦