【正文】 企業(yè)名稱縮寫 4) 記錄表格 AEF– 4– 01 . 記錄文件序號 記錄文件縮寫 企業(yè)名稱縮寫 文件的標識 —— 凡“受控文件”一律 ” 加蓋“受控”印章，凡是無印章標識的文件一律為“非受控文件”； — — 將存檔文件加蓋“存檔”標識； — — 將失效或作廢文件加蓋“作廢”標識。 文件的歸檔保管 a） 文件批準后，應按“ ”規(guī)定予以歸檔保管，并在“受控文件清單”中予以記錄； b） 品質(zhì)部 應建立公司“受控文件清單”，該清單應包括各級各類與質(zhì)量管理體系有關的文件； c） 文件的歸檔保管應易于識別和檢索。文件編號應保持唯一性，并標注在文件封皮的右上角部位。文件的歸 檔管理應按文件分類號、編號儲存文件，以便檢索。 文件的評審及更改 每年，管理者代表應組織有關部門對公司現(xiàn)行的各級各類文件的充分性、有效性、適宜性進行評價，從而確定所需更改的文件和所需制訂的新文件。 參加文件評審的范圍取決于文件的重要性、復雜性，凡是跨部門的文件均應由文件管理的負責部門在所涉及范圍內(nèi)組織評審。 日常性文件應由制訂部門根據(jù)實際工作需要適時進行評審，以彌補不足，保證文件的充分性、適宜性和有效性，評審后立即進行更改。 文件評審后，應根據(jù)評審意見 對文件作出必要的更改，文件更改必須填寫“文件更改申請表”。 更改后的文件必須經(jīng)過權限人審批后才能發(fā)布。 a) 文件更改的審批一般由原審批人進行； b) 若因機構變化或人員調(diào)動原審批人不適于審批時，可以由相應職務的人員進行審批，但應獲得必要的審批背景材料。 5 支持性文件 1)《記錄控制程序》 6 記錄 1)《文件發(fā)放、回收記錄表》 AEF401 2）《文件借閱、復制記錄表》 AEF402 3)《受控文件清單》 AEF403 4)《文件更改申請表》 AEF404 5）《文件銷毀申請表》 AEF405 文件發(fā)放登記冊 AEF401 NO： 序號 文件名稱 文件受控號 領用部門 發(fā)放人 /日期 收文人簽字 /日期 備注 文件編號 文件更改申請單 AEF404 NO： 更改文件名稱 文件編號 申請更改部門 現(xiàn)行文件內(nèi)容 更改后文件內(nèi)容 (可另附頁 ) 更改審查意見 : 審查人 : 日期 : 批準 : 批準人 : 日期 : 文件銷毀清單 AEF405 NO： 序號 文件編號 文件名稱 銷毀原因 銷毀日期 份數(shù) 備注 : 受控文件清單 □管理體系文件 □技術文件 □外來文件 AEF403 NO： 序號 文件編號 文件名稱 備注 編制人 : 審批人 : 年 月 日 AEF20220xx 第 1 頁 共 3 頁 記錄控制程序 版次／修改號 A／ 0 1 目的和范圍 規(guī)定公司記錄的基本要求 ,為產(chǎn)品質(zhì)量和體系運行 提供證實依據(jù)。本程序適用與產(chǎn)品形成及質(zhì)量管理體系運行過程中與質(zhì)量有關的記錄。 2 職責 品質(zhì)部 負責本程序的建立和保持，并負責記錄的編號、收集、存檔。 各部門負責本部門使用各種 記錄的保管和歸檔。 3 工作程序 公司的記錄可分為與質(zhì)量管理體系運作有關和與產(chǎn)品質(zhì)量有關的記錄。 與質(zhì)量體系運行有關的記錄應包括： a) 管理評審記錄； b) 過程控制的記錄； c) 供方評定記錄； d) 人員培訓記錄； e) 文件管理記錄； f) 文件更改記錄； g) 糾正措施記錄； h) 預防措施記錄； i) 內(nèi)部質(zhì)量體系審核記錄。 與產(chǎn)品質(zhì)量有關的記錄應包括： a） 產(chǎn)品策劃過程的記錄； b） 產(chǎn)品要求評審記錄； c） 產(chǎn)品檢驗與試驗記錄； d） 產(chǎn)品質(zhì)量報表； e） 顧客的投訴記錄； f） 維修服務記錄； g） 質(zhì)量分析會記錄； h） 不合格品及其處置記錄。 記錄種類的選擇，可根據(jù)各部門具體的使用種類選擇或增加，以表格的形式出現(xiàn)；記錄的填寫內(nèi)容要完整，按規(guī)定項目填寫，字跡清晰，不得任意涂改，應有責任人簽名。 記錄的編號按程序文 件《文件控制程序》要求的方式編目。 記錄可以以任何媒體形式存在，包括磁盤、光盤、電子文檔等。 記錄的歸檔與保管 公司的各有關部門應明確本部門所使用或收集的記錄形式，并確定專人管理。 產(chǎn)品完成后，各部門將所有記錄，由其統(tǒng)一管理。 記錄的歸檔部門對歸檔的記錄進行審查，符合要求的記錄才能 歸檔。 已歸檔的記錄，由管理人員進行分類、編目、整理，填寫“記錄目錄清單 ” 并做到妥善保管，便于檢索。 記錄的保存 期限參照程序文件《文件控制程序》要求或?qū)嶋H使用情況由各部門按記錄的種類加以規(guī)定。未做出規(guī)定時，一般保存 3 年。 記錄的使用 已歸檔的記錄實行借閱與歸還管理。 本公司的有關人員因工作需要借閱記錄，應按要求進行借閱登記，閱畢后立即歸還。 用戶需要查閱記錄時，應在記錄歸檔部門進行，歸檔部門需提供方便；若用戶提出索取記錄，應向主管部門領導提出申請，經(jīng)同意后由記錄管理人員向其提供復印件。 記錄的銷毀 當歸檔的記錄保管的時間超過規(guī)定的保存期限，由記錄 管理人員向部門主管提出申請，待批準后方可進行銷毀。 4 支持性文件 1) 《文件控制程序》 5 記錄 1) 《記錄清單》 AEF406 2） 《記錄 銷毀申請單 》 AEF407 記錄清單 □管理體系記錄 □產(chǎn)品質(zhì)量記錄 AEF406 NO： 序號 記錄編號 記錄名稱 主管部門 保存年限 備注