【正文】 《記錄清單》，清單應(yīng)列明所有格式的記錄，并規(guī)定記錄的保存部門和保存期限（具體見《記錄清單》）。 在記錄使用期內(nèi)，各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰，各部門按規(guī)定的期限保存記錄。 外來文件的接收應(yīng)作好《外 來文件料接收記錄》，具體內(nèi)容見《文件控制程序》。 超過保存期或無參考價值的記錄應(yīng)清點登記，編寫報告，經(jīng)分公司 總經(jīng)理 同意后銷毀。 記錄是一種特殊的文件，應(yīng)遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借閱、批準(zhǔn)、保存和保護、修改、銷毀等。記錄無發(fā)放要求。 記錄的發(fā)放和傳遞按記錄的填制或簽字要求執(zhí)行。與記錄無關(guān)的人員查閱記錄應(yīng)得到食品安全小組組長批準(zhǔn)。 5 相關(guān)文件 文件控制程序 6 相關(guān)記錄 記錄清單 文件銷毀記錄 外來文件明細(xì)表 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 03 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 溝通（外部）程序 溝通分為：內(nèi)部溝通和外部溝通 外部溝通目的： 為確保公司能夠獲得充分的食品安全方面的信息，與公司的上、下游顧客、立法和執(zhí)法部門保持良好溝通，制定外部溝通程序。 2 適用范圍 本程序適用于與原料供方、顧客、主管部門、產(chǎn)品承運商、立法和執(zhí)法部門等相關(guān)方的業(yè)務(wù)溝通。 3 職責(zé) 事業(yè)部各相關(guān)部門、分公司原料部、銷管部、品管部分別負(fù)責(zé)與相關(guān)方的信息溝通。 4 工作程序 原料、輔料溝通程序 原料供方溝通程序見合同原料飼養(yǎng)與回收控制程序 包裝材料供方溝通見采購程序 合同訂單評審確認(rèn)程序 a) 銷管人員負(fù)責(zé)網(wǎng)上（清軟系統(tǒng)）接收業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為顧客的訂貨信息，包括合同、訂貨客戶、產(chǎn)品種類、數(shù)量、價格、發(fā)貨時間、地點等； b) 分公司銷管人員負(fù)責(zé)網(wǎng)上（清軟系統(tǒng)）接收事業(yè)部銷管中心訂貨的所有信息，包括合同、訂貨客戶、產(chǎn)品種類、數(shù)量、價格、發(fā)貨時間、地點等； c) 訂貨產(chǎn)品的數(shù)量 50 噸以下，由銷管部主管簽字確認(rèn)，作為訂單的評審確認(rèn)；訂貨產(chǎn)品的數(shù)量超過 50 噸，或顧客有特殊質(zhì)量要求的，報總經(jīng)理審核批準(zhǔn)作為訂單評 審； d) 總經(jīng)理不能確定是否能滿足顧客要求時，由總經(jīng)理組織各部門對訂單進行會議評審，以確定能否滿足顧客的要求； e) 顧客沒有提出訂貨要求的，由生產(chǎn)部依據(jù)本公司的產(chǎn)品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和國家相關(guān)法規(guī)要求正常生產(chǎn)，保持適量庫存，為顧客隨時提貨提供方便； f) 客戶到公司提貨，由銷管部從微機系統(tǒng)開具提貨發(fā)票，列明客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格等，經(jīng)顧客確認(rèn)后，交款蓋章。保管員憑蓋章的提貨聯(lián)發(fā)貨； g) 當(dāng)本廠產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、規(guī)格、包裝等發(fā)生變化時，由銷管部負(fù)責(zé)通知各片區(qū)業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員分別與各自負(fù)責(zé)的顧客溝通； 顧客投訴處理程序 a) 顧客 投訴產(chǎn)品質(zhì)量時，由事業(yè)部銷管接收信息的人員或業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)記錄，填寫書面《 山東六 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 03 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 溝通（外部）程序 溝通分為：內(nèi)部溝通和外部溝通 b) 和集團業(yè)務(wù)反饋記錄表 》，反饋到技術(shù)中心； c) 技術(shù)中心根據(jù) 《山東六和集團業(yè)務(wù)反饋記錄表》 的內(nèi)容，對顧客反饋的情況進行追溯、調(diào)查、或與顧客溝通了解細(xì)節(jié)，必要時到現(xiàn)場驗證，確認(rèn)產(chǎn)品所屬分公司，通過調(diào)查驗證，如果確實屬于不合格品。