【正文】 或分包商發(fā)盤的正式文件，是今后與供應(yīng)商和分包商進行談判的基礎(chǔ)，也是為他們的回盤或投標提供的決策依據(jù)。一般情況下，每項獨立的采購工作都應(yīng)有各自的采購要求說明文件。但這些說明文件并不是硬性規(guī)定，它應(yīng)當具有適當?shù)撵`活性，當市場行情發(fā)生變化時可以及時調(diào)整，還可以通過和賣方的談判溝通適當修改。5. 計劃變更申請。采購計劃的編制有可能引起其他計劃的變更，需要提交變更申請以便通過集成變更控制，對所有變更進行綜合評估和處理。6. 招標評估標準。采購供應(yīng)計劃的信息分析處理和文件編制，會涉及到大量技術(shù)問題，供應(yīng)部門主管應(yīng)會同項目組織內(nèi)部有關(guān)部門主管共同進行。有很多項目組織為此專門聘請外部專業(yè)人員，如造價師，設(shè)計院，專業(yè)咨詢機構(gòu)來協(xié)助制定供應(yīng)計劃。關(guān)于編制采購供應(yīng)管理計劃涉及到的工具和方法，我們將在下面的章節(jié)中詳細論述。921 供應(yīng)管理的根本決策做什么，不做什么，是項目的根本決策，屬于范圍管理；自己做什么，別人做什么是另一項根本決策，屬于采購供應(yīng)管理。根據(jù)項目的資源需求計劃，供應(yīng)管理首先要確定，哪些資源由項目組織內(nèi)部制作，哪些應(yīng)當從外部獲得。做出這一決策需要考慮以下幾個因素：216。 質(zhì)量因素：項目組織要對可交付成果的最終質(zhì)量負責(zé)，因此對資源的選取首先要保證滿足項目的質(zhì)量要求。質(zhì)量問題的背后，實際上是高度專業(yè)化分工造就的核心競爭力。專業(yè)化程度越高，核心競爭力越明顯，質(zhì)量越有保證。216。 成本因素：外部獲得資源，往往可以充分享受社會分工所帶來的好處。選擇專業(yè)技術(shù)水平高的供應(yīng)商，一般可以在同等質(zhì)量的條件下降低制造成本。但是外部獲得資源同時也會增加交易成本。因此，決策時需要在降低的制造成本與增加的交易成本之間進行權(quán)衡，如果前者較大，則取外部供給，如果后者較高則寧愿自制。216。 工期因素：項目對資源需求多有時間約束，特別是關(guān)鍵路徑上的資源供應(yīng)，時間約束往往比成本約束更加剛性。在同等質(zhì)量條件下，雖然有時自制的成本較低，但是如果生產(chǎn)周期較長，有可能突破時間約束，那么即便多付出一些成本，也可以考慮從外部獲得。項目組織從外部獲得資源，也有三種主要模式：外購、外租、外包。選取何種模式，也需要對各種因素進行綜合考慮，其中最主要的是成本因素。216。 外購：比較適合于通用性、標準化的資源。規(guī)格化的批量生產(chǎn)，不但能夠保障較高的質(zhì)量，同時能夠保證較低的成本。除非項目本身有特殊的需求，一般選擇通用的標準產(chǎn)品總是比較明智的。216。 外租：一般適用于那些價格昂貴的耐用設(shè)備、不通用的特殊設(shè)備、或者短時間臨時使用的設(shè)備。另外項目本身的特點也是考慮因素之一。如果是獨特項目，設(shè)備無法在下一個類似項目中繼續(xù)使用，即使是通用設(shè)備也沒有必要購買，租借是綜合成本最低的選擇。216。 外包：往往適于那些需要特殊工藝加工的非通用及非標準化資源，分包商能夠提供的核心資源是非物質(zhì)的，更多的體現(xiàn)為勞務(wù)和技術(shù)服務(wù)。只有在市場上買不到標準規(guī)格的衣服時，才需要裁縫量體裁衣。裁縫提供的核心資源不是衣服的布料，而是特殊的勞務(wù)和技術(shù)服務(wù)。上述可見，自己做什么，別人做什么的決策，實際上涉及到一個多變量最優(yōu)化求解的問題。