【正文】 記錄的分類 記錄分為管理體系運行記錄和生產(chǎn)服務質(zhì)量記錄兩大類。 管理體系運行記錄中又可分為通用性記錄、質(zhì)量管理運行記錄、環(huán)境管理運行記錄和職業(yè)健康安全管理運行記錄。 記錄除書面形式外可以是硬拷貝或電子媒體。 記錄識別與記錄分類 編制記 錄表格 確定記 錄格式 記錄填寫 記錄傳遞、收集 編目、歸檔、貯存 記錄檢索、借閱 處置銷毀 記錄的標識和格式 記錄的標識包括記錄名稱、記錄編號、流水號、記錄人、記錄時間和歸檔編號等。 各主控部門編 制的管理體系文件應對所要求的記錄的格式做出規(guī)定或按照規(guī)定編制表格樣式。 各部門按國家標準、地方標準、行業(yè)標準和公司管理體系文件所要求的表格或格式，以及按要求自行制定的相應記錄表格或格式，填寫本部門的記錄。 記錄填寫 記錄要及時填寫，不得隨意補造，填寫內(nèi)容應字跡清晰、不得涂改，做到完整、真實、準確地記載相應信息。 簽字應按表格規(guī)定的人員親筆正楷簽名，不得隨意由他人代簽。經(jīng)合法授權后方可由被授權人代簽。 記錄表格須采用程序文件及其它指導性文件確定的標準樣式。 記錄應確保與生產(chǎn)服務工作同步進行，必須填寫記錄時間 年、月、日，必要時可精確到時、分。 記錄的填寫份數(shù)應由各主控部門根據(jù)實際需要在管理體系文件或表格所附說明中確定。 記錄的傳遞、收集、歸檔、編目、保存 各部門應指定兼職的資料員負責把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方；所有的記錄應保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限（見《記錄表格總清單》（ BG/JL01） ）保存記錄。 管理部編制《記錄表格總清單》（ BG/JL01）） ， 將公司所有與管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期等內(nèi)容，交管理部部長審核，管理者代表批準。各部門應填寫本部門使用的記錄清單，并匯總本部門的質(zhì)量環(huán)境記錄原始樣本。 記錄的借閱 記錄歸檔后一般只允許查閱不準外借，特殊情況需借閱時按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)管理者代表批準，由檔案管理員填寫《文件借閱登記表》（ BG/WJ09）。 借閱人應愛護記錄，妥善保管及時歸還。不得在記錄上涂改或標記，不得私自轉(zhuǎn)借，不得撕頁、拆裝、損壞和丟失。檔案管理人員應對歸還的記錄進行檢查，確認無誤才能注 銷借閱登記。如發(fā)現(xiàn) 異常情況，應及時報告，并追究借閱人責任。 記錄的銷毀 記錄超過保存期限（見《記錄表格總清單》）的，填寫《文件銷毀申請表》（ BG/WJ08），經(jīng)部門負責人批準后自行銷毀，重要記錄由管理者代表批準后銷毀。 記錄的檢查 各部門負責人和資料員應經(jīng)常檢查本部門的記錄控制情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，必要時填寫《不合格處置記錄表》（ BG/）。 主控部門在規(guī)定的巡視檢查中應包含對記錄控制的檢查。 《文件銷毀申請表》（ BG/WJ08） 《文件借閱登記表》（ BG/WJ09） 《不合格處置記錄表》（ BG/） 《記錄表格總清單》 附《記錄表格總清單》 內(nèi)部審核控制程序 DFFC/CX0320xx 使內(nèi)部管理體系審核的策劃、實施、驗證和保持記錄的職責和要求得到確定和控制，保證內(nèi)部管理體系審核達到預期的效果。 適用于公司內(nèi)部管理體系審核全過程中的所有與管理體系有關的部門和項目部。 管理者代表 負責領導、策劃和組織實施內(nèi)部管理體系審核。 審批內(nèi)部管理體系審核計劃和審核方案。 任命審核組長，確定審 核組成員。 聽取審核匯報，審批內(nèi)部管理體系審核報告。 聽取管理部對各部門和各單位糾正 /預防措施實施情況的匯報。 管理部 編制公司內(nèi)部管理體系審核計劃和審核方案。 協(xié)助審核組長組織、協(xié)調(diào)內(nèi)部管理體系審核，負責內(nèi)部審核員的管理。 負責審核結(jié)果的整理和溝通，為管理評審提供依據(jù)。 負責有關內(nèi)部管理體系審核的日常管理工作。 負責糾正措施實施的驗證。 審核組長 負責審核組分工，審閱組員編制的檢查清單，組織現(xiàn)場審核。 