【正文】 物的清除應符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。 公共區(qū)域清潔管理 — — 1) 公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指 辦公室 、會議室等的清潔衛(wèi)生。 2) 辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運、飲水機、垃圾簍、下班前辦公區(qū)域的整理等。 3) 會議室衛(wèi)生包括：會議室的日常清潔、會議前 /會議后的徹底清潔（包括地面、桌面、墻壁、培訓椅、白紙板等）。 第二章 公文管理 1．公文的種類 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。 通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。 報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。 請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。 會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問 和答復問題等。 2．發(fā)文 凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由 副總（總監(jiān)） 簽發(fā)，重要文件需請示總經(jīng)理同意后，由 相關 部門負責擬稿，由總經(jīng)理簽發(fā)。 總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿，由辦公室人員進行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。 以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，蓋章后發(fā)出。 復印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節(jié)省開支。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。 3．公文格式 公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、 附件、印章（簽名）、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。 發(fā)文字號格式：部門簡稱 + （年號） +文件編號（ **號），例如行政人事部發(fā)文：行政人事（ 2021）012 號，表示行政人事部 2021 年發(fā)的第 12 次公文。 緊急文件分別標明“特急”、“急件”。 公文標題應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于 ******請示”（報告、通知、決定、通報）。 公文除會議紀要外，應加蓋印章。 公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 4．行文規(guī)則 “ 請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯(lián)的事可以一文多事。 “報告”中不得帶請示事項。 行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。 5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領導批準，可以定期銷毀。 第三章 請示報告制度 1. 目的 為建立良好的工作秩序，進一步規(guī)范公司的辦事程序，提高工作和辦事效率，特制 定本制度。 2. 制度 請示或報告工作應堅持逐級請示報告的原則，非特殊情況，不得越級請示或報告工作。 請示工作可采取發(fā)送《簽報單》及口頭請示兩種形式進行，重大、重要工作的請示，必須報送《簽報單》。 《簽報單》的報送，需經(jīng)本部門及有關職能部門審核后，再報分管領導 （總監(jiān)） 、總經(jīng)理審批。審批時間一般不超過 3個工作日，緊急工作事宜，需及時簽署審核、審批意見。 請示的工作事項辦畢后，承辦部門負責人（承辦人）應及時向有關領導匯報辦理情況，便于領導統(tǒng)籌安排下一步工作。 涉及費用支出的事項，未經(jīng)請示不得擅自決定，否則，其費用由有 關責任人自理。 本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請示與報告。 第四章 資料管理 1．目的 明確公司資料管理原則，建立完善準確的資料系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。 2．定義 資料是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有價值并按有關制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會議記錄、單據(jù)、契約、合同等。 3．原則 部門重要資料在項目完成前應由部門自已管理，項目完成后所有資料原件應移交給辦公室統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫移交表。 辦公室按規(guī)定格式填寫案卷目錄。 公司對外簽訂的所有合同統(tǒng)一由財務部管理。 公司所有資料實行統(tǒng)一管理、分級查閱（即根據(jù)行政級別的不同對查閱資料的內(nèi)容加以限制）、網(wǎng)絡化管理。 4．需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法人代碼證件；工作計劃、總結(jié)、會議記要、重要文件；公司領導的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由辦公室負責保管。 財務類：各種會計憑證（單證、記賬、匯總）、會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會計報表等由財務部負責保管 。 物業(yè)類：公司物業(yè)、房租、水電、電話、寬帶等相關費用的繳納，統(tǒng)一由辦公室負責。 策劃類：市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等在項目完成前由策劃部負責保管，項目完成后統(tǒng)一移交給辦公室。 銷售類：客戶檔案、銷售資料等在項目完成前由銷售部保管，項目完成后統(tǒng)一移交給辦公室資料管理人員。 圖書資料：公司各部門所購買的圖書資料統(tǒng)一交由辦公室資料管理人員，存放于閱覽室，員工需要用時需辦理借閱手續(xù)。 5．有關注意事項 各部門須指定專人進行文件資料管理，并做好整 理、分類、立卷、歸檔工作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對借出資料必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便亂放，以免遺失。 6．檔案目錄制定 所有檔案的前二級目錄（公司名 +部門名）由辦公室統(tǒng)一制定，第三級及第四級子目錄由部門擬定上報辦公室管理處。 7．處理條例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50— 500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任： ? 