【正文】 三、內(nèi)部的信息管理： ；銷售合同及有關附件的存檔；還款協(xié)議及財產(chǎn)抵押文件或法律文件的存檔。、銷售實際統(tǒng)計數(shù)據(jù)、發(fā)貨情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)、貨款回籠統(tǒng)計數(shù)據(jù)。四、信息反饋時效性常規(guī)信息填寫月報表，緊急信息可采用電話、電子郵件、傳真等形式隨時反饋25！市場推廣與銷售計劃 （ c）26！銷售部 市場部 物流協(xié)調(diào) 財務部 公司總裁167。 營銷預算及計劃流程計算銷售預算計算營銷方案和營銷計劃預算分解營銷預算執(zhí)行預算預算審核各辦事處預算市場情況和預期預算審核生產(chǎn)情況及各分公司預算 匯總，計算 營銷預算否 是 是 否 27！營銷預算管理制度1. 目標　 　 　 　 為了更好的貫徹 XX公司下達的營銷系統(tǒng)長期目標及短期經(jīng)營目標，強化預算的資源配置、綜合平衡、評價監(jiān)督功能，健全預算管理體制，保障營銷系統(tǒng)發(fā)展的穩(wěn)定與效率。2. 原則3. 營銷系統(tǒng)實行分級預算管理制度，即4. 一級預算：指膨化營銷系統(tǒng)的預算；5. 二級預算：指營銷系統(tǒng)各職能部門的預算；6. 三級預算：指二級預算部門以下的辦事處，子公司等。7. 各級總預算由本級預算和下一級預算加總而成，各級預算部門必須嚴格執(zhí)行本制度。8. 預算年度由公歷 1月 1日起，至 12月 31日結(jié)束。9. 預算以變動成本法為基礎編制。28！3. 程序1) 財務部組織編制匯總一級預算、審核二級預算；二級預算由職能部門組織編制匯總本級預算、審核下級預算。2) 各預算部門在上報本級預算前，須由本級預算部門負責人簽名確認。各項方案、計劃必須由預算部門負責人和財務部負責人簽名確認。3) 一級預算由營銷總監(jiān)批準，財務部按批準后的一級預算批準各二級預算，以此類推，各級預算部門逐級分解批準下級預算。4) 財務部必須實事求是的審核預算的編制，對于不合理或不符合 XX公司整體利益要求的部分，有權(quán)要求預算部門限期更改。5) 財務部監(jiān)督和檢查各級預算部門的執(zhí)行，并按月向營銷總監(jiān)匯報預算執(zhí)行情況。6) 各級預算由制定部門監(jiān)督和檢查本級預算和下級預算的執(zhí)行，并按月向財務部和本級部門負責人匯報預算執(zhí)行情況。7) 財務部在檢查各級預算編制及執(zhí)行情況時，相關部門必須認真配合。8) 若下級預算部門變更不影響本級匯總預算，本級預算部門由財務部批準下級預算的變更。一級預算的變更必須由營銷總監(jiān)批準。各級預算一經(jīng)批準，非經(jīng)本程序，不得更改。29！4. 預算范圍1) 銷售預算。2) 營銷方案。包括整體方案、環(huán)境分析級對策方案、市場推廣方案、價格方案、折扣方案、客戶激勵方案、費用開支方案、新舊產(chǎn)品銷售方案、客戶開發(fā)與管理方案等，以及各方案要達到的預期目標。3) 營銷計劃。包括每月的銷售計劃、訂貨計劃、庫存及應收帳控制計劃等。4) 損益預算。銷售費用（含明細）、銷售成本、銷售利潤等。5) 資金預算。即現(xiàn)金收支計劃、包括貨款回籠和費用開支等。6) 資本預算。即固定資產(chǎn)更新、改造、維修、購置計劃等5. 編制方法1) 各級預算部門應按財務部規(guī)定的時間、格式等要求編制和報送預算方案。2) 財務部應及時下發(fā)編制預算的通知及要求。3) 各級預算部門應參考上年實際情況和本年工作方案編制預算。4) 各級預算部門編制預算時應堅持厲行節(jié)約、確保重點的原則，對跨年度的收支單獨列示。