這個最優(yōu)化的解，最終建立在三個基本判斷上：216。 相對分工優(yōu)勢。經(jīng)濟學(xué)的奠基人之一李嘉圖在論述分工優(yōu)勢的時候，并沒有把它看作一個非此即彼的絕對概念，社會上大部分分工的決定，實際上并不取決于你在某件事上比別人有絕對優(yōu)勢，而是取決于自己與自己比，在不同事情上的相對優(yōu)勢。我曾經(jīng)招聘過許多秘書，她們中沒有一個人的測試紀錄超過我的打字速度。我也聘用過許多保姆，但是沒有一個保姆做飯的水平超過我。但是我并沒有因為自己的絕對優(yōu)勢就不要秘書，不請保姆。我要考慮的是相對優(yōu)勢，也就是說，如果我把花在打字和做飯上的時間用于技術(shù)含量更高的工作，可以創(chuàng)造相對更多的效益。216。 相對約束剛性。在項目管理實踐中，絕對的剛性約束是很少見的。剛性的概念大多是相對的，甚至剛性程度也是經(jīng)常變化的。大多數(shù)情況下，我們很難用非此即彼的概念去判斷質(zhì)量和成本哪一個是剛性，用8:2或者7:3之類的權(quán)重概念描述相對剛性化程度反而更適用一些。216。 相對交易風(fēng)險。這在現(xiàn)實中也是一個不容忽略的問題。在中國，之所以很多企業(yè)寧愿搞大而全小而全，所有的東西都自己制造，并非他們不懂相對分工優(yōu)勢的道理，而是處在信譽和法制不健全的經(jīng)濟環(huán)境中，商場上的履約率很低，交易風(fēng)險太大了。相對風(fēng)險而言，自己制造雖然沒有優(yōu)勢，但是自己掌握命運，萬事不求人，風(fēng)險小得多。你不能說這不是一個明智的決定。，可以有助于我們對此進行量化評估。我們用一個學(xué)校教學(xué)儀器的例子來說明這個工具的使用方法。學(xué)校的教學(xué)儀器可以選擇自制、外購、租借三種方式獲得。做出決策之前，首先要對這件儀器的質(zhì)量、成本和時間重要性分別設(shè)定一個權(quán)重。216。 質(zhì)量指該設(shè)備功能的適用性、精密程度和耐用性方面的要求，給予50%的權(quán)重；216。 成本主要指一次性投資額度和日常維護費用，給予30%的權(quán)重；216。 時間指使用該設(shè)備的緊迫性、經(jīng)常性、方便性的要求，給予20%的權(quán)重。從上述權(quán)重的比重中，我們基本上可以看出三項約束之間的相對剛性程度，顯然質(zhì)量是最重要的，而時間的約束最具彈性。然后，我們需要分別分析三種資源獲得方式的利弊評分，在某一個約束條件下的優(yōu)勢越高，評分越高。216。 買零件自己組裝：不能保證質(zhì)量，質(zhì)量評分30；但可大大降低投資成本，成本評分80；但要花費較多時間，時間方面評分50分。216。 外購品牌產(chǎn)品：質(zhì)量好，功能強，耐用，質(zhì)量評分90分；但資金投入較多，成本評分20；市場上有現(xiàn)貨，購買之后可隨時使用，時間評分100。216。 租用品牌產(chǎn)品：質(zhì)量與外購接近，但是可能是使用過的，因此質(zhì)量評分80；租賃比購買大大節(jié)省了一次性投入成本，但又增加了使用成本，成本評分30；租賃設(shè)備不能保證隨時用及時有，但比自制仍舊省時方便得多，時間方面評70分 。將上述每行得分分別與權(quán)重相乘，然后加總得出每種資源獲得方式的綜合評分，然后根據(jù)計算得分多少評估優(yōu)劣。從計算結(jié)果看出，外購獲64分，為最佳方案；其次是租借，得60分，自制獲49分，為最差方案。922 采購決策的基本要點如果決定自制，需要與質(zhì)量、成本、工期管理計劃銜接。如果決定外購，我們將進入采購管理領(lǐng)域。