由技術(shù)中心填寫《 山東六和集團質(zhì)量反饋記錄表 》， 同時 以電子郵件和傳真形式將投訴同時發(fā)送給分公司總經(jīng)理、品管經(jīng)理。 d) 分公司品管部寫明不合格原因、不合格品的質(zhì)量狀況、數(shù)量，并提出降價或退貨的處理措施； e) 根據(jù)品管部的提出處理措施，品管人員報請總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由技術(shù)中心負(fù)責(zé)辦理降價或退貨的手續(xù)； f) 通過調(diào)查驗證，確認(rèn)顧客投訴有誤，則由技術(shù)中心負(fù)責(zé)與顧客進行溝通解釋。并盡量滿足顧客要求； g) 收到投訴后，不論何種情況，分公司銷管、品管部等相關(guān)部門必須在 24 小時內(nèi)給予技術(shù)中心回復(fù)；技術(shù)中心審核后，填寫 《山東六和集團產(chǎn)品質(zhì)量反饋表》 回復(fù)至客戶， 并進行電話回訪，了 解顧客對處理結(jié)果是否滿意。 政府部門溝通程序 a) 由事業(yè)部總經(jīng)理、辦公室、技術(shù)中心每月主動與省勞動局、技術(shù)監(jiān)督局、檢驗檢疫局等執(zhí)法、立法部門主管進行溝通、獲得最新的法律法規(guī)要求。 b) 分公司品管部負(fù)責(zé)，每月主動與衛(wèi)生防疫站、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督、畜牧局、檢驗檢疫局等主管部門溝通，獲得最新的食品安全法規(guī)要求； c) 各政府監(jiān)管部門的抽查、會議、來訪，由辦公室主任負(fù)責(zé)處理接待，以獲取地方最新最新法律法規(guī)和肉禽產(chǎn)品安全方面的信息要求； d) 品管部經(jīng)理與肉食事業(yè)部技術(shù)中心保持聯(lián)系，以獲得來自總部的食品法規(guī)要求、產(chǎn)品控制要求、質(zhì)量安全方 面的最新要求； e) 質(zhì)量安全管理體系的外部審核、體系換版、主要工藝改進、及相關(guān)糾正跟蹤措施，由品管部負(fù)責(zé)與相關(guān)方溝通。對相關(guān)事宜達(dá)成共識。 f) 原料部、辦公室、品管部、生產(chǎn)部、銷管部等各部門，獲得關(guān)于產(chǎn)品安全方面的信息，必須先與品管部經(jīng)理溝通，保持品管部經(jīng)理的安全信息中樞地位。 產(chǎn)品承運商溝通程序 a) 顧客需要送貨時，事業(yè)部物流中心負(fù)責(zé)幫助顧客聯(lián)系承運商及托運車輛，但運輸費用由顧客承擔(dān)； 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 03 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 溝通（外部） 程序 b) 事業(yè)部物流中心負(fù)責(zé)聯(lián)系承運車輛，必須選擇衛(wèi)生符合要求的車輛托運肉禽產(chǎn)品。裝運前簽定承運合同，列明訂貨顧客的地址、到達(dá)時間、運輸過程的衛(wèi)生要求等。并明確雙方的聯(lián)系方式，隨時保持聯(lián)系。 c) 分公司銷管部接到事業(yè)部物流通知后，及時與承運人保持聯(lián)系，確定車輛到廠的時間并安排裝貨。 相關(guān)記錄 供方評價記錄 合格原料供方名單 毛雞 /鴨飼養(yǎng)合同 客戶檔案 發(fā)貨通知單 山東六和集團業(yè)務(wù)反饋記錄表 山東六和集團質(zhì)量反饋記錄表 山東六和集團產(chǎn)品質(zhì)量反饋表 顧客滿意度調(diào)查表 派車計劃單 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 03 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 溝通（內(nèi)部）程序 溝通分為：內(nèi)部溝通和外部溝通 外部溝通目的： 為便于公司內(nèi)部溝通、促進質(zhì)量安全管理體系的有效運行，制定本程序。 