5) 各項開支必須詳細列示計算依據(jù)、開支用途、預期效果等。30！6. 預算執(zhí)行1) 各級預算由其預算部門負責人組織執(zhí)行。2) 各預算部門必須嚴格按照預算組織工作、安排開支。對預算中安排給下級預算部門開支的合理費用，本級預算部門不得任意截留。3) 非財務部和營銷總監(jiān)批準，嚴禁預算外支出。4) 預算部門的各項收入必須財務制度及時入帳，確保收支兩條線。不得截留各項收入。5) 未經(jīng)財務部批準，各預算部門內(nèi)的預算費用明細不得傳項使用。6) 各級預算部門應按月分析預算執(zhí)行情況，定期向本預算部門負責人和財務部匯報，發(fā)現(xiàn)問題時應及時提請相關部門負責人解決。7) 各二級預算部門必須按財務部規(guī)定于每月 7日之前上報上月預算執(zhí)行分析報告給表格，8) 預算年度結(jié)束后，各二級預算部門須在 14日之內(nèi)對全年預算執(zhí)行情況作出總結(jié)并上報財務部。9) 財務部對報來的預算分析進行檢查、審核，經(jīng)核準后，作為對預算部門的考核評價依據(jù)。31！物流協(xié)調(diào)管理與庫存配送（ d）32！物流協(xié)調(diào)管理的目的是通過規(guī)范化的物流制度，實現(xiàn)高效率的信息流通和優(yōu)質(zhì)服務，在滿足市場需求的前提下，有效的控制庫存和運輸成本。物流協(xié)調(diào)XX公司XX子公司XX子公司XX子公司XX子公司目前， XX公司缺乏統(tǒng)一的物流協(xié)調(diào)來對五個生產(chǎn)基地的倉庫配送進行管理和監(jiān)控。建議在公司總部設置物流協(xié)調(diào)這一職能并建立相關制度，以期實現(xiàn)公司整體物流系統(tǒng)的一致性。 物流部門 物流部門 物流部門物流部門物流部門33！167。 物流協(xié)調(diào)流程銷售部 (客服） 物流協(xié)調(diào) 各子公司儲運部調(diào) /移貨計劃 組織貨源 /發(fā)貨計劃 A子公司運輸發(fā)貨做接貨準備庫存報告B子公司接收貨物子公司間的移貨通知34！167。 出貨管理程序接出貨單 庫管員 簽字 /蓋章車隊接收 送貨單，根 據(jù)送貨日期安排車輛 客戶 接受貨物 客戶簽收35！子公司倉庫管理規(guī)則1. 目標　 　 　 　 明確倉管員職責，維護公司的利益，同時提高系統(tǒng)中庫存記錄的準確度。2. 原則3. 所有相關部門的共同努力下，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務。所有子公司倉管員必須嚴格按照該規(guī)則執(zhí)行?！　】紤]到 XX公司目前的具體情況，在此做出當前的管理規(guī)則建議，待到公司的總架構(gòu)做相應調(diào)整后，應將子公司的財務及物流部門的管理歸口到總部財務與物流部，重新制定相應的政策。36！3. 規(guī)則4. 總部根據(jù)各省區(qū)銷售任務計劃和各子公司倉庫容量，制定子公司庫存計劃，由物流協(xié)調(diào)根據(jù)庫存計劃進行綜合協(xié)調(diào)。5. 子公司倉管員根據(jù)總部物流協(xié)調(diào)的產(chǎn)品調(diào)撥出倉單、公司送貨單核對清楚發(fā)運的規(guī)格和數(shù)量，在送貨單上簽署驗收意見 , 辦理入庫手續(xù)，并建立臺賬。如數(shù)量、型號有差異或產(chǎn)品損壞，應向物流協(xié)調(diào)報告并在送貨單上準確說明。6. 子公司倉管員負責維護子公司倉庫進、出、存數(shù)量賬，凡入庫產(chǎn)品必須登記上賬，做到產(chǎn)品出、入庫即時清點，數(shù)目清楚。