按 內(nèi)部審核方案組織實施，完成所承擔的審核任務，組織審核組內(nèi)部討論，與受審核方溝通，編寫內(nèi)部審核報告。 有權對審核工作的開展和審核結(jié)果做出最后決定，并對審核報告的客觀性、公正性和準確性負責。 審核員 配合和支持審核組長工作，負責編制分工范圍的內(nèi)部審核檢查清單。 按照分工實施現(xiàn)場審核，實事求是的收集、記錄、整理觀察的客觀證據(jù)、開具不合格項報告，向?qū)徍私M長報告審核結(jié)果。 受審核方 將審核方案通知有關人員，指派聯(lián)絡員陪同審核組審核。 為審核組提供必須的工作 條件。 配合審核員實施審核，確認不合格項。 對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項，需做糾正措施的應在規(guī)定時間內(nèi)分析產(chǎn)生的原因，制定、實施糾正措施，關閉不合格項。 工作流程圖 內(nèi)審時間間隔 每年年度監(jiān)督審核一個月前組織全面內(nèi)審，時間間隔約不超過 12 個月。 組成內(nèi)審組 制定內(nèi)審計劃 編寫檢查表 編制審核報告批準并下發(fā) 受審核方制定并實施糾正措 施 跟蹤驗證 首次會議 現(xiàn)場審核 不合格項報告 末次會議 提交管理評審 管理者代表認為有必要時可增加內(nèi)審次數(shù)。 審核準備 成立審核組 管理者代表挑選、任命由經(jīng)過培訓、取得合格內(nèi)部審核員證書的人員組成審核組。審核組長由管理者代表本人或指定人員擔 任。 制定審核工作計劃 審核組長根據(jù)受審核的區(qū)域、重要程度、以往審核的結(jié)果、管理現(xiàn)狀等信息策劃審核活動，在此基礎上制定《內(nèi)部審核實施計劃》（ BG/NS01） ,經(jīng)管理者代表批準后實施。內(nèi)部審核實施計劃包括： a)審核目的、范圍 b)審核方法 c)審核依據(jù) d)參加審核的人員 e)審核日程安排 審核前 5～ 10 天公司管理部根據(jù)《內(nèi)部審核實施計劃》（ BG/NS01），向受審核部門發(fā)出《內(nèi)部審核通知》（ BG/NS02）。 審核組準備會 審核前由審核組長召集參加審核 的人員參加準備會議，提出審核要求，明確每個審核員的工作內(nèi)容，并準備必要的標準和文件。 編寫檢查表 審核員按照分工編寫各自的《內(nèi)審檢查記錄表》（ BG/NS03），內(nèi)容包括受審核部門所承擔的主要職能或主管過程，涉及到的配合職能和相關過程。明確審核方法、抽樣數(shù)量。 審核實施 首次會議 審核組長主持召開由審核組全體成員、受審核單位相關人員參加的首次會議，一般控制在 30 分鐘內(nèi)。主要內(nèi)容是： a)審核組長介紹審核組成員； b)審核組長說明審核的范圍、目的、依據(jù)； c)審核組長介 紹審核采用的方法； d)審核組長宣布審核日程安排、審核路線及末次會議時間 , 如遇特殊情況，可由審核組長調(diào)整審核日程安排； e)審核組長強調(diào)審核的公正性、客觀性和局限性； f)請受審核單位派代表（聯(lián)絡員）陪同審核員進行審核工作； g)其它大家關心的問題。 審核組應將參加會議人員及會議內(nèi)容做好記錄。 現(xiàn)場審核 審核員依照分工按預先準備好的檢查表進行審核。 審核過程可采取提問、查閱文件、觀察有關方面的工作現(xiàn)狀等形式獲取證據(jù)。 審核中發(fā)現(xiàn)的可能導致不 合格項的重大線索，即使不在檢查清單之列，審核員也應注意調(diào)查、核實，如發(fā)現(xiàn)不合格項事實，審核員應做好記錄，得到受審核方確認。 審核組長應對審核組成員在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項事實，進行核實，確定不合格項，并組織小組成員對不合格項進行匯總分析，得出審核結(jié)論，并在末次會議前與受審核方交換意見。 根據(jù)審核組長確定的意見，審核員開具《不合格項通知單》（ BG/NS04）。 《不合格項通知單》（ BG/NS04）經(jīng)審核組長簽字，受審核方確認后下發(fā)受審核方。 不合格項評 審 a)不合格項程度由審核組長審核確認； b)輕微不合格項由審核員提出，審核組長確認是否要分析原因 ,編制、實施、驗證、評審糾正措施； c)嚴重不合格項必須分析原因 ,編制、實施、驗證、評審糾正措施。 末次會議 審核組成員及受審核單位負責人參加末次會議，會議由審核組長主持。 由審核員介紹審核的結(jié)果及發(fā)現(xiàn)的問題，包括不合格事實或不合格的情況。 