【正文】 10 文件 追蹤記錄》。 技術(shù)品質(zhì)部 每年至少一次安排對所有體系文件進行評審，各相關(guān)部門對其正在使用的文件適用性進行檢查。對經(jīng)評審不適宜的文件，進行更改或更換按 。 《文件控制清單》 《外來文件控制清單》 《文件發(fā)放登記表》 《文件更改申請表》 《文件查借閱登記表》 《文件銷毀登記表》 《外來文件追蹤記錄》 《 文件補發(fā)申請單》 《文件回收記錄表》 11 文件編號 YLZ/JM/PD424 文件名稱 記錄控制程序 版 本 A 制定部門 技術(shù)品質(zhì)部 發(fā)布日期 生效日期 修改狀態(tài) 0 1. 目的與適用范圍 本程序規(guī)定了記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境行為符合規(guī)定的要求和體系的有效運行，適用于本公司體系管理記錄的管理。 2. 相關(guān)文件 《文件控制程序》 文件編號： YLZ/JM/PD423 3. 職責 技術(shù)品質(zhì)部 ： 負責記錄的歸口管理，負責記錄的標識、貯存、歸檔、收集、查閱、保管和處理的監(jiān)督和檢查。 各部門、車間： 負責與本部門有關(guān)的記錄的標識、貯存、歸檔、保管和處理。 4. 工作程序 記錄形式 紙張表樣、記錄本 電子媒體，拷貝磁盤、光碟等其他形式 記錄表格的制定及標識 各部門根據(jù)質(zhì)量和環(huán)境活動的需要，設計出本部門所需的記錄表格，經(jīng) 技術(shù)品質(zhì)部 審核同意后，方可印制。如記錄表格需進行改動，則改動后重新經(jīng) 技術(shù)品質(zhì)部審核同意后方可印制使用。 記錄的標識采用統(tǒng)一編號方法，具體見《記錄一覽表》。對各部門新增的與體系有關(guān)的且《記錄一覽表》中沒有列入的記錄，其編號按照《文件控制程序》規(guī)定的規(guī)則執(zhí)行。 記錄填寫要求 記錄不得使用鉛筆填寫，正常情況下不得使用紅色筆填寫。 記錄要求字跡清晰，內(nèi)容正確、完整，不得隨意涂改。 記錄的填寫人應簽署時間和姓名，并對所記錄的每一個數(shù)據(jù)、文字負責。 記錄的編目保管 各部門做好本部門記錄的收集、編目及保管。 技術(shù)品質(zhì) 部 負責全公司所有表格化的記錄表樣的收集、保管；負責管理評審、內(nèi)部審核、第二方審核、認證外審等記錄的收集、歸檔、保管。 市場 部對來自供方的記錄進行收集，并加以保管。 來自顧客的產(chǎn)品使用和售后服務方面的信息，由 市場 部作好記錄，并及時反饋到相關(guān)部門，對反饋的信息及處置結(jié)果的記錄由銷售部進行收集、歸檔、保管。 各部門應保證保管記錄的設施能防止損壞、變質(zhì)和丟失，電子媒體等記錄一般應 12 有一份拷貝以防丟失，不便拷貝的也應有妥善的管理辦法以防丟失。 記錄的編目、保管要便于檢索、查閱 。 記錄的保存期限和處置 各種記錄應根據(jù)其使用需要、法規(guī)要求及合同要求等確定保存期限。 各種記錄的保存期限具體詳見《記錄一覽表》，特殊情況下，可延長記錄的保存期限。 除正常的向顧客或其它部門提供證據(jù)用的記錄外，其它記錄不得外借，企業(yè)內(nèi)部人員需查閱記錄的，查閱后需及時歸還。 外來人員因特殊需要查閱記錄的，必須經(jīng)記錄的部門負責人同意后方可查閱。 記錄到了保存期限，由記錄保管部門填寫《過期記錄處理登記表》經(jīng)本部門負責人批準后銷毀；內(nèi)審、外審、管理評 審等記錄的銷毀由管理者代表批準。 銷毀方式一般采用燒毀或破碎。 5. 相關(guān)工作文件和記錄 《記錄一覽表》 《過期記錄處理登記表》 13 文件編號 YLZ/JM/PD431 文件名稱 環(huán)境因素識別、評價與更新控制程序 版 本 A 制定部門 技術(shù)品質(zhì)部 發(fā)布日期 生效日期 修改狀態(tài) 0 和 適用范圍 對公司范圍內(nèi)的環(huán)境因素進行識別，評價確定出重要環(huán)境因素，并就此制定相應的控制措施。適用于公 司活動、產(chǎn)品、服務中環(huán)境因素的識別、評價、更新與管理。 2. 相關(guān)文件 《目標、指標和管理方案控制程序》 文件編號： YLZ/JM/PD541 技術(shù)品質(zhì)部 ： 是本程序歸口部門。 負責組織環(huán)境因素的識別與評價工作。 各部門： 配合、參與環(huán)境因素的識別與評價工作。 管理者代表： 批準重要環(huán)境因素。 