【正文】 企業(yè)名稱縮寫 4) 記錄表格 AEF– 4– 01 . 記錄文件序號 記錄文件縮寫 企業(yè)名稱縮寫 文件的標(biāo)識 —— 凡“受控文件”一律 ” 加蓋“受控”印章，凡是無印章標(biāo)識的文件一律為“非受控文件”； — — 將存檔文件加蓋“存檔”標(biāo)識； — — 將失效或作廢文件加蓋“作廢”標(biāo)識。 文件的歸檔保管 a） 文件批準(zhǔn)后，應(yīng)按“ ”規(guī)定予以歸檔保管，并在“受控文件清單”中予以記錄； b） 品質(zhì)部 應(yīng)建立公司“受控文件清單”，該清單應(yīng)包括各級各類與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件； c） 文件的歸檔保管應(yīng)易于識別和檢索。文件編號應(yīng)保持唯一性，并標(biāo)注在文件封皮的右上角部位。文件的歸 檔管理應(yīng)按文件分類號、編號儲存文件，以便檢索。 文件的評審及更改 每年，管理者代表應(yīng)組織有關(guān)部門對公司現(xiàn)行的各級各類文件的充分性、有效性、適宜性進(jìn)行評價，從而確定所需更改的文件和所需制訂的新文件。 參加文件評審的范圍取決于文件的重要性、復(fù)雜性，凡是跨部門的文件均應(yīng)由文件管理的負(fù)責(zé)部門在所涉及范圍內(nèi)組織評審。 日常性文件應(yīng)由制訂部門根據(jù)實(shí)際工作需要適時進(jìn)行評審，以彌補(bǔ)不足，保證文件的充分性、適宜性和有效性，評審后立即進(jìn)行更改。 文件評審后，應(yīng)根據(jù)評審意見 對文件作出必要的更改，文件更改必須填寫“文件更改申請表”。 更改后的文件必須經(jīng)過權(quán)限人審批后才能發(fā)布。 a) 文件更改的審批一般由原審批人進(jìn)行； b) 若因機(jī)構(gòu)變化或人員調(diào)動原審批人不適于審批時，可以由相應(yīng)職務(wù)的人員進(jìn)行審批，但應(yīng)獲得必要的審批背景材料。 5 支持性文件 1)《記錄控制程序》 6 記錄 1)《文件發(fā)放、回收記錄表》 AEF401 2）《文件借閱、復(fù)制記錄表》 AEF402 3)《受控文件清單》 AEF403 4)《文件更改申請表》 AEF404 5）《文件銷毀申請表》 AEF405 文件發(fā)放登記冊 AEF401 NO： 序號 文件名稱 文件受控號 領(lǐng)用部門 發(fā)放人 /日期 收文人簽字 /日期 備注 文件編號 文件更改申請單 AEF404 NO： 更改文件名稱 文件編號 申請更改部門 現(xiàn)行文件內(nèi)容 更改后文件內(nèi)容 (可另附頁 ) 更改審查意見 : 審查人 : 日期 : 批準(zhǔn) : 批準(zhǔn)人 : 日期 : 文件銷毀清單 AEF405 NO： 序號 文件編號 文件名稱 銷毀原因 銷毀日期 份數(shù) 備注 : 受控文件清單 □管理體系文件 □技術(shù)文件 □外來文件 AEF403 NO： 序號 文件編號 文件名稱 備注 編制人 : 審批人 : 年 月 日 AEF20220xx 第 1 頁 共 3 頁 記錄控制程序 版次／修改號 A／ 0 1 目的和范圍 規(guī)定公司記錄的基本要求 ,為產(chǎn)品質(zhì)量和體系運(yùn)行 提供證實(shí)依據(jù)。本程序適用與產(chǎn)品形成及質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中與質(zhì)量有關(guān)的記錄。 2 職責(zé) 品質(zhì)部 負(fù)責(zé)本程序的建立和保持，并負(fù)責(zé)記錄的編號、收集、存檔。 各部門負(fù)責(zé)本部門使用各種 記錄的保管和歸檔。 3 工作程序 公司的記錄可分為與質(zhì)量管理體系運(yùn)作有關(guān)和與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄。 與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄應(yīng)包括： a) 管理評審記錄； b) 過程控制的記錄； c) 供方評定記錄； d) 人員培訓(xùn)記錄； e) 文件管理記錄； f) 文件更改記錄； g) 糾正措施記錄； h) 預(yù)防措施記錄； i) 內(nèi)部質(zhì)量體系審核記錄。 與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄應(yīng)包括： a） 產(chǎn)品策劃過程的記錄； b） 產(chǎn)品要求評審記錄； c） 產(chǎn)品檢驗(yàn)與試驗(yàn)記錄； d） 產(chǎn)品質(zhì)量報表； e） 顧客的投訴記錄； f） 維修服務(wù)記錄； g） 質(zhì)量分析會記錄； h） 不合格品及其處置記錄。 記錄種類的選擇，可根據(jù)各部門具體的使用種類選擇或增加，以表格的形式出現(xiàn)；記錄的填寫內(nèi)容要完整，按規(guī)定項(xiàng)目填寫，字跡清晰，不得任意涂改，應(yīng)有責(zé)任人簽名。 記錄的編號按程序文 件《文件控制程序》要求的方式編目。 記錄可以以任何媒體形式存在，包括磁盤、光盤、電子文檔等。 記錄的歸檔與保管 公司的各有關(guān)部門應(yīng)明確本部門所使用或收集的記錄形式，并確定專人管理。 產(chǎn)品完成后，各部門將所有記錄，由其統(tǒng)一管理。 記錄的歸檔部門對歸檔的記錄進(jìn)行審查，符合要求的記錄才能 歸檔。 已歸檔的記錄，由管理人員進(jìn)行分類、編目、整理，填寫“記錄目錄清單 ” 并做到妥善保管，便于檢索。 記錄的保存 期限參照程序文件《文件控制程序》要求或?qū)嶋H使用情況由各部門按記錄的種類加以規(guī)定。未做出規(guī)定時，一般保存 3 年。 記錄的使用 已歸檔的記錄實(shí)行借閱與歸還管理。 本公司的有關(guān)人員因工作需要借閱記錄，應(yīng)按要求進(jìn)行借閱登記，閱畢后立即歸還。 用戶需要查閱記錄時，應(yīng)在記錄歸檔部門進(jìn)行，歸檔部門需提供方便；若用戶提出索取記錄，應(yīng)向主管部門領(lǐng)導(dǎo)提出申請，經(jīng)同意后由記錄管理人員向其提供復(fù)印件。 記錄的銷毀 當(dāng)歸檔的記錄保管的時間超過規(guī)定的保存期限，由記錄 管理人員向部門主管提出申請，待批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。 4 支持性文件 1) 《文件控制程序》 5 記錄 1) 《記錄清單》 AEF406 2） 《記錄 銷毀申請單 》 AEF407 記錄清單 □管理體系記錄 □產(chǎn)品質(zhì)量記錄 AEF406 NO： 序號 記錄編號 記錄名稱 主管部門 保存年限 備注