審核組長對審核情況進行綜合評價，并報告審核總體結(jié)果，提出糾正措施建議與跟 蹤驗證人員、驗證方法和完成期限。 內(nèi)部審 核報告 在完成現(xiàn)場審核后，審核組長負責編寫《內(nèi)部審核報告》，內(nèi)容包括： a)審核目的、范圍、方法和依據(jù)； b)審核組成員； c)審核計劃實施情況； d)不合格項分布情況分析，不合格項的數(shù)量與嚴重程度； e)管理體系有效性、符合性結(jié)論； f)需改進的管理體系過程或活動。 糾正措施 受審核方根據(jù)《不合格項通知單》（ BG/NS04）的要求，在規(guī)定的期限內(nèi)組織本部人員糾正或進行調(diào)查分析，并根據(jù)產(chǎn)生原因制定、批準、實施糾正措施。 受審核方實施糾正措施后，先進行自檢，將糾正措施實施 情況填入《不合格項通知單》（ BG/NS04）中后報公司管理部進行驗證。 驗證人應評審采取的糾正措施是否有效，如果未達到規(guī)定效果時，要求受審核方重新編制、批準，實施糾正措施，并重新驗證效果，直至關閉為止。 《管理手冊》（ DFFC/GLSC20xx） 《糾正和預防措施控制程序》（ DFFC/CX0520xx） 《內(nèi)部審核實施計劃》（ BG/NS01） 《內(nèi)部審核通知》（ BG/NS02） 《內(nèi)審檢查 記錄 表》（ BG/NS03） 《不合格項通知單》（ BG/NS04） 《 內(nèi)審不合格項分布表》 （ BG/NS05） 不合格品控制程序 DFFC/CX0420xx 對不合格品的處置方法和處置權限做出規(guī)定。 本程序適用于進貨產(chǎn)品和工程施工生產(chǎn)過程中不合格品控制。 市場開發(fā)部監(jiān)督指導房地產(chǎn)開發(fā)分公司對不合格物資的控制。 市場開發(fā)部協(xié)同技術工程部監(jiān)督指導房地產(chǎn)開發(fā)分公司對開發(fā)項目不合格的控制。 資產(chǎn)部監(jiān)督指導物業(yè)管理分公司對物業(yè)服務不合格的控制。 工作流程圖 降級使用 退貨 讓步使用、放行 不合格物資 進貨檢驗發(fā)現(xiàn) 倉儲階段發(fā)現(xiàn) 使用中發(fā)現(xiàn) 拒 收 單獨存放 單獨存放 評審 標識 退貨 標識 一般 嚴重 不合格品的識別 不合格品分為不合格物資和不合格生產(chǎn)服務。 不合格物資即進貨檢驗和試驗發(fā)現(xiàn)的不合格品及儲存或投入使用時檢查出的不合格品。 不合格生產(chǎn)和服務包括： a)房地產(chǎn)開發(fā)過程中自身的工作失誤和開發(fā)的建筑物 /小區(qū)的質(zhì)量問題； b)物業(yè)管理中的不合格服務 c)公司多種經(jīng)營生產(chǎn)的不合格產(chǎn)品 不合格物資的 控制 工程使用的所有物資在進場或入庫檢驗時，庫管人員對檢查出的不合格物資應當場部門負責人提出整改措施 各單位自查發(fā)現(xiàn)的不合格 公司監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)的不合格 客戶投訴 其他途徑發(fā)現(xiàn)的不合格 不合格評審、開具不合格處置記錄單 責任部門 /人進行整改 總經(jīng)理 /主管副總提出整改要求 責任部門 /人進行整改 規(guī)定時限內(nèi)復查 報總經(jīng)理 /主管副總，必要時先采取補救措施 拒收，無法馬上退貨時，必須單獨存放，并進行 “不合格 ”狀態(tài)標識，填寫《不合格處置記錄表》（ BG/）。 進場或入庫后復試發(fā)現(xiàn)的不合格物資由試驗員通知庫管員進行不合格標識，單獨存放。試驗員通知市場開發(fā)部，由房地產(chǎn)開發(fā)分公司通知供應商直接辦理退貨。 物資貯存過程中及投入使用時發(fā)現(xiàn)的不合格品，由庫管員填寫《不合格處置記錄表》（ BG/ ），報單位負責人評審處置。 不合格的評審 不 合格分為嚴重不合格、一般不合格。 凡屬于下列情況之一者即屬于嚴重不合格 a)由于自身工作失誤造成直接損失 1000 元（含）以上的； b)對公司形象有較大影響，顧客直接向公司領導投訴的； c)房地產(chǎn)開發(fā)項目出現(xiàn)工程質(zhì)量未達到 “主控項目 ”要求的合格標準，不符合設計或規(guī)范要求，影響到工程安全或使用功能的； d)由于此不合格直接引起事故的。 凡尚不構(gòu)成嚴重不合格的不合格均為一般不合格。 一般不合格由檢查人（組）直接確認并開具《