【正文】 系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷(xiāo)售進(jìn)行工作的，但對(duì)銷(xiāo)售的管理沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化和集中化。(5) 市場(chǎng)方面：面對(duì)越來(lái)越大的市場(chǎng)，過(guò)去在家等客戶(hù)上門(mén)的銷(xiāo)售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型的企業(yè)，銷(xiāo)售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。人工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析的難度較大，而且準(zhǔn)確率不高。倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的低效率明顯落后于整個(gè)銷(xiāo)售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。在倉(cāng)管部門(mén)中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒(méi)有對(duì)倉(cāng)庫(kù)的存儲(chǔ)空間進(jìn)行有效利用。在“顧客就是上帝”的今天，這顯然是不合適宜的。其存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)。根據(jù)上述業(yè)務(wù)過(guò)程的描述，我們繪制出了該企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖，圖3 就是該企業(yè)的現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。倉(cāng)庫(kù)根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫(kù)處理，并根據(jù)庫(kù)存情況決定是否訂貨。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。企業(yè)的業(yè)務(wù)過(guò)程較簡(jiǎn)單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程是：顧客為購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品先到開(kāi)票部填寫(xiě)購(gòu)貨單(包括商品名稱(chēng)、種類(lèi)、數(shù)量等)，開(kāi)票人員根據(jù)購(gòu)貨單，首先查閱庫(kù)存賬，如有貨，開(kāi)出發(fā)票，如庫(kù)存不足，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉(cāng)庫(kù)。 管理功能調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的基本組織結(jié)構(gòu)，這些部門(mén)的存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的銷(xiāo)售目標(biāo)，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過(guò)調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門(mén)的管理功能如圖2 所示。此時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員檢查提貨聯(lián)及發(fā)票無(wú)誤后，便給予提貨，即出庫(kù)。(5) 倉(cāng)庫(kù)保管部：倉(cāng)庫(kù)保管部主要負(fù)責(zé)產(chǎn)成品的入庫(kù)、出庫(kù)和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。各種日?qǐng)?bào)表都包含有月累計(jì)情況。銷(xiāo)售報(bào)表主要包括產(chǎn)品銷(xiāo)售明細(xì)日?qǐng)?bào)表、銷(xiāo)售回款明細(xì)目報(bào)表、銷(xiāo)售回款匯總?cè)請(qǐng)?bào)表、顧客欠款表及銷(xiāo)售計(jì)劃完成情況分析表等。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、托收及電信匯結(jié)算等。(3) 結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開(kāi)票、結(jié)算分開(kāi)。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，票務(wù)部還要負(fù)責(zé)退貨的處理，即開(kāi)具相應(yīng)的紅字發(fā)票。所開(kāi)票據(jù)至少四聯(lián)，即提貨聯(lián)、發(fā)票聯(lián)等。(2) 票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)票。各部門(mén)主要功能：(1) 經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷(xiāo)售計(jì)劃的制定和計(jì)劃的落實(shí)?？傮w目標(biāo)分解到4 個(gè)部門(mén)后，相互協(xié)調(diào)把單個(gè)目標(biāo)串聯(lián)起來(lái)，共同實(shí)現(xiàn)。表1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工作進(jìn)度安排階段完成的目標(biāo)所需時(shí)間所做的主要工作系統(tǒng)規(guī)劃項(xiàng)目確定與規(guī)劃1個(gè)月①人員組織、確定項(xiàng)目規(guī)劃性質(zhì)；②收集相關(guān)資料信息；⑧確定系統(tǒng)目標(biāo)；④提出系統(tǒng)未來(lái)略圖；⑤可行性分析；⑥制定開(kāi)發(fā)進(jìn)度表；⑦提交規(guī)劃報(bào)告系統(tǒng)分析企業(yè)現(xiàn)狀分析3 個(gè)月①詳細(xì)調(diào)查；②企業(yè)管理業(yè)務(wù)調(diào)查(組織結(jié)構(gòu)、管理功能、管理業(yè)務(wù)流程)；③數(shù)據(jù)流程調(diào)查(DFD)； ④數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)的邏輯設(shè)計(jì)①新系統(tǒng)分析；②新系統(tǒng)邏輯方案(業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)等)系統(tǒng)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的物理設(shè)計(jì)2個(gè)月①總體設(shè)計(jì)(MIS 流程圖設(shè)計(jì)、功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計(jì)、功能模塊圖設(shè)計(jì)等)；②代碼設(shè)計(jì)(代碼設(shè)計(jì)方案、編號(hào)代碼等)；③物理配置方案設(shè)計(jì)；④數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)(數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)安全等)⑤計(jì)算機(jī)處理設(shè)計(jì)(輸入、輸出、處理流程圖、編程說(shuō)明書(shū))系統(tǒng)實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)2個(gè)月①物理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)；②程序設(shè)計(jì)與調(diào)試；③項(xiàng)目人員培訓(xùn)；④測(cè)試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與錄入；⑤系統(tǒng)的測(cè)試與評(píng)估2 系統(tǒng)分析 現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過(guò)對(duì)企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查分析，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：總經(jīng)理下設(shè)開(kāi)票室、結(jié)算室、財(cái)務(wù)室、倉(cāng)庫(kù)管理室4 個(gè)部門(mén)。 