外購的基本決策確定之后，我們將根據(jù)3W+3M的框架式思維模式進行六個方面的決策：216。 What，采購什么？即如何選購適當?shù)漠a(chǎn)品。我們至少可以參考六項指標：符合性、規(guī)范性、經(jīng)濟性、通用性、可獲性、可擴展性，獲得最高的性價比。216。 When，什么時候采購？即確定恰當?shù)挠嗀浿芷诤徒回浧谙?，一方面最大限度地降低停工待料的風(fēng)險，另一方面最大限度地減少庫存成本。216。 Whom，向誰采購？即選擇供應(yīng)商。按照長期戰(zhàn)略合作伙伴的標準，考察供應(yīng)商的質(zhì)量管理水平，信譽程度，生產(chǎn)和技術(shù)開發(fā)實力等。216。 How Many，采購多少？即確定適當?shù)挠嗀浥?，包括各種資源的適當比例關(guān)系，以便使項目的采購和庫存綜合成本降到最低。216。 How Much，以什么價格購買？即爭取有利的合同價格。決定合同價格的原則除了節(jié)約采購成本之外，還要考慮盡可能降低交易風(fēng)險。216。 How，如何交易？即爭取有利的交貨條件，包括包裝要求，運輸條件，交貨地點，保險條款，檢驗方式，付款方式，違約處理，售后服務(wù)等。上述六項采購決策，我們分別在下面的章節(jié)中詳細敘述。923 選擇適當產(chǎn)品的原則選擇適當?shù)漠a(chǎn)品，關(guān)鍵是為選購產(chǎn)品設(shè)置質(zhì)量指標。我們前面提到，選擇人才的標準是主觀的不是客觀的，選擇產(chǎn)品也是同樣。適用的產(chǎn)品不是追求高精尖的最優(yōu)值，而是追求性價比的滿意值。因此，選購產(chǎn)品應(yīng)綜合考慮以下六個條件：n 符合性，即產(chǎn)品的功能可以滿足項目的使用標準和質(zhì)量要求，這是選購產(chǎn)品的最基本條件。一個多媒體制作項目，采購電腦的速度至少可以滿足音像處理的功能；一個培訓(xùn)項目，采購的投影儀的亮度至少可以讓整個教室的人看清楚。n 規(guī)范性，即產(chǎn)品質(zhì)量必須符合和國家法規(guī)及標準，這是選購產(chǎn)品的底線條件。例如采購的汽車排放標準，不能超出國家規(guī)定的環(huán)保指標，無線通訊設(shè)備不能超過國家規(guī)定的輻射指標，保健品不能違反國家規(guī)定的食品及藥品安全標準。n 經(jīng)濟性，不但涉及到質(zhì)量標準與采購成本之間的權(quán)衡，而且還涉及到采購成本和使用成本之間的權(quán)衡。第一個權(quán)衡是在滿足使用功能的基礎(chǔ)上，最大限度地節(jié)約采購成本，或者在成本約束的前提下，最大限度地滿足使用功能。例如，辦公用的電腦只要能滿足一般文字數(shù)據(jù)處理即可，不用考慮多媒體處理的功能以及造型美觀，以便降低采購價格。第二個權(quán)衡意味著要全面考慮投資成本和運營成本，使兩者的綜合成本達到最低。例如有的日本彩色打印機購買價格非常便宜，但是換一套彩色墨盒的價格差不多是設(shè)備本身的一半，如果你只考慮投資成本，今后你將為運營成本付出重大代價。很多中國企業(yè)在購買日本設(shè)備時，都在物美價廉的誘惑下掉進了這樣的陷阱，維護時往往需要花天價從日本進口專用零部件。n 通用性，如果不是針對性非常強的專業(yè)產(chǎn)品，盡可考慮滿足多項功能的需求，以便提高資源的使用效率。例如，項目需要一輛交通工具，如果買輛小轎車，去機場車站接人比較方便，但是不能運貨；可是如果考慮運貨功能而買輛卡車，則去機場車站接人不方便。最后若兼顧兩方面的功能，可以買一個面包車，兼有載人和拉貨的通用功能。實際上，產(chǎn)品的通用性在我們?nèi)粘Ｙ徫镏惺墙?jīng)常要考慮的因素，買一個手機，如果它除了通話之外還能攝影錄音上網(wǎng)，豈不是更好？