2 適用范圍 適用于公司內(nèi)部 HACCP 小組的信息交流會、文件體系的變更等方面的溝通。 3 職責(zé) 品管部主要負(fù)責(zé)本程序的實施，保持質(zhì)量安全信息的中樞地位。 4 內(nèi)部溝通程序： a) 事業(yè)部辦公室人員負(fù)責(zé)隨時給分公司下發(fā)總部的相關(guān)安全通知、人事調(diào)動通知、總經(jīng)理 會議通知、最新接收到的政府文件等資料并報于事業(yè)部總經(jīng)理； b) 事業(yè)部人力資源部負(fù)責(zé)制定中層以上管理年度培訓(xùn)計劃，分公司辦公室負(fù)責(zé)制定員工、基層管理、后勤人員等年度培訓(xùn)計劃； c) 分公司 HACCP 小組每月兩次召開會議，就產(chǎn)品安全相關(guān)問題、控制措施效果等展開討論。 HACCP小組會議可與部門例會合并進行； d) 產(chǎn)品制造要求的變化，通過分公司生產(chǎn)部經(jīng)理傳達(dá)到各生產(chǎn)崗位。生產(chǎn)部經(jīng)理通過培訓(xùn)、會議、傳達(dá)文件等方式，向生產(chǎn)崗位的人員傳達(dá)控制要求； e) 質(zhì)量安全管理體系的控制措施有調(diào)整時，由分公司品管部確定糾正或預(yù)防措施，傳達(dá)到相關(guān)部門實 施，必要時品管部負(fù)責(zé)修訂體系文件； f) 原料的變化信息，由分公司原料部接收后，書面提供給 HACCP 小組，確定是否實施體系改進或作出經(jīng)營調(diào)整； g) 顧客的反饋，由分公司品管負(fù)責(zé)收集和整理，填寫書面的《產(chǎn)品質(zhì)量反饋記錄表》，交品管部經(jīng)理驗證后確定實施的糾正措施； h) 各崗位操作員、檢驗人員、管理人員，發(fā)現(xiàn)工藝、設(shè)備、人員等任何影響產(chǎn)品安全的變化因素，立即報告品管部，由品管部經(jīng)理組織現(xiàn)場評估，確定改進措施； i) 每月的經(jīng)營檢討會。各部門匯報產(chǎn)品質(zhì)量安全、工作進度、體系運行、顧客反饋、資源需求等問題。由辦公室編寫《會議紀(jì)要》，傳送 到各部門，以確定體系改進措施。 j) 事業(yè)部每月的經(jīng)營檢討會。各分公司總經(jīng)理匯報產(chǎn)品質(zhì)量安全、工廠經(jīng)營利潤、工作進度、資源需求等問題。由事業(yè)部信息中心編寫《會議紀(jì)要》，發(fā)送到各分公司總經(jīng)理處，以確定體系改進措施。 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 03 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 溝通（內(nèi)部）程序 相關(guān)文件 經(jīng)營檢討會通知 年度培訓(xùn)計劃 安全檢查通知 人事調(diào)動通知單 相關(guān)記錄 產(chǎn)品質(zhì)量反饋記錄表 會議紀(jì)要 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 04 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 1 目的 保證公司的基礎(chǔ)設(shè)施充分，并得到管理與維護，狀態(tài)良好，以確保食品生產(chǎn)實施過程順利，食品符合要求。 2 適用范圍 適用于與食品安全管理體系有關(guān)的影響到產(chǎn)品質(zhì)量的場所、設(shè)施、設(shè)備的提供和管理。 3 職責(zé) 事業(yè)部和分公司 總經(jīng)理共同負(fù)責(zé)基礎(chǔ)設(shè)施的提供。 設(shè)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)、辦公基礎(chǔ)設(shè)施的管理和維護。 各部門負(fù)責(zé)正確使用并保護其使用的基礎(chǔ)設(shè)施。 4 工作 程序 基礎(chǔ)設(shè)施的提供： 事業(yè)部總經(jīng)理根據(jù)各分公司生產(chǎn)的需要，確定并提供了足夠的基礎(chǔ)設(shè)施，包括： a)必要的生產(chǎn)設(shè)備和檢測儀器； b)足夠生產(chǎn)和儲存的場所； c)必要的支持性服務(wù)，如運輸、通訊等。 