毀損、丟失或擅自銷毀公司資料； ? 擅自向外界提供、抄摘公司資料； ? 涂改、偽造資料； ? 未及時歸還； ? 未按手 續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料管理者同罰）。 第五章 1．總則 為維護公司安全及使人員、物品出入的管理有所遵循，特訂定本規(guī)則。 2．適用范圍 人員、物品出入公司門口時，應遵守本規(guī)定，由前臺人員負責管理。 3．人員出入管理： 本公司人員 非本公司人員 如因公需入公司者，前臺文員應登記并聯(lián)系相關人員接待，離開時登記出公司時間，同時須注意 參觀人員 政府機關或本公司人員親友等如有必要入公司參觀，須先經(jīng)得辦公室負責人同意。入公司時前臺文員應于登記并簽注入公司時間，參觀完畢出公司時簽注出公司時間，翌日送辦公室管理處 本公司經(jīng)理級以上人員陪伴賓客參觀事前免辦申請手續(xù)，但應于當日內(nèi)補填登記，送前臺簽注入出公司時間后送辦公室管理處存查 參觀時間以上班時間內(nèi)為限。未經(jīng)辦公室 管理處同意，不允許來訪人員拍照或攝影。 4．大件 物品出入管理 公司 物品：公司大件物品要搬出公司，須提供相關部門提供的證明，由前臺文員電話向辦公室匯報，得到肯定答復后予以放行。 第六章 名片管理 1. 公司員工的名片經(jīng) 辦公室 審核后統(tǒng)一印制，個人不得私自印制。 2. 印制名片要提前三天填寫《名片印刷申請表》，由部門負責人簽字后送辦公室。 3. 新印制名片要在辦公室備案，已備案的名片，在增印時可不再備案。 4. 員工離職時，應將所剩名片交回辦公室。 第七章 通訊管理 1. 公司辦公樓電話總機由辦公室負責安排人員轉(zhuǎn)接。 2. 部門的電話機、傳真機及其它辦 公設備的購買、維修，由辦公室統(tǒng)一負責。 3. 手機由員工個人購買。 4. 手機話費 標準： 以 指定號碼通訊發(fā)票為準， 按月報銷，低 于 限 額 不補，超 出 限 額 自理 。 職 位 通訊標準（元 /月） 副總 500 經(jīng)理 150 主管 100 注： ? 沒有設置手機費定額因工作需要手機費的崗位，或者是已設置定額因工作需要超標的崗位，由部門負責人申請， 經(jīng)分管領導（總監(jiān)）審核，總經(jīng)理審批，報辦公室備案生效； ? 以上已設置定額的崗位，但實際工作 中不需要，或者是定額高于實際工作需要的，由各部門負責人提出，經(jīng)分管領導（總監(jiān)）審核，總 經(jīng)理審批， 報辦公室備案生效。 5．第四條所定的崗位話費標準只是一個原則性參考標準，所有在職員工及新入職員工必須經(jīng)過批準，財務部才可予以發(fā)放。 6．享有話費補貼員工的手機必須 24小時開機。 7．手機號碼由員工自行購買，為了節(jié)省費用要選擇話費優(yōu)惠號碼及盡量使用固定電話。 8．公司固定電話費辦公室每月 應 及時繳交，否則造成欠費停機一次，將對責任人進行一定的處罰。 第八章 會議管理辦法 1．職責 /權(quán)限： 辦 公 室：公司會議室的日常管理，會議室的統(tǒng)一安排。會議的接待工作。會議室的日常清潔。 辦公室文員：公司 例會的接待與會后的臺面整理工作。 部 門 文員：部門會議的接待與會后的臺面整理工作。 2．會議的組織： 公司例會由辦公室負責組織，辦公室文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 部門會議由各部門自行組織，部門文員負責茶水接待與會后的臺面整理工作。 會議準備：會議都必須有目的、有計劃和有組織地進行，對會議應做出事先安排與準備，是實現(xiàn)會議目的的首要條件。 擬定會議內(nèi)容：決定會議目的，歸納會議事項與要點。 確定參會者。 決定會議方式。 選擇開會時間、地點。 擬定議事日程。 會場布置：會議空間安排、會議座位安排、會議用品及設備調(diào)配工作。 會議通知：通知內(nèi)容包括會議地點、時間、出席人員、主持、會議內(nèi)容、議程、注意事項等等。 會前審核：會議的一切準備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。 會場準備：擴音設備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空氣及噪音等問題、茶水。 會中事務：簽到、會場服務、分發(fā)會議文件的資料、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息、會場秩序。 會議記錄。 會后工作：撰寫會議 記錄或紀要、議定事項的檢查催辦。 3．會議室使用 會議室使用須向辦公室統(tǒng)一提出申請，由辦公室統(tǒng)一安排。 4．會議紀律 實行會議簽到制，不得無故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請假。 按時到會，不準遲到和早退。 會議期間不得接聽電話和接待客人，關掉或消音所有個人通訊工具。 會議室內(nèi)嚴禁大聲喧嘩與來回走動。 5．會議要領 要嚴格遵守會議的開始時間。 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。 6．注意事項 發(fā)言內(nèi)容不得 偏離議題。 發(fā)言內(nèi)容不能出于個人的利害或進行人身攻擊。 個人發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕或過于冗長。 不可取用不正確的資料。 不要盡談些期待性的預測。 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語。 盡量不要談到抽象論或觀念論。 發(fā)言的內(nèi)容應該朝著結(jié)論推進。 主持人應當引導在預定時間內(nèi)做出結(jié)論。 討論會議發(fā)言者不可過于集中于某些人。 小組討論會議不可從頭到尾沉默到底。 全體會議人員都應專心聆聽發(fā)言。 不可打斷他人的發(fā)言 。 不可對發(fā)言者吹毛求疵。 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。 應當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認。 應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。 7．其他 主持會議須知 ? 注意開會時間。 ? 了解會議目的。 ? 善于引導參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見、注意整理歸納、應付和表決、應獲得結(jié)論。 參加會議須知 :研究會議的目的、宗旨、議題及有關資料、準時出席、發(fā)言力求簡要明確、要有利于企業(yè)整體利益、避免無關的話題、反駁應注意態(tài)度和語氣、 不能爭吵不休喋喋不休、應服從多數(shù)人的決定。 會議中提問方法：間接提問、直接提問、反問、用正確的語言、語氣要親切、提問的順序、促人思考、重點說明、應說明所提問題的重點。 8．附公司會議名錄：略。 第九章 辦公用品管理辦法 1．目的 提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經(jīng)費開支，增加經(jīng)濟效益。 2．職責 /權(quán)限 辦 公 室：負責辦公用品的統(tǒng)一申購、匯總、保管、分發(fā)、報損、盤點等管理以及權(quán)限內(nèi)辦公用品申購的批準。 部門負責人：部門辦公用品的申請的審核，指導部門 員工避免浪費，節(jié)約資源。 3．規(guī)定內(nèi)容 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