【正文】 文件的更改 《管理手冊》、《程序文件》的更改由品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)組織實施，更改后的文杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 3 件按上述 條規(guī)定執(zhí)行； 其他文件的更改由相應(yīng)主管部門組織實施 ,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)； 修訂后的文件須重新進(jìn)行標(biāo)識，執(zhí)行上述 條規(guī)定； 文件屬于換版性的更改，不需填寫《文件更改申請單》。如果文件只是某一頁或少部分更改替換，需填寫《文件更改申請單》，同時 在文件的修改控制頁記錄。 文件的發(fā)放 公司適用范圍內(nèi)發(fā)放的文件為 “ 受控 ” 文件，發(fā)放時注明 “ 受控 ” 狀態(tài)； 當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損并影響使用時，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，破損文件由發(fā)放部門收回； 若文件丟失，應(yīng)向發(fā)放部門說明丟失原因，申請補發(fā)； 提供給認(rèn)證機構(gòu)和供方的文件，按內(nèi)部受控文件處理； 文件的主管部門要及時把文件發(fā)放給使用部門； 文件發(fā)放、回收時應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《文件發(fā)放、回收登記表》。 文件 的保存 《管理手冊》和《程序文件》原件由品質(zhì)保證部保存； 各部門文件由本部門保存； 各部門應(yīng)及時填寫本部門使用 的《文件控制清單》，如內(nèi)容有變化，及時通知品質(zhì)保證部；各部門根據(jù)實際工作需要編制的管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則也應(yīng)納入《文件控制清單》中予以控制。 不得在受控文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰，易于識別和檢索，不準(zhǔn)私自外借； 技術(shù)文件由技術(shù)研發(fā)中心歸檔保存。 文件的銷毀 所有失效作廢的文件由相關(guān)部門及時從所有發(fā)放或使用場所收回，加蓋 “ 作廢 ” 印章，確保作廢文件的非預(yù)期使用。 技術(shù)研發(fā)中心、品質(zhì)保證部、生產(chǎn)制造部分別確定技術(shù)文件、管理性文件、安全文件是否作廢，對作廢的文件，下發(fā)部門收回后填寫《文件銷毀 /留用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。 文件的借閱 借閱已歸檔的文件時，借閱者應(yīng)填寫《文件借閱記錄》方可借閱。 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 4 外來文件控制 各部門負(fù)責(zé)收集適宜本部門的法律法規(guī)，并將法律法規(guī)傳遞至品質(zhì)保證部，由品質(zhì)保證部存檔。 辦公室負(fù)責(zé)收集 上級頒發(fā)的文件、通知 等政策文件，并將最新版本發(fā)放到相關(guān)部門。 技術(shù)研發(fā)中心負(fù)責(zé)收集技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，并將最新版本發(fā)放到相關(guān)部門，同時收回舊版本。 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效性。 5 記錄表格 文件控制清單 文件發(fā)放、回收登記表 文 件借閱記錄 文件更改申請單 文件銷毀 /留用申請單 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 5 記錄控制程序 HDT0202 1 目的 為了對記錄實施全面、有效的控制，提供管理體系有效運行的證據(jù)，并保持其可追溯性，特制定本程序文件。 2 適用范圍 適用于質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系涉及的所有記錄的控制。 3 職責(zé) 品質(zhì)保證部是記錄的歸口管理部門，建立公司級的《記錄匯總表》。 各部門及臨海分公司負(fù)責(zé)本部門記錄表格的編制，由部門主管或臨海分公司負(fù)責(zé)人審核，傳遞至品質(zhì)保證部； 各部門或臨海分公司負(fù)責(zé)建立本部門《記錄匯總表》。 4 管理內(nèi)容與要求 記錄的形成：記錄可采用文字、表格、圖片等形式。 記錄的分類和編號 記錄分類：質(zhì)量記錄為 QR，環(huán)境記錄為 ER，職業(yè)健康安全記錄為 OR。 受控的記錄按以下模式進(jìn)行編號： QR― □□ ― □□ 順序號 標(biāo)準(zhǔn)條款號 記錄代碼 例：記錄清單 QR― ― 01 記錄的填寫要求 記錄字跡清晰，內(nèi)容完整，填寫及時，簽字齊全； 記錄要使用鋼筆或藍(lán) /黑圓珠筆填寫，記錄中的計算單位必須使用法定計算單位； 記錄不得隨意更改，確需更改時，采取杠改的方法，并在更改處簽名或蓋章； 記錄以書面文字和表格形式為主 ,也可采用電子媒體作為載體。 記錄的管理 各種記錄的空白表格由各主管部門設(shè)計，設(shè)計完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報品質(zhì)保證部備案、統(tǒng)一編號。經(jīng)品質(zhì)保證部確認(rèn)后，方可交物資采購部統(tǒng)杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 6 一印刷，發(fā)放至各有關(guān)工作場所使用。 各部門負(fù)責(zé)將 本部門的記錄及時填寫到部門的《記錄匯總表》中，如內(nèi)容有變化，及時通知品質(zhì)保證部。 