【正文】 得庫存信息在企業(yè)運作過程中，管理人員必須獲知各種商品當(dāng)前的庫存量，在庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時候，向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時候，即商品積壓的時候，應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動。為盤活企業(yè)流動資金，加快資金周轉(zhuǎn)，在保障供給的前提下，最大限度地降低商品的庫存量，節(jié)省企業(yè)流動資金的占用，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營效益。庫存管理是企業(yè)管理的重要組成部分。同時每月的月末報表會耗費大量的人力，且由于手工處理容易造成失誤，從而影響了數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確率，造成了不必要的損失。各業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示。該廠在需求調(diào)查過程中發(fā)放了8種不同種類的調(diào)查表，要求相關(guān)人員對其進(jìn)行逐條逐項的填寫，從而對其現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)查。要開發(fā)并實施一個完整的信息系統(tǒng)，必須首先了理解用戶的需求，并形成系統(tǒng)需求說明書。該系統(tǒng)的開發(fā)與建立會極大程度提高管理人員、工作人員的工作效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，該廠為了提高庫存周轉(zhuǎn)率，加快資金周轉(zhuǎn)速度，決定開發(fā)“庫存管理信息系統(tǒng)”?，F(xiàn)代企業(yè)都意識到，企業(yè)的競爭是綜合實力的競爭，要求企業(yè)有更強(qiáng)的資金實力，更快的市場響應(yīng)速度。同時由于庫房與管理部門之間的信息交流困難，造成庫存嚴(yán)重積壓，極大的影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度，另外也使得物資管理、數(shù)據(jù)匯總成為了一大難題。29 / 30第十章 管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例 管理信息系統(tǒng)開發(fā)示例―廠庫存管理信息系統(tǒng)的分析與設(shè)計1．問題的提出（1）開發(fā)背景XX廠是我國的一家老加工企業(yè)，隨著改革的深入和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，該廠的生產(chǎn)任務(wù)日益繁重，從而對庫存管理的要求也更加嚴(yán)格。在傳統(tǒng)的手工管理時期，一種物品由進(jìn)貨到發(fā)貨，要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)，且由于物品的規(guī)格型號繁多，加之業(yè)務(wù)人員素質(zhì)較低等因素，造成物品供應(yīng)效率低下，嚴(yán)重的影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)。當(dāng)今該廠的競爭壓力越來越大，企業(yè)要想生存，就必須在各個方面加強(qiáng)管理，并要求企業(yè)有更高的信息化集成，能夠?qū)ζ髽I(yè)的整體資源進(jìn)行集成管理。這就要求企業(yè)各部門之間統(tǒng)一計劃，協(xié)調(diào)生產(chǎn)步驟，匯總信息，調(diào)配集團(tuán)內(nèi)部資源，實現(xiàn)既要獨立，又要統(tǒng)一的資源共享管理。（2）項目目標(biāo)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫建立一個高效、準(zhǔn)確、操作方便，具有專業(yè)的查詢、更新及統(tǒng)計功能的微機(jī)管理信息系統(tǒng)，以滿足工作人員進(jìn)行綜合的、模糊的查詢及更新要求，從而更加方便的管理庫存物品。2．對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行需求調(diào)查需求調(diào)查是信息系統(tǒng)分析與設(shè)計的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)行系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計和程序編碼等工作。（1）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程通過大量的調(diào)查，我們了解到當(dāng)前該廠的業(yè)務(wù)流程如下：各車間向商品供應(yīng)部門提出對某種商品的需求計劃，倉庫將相應(yīng)的商品發(fā)放給各車間，一般要經(jīng)過計劃、庫房管理等流程。采購單需求計劃單庫管員訂貨單采購員車　間供應(yīng)商采購員提貨通知單入庫單庫管員領(lǐng)料單車　間庫存臺賬統(tǒng)計報表圖1 業(yè)務(wù)流程圖（2）現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題由于采用的是手工管理，賬目繁多，加之幾個倉庫之間距離較遠(yuǎn)，庫管員、計劃員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相互之間的信息交流困難，使得物資供應(yīng)效率低下，影響生產(chǎn)。因此，該廠必須建立相應(yīng)的庫存管理信息系統(tǒng)，使其能根據(jù)市場情況，及時合理地采購所需商品，同時又能科學(xué)地對商品進(jìn)行管理，統(tǒng)籌安排人力、物力、財力，有效地改善當(dāng)前管理的混亂狀況。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，庫存管理既必須保證生產(chǎn)車間對原材料、零部件需求，又直接影響采購、銷售部門的購、銷活動。根據(jù)對該廠的庫存管理情況所作的調(diào)查和參考有關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)目前該廠在庫存管理方面存在著如下問題:但在實際操作中，由于商品的種類多、數(shù)量大，需要進(jìn)行仔細(xì)地核算，這不僅費時，而且易出錯，從而影響企業(yè)快速有效地運轉(zhuǎn)。工作中的主要問題是：由于商品種類多、數(shù)量大、出庫入庫操作頻繁等原因，造成庫存記錄和實際庫存量通常達(dá)不到嚴(yán)格一致，因而需要通過盤點來糾正差錯，這既耽誤時間，又增加了工作量。