【正文】 請部門審批者應(yīng)進行以下工作。1) 批準P/R 確認是否與執(zhí)行審議書的內(nèi)容一致后，在SAP R/3進行批準。. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1) 批準器材編碼并通告采購負責人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認新申請的編碼是否有重復，并確認必須填寫事項后，迅速判斷是否予以批準，并將結(jié)果用Single通知申請者。但，根據(jù)法人情況，采購負責人也可根據(jù)申請部門的編碼生成申請直接申請編碼。* SPARE PARTS由總部的PIMS管理負責人決定是否批準。第8條 (執(zhí)行審議書的接收與報價工作)1. 執(zhí)行審議書的接收. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1) 管理接收明細單在接收審議書時一定要在執(zhí)行審議書上標明接收日期，并在管理臺帳上進行登記。2. 報價工作. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1) 要求報價① 參與企業(yè)數(shù)原則上應(yīng)以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報價請求，但以下情況為例外。* 作為單一報價處理i) 專利產(chǎn)品、試用新產(chǎn)品等購買處為特定企業(yè)時ii) 與本公司共同開發(fā)，需要對外保密時iii) 為了保證質(zhì)量或因技術(shù)研究關(guān)系，必須依賴供貨企業(yè)的技術(shù)時* 省略報價單 簽訂單價合同的產(chǎn)品在合同期內(nèi)進行采購時。② 按產(chǎn)品特性的參與企業(yè)選擇基準i) 簽訂單價合同的產(chǎn)品a. 為了決定合同單價，需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對象同時進行。但，如果其他地區(qū)供貨商所報價格比本地供貨商所報價格低時，可以以此價格為根據(jù)，對本地供貨商的價格進行誘導。b. 即使單價合同期限為1年，也應(yīng)在每個季度調(diào)查、了解市場情況。ii) 未簽訂單價合同的產(chǎn)品基本上以本地供貨商為對象進行，但如屬以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報價相比較。a. 在4個月期間價格無變動時b. 所報價格被提高時③ 在選擇報價企業(yè)時的優(yōu)先順序i) 產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價)ii) 營業(yè)所及總代理店iii) 各地代理店及銷售店iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)2) 接收報價報價單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。3）要求二次報價① 報價單拆封后如果審批者有進行二次報價的指示，或負責人判斷有協(xié)商的必要時，必須在當天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報價單的要求。 ② 此時的報價單提交截止日和最初提交截止日期相同，但如果屬于協(xié)商報價，則可以提示新的截止日。4）管理報價① 如是為了進行市場調(diào)查，馬上開封也無妨，如是為了決定個別價格和選擇供貨企業(yè)，需交給采購部門審批者開封。② 已提出的報價單不能返還或作廢，要附在相關(guān)合同審議書或報告書后，不管是否中標都不得泄露報價內(nèi)容。. 采購部門審批者應(yīng)進行以下工作。1) 對報價進行開封及確認每日業(yè)務(wù)開始和結(jié)束時將從采購負責人處接收的報價單一并開封并確認。2) 決定是否進行二次報價報價單開封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件不同，或沒有比執(zhí)行審議書上的預算更低的企業(yè)時，指示進行二次報價。此時參考第一次報價單決定二次報價提交公司。. 文件保存期限報價單和單價合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年。第9條 (決定報價及選擇供貨企業(yè))1. 決定價格. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1) 決定內(nèi)定價① 以從前購買價格和(非)定期市場調(diào)查為依據(jù)決定，不能對外泄露。② 在決定內(nèi)定價時，需考慮購買數(shù)量的多少、交貨的難易度、交貨期的長短、運輸?shù)冉灰讞l件。③ 內(nèi)定價不得超過申請部門擬定的預算，如果預算不夠，需提出計算內(nèi)定價的依據(jù)，向申請部門提出增加預算的要求。2) 合同及價格協(xié)商在將報價單開封后，即使最低報價低于內(nèi)定價，根據(jù)采購負責人或采購部門審批者的判斷，也可以進行價格協(xié)商。但，貨款支付基準和交貨期須符合要求報價時提出的條件。. 采購部門審批者應(yīng)進行以下工作。1) 對于以下產(chǎn)品直接參與合同及價格協(xié)商。① 需簽訂單價合同的產(chǎn)品② 有必要事前進行儲備的產(chǎn)品③ 雖然單價很低但總金額很高④ 其他以相關(guān)公司為對象的購買2. 選擇供貨企業(yè)為了使依據(jù)價格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè)，必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”. 交易企業(yè)基本條件及資格1) 根據(jù)本公司評估標準，被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。2) 對于定購產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè)。3) 擁有或租賃了履行供貨所需設(shè)施的企業(yè)。4) 根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定，獲得了許可、認可、執(zhí)照或符合相關(guān)資格條件的企業(yè)。5) 如為需對安全進行檢測的企業(yè)時，需通過相關(guān)機構(gòu)的檢測。6) 未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團內(nèi)職員的行為，不是由有過受賄經(jīng)歷的退職人員經(jīng)營的企業(yè)。7) 在價格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽良好的企業(yè)。8) 具有適當水平的技術(shù)實力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。9) 財務(wù)結(jié)構(gòu)及經(jīng)營者意識結(jié)構(gòu)良好的企業(yè)。. 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格，在得到部門負責人的批準后可作為例外處理。1) 由于緊急情況無法事前對企業(yè)進行評價的新交易企業(yè)。2) 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。但在這種情況，采購負責人得在最初進行交易后1年內(nèi)對該產(chǎn)品的一般化和發(fā)掘代替品做出努力，并將結(jié)果報告給審批者，保存記錄。3) 需要保密的產(chǎn)品、共同開發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術(shù)時。第10條 (合同審議書)1. 合同審議書. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1）起草合同審議書根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報價單、個別合同書（已標明合同條件的），并依據(jù)報批規(guī)定獲得批準。 ※ 追加附件① 如從前有過購買記錄 須附上相關(guān)合同審議書的副本(包括P/O號碼,最終選定企業(yè)，支付價格等)。② 如為單價合同品目 須附上單價合同清單中相關(guān)部分的復印件2）在管理臺帳上登記對于已獲批準的審議件將其登記在管理臺帳上，在產(chǎn)品入庫及付款前進行一并管理。3) 記錄P/O號碼P/O獲得批準后，在合同審議書上追加記錄獲批的P/O號碼。. 采購部門審批者應(yīng)進行以下工作。1) 批準合同審議書① 與執(zhí)行審議書的內(nèi)容相比較，審查合同審議書的內(nèi)容是否適當后批準。② 利用SAP R/3確認是否有過購買紀錄③ 利用SAP R/3了解該器材的庫存情況，避免發(fā)生庫存過多的情況。2) 單價合同書的管理 如屬簽訂單價合同的產(chǎn)品，同時檢查相關(guān)個別單價合同書的管理狀態(tài)。. 文件保存期限合同審議書及附件須保存5年。第11條 (P/O)1. P/O. 采購負責人應(yīng)進行以下工作。1) 在P/O生成前確認必備事項A. 已被批準的合同審議書B. 由申請部門生成并被批準的P/R2) Purchasing Master Data作業(yè)① 合同(Contract)管理所有器材都通過合同功能加以管理。 ⅰ) 新品目 合同審議書完成后，如該品目的供貨商為新交易企業(yè)，先在Vendor Master登記后，再生成合同, 如為有過交易的企業(yè)，按增加合同項目進行。 ⅱ) 舊品目 對于事前已簽訂單價合同的品目，仍使用原有合同，