基礎(chǔ)設(shè)施的采購： 欲申購設(shè)備時，按《采購控制程序》要求進行，最后需經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)。 設(shè)備到廠后應(yīng)在生產(chǎn)廠家技術(shù)員指導(dǎo)下進行安裝調(diào)試。安裝調(diào)試合格后設(shè)備部應(yīng)組織驗收培訓(xùn)； 由廠家技術(shù)員進行指導(dǎo)，設(shè)備操作人員應(yīng)知應(yīng)會： —— 設(shè)備的工作原理； —— 設(shè)備的基本構(gòu)造； —— 設(shè) 備的技術(shù)性能指標(biāo)； —— 設(shè)備的常見故障發(fā)生原因及排除方法； —— 設(shè)備的安全操作規(guī)程； —— 設(shè)備的潤滑及日常保養(yǎng)方法。 基礎(chǔ)設(shè)施運行操作規(guī)范 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 04 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控 文件名稱 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施由生產(chǎn)部使用人負(fù)責(zé)班前班后的檢查、清洗、潤滑，發(fā)現(xiàn)異常或損壞立即排除或停機上報； 各種設(shè)備操作過程中應(yīng)嚴(yán)格記錄設(shè)備運行狀況，制冷工填寫《制冷設(shè)備運行記錄》，鍋爐工填寫《鍋爐運行記錄》，污水處理工填 寫《污水處理設(shè)備運行記錄》； 每天上班后，由設(shè)備部的電工班、制冷班、維修班分別對供電設(shè)備、制冷設(shè)備、肉雞加工設(shè)備的運行狀況實施巡回檢查。檢查發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)立即停機處理； 生產(chǎn)加工過程中，車間內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)異常時，操作工應(yīng)及時通知車間主管，并立即停止相關(guān)工序的生產(chǎn)，同時聯(lián)系維修人員實施維修； 閑置一個月以上的基礎(chǔ)設(shè)施由使用部門清洗、干燥、封存保管。并采取防塵、防銹、 防腐等保護措施。 基礎(chǔ)設(shè)施的管理： 基礎(chǔ)設(shè)施管理部門應(yīng)對設(shè)備進行編號并制作《設(shè)備臺帳》予以標(biāo)識。 基礎(chǔ)設(shè)施管理部門將生產(chǎn)設(shè)備資料記錄入《設(shè)施設(shè)備清單》； 基礎(chǔ)設(shè)施管理部門為設(shè)備建立《設(shè)施設(shè)備檢修記錄表》，機存表存，機廢表銷。 基礎(chǔ)設(shè)施的使用人應(yīng)嚴(yán)格按其使用規(guī)范使用并進行良好的防護。必要時，使用部門主管制訂相應(yīng)的《設(shè)施設(shè)備操作和保養(yǎng)指導(dǎo)書》以指導(dǎo)設(shè)備的正確使用和維護。 基礎(chǔ)設(shè)施維修維護規(guī)范 a) 計劃檢修：根據(jù)設(shè)備的性能要求，由設(shè)備部制定設(shè)備的《設(shè)備檢修計劃》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，擇日停產(chǎn)實施修理。主要用于制冷設(shè)備和建筑物的修理； b) 臨時維修：是指設(shè)備運行中出現(xiàn)故障而進行的臨時維修。設(shè)備 出現(xiàn)故障而不能正常運轉(zhuǎn)后，由操作人員立即與設(shè)備部聯(lián)系； c) 維修人員進車間前應(yīng)進行洗手消毒，遵守員工進車間的衛(wèi)生要求。由衛(wèi)生班的衛(wèi)生消毒人員負(fù)責(zé)檢查； d) 維修人員進車間所帶的工具及零部件由衛(wèi)生員進行逐一檢查統(tǒng)計，建立《進車間維修工作記錄》，出車間時重新核對； e) 設(shè)備維修期間，由所在班組的組長負(fù)責(zé)安排清理現(xiàn)場的產(chǎn)品，將產(chǎn)品轉(zhuǎn)移或做好防護，并確保無對其它產(chǎn)品污染； f) 整個維修過程由組長負(fù)責(zé)跟蹤，對維修人員所走的路線進行檢查，維修卸下的所有零部件由 山東六和集團有限公司 程序文件 文件編號 LH/CX— 04 版本更改 B/0 版本狀態(tài) 受控