n 可獲性，即盡量選擇能夠方便及時得到的產(chǎn)品。這對于縮短供貨周期、得到及時的售后服務(wù)都有很大好處。有時寧可價格貴一些，或者質(zhì)量稍差一點，也要選擇供貨及維修方便的產(chǎn)品。筆者在九十年代在香港買的筆記本電腦，當時的性價比確實優(yōu)于國產(chǎn)貨，但是維修的時候卻因為北京沒有零件折騰了三個月，不得不把我的電腦郵到香港去修，最后竟是肉包子打狗，一去不回了。從此之后我得了一個教訓(xùn)，再好的東西不如家門口的好，換個零件隨手可得。n 擴展性，即選購產(chǎn)品需要適當?shù)那罢靶浴Ｓ行┊a(chǎn)品不但要考慮適應(yīng)今天的用途，還要考慮今后發(fā)展的前途，不但要考慮適應(yīng)今天的技術(shù)水平，同時要考慮到適應(yīng)將來的技術(shù)水平。例如，你買一臺電腦，為了節(jié)約眼前的成本，可以省略某些多媒體的功能設(shè)施。但是同時你也要考慮，萬一哪天需要多媒體功能的時候，內(nèi)存是否有擴展余地，機箱插槽是否有添加擴展功能板塊的余地。如果訂購的是大型生產(chǎn)設(shè)備，還會有很多實際的問題需要考慮。例如，是否有足夠的符合設(shè)備工藝要求的原材料供應(yīng)？設(shè)備是否有足夠的彈性來應(yīng)付產(chǎn)品的變化？是否有足夠的備用零件可供維修維護？是否需要大量的專業(yè)操作訓(xùn)練？與其他設(shè)備配合是否良好？供應(yīng)商售后技術(shù)服務(wù)水平如何？設(shè)備安全性如何？如果你把上述所有問題都考慮到了，并都得到了滿意的答案，那么你采購的產(chǎn)品基本上可以被稱為適當?shù)漠a(chǎn)品了。924 爭取有利的合同價格除非購買標準化的產(chǎn)品，否則供應(yīng)商往往需要根據(jù)訂貨合同加工后交貨，這就涉及到合同定價的問題。，項目采購的合同定價基本上可以分為四大類。1. 固定價格合同：即買賣雙方按照洽談條件鎖定合同價格。從圖中的風(fēng)險箭頭指向可以看出，固定價格合同對買方風(fēng)險最小，而賣方風(fēng)險最大。萬一供應(yīng)商對成本估計不準，或者中途原料漲價，則有可能落得個賠本賺吆喝。不過買方雖然成本風(fēng)險小，但是質(zhì)量風(fēng)險大，因為賣方有偷工減料擠出利潤的動機。2. 單位價格合同：先商定單位價格，合同總價等于供貨量或勞務(wù)量乘單位價格。例如律師費按工作小時計費，翻譯費按照翻譯字數(shù)計費，土建工程按完成土方計算勞務(wù)費，房租按照占用的平方米面積計費，電話或網(wǎng)絡(luò)按照通信時間計費等。單位價格總的來說仍舊對買方比較有利，在享受固定價格好處的同時，精確的計量也可以防止偷工減料，使質(zhì)量風(fēng)險相應(yīng)降低；另一方面，賣方的風(fēng)險也相對降低了，因為計量的主動權(quán)往往在賣方手中。3. 浮動價格合同：一般這種合同價格適用于兩種情況，一是項目所需資源供應(yīng)具有季節(jié)性，需要隨著淡旺季調(diào)整價格；二是項目生命周期長，資源價格長期的走向具有不確定性。例如三峽工程這樣的大項目施工期超過了二十年，這期間勞動力價格、原材料價格和設(shè)備租賃價格都發(fā)生了很大變化，通貨膨脹率高達三位數(shù)以上，如果供應(yīng)商仍舊按照當初合同的協(xié)議價格供貨，恐怕早就傾家蕩產(chǎn)了。，就是通常用于長工期項目的模型。從中我們可以看到，浮動價格顯然大大地減少了供應(yīng)商的風(fēng)險，使他們有了把系統(tǒng)風(fēng)險因素轉(zhuǎn)嫁給買方的可能，因而使風(fēng)險的天平開始向