【正文】 來更多的利潤(rùn)。企業(yè)在快速成長(zhǎng)的同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應(yīng)企業(yè)迅速發(fā)展的需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，不僅經(jīng)營國內(nèi)品牌產(chǎn)品的銷售，而且為國際上知名品牌代理其產(chǎn)品的銷售。某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例1 系統(tǒng)規(guī)劃 項(xiàng)目背景某企業(yè)是一家采用金字塔式組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部分工簡(jiǎn)單、業(yè)務(wù)流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。長(zhǎng)期以來專營副食品如各種名牌的巧克力、奶糖等的銷售和供應(yīng)。企業(yè)經(jīng)過近幾年的奮斗，在副食品專營方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務(wù)量和顧客數(shù)都擴(kuò)大到以前的數(shù)倍。隨著業(yè)務(wù)的開展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)也意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部管理存在一些問題，信息技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用給管理者帶來了希望。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的案例使得管理者有信心通過管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的發(fā)展。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計(jì)方面，無法應(yīng)用到各個(gè)管理部門，即無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實(shí)現(xiàn)部門間的作業(yè)順序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個(gè)部門間奔波，客戶滿意度較差。由于整個(gè)業(yè)務(wù)流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及時(shí)的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)判斷決策，無法適應(yīng)市場(chǎng)的瞬息萬變。 開發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)業(yè)務(wù)逐漸增多，各個(gè)部門的工作人員工作量就會(huì)加大。這樣企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和企業(yè)目前管理存在的問題的矛盾就會(huì)更加激化，企業(yè)的發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問題以及企業(yè)未來發(fā)展。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，為加強(qiáng)企業(yè)營銷管理，開發(fā)一個(gè)對(duì)企業(yè)銷售情況進(jìn)行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢(shì)在必行了。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計(jì)算機(jī)硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無阻，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。它可以為各管理層提供可靠的信息，為提高企業(yè)各方面的效益服務(wù)。具體如下：（1）改變過去手工操作，建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，更加快捷，做到高效率。（2）公司在本系統(tǒng)的支持下，能夠達(dá)到合理進(jìn)貨、及時(shí)銷售、庫存量小、減少積壓的目的，尤其是商品存儲(chǔ)這一塊，能夠大大降低公司運(yùn)作成本，取得最佳效益。（4）運(yùn)用分布式的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，避免以往信箋傳遞時(shí)所耗的時(shí)間，提高工作的時(shí)效和針對(duì)性，有助于提高領(lǐng)導(dǎo)的決策，減少失誤。（6）通過對(duì)市場(chǎng)銷售和市場(chǎng)需求分析，制訂和調(diào)整公司銷售計(jì)劃。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來劃分，使得系統(tǒng)分工明確，業(yè)務(wù)流程清晰，從而優(yōu)化企業(yè)管理，最終為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益。（2）票務(wù)管理：操作人員是根據(jù)訂購單開出發(fā)票（包括退貨發(fā)票），并把訂購單分類存儲(chǔ)。（4）報(bào)表分析管理：根據(jù)銷售報(bào)表和銷售計(jì)劃進(jìn)行銷售分析。 可行性分析 技術(shù)可行性企業(yè)目前擁有 30 多臺(tái)計(jì)算機(jī)、6 臺(tái)智能交換機(jī)、1 臺(tái)打印機(jī)和復(fù)印機(jī)。該系統(tǒng)對(duì)軟件沒有太高的要求，市場(chǎng)上存在的系統(tǒng)軟件足以滿足系統(tǒng)各個(gè)方面的要求。雖然企業(yè)中大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)知之不多，但是在企業(yè)的銷售部門和庫存部門的大多數(shù)員工有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能夠?qū)θ粘５墓ぷ鳂I(yè)務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作和管理，并能自行排除日常工作中隨時(shí)可能遇到的計(jì)算機(jī)故障。企業(yè)所需投資較少，在公司可接受的范圍。另一方面，使得信息流動(dòng)得更快，能為各層管理者提供多的高質(zhì)量的信息。 