環(huán)境因素的識別與評價的時機 公司環(huán)境管理體系建立之初進行初始狀態(tài)評審時。 以全體部門為對象，每年 12 月份在設定第二年的環(huán)境目標和指 標前進行。 在相關(guān)法規(guī)變更，公司的活動、產(chǎn)品和服務，以及相關(guān)方的要求等情況發(fā)生變化時，可適時進行環(huán)境因素的識別與評價。 環(huán)境因素的識別 技術(shù)品質(zhì)部 將《環(huán)境因素識別表》發(fā)放的相關(guān)部門。 各相關(guān)部門組織人員從其活動、產(chǎn)品和服務中識別出能夠控制或可望施加影響的環(huán)境因素，填寫《環(huán)境因素識別表》并反饋到 技術(shù)品質(zhì)部 。 各部門在識別環(huán)境因素之前，應收集如下的有關(guān)的信息： a． 原材料、零部件的使用和廢棄情況； b． 化學品、油品等材料的使用和廢棄情況； c． 生產(chǎn)過程中的廢棄物、排放物的排 放量以及頻率等； d． 能源和資源的使用情況； e． 設備運轉(zhuǎn)時的環(huán)境影響，如是否產(chǎn)生噪聲、產(chǎn)生能源消耗等； f． 員工的意見等。 在識別環(huán)境因素的過程中，應盡可能確定出每一個獨立的活動單元，全面地識別其環(huán)境因素。 在識別環(huán)境因素時，應考慮環(huán)境因素的三種時態(tài)，環(huán)境因素的三種狀態(tài)、環(huán)境因素的 8種類型（表現(xiàn)形式）。 1）環(huán)境因素的 3 種狀態(tài) 正常狀態(tài)：在日常生產(chǎn)條件下，可能產(chǎn)生的環(huán)境問題。 14 異常狀態(tài)：在開 /關(guān)機、停機檢修等可以預見的情況下產(chǎn)生的與正常狀態(tài)有較大不同的環(huán)境問題。 緊急狀態(tài)：如火災、洪 水、爆炸、設施設備故障、油品大規(guī)模泄露、臺風、地震等突發(fā)情況帶來的環(huán)境因素。 2）環(huán)境因素的 3 種時態(tài) 過去：以往遺留的環(huán)境問題或過去曾發(fā)生的環(huán)境事故等。 現(xiàn)在：組織現(xiàn)有的，現(xiàn)存的環(huán)境問題。 將來：組織將來產(chǎn)生的環(huán)境問題。如產(chǎn)品出廠后可能帶來的環(huán)境問題；產(chǎn)品報廢時的處置、將來的法律、法規(guī)和其他要求及其變更、計劃中的活動可能帶來的環(huán)境問題；新項目引入、新產(chǎn)品、工藝改造可能帶來的環(huán)境問題。 3）環(huán)境因素的 8 種類型 向大氣的排放； 向水體的排放； 向土地的排放； 原材料和自然資源的使用； 能源使用； 能源釋放（如熱、輻射、振動等）； 廢物和副產(chǎn)品； 物理屬性，如大小、形狀、顏色、外觀等。 在識別環(huán)境因素時，應考慮公司所需的原材料、外協(xié)件的供應商、合同方、廢棄物處理者以及產(chǎn)品運輸者等相關(guān)方的活動所產(chǎn)生的環(huán)境因素（對相關(guān)方的評價及施加影響詳見《相關(guān)方管理規(guī)定》）。 技術(shù)品質(zhì)部 對收集回來的環(huán)境因素信息進行統(tǒng)計和分析，整理出全公司的《環(huán)境因素清單》。 環(huán)境因素評價 技術(shù)品質(zhì)部 依據(jù)《環(huán)境因素清單》，將匯總分類后的環(huán)境因素逐一填入《環(huán)境因素評價表》中， 然后組織相關(guān)部 門和人員進行環(huán)境因素評價。 污染物類環(huán)境因素的評價 此種方法一般用于對污染物（粉塵、廢氣、廢水、廢棄物、光污染、化學品等）以及噪聲排放的評價。 1）評價公式 X=aM 式中 X—— 環(huán)境因素得分； a—— 發(fā)生的頻率； b—— 排放值與法規(guī)標準值之比（或管理受控制情況）； 15 c—— 影響范圍及程度； d—— 環(huán)境影響的可恢復性或持續(xù)性； e—— 公眾和媒體的關(guān)注程度（敏感性）； M—— b、 c、 d、 e中最大值。 