人員分配和工作進(jìn)度安排銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中配備了以下人員：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1 名，系統(tǒng)分析員3 名，系統(tǒng)設(shè)計(jì)員2 名，程序員2 名，系統(tǒng)調(diào)試員1 名。信息化的處理使企業(yè)及時(shí)有效的獲取信息做出適合自身發(fā)展的決策。近年來(lái)，軟件產(chǎn)業(yè)以年平均超過(guò)30％的速度增長(zhǎng)，軟件和信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，成為推動(dòng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)技術(shù)改造的重要基礎(chǔ)與支撐，極大地推進(jìn)了我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程，各個(gè)行業(yè)目前正處于信息化處理的應(yīng)用時(shí)期，有關(guān)的政策法規(guī)對(duì)企業(yè)信息化都給予了一個(gè)寬松的環(huán)境和平臺(tái)。企業(yè)現(xiàn)有的管理方式和方法存在一定的缺陷，領(lǐng)導(dǎo)和職工都有改變相應(yīng)管理制度的要求，企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程都較簡(jiǎn)單，實(shí)行相應(yīng)的改革是可行的。使得管理者有更多的時(shí)間和信息為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展做準(zhǔn)備。系統(tǒng)投入運(yùn)行后會(huì)給企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益：一方面解決了手工操作帶來(lái)的工作效率低、容易出錯(cuò)等問(wèn)題，為企業(yè)在業(yè)務(wù)上縮短了時(shí)間，增加了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 經(jīng)濟(jì)可行性公司的銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)和維護(hù)費(fèi)用都不是很高，企業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備已能滿(mǎn)足系統(tǒng)的需要。開(kāi)發(fā)人員具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，已成功開(kāi)發(fā)了一些復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，而現(xiàn)在要開(kāi)發(fā)的銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是比較簡(jiǎn)單的，在開(kāi)發(fā)技術(shù)上不存在難題。在設(shè)備方面，企業(yè)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)已經(jīng)滿(mǎn)足系統(tǒng)應(yīng)用的需求。（5）倉(cāng)儲(chǔ)管理：根據(jù)發(fā)票和出庫(kù)通知填寫(xiě)出庫(kù)單，登記庫(kù)存并形成庫(kù)存賬，月末產(chǎn)生庫(kù)存報(bào)表。（3）結(jié)算管理：根據(jù)開(kāi)出的發(fā)票和訂單，進(jìn)行結(jié)算并編制銷(xiāo)售報(bào)表。（1）市場(chǎng)管理：制定相應(yīng)的產(chǎn)品價(jià)格，產(chǎn)生報(bào)價(jià)單，并為客戶(hù)提供相應(yīng)的服務(wù)。 系統(tǒng)構(gòu)成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，將系統(tǒng)分為 5 個(gè)功能模塊：市場(chǎng)管理模塊、票務(wù)管理模塊、結(jié)算管理模塊、報(bào)表分析模塊、倉(cāng)儲(chǔ)管理模塊。（5）能夠及時(shí)了解庫(kù)存情況和銷(xiāo)售情況。（3）通過(guò)業(yè)務(wù)的整合和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免邏輯的錯(cuò)誤和人為的錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)的可信度。公司市場(chǎng)、開(kāi)票、結(jié)算、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。系統(tǒng)的總目標(biāo)是：用信息來(lái)支持企業(yè)的決策和企業(yè)的業(yè)務(wù)操作，用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化代替原有手工管理方式，提高業(yè)務(wù)處理效率。 系統(tǒng)目標(biāo)銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立的一個(gè)整體性的銷(xiāo)售操作系統(tǒng)。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的有利因素。在對(duì)該公司原系統(tǒng)的運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是收集、存儲(chǔ)了不少銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)等信息，但都是以WORD 文檔的形式存儲(chǔ)的，其功能僅停留在查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等一般功能，而沒(méi)有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)服務(wù)。該企業(yè)銷(xiāo)售完產(chǎn)品后，沒(méi)有提供相應(yīng)的售后服務(wù)，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒(méi)有合理計(jì)劃，拖欠款的情況沒(méi)有能得到及時(shí)有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計(jì)算機(jī)解決的問(wèn)題卻困擾著工作人員，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。企業(yè)現(xiàn)在采用的是金字塔式的組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷(xiāo)售分析和核算上容易出現(xiàn)差錯(cuò)。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，效率低下。 企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)知之甚少，企業(yè)沒(méi)有采用任何管理信息系統(tǒng)，基本工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)發(fā)展滯后。他們希望通過(guò)信息化的建設(shè)改變企業(yè)的現(xiàn)狀，能對(duì)市場(chǎng)機(jī)遇做出快速反應(yīng)，給企業(yè)帶