環(huán)境上的可行性由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者已認(rèn)識(shí)到企業(yè)存在的問題和對(duì)系統(tǒng)需求的迫切性，對(duì)系統(tǒng)的開發(fā)是大力支持的，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)走信息化的戰(zhàn)略對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)是有利的，并且有助于企業(yè)長(zhǎng)期健康持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。系統(tǒng)開發(fā)完成后，大部分原始數(shù)據(jù)都將由計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，數(shù)據(jù)的正確性和準(zhǔn)確性都會(huì)提高。企業(yè)結(jié)合自身企業(yè)規(guī)模壯大的需要采用信息化的處理方式，來提高企業(yè)的工作效率，從而在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于有利的位置。 可行性結(jié)論根據(jù)上面可行性分析，企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的條件已成熟，可以立即進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。工作進(jìn)度安排如表1 所示。明確分工，各行其職，各用其權(quán)，各盡其責(zé)，把責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，4 個(gè)部門既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系。圖1 給出了該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)情況。他們需要經(jīng)常了解和掌握銷售情況，為他們指導(dǎo)銷售工作和制定新的銷售計(jì)劃提供依據(jù)。顧客購買產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開票，開票人員根據(jù)顧客所有的購貨單(包括商品名稱、規(guī)格及數(shù)量等)開票。發(fā)票分兩種，即增值發(fā)票和普通發(fā)票。票務(wù)部需將發(fā)票的存根交財(cái)務(wù)部處理。開票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨聯(lián)上蓋上“已結(jié)算”印章，說明結(jié)算手續(xù)已辦。(4) 財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部根據(jù)開票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷售核算及制作核算報(bào)表。由于手工操作效率低，財(cái)務(wù)人員隔3~4 天向銷售企業(yè)及主管廠長(zhǎng)報(bào)一次日?qǐng)?bào)表。因此月末的日?qǐng)?bào)表就是該月的月報(bào)表。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨聯(lián)到倉庫取貨。出庫之后登記入賬。 業(yè)務(wù)流程調(diào)查公司是貿(mào)易型企業(yè)，主要業(yè)務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行的采購和銷售。開票人員還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，表明已辦理結(jié)算手續(xù)。根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存賬。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售計(jì)劃編制各種銷售報(bào)表和銷售分析。 現(xiàn)行系統(tǒng)分析隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，其原有的手工操作系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿足其業(yè)務(wù)流量的需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。(1) 服務(wù)方面：企業(yè)的顧客從同一地區(qū)擴(kuò)大到省際之間，原有的手工銷售系統(tǒng)需要顧客較多的配合，給顧客造成了很大的不便。(2) 效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷售的業(yè)務(wù)處理，對(duì)起輔助作業(yè)的庫存處理的管理力度不夠。而且，采購貨物的不及時(shí)減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。(3) 決策方面：手工報(bào)表制作費(fèi)時(shí)，降低了時(shí)效性，而且在繁多的登記賬本和分析統(tǒng)計(jì)中，極容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤，在賬本中查詢企業(yè)所需要的信息的時(shí)間過長(zhǎng)。(4) 分工方面：各部門的分工不均衡，財(cái)務(wù)部要花很多時(shí)間在銷售分析上，企業(yè)只有財(cái)務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)的銷售情況，而與銷售直接有關(guān)的部門對(duì)銷售計(jì)劃和銷售分析并不是很了解。 新系統(tǒng)的邏輯方案 新系統(tǒng)的目標(biāo)銷售管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是提高系統(tǒng)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，為各部門快速提供高質(zhì)量的信息，為決策提供信息支持，為客戶提供更便利、更全面的服務(wù)。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增加了市場(chǎng)部門，使得銷售工作更便于開展，也使得部門分工較為明確。圖4 給出了新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖。(1) 市場(chǎng)部：主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)和客戶服務(wù)。定價(jià)是必須考慮的兇素，包括：成本、需求量、競(jìng)爭(zhēng)、政府的影響和干預(yù)。主要的定價(jià)方法有：成本定價(jià)法、需求定價(jià)法等。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票，并對(duì)訂購單進(jìn)行相應(yīng)的管理。(5)倉管部：倉庫在控制產(chǎn)品成本上占有很大的