【正文】 超過30％的速度增長，軟件和信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，成為推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)技術(shù)改造的重要基礎(chǔ)與支撐，極大地推進(jìn)了我國信息化建設(shè)進(jìn)程，各個行業(yè)目前正處于信息化處理的應(yīng)用時期，有關(guān)的政策法規(guī)對企業(yè)信息化都給予了一個寬松的環(huán)境和平臺。企業(yè)結(jié)合自身企業(yè)規(guī)模壯大的需要采用信息化的處理方式，來提高企業(yè)的工作效率，從而在市場競爭中處于有利的位置。信息化的處理使企業(yè)及時有效的獲取信息做出適合自身發(fā)展的決策。 可行性結(jié)論根據(jù)上面可行性分析，企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的條件已成熟，可以立即進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。 人員分配和工作進(jìn)度安排銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中配備了以下人員：項目負(fù)責(zé)人1 名，系統(tǒng)分析員3 名，系統(tǒng)設(shè)計員2 名，程序員2 名，系統(tǒng)調(diào)試員1 名。工作進(jìn)度安排如表1 所示。表1 系統(tǒng)開發(fā)的工作進(jìn)度安排階段完成的目標(biāo)所需時間所做的主要工作系統(tǒng)規(guī)劃項目確定與規(guī)劃1個月①人員組織、確定項目規(guī)劃性質(zhì)；②收集相關(guān)資料信息；⑧確定系統(tǒng)目標(biāo)；④提出系統(tǒng)未來略圖；⑤可行性分析；⑥制定開發(fā)進(jìn)度表；⑦提交規(guī)劃報告系統(tǒng)分析企業(yè)現(xiàn)狀分析3 個月①詳細(xì)調(diào)查；②企業(yè)管理業(yè)務(wù)調(diào)查(組織結(jié)構(gòu)、管理功能、管理業(yè)務(wù)流程)；③數(shù)據(jù)流程調(diào)查(DFD)； ④數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)的邏輯設(shè)計①新系統(tǒng)分析；②新系統(tǒng)邏輯方案(業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)等)系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)的物理設(shè)計2個月①總體設(shè)計(MIS 流程圖設(shè)計、功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計、功能模塊圖設(shè)計等)；②代碼設(shè)計(代碼設(shè)計方案、編號代碼等)；③物理配置方案設(shè)計；④數(shù)據(jù)存儲設(shè)計(數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)安全等)⑤計算機(jī)處理設(shè)計(輸入、輸出、處理流程圖、編程說明書)系統(tǒng)實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)2個月①物理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)；②程序設(shè)計與調(diào)試；③項目人員培訓(xùn)；④測試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與錄入；⑤系統(tǒng)的測試與評估2 系統(tǒng)分析 現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過對企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查分析，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：總經(jīng)理下設(shè)開票室、結(jié)算室、財務(wù)室、倉庫管理室4 個部門。明確分工，各行其職，各用其權(quán)，各盡其責(zé)，把責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，4 個部門既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系?？傮w目標(biāo)分解到4 個部門后，相互協(xié)調(diào)把單個目標(biāo)串聯(lián)起來，共同實(shí)現(xiàn)。圖1 給出了該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)情況。各部門主要功能：(1) 經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷售計劃的制定和計劃的落實(shí)。他們需要經(jīng)常了解和掌握銷售情況，為他們指導(dǎo)銷售工作和制定新的銷售計劃提供依據(jù)。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開發(fā)票。顧客購買產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開票，開票人員根據(jù)顧客所有的購貨單(包括商品名稱、規(guī)格及數(shù)量等)開票。所開票據(jù)至少四聯(lián)，即提貨聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等。發(fā)票分兩種，即增值發(fā)票和普通發(fā)票。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，票務(wù)部還要負(fù)責(zé)退貨的處理，即開具相應(yīng)的紅字發(fā)票。票務(wù)部需將發(fā)票的存根交財務(wù)部處理。(3) 結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開票、結(jié)算分開。開票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、托收及電信匯結(jié)算等。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨聯(lián)上蓋上“已結(jié)算”印章，說明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財務(wù)部。(4) 財務(wù)部：財務(wù)部根據(jù)開票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷售核算及制作核算報表。