7. 庫房內(nèi)按規(guī)定分類，分區(qū)管理，保持成品擺放整齊，防止錯發(fā)，入庫成品要擺放平穩(wěn)，出庫方便，不得超高堆放 , 確保包裝完整無損。庫房要保持清潔衛(wèi)生，不得存放與成品無關的物資。8. 倉管員負責銷售子公司倉庫內(nèi)的安全，要定時檢查防火、防盜等措施是否完善，不得有腐蝕物品放入庫內(nèi)。37！? 庫內(nèi)物品做到 : 月清點、季盤點和年終總盤點，做到 賬、物 相符，如發(fā)現(xiàn)盈虧現(xiàn)象。要及時查明原因并上報處理。? 所保管成品發(fā)現(xiàn)損壞或包裝破裂，應及時向上一級主管報告，不得自行處理。? 子公司倉管理員應在每月的結(jié)帳日將各子公司倉庫庫存報表傳真至總部物流協(xié)調(diào)，保證子公司倉庫帳目與公司電腦帳一致。? 子公司倉管員憑銷售訂單及總部物流協(xié)調(diào)傳真的出倉單作為出倉憑證，并核實訂單和出倉單的規(guī)格、數(shù)量 ,給顧客發(fā)貨。? 產(chǎn)品出庫后 , 子公司倉庫倉管員應及時登記 , 維護進出帳準確。? 在接到客戶的貨物簽收單，倉管員應及時傳真至公司物流協(xié)調(diào)處做帳物處理，同時將原件交銷售主管以便帶回公司存檔。38！167。 退換貨流程經(jīng)銷商 辦事處 銷售部 技術(shù)研發(fā)部 物流協(xié)調(diào) 財務部業(yè)務主管填寫退還貨申請單審核核查，開紅單沖帳通知業(yè)務主 管退還貨是 是 否 否 提出退換貨申請省級經(jīng)理審核客服編號并通 知技術(shù)研發(fā)是 業(yè)務主管審核銷售部經(jīng) 理審核報營銷總監(jiān)客服將申請單轉(zhuǎn)至物流接申請單安排子公司倉庫接貨通知技術(shù)研發(fā)驗貨記錄，將申請單轉(zhuǎn)至財務客服保存申請單39！退換貨制度1. 目標本政策的目的是為接受和處理退貨提供清晰的指引，明確銷售部、生產(chǎn)質(zhì)檢部門、子公司儲運部門、物流和財務部的職責。而且，通過執(zhí)行本政策，可減少濫用退貨的情況和減低退回貨物而產(chǎn)生的費用。2. 原則3. 所有的退貨要求必須有充分及明確的理由。 4. 所有退換貨必須嚴格按照該流程執(zhí)行。退貨審批權(quán)限應嚴格按照退貨政策執(zhí)行。 退貨政策必須堅持保證一致地和平等地對待有要求的客戶。3. 退換貨條件4. 產(chǎn)品缺陷。 這些產(chǎn)品由于生產(chǎn)、質(zhì)量、配方或相關問題而發(fā)生缺陷。在這種情況下產(chǎn)品必須首先經(jīng)本公司的質(zhì)檢部門測試和確認。5. 運輸錯誤。 這是指公司在發(fā)貨時發(fā)生錯誤，有可能是送錯產(chǎn)品、數(shù)量或規(guī)格。然而，這不包括被運出的產(chǎn)品是依據(jù)客戶訂單，但客戶改變了主意而拒絕收貨 。 6. XX公司全面回收的產(chǎn)品。 40！4. 程序5. 1）業(yè)務主管? 客戶通過業(yè)務主管要求退貨，業(yè)務主管首先要檢查有問題貨物的情況，以便決定是否有表面上足夠的證據(jù)來處理這一要求。? 業(yè)務主管決定退貨要求是屬于可以接受，不可以接受或有需要的調(diào)貨。如果退貨的要求是可以接受的，業(yè)務主管需填寫《貨物退還申請單》以便進行處理。退貨要求若無充分理由將不予處理。? 業(yè)務主管將填好后的《貨物退還申請單》傳真至省級經(jīng)理進行審批。審批后的《貨物退還申請單》傳真至銷售部客服。? 如果退貨的原因是由于制造過程中的缺點，銷售部客服需在《貨物退還申請單》上編號并安排技術(shù)研發(fā)部門檢查和測試產(chǎn)品。 ? 在退貨申請獲得批準后，業(yè)務主管有責任在發(fā)還退貨以前與客戶共同核對貨物的數(shù)量和確保貨物易于清點。41！? 業(yè)務主管向銷售部客服查詢 XX公司接收退貨的地點，并且通知客戶安排運輸事宜。? 由于質(zhì)量問題而發(fā)生的退貨在被技術(shù)研發(fā)部檢驗證明后，有可能不用運回公司。銷售部需和財務部一起評估在客戶處處理退貨是否對公司更有利，殘損退貨可在營銷總監(jiān)簽字同意銷毀后的一個月內(nèi)，當省級經(jīng)理訪問客戶時在客戶處銷毀。 ? 處理殘損退貨的日期必須和客戶確定，業(yè)務主管要通知銷售部客服以便讓他通知物流協(xié)調(diào)。 42！2）技術(shù)研發(fā)部門? 如果要求退返的貨物數(shù)量少，業(yè)務主管只需把有關貨品樣品寄給技術(shù)研發(fā)部門去測試，技術(shù)研發(fā)部門要在收到樣品后兩個工作日內(nèi)把貨物檢查，然后將貨物檢驗結(jié)果和處理意見寫成報告，以便讓管理層決定是否批準退貨。 ? 無論在任何情況下，在客戶通知后的 10天內(nèi)技術(shù)研發(fā)部門必須對有問題的貨物作出測試。? 如果有關貨物的數(shù)量和金額非常大，技術(shù)研發(fā)人員可能要到客戶那里將貨物檢查。通常要求退返的貨物金額超過人民幣十萬元就作為大額處理。? 質(zhì)檢部門的報告和《貨物退還申請單》在由技術(shù)研發(fā)部門負責人簽名后被送到銷售部客服。? 在貨物退回到子公司倉庫后，技術(shù)研發(fā)部門必須在倉儲部門通知后兩天內(nèi)檢測退貨，并且提供對退貨的測試結(jié)果和處理該批退貨的方法。 43！3）銷售部客服? 銷售部客服負責對貨物退還申請單編號，協(xié)調(diào)批準程序并且通知銷售主管有關退貨申請的狀況。? 《貨物退還申請單》和技術(shù)研發(fā)部門的報告先送往銷售部經(jīng)理批準，然后按批準退貨的權(quán)力標準送到營銷總監(jiān)處簽字批準貨物退回（批核退貨的權(quán)限詳列在本政策最后一段）。? 《貨物退還申請單》返回到銷售部經(jīng)理處后將被送到銷售部客服。? 在退貨申請獲得批準后，銷售部客服通知銷售主管開始安排從客戶處退貨，并將《貨物退還申請單》送到物流協(xié)調(diào)處，后者通知子公司儲運部以便接收退貨。? 銷售部客服向物流協(xié)調(diào)查詢退貨運返時的放置地點并把消息通知銷售主管。44！4）物流協(xié)調(diào)和子公司儲運部? 物流協(xié)調(diào)通知銷售部客服將會放置退貨的地點。? 子公司儲運部收到退貨時，檢查貨物的情況和數(shù)量，如發(fā)現(xiàn)收到的實際退貨數(shù)量和《貨物退還申請單》上所列的數(shù)量有所不同，有權(quán)修改貨物退還申請單上的數(shù)量。? 物流協(xié)調(diào)通知質(zhì)檢部門在退貨到達后兩天內(nèi)測檢貨品。在填寫好《貨物退還申請單》和收貨單后，把《貨物退還申請單》交給財務部。? 將收貨單上退貨資料輸入電腦庫存系統(tǒng)內(nèi)適當?shù)脑O定倉庫地址，貨物退還申請單副本要附在有關收貨單后作為依據(jù)。 45！5）財務部? 審查《貨物退還申請單》上金額的準確性，若有不正確的價格或因收到的數(shù)量與申請表上的數(shù)量有偏差，財務部門負責重新計算金額。? 若客戶要求退款，財務部在收到有關貨物的增值稅發(fā)票原件或客戶所在地稅務局開具的退貨證明證實可從 XX公司所屬地申請退稅后，開具紅發(fā)票?！敦浳锿诉€申請單》應該作為記錄沖減銷售帳