記錄的保管和貯存 各部門應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)本部門記錄的匯總、編目，應(yīng)保持記錄的順序號或日期便于查詢、檢索。 記錄的儲存環(huán)境要通風(fēng)、防潮、防火、防蟲蛀等。計算機軟件里的記錄應(yīng)有備份。 記錄的保存期限 記錄的主管部門按記錄的實際使用有效性，確定保存期限，并記于《記錄匯總表》中。 記錄的借閱 借閱記錄時，應(yīng)登記并規(guī)定歸還日期，必要時需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。 借閱的記錄不得更改、遺失、損壞。 合同要求時，在商定期內(nèi)，記錄可提供 給顧客、供方查閱。 記錄的處理 過期的或沒有必要保存的記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查，必要時經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀，并填寫《文件銷毀 /留用記錄》。 需做永久保存的記錄，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并在記錄上加蓋 “ 永久保存 ” 印章。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 記錄表格 記錄匯總表 文件銷毀 /留用記錄 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 7 一體化管理體系方針、目標(biāo)、指標(biāo) 和管理方案控制程序 HDT0203 1 目的 為建立、實施與改進(jìn)公司一體化管理體系，實現(xiàn)一體化管理體系的方針、目標(biāo)、指標(biāo)以及為確 保實現(xiàn)目標(biāo)和指標(biāo)而制定的管理方案的實施，不斷改進(jìn)公司的產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作，特制定本程序文件。 2 適用范圍 適用于公司一體化管理體系方針、目標(biāo)和指標(biāo)及管理方案的制定、更改與實施。 3 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)一體化管理體系方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。 管理者代表負(fù)責(zé)組織制定一體化管理體系方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案，并負(fù)責(zé)監(jiān)督方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案的實施。 品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)提出一體化管理體系的方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案，并監(jiān)督驗證、實施進(jìn)度。 臨海分公司負(fù)責(zé)分公司的質(zhì)量方針、目標(biāo)的具體實施。 各部門負(fù) 責(zé)本部門的方針、目標(biāo)、指標(biāo)與管理方案的具體實施。 4 管理內(nèi)容與要求 一體化管理體系方針 方針的確定 品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)提出一體化管理體系方針，由管理者代表組織體系覆蓋部門評審，評審后由總經(jīng)理頒布實施。 方針的更改 每年管理評審時，需對一體化管理體系方針進(jìn)行評審，確保其適宜性。當(dāng)方針需要更改時，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 方針的宣貫 品質(zhì)保證部通過《管理手冊》的分發(fā)，以及組織有關(guān)部門在公司宣傳欄、電子屏幕、報紙上宣貫一體化管理體系方針； 公司人力資源部負(fù)責(zé)對全體員工進(jìn)行方針的培訓(xùn)，以確保對公司一杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 8 體化方針正確、充分的理解。 方針的公開 管理者代表應(yīng)考慮相關(guān)方或公眾的要求，以《致相關(guān)方的一封信》的方式公開方針。 辦公室負(fù)責(zé)在門衛(wèi)處設(shè)置告示牌，公開《致相關(guān)方的一封信》。 市場營銷部負(fù)責(zé)每年與物流公司簽訂合同，并以合同附件的形式告知其《致相關(guān)方的一封信》。 物資采購部與施工方以合同附件的形式告知其《致相關(guān)方的一封信》。 目標(biāo)與指標(biāo) 目標(biāo)與指標(biāo)的制定 公司的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)草案由品質(zhì)保證部提出，管理者代表組織體系覆蓋部門評審，評審后報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 臨海分公司制定分公司的質(zhì)量目標(biāo)，并報分公司負(fù)責(zé)人 審批。 各部門制定本部門的目標(biāo)、指標(biāo)，部門負(fù)責(zé)人審核后報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 目標(biāo)與指標(biāo)的更改 在方針、相關(guān)法律法規(guī)及其他要求，管理方案的變化以及相關(guān)外界因素等發(fā)生變更時，目標(biāo)與指標(biāo)應(yīng)重新評審和修訂； 目標(biāo)與指標(biāo)由管理者代表組織進(jìn)行更改，經(jīng)管理者代表審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 目標(biāo)與指標(biāo)的宣貫 人力資源部負(fù)責(zé)組織相關(guān)的培訓(xùn)工作，對公司全體員工進(jìn)行目標(biāo)、指標(biāo)的宣貫。 