銷售報表主要包括產(chǎn)品銷售明細(xì)日報表、銷售回款明細(xì)目報表、銷售回款匯總?cè)請蟊怼㈩櫩颓房畋砑颁N售計劃完成情況分析表等。由于手工操作效率低，財務(wù)人員隔3~4 天向銷售企業(yè)及主管廠長報一次日報表。各種日報表都包含有月累計情況。因此月末的日報表就是該月的月報表。(5) 倉庫保管部：倉庫保管部主要負(fù)責(zé)產(chǎn)成品的入庫、出庫和庫存盤點(diǎn)。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨聯(lián)到倉庫取貨。此時，倉庫管理人員檢查提貨聯(lián)及發(fā)票無誤后，便給予提貨，即出庫。出庫之后登記入賬。 管理功能調(diào)查通過對企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的基本組織結(jié)構(gòu)，這些部門的存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的銷售目標(biāo)，企業(yè)的各個部門都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門的管理功能如圖2 所示。 業(yè)務(wù)流程調(diào)查公司是貿(mào)易型企業(yè)，主要業(yè)務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行的采購和銷售。企業(yè)的業(yè)務(wù)過程較簡單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過程是：顧客為購買產(chǎn)品先到開票部填寫購貨單(包括商品名稱、種類、數(shù)量等)，開票人員根據(jù)購貨單，首先查閱庫存賬，如有貨，開出發(fā)票，如庫存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉庫。開票人員還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉庫根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫處理，并根據(jù)庫存情況決定是否訂貨。根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存賬。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售計劃編制各種銷售報表和銷售分析。根據(jù)上述業(yè)務(wù)過程的描述，我們繪制出了該企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖，圖3 就是該企業(yè)的現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。 現(xiàn)行系統(tǒng)分析隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，其原有的手工操作系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿足其業(yè)務(wù)流量的需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。其存在的問題主要有以下幾點(diǎn)。(1) 服務(wù)方面：企業(yè)的顧客從同一地區(qū)擴(kuò)大到省際之間，原有的手工銷售系統(tǒng)需要顧客較多的配合，給顧客造成了很大的不便。在“顧客就是上帝”的今天，這顯然是不合適宜的。(2) 效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷售的業(yè)務(wù)處理，對起輔助作業(yè)的庫存處理的管理力度不夠。在倉管部門中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒有對倉庫的存儲空間進(jìn)行有效利用。而且，采購貨物的不及時減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。倉庫部門的低效率明顯落后于整個銷售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。(3) 決策方面：手工報表制作費(fèi)時，降低了時效性，而且在繁多的登記賬本和分析統(tǒng)計中，極容易出現(xiàn)人為的錯誤，在賬本中查詢企業(yè)所需要的信息的時間過長。人工對統(tǒng)計資料進(jìn)行分析的難度較大，而且準(zhǔn)確率不高。(4) 分工方面：各部門的分工不均衡，財務(wù)部要花很多時間在銷售分析上，企業(yè)只有財務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)的銷售情況，而與銷售直接有關(guān)的部門對銷售計劃和銷售分析并不是很了解。(5) 市場方面：面對越來越大的市場，過去在家等客戶上門的銷售模式受到了沖擊，對于貿(mào)易型的企業(yè)，銷售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。 新系統(tǒng)的邏輯方案 新系統(tǒng)的目標(biāo)銷售管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是提高系統(tǒng)自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，為各部門快速提供高質(zhì)量的信息，為決策提供信息支持，為客戶提供更便利、更全面的服務(wù)。 新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和對企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的分析，對企、比的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新的設(shè)計和定位，由于企、№是個貿(mào)易公司，銷售是企業(yè)的生命線，原有系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷售進(jìn)行工作的，但對銷售的管理沒有專業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增加了市場部門，使得銷售工作更便于開展，也使得部門分工較為明確。原有系統(tǒng)的各部門工作量上存在著嚴(yán)重的不平衡，因此，對原有各部門的職能做一些調(diào)整，并加強(qiáng)了薄弱環(huán)節(jié)的管理，如加強(qiáng)了倉庫管理的職能。圖4 給出了新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖。經(jīng)過改變后的新系統(tǒng)各部門的主要職責(zé)如下。(