無法及時了解車間對庫存商品的需求情況會使企業(yè)的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)發(fā)生混亂，使企業(yè)無法正常的運作。（3）企業(yè)庫存管理系統(tǒng)的特點因為傳統(tǒng)企業(yè)庫存管理存在以上的問題難于適應(yīng)現(xiàn)代庫存管理要求，所以現(xiàn)代企業(yè)庫存管理系統(tǒng)要具有以下的特點：① 科學(xué)的庫存管理流程存貨的種類不同，所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務(wù)流程也各有差異。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效庫存管理的基礎(chǔ)，應(yīng)具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。② 商品代碼化管理代碼問題，嚴(yán)格說是一個科學(xué)管理的問題，設(shè)計出一個好的代碼方案對于系統(tǒng)的開發(fā)工作是一件極為有利的事情。由于庫存商品種類繁多，在庫存管理過程中極易發(fā)生混亂的問題。這種編碼技術(shù)對所有庫存商品按照層次和類別賦予唯一的編碼。③ 庫存異常報警 當(dāng)庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時候，系統(tǒng)發(fā)出警報，提醒管理人員應(yīng)該向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時候，即商品積壓的時候，系統(tǒng)也會發(fā)出警報，提醒管理人員應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動。對企業(yè)的生產(chǎn)起了保障作用，同時節(jié)省了企業(yè)的流動資金。（1）數(shù)據(jù)流程圖 根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查階段的數(shù)據(jù)資料，并依據(jù)用戶的要求，確定該廠信息系統(tǒng)的基本功能和工作過程如下：首先車間科室提出需求計劃，庫房管理員根據(jù)庫存情況，決定是否需購貨，如不需購貨則通知車間前來取貨，否則庫房管理員通知采購員購貨，當(dāng)貨物到達(dá)后進(jìn)行入庫處理并通知車間科室前來取貨。① 數(shù)據(jù)項的定義數(shù)據(jù)項編號：101數(shù)據(jù)項名稱：商品編號別　　　名：無簡 述：某種商品的編號類　　　型：字符型長　　　度：8字節(jié)取值范圍：數(shù)字 + 英文字母數(shù)據(jù)項編號：102數(shù)據(jù)項名稱：單價別　　　名：購入單價簡 述：某種商品的購入單價類　　　型：數(shù)值型長　　　度：10位，小數(shù)位2位取值范圍：－數(shù)據(jù)項編號：103數(shù)據(jù)項名稱：庫存數(shù)量別　　　名：實際庫存數(shù)量簡 述：某種商品的庫存數(shù)量類　　　型：數(shù)值型長　　　度：5位整數(shù)取值范圍：0－99999② 數(shù)據(jù)流的定義數(shù)據(jù)流名稱：入庫單編　　　號：F1簡　　　述：采購人員填寫的商品入庫憑單數(shù)據(jù)流來源：采購人員數(shù)據(jù)流去向：登記庫存臺賬數(shù)據(jù)流組成：日期 + 入庫單編號 + 商品編號 + 購入數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天數(shù)據(jù)流名稱：發(fā)貨單編　　　號：F2簡　　　述：供應(yīng)商填寫的商品發(fā)貨憑單數(shù)據(jù)流來源：供應(yīng)商數(shù)據(jù)流去向：登記合同臺賬數(shù)據(jù)流組成：日期 + 發(fā)貨單編號 + 供應(yīng)商編號 + 商品編號 + 發(fā)貨數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天數(shù)據(jù)流名稱：取貨單編　　　號：F3簡　　　述：庫管員填寫的要求車間取貨憑單數(shù)據(jù)流來源：庫管員數(shù)據(jù)流去向：車間數(shù)據(jù)流組成：日期 + 車間編號 + 商品編號 + 數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天③ 數(shù)據(jù)存儲的定義 數(shù)據(jù)存儲的名稱：庫存臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D1簡　　　　述：記錄商品的編號、名稱、單價與庫存數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：商品編號 + 購入單價 + 庫存數(shù)量關(guān)鍵字： 商品編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：合同臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D2簡　　　　述：記錄合同的編號、供應(yīng)商編號、貨物編號、單價與購入數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：合同編號 + 供應(yīng)商編號 + 商品編號 + 單價 + 購入數(shù)量 + 日期 + 合同狀態(tài)關(guān)鍵字： 合同編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：計劃臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D3簡　　　　述：記錄計劃的編號、車間編號、商品編號、數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：計劃編號 + 供應(yīng)商編號 + 商品編號 + 數(shù)量 + 日期 + 計劃狀態(tài)關(guān)鍵字： 計劃編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)存儲編號：D4簡　　　　述：記錄供應(yīng)商的編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號數(shù)據(jù)存儲組成：供應(yīng)商編號 + 名稱 + 地址 + 電話 + 傳真 + 銀行帳號關(guān)鍵字： 供應(yīng)商編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：商品信息