表 1 污染物類評價法評分標準 評價因子 評分說明 評 分 發(fā)生頻率 a 連續(xù)發(fā)生 —— 每日一次 5 每日一次 —— 每周一次 4 每周一次 —— 每月一次 3 每月一次 —— 每年一次 2 一年以上時間一次（偶然發(fā)生） 1 排放值法規(guī)標準值之比 b（或管理受控情況） ≥ 100%（或不受控） 5 80%～ 100% 4 50%～ 80%（或有受控，但不徹底） 3 30%～ 50% 2 30%以下（或完全受到控制） 1 影響范圍及程序 c 國家及至全球性嚴重破壞 5 省或市嚴重破壞 4 鎮(zhèn)區(qū)附近較嚴重破壞 3 廠區(qū)附近輕微的影響 2 廠內(nèi)影響 1 環(huán)境影響的可恢復性或持續(xù) 性 d 不可恢復或一年以上可恢復 5 半年至一年內(nèi)可恢復 4 一周至半年內(nèi)可恢復 3 一天至一周內(nèi)可恢復 2 一天內(nèi)可恢復 1 公眾和媒介的關(guān)注程度 e 國際高度關(guān)注 5 國家高度關(guān)注 4 地區(qū)性關(guān)注 3 廠區(qū)附近一般性關(guān)注 2 不為關(guān)注 1 2）確定重要環(huán)境因素及重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別 環(huán)境因素得分 X 值求出之后，就要根據(jù)得分進行環(huán)境因素評價： 一般 X≥15 （此值自定）或 M=5 為重要環(huán)境因素； X＜ 15為一般環(huán)境因素。 根據(jù)環(huán)境因素得分 X 可以確定重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別， 見表 2。 表 2 重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別（污染物類） 分數(shù)值 重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別 M=5或 X=25 緊急優(yōu)先項 X=20 高度優(yōu)先項 X=16 中度優(yōu)先項 X=15 低度優(yōu)先項 16 能源、資源消耗類環(huán)境因素評價。 1）評價公式 X=f+g 式中 X—— 環(huán)境因素得分； f —— 人均產(chǎn)值（年）消耗量； g —— 可節(jié)約潛力。 表 3 能源、資源消耗評價標準 評價因子 評分說明 評分 人均產(chǎn)值（年）消耗量 f 大 5 中 3 小 1 可節(jié)約潛力 g 加強管理可明顯見效 5 改造工藝可明顯見效 3 較難節(jié)約 1 2）確定重要環(huán)境因素及重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別 環(huán)境因素得分 X 值求出之后，就要根據(jù)得分進行環(huán)境因素評價： 當 f=5 或 g=5 或 X≥7 時，確定為重要環(huán)境因素； X＜ 7時為一般環(huán)境因素。 根據(jù)環(huán)境因素得分 X 可以確定重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別，見表 4。 表 4 重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別（能源、資源類） 分數(shù)值 重要環(huán)境因素優(yōu)先項級別 f=5， g=5或 X=10 緊急優(yōu)先項 X=9 高度優(yōu)先項 X=8 中度優(yōu)先項 X=7 低度優(yōu)先項 重要環(huán)境因素的登記 將確定的重要環(huán)境因素登記到《重要環(huán)境因素登記表》中。下述情況可直接確定為重要環(huán)境因素并予以登記： a. 違反相關(guān)法律、法規(guī)和標準的； b. 相關(guān)方有合理抱怨或 關(guān) 注的； c. 曾經(jīng)發(fā)生過環(huán)境污染事故，至今未采取防范、控制措施的； d. 直接觀察到可能導致環(huán)境污染，且無適當控制措施的。 重要環(huán)境因素的管理 重要環(huán)境因素按下面的三種方式進行管理體制。對因經(jīng)濟狀況、技術(shù)條件等原因暫時無法實施的，要制定具體的實施計劃。 用環(huán)境目標、指標和環(huán)境管理方案進行控制 對緊急優(yōu)先項、高度優(yōu)先項重要環(huán)境因素，一定 要制定環(huán)境目標、指標和環(huán)境管理方案。 對中度優(yōu)先項重要環(huán)境因素，視情況制定環(huán)境目標、指標和環(huán)境管理方案。 17 運行控制 對所有重要環(huán)境因素，要制定運行控制程序，按程序進行管理。 應急控制。 對于潛在的緊急情況（如火災等），應制定應急準備和響應控制程序，