目標(biāo)與指標(biāo)的公開 相關(guān)方與公眾要求公開公司的目標(biāo)與指標(biāo)時，需經(jīng)過管理者代表批準(zhǔn)。 目標(biāo) 、 指標(biāo)的測量 在管理評審之前，各部門及臨海分公司將目標(biāo)、指標(biāo)的完 成情況進(jìn)行總結(jié)，交品質(zhì)保證部。 品質(zhì)保證部每年至少對目標(biāo)、指標(biāo)的完成情況進(jìn)行一次全面的測評，將評價結(jié)果上報管理者代表和總經(jīng)理。 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 9 環(huán)境 /職業(yè)健康安全管理方案 方案的編制 環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方案由品質(zhì)保證部編制，管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。管理方案主要包括以下內(nèi)容： a) 依據(jù)的目標(biāo)與指標(biāo)； b) 方法措施、技術(shù)手段； c) 責(zé)任部門或崗位； d) 開始時間和完成時間； e) 驗證時間； f) 必要時包括預(yù)算經(jīng)費。 方案的更改 當(dāng)因措施發(fā)生變更、目標(biāo)指標(biāo)變化或公司的活動、產(chǎn)品、服務(wù)或運行條件發(fā)生變化等情況需要更改方案時，由方案實施部門填寫《文 件更改申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后交品質(zhì)保證部，由品質(zhì)保證部報管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按《文件控制程序》進(jìn)行更改，更改后下發(fā)各部門。 管理方案的實施與監(jiān)督驗證 管理方案以受控的形式下發(fā)至各部門實施，由品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)對方案的實施進(jìn)度與效果進(jìn)行監(jiān)督和驗證，并記錄于《環(huán)境 /職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案檢查表》中。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 記錄 環(huán)境 /職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案 環(huán)境 /職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案檢查表 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 10 法律、法規(guī)及其他要求獲取、 評審與控制程序 HDT0204 1 目的 為了識別、獲取、更新適用于質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求，并建立獲取這些法律、法規(guī)及其他要求的渠道，特制定本程序文件。 2 適用范圍 適用于對質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求的控制。 3 職責(zé) 品質(zhì)保證部 、辦公室、技術(shù)研發(fā)中心分別為相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求的歸口管理部門，并確定其適用性的管理，保持最新版本。 各部門負(fù)責(zé)搜集與各自專業(yè)相應(yīng)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求信息等相關(guān)文件，并確認(rèn)其適用性傳達(dá)給員工遵照執(zhí)行 。 4 管理內(nèi)容與要求 法律、法規(guī)及其他要求的獲取 獲取適用范圍 國家有關(guān)的法律、法規(guī)、條例、規(guī)范； 浙江省地方法規(guī)； 國家行業(yè)和地方的標(biāo)準(zhǔn)； 其他政府部門（包括環(huán)保局、消防局、勞動局、安全生產(chǎn)管理局等行業(yè)主管部門）頒布的法規(guī)、規(guī)范、條例等； 應(yīng)遵守的國際公約。 獲取途徑 技監(jiān)局、安監(jiān)局、環(huán)保局、勞動局等相關(guān)行業(yè)部委的主管部門； 出版社、書店、圖書館、網(wǎng)上查詢等； 相關(guān)方； 專業(yè)報刊和雜志等。 選擇與確認(rèn) 品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)收集質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的法律、法規(guī)； 杭州東鐵機械制造有 限公司 程 序 文 件 11 辦公室 負(fù)責(zé)收集 上級頒發(fā)的文件、通知 等政策性文 件 ； 技術(shù)研發(fā)中心負(fù)責(zé)收集技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及其他技術(shù)法規(guī)要求； 各部門對收集到的法律、法規(guī)及其他要求逐一進(jìn)行確認(rèn)，確定出適合本公司的法律、法規(guī)和其他要求； 各部門把收集到的法律、法規(guī)及其他要求上報到品質(zhì)保證部，由品質(zhì)保證部建立公司的《法律、法規(guī)及其他要求清單》。 法律法規(guī)的評審 品質(zhì)保證部組織體系覆蓋部門對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全及其他法規(guī)的有效性、適宜性進(jìn)行評審。 更新 法律、法規(guī)