【正文】 或分包商發(fā)盤(pán)的正式文件，是今后與供應(yīng)商和分包商進(jìn)行談判的基礎(chǔ)，也是為他們的回盤(pán)或投標(biāo)提供的決策依據(jù)。一般情況下，每項(xiàng)獨(dú)立的采購(gòu)工作都應(yīng)有各自的采購(gòu)要求說(shuō)明文件。但這些說(shuō)明文件并不是硬性規(guī)定，它應(yīng)當(dāng)具有適當(dāng)?shù)撵`活性，當(dāng)市場(chǎng)行情發(fā)生變化時(shí)可以及時(shí)調(diào)整，還可以通過(guò)和賣(mài)方的談判溝通適當(dāng)修改。5. 計(jì)劃變更申請(qǐng)。采購(gòu)計(jì)劃的編制有可能引起其他計(jì)劃的變更，需要提交變更申請(qǐng)以便通過(guò)集成變更控制，對(duì)所有變更進(jìn)行綜合評(píng)估和處理。6. 招標(biāo)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃的信息分析處理和文件編制，會(huì)涉及到大量技術(shù)問(wèn)題，供應(yīng)部門(mén)主管應(yīng)會(huì)同項(xiàng)目組織內(nèi)部有關(guān)部門(mén)主管共同進(jìn)行。有很多項(xiàng)目組織為此專(zhuān)門(mén)聘請(qǐng)外部專(zhuān)業(yè)人員，如造價(jià)師，設(shè)計(jì)院，專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)助制定供應(yīng)計(jì)劃。關(guān)于編制采購(gòu)供應(yīng)管理計(jì)劃涉及到的工具和方法，我們將在下面的章節(jié)中詳細(xì)論述。921 供應(yīng)管理的根本決策做什么，不做什么，是項(xiàng)目的根本決策，屬于范圍管理；自己做什么，別人做什么是另一項(xiàng)根本決策，屬于采購(gòu)供應(yīng)管理。根據(jù)項(xiàng)目的資源需求計(jì)劃，供應(yīng)管理首先要確定，哪些資源由項(xiàng)目組織內(nèi)部制作，哪些應(yīng)當(dāng)從外部獲得。做出這一決策需要考慮以下幾個(gè)因素：216。 質(zhì)量因素：項(xiàng)目組織要對(duì)可交付成果的最終質(zhì)量負(fù)責(zé)，因此對(duì)資源的選取首先要保證滿(mǎn)足項(xiàng)目的質(zhì)量要求。質(zhì)量問(wèn)題的背后，實(shí)際上是高度專(zhuān)業(yè)化分工造就的核心競(jìng)爭(zhēng)力。專(zhuān)業(yè)化程度越高，核心競(jìng)爭(zhēng)力越明顯，質(zhì)量越有保證。216。 成本因素：外部獲得資源，往往可以充分享受社會(huì)分工所帶來(lái)的好處。選擇專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平高的供應(yīng)商，一般可以在同等質(zhì)量的條件下降低制造成本。但是外部獲得資源同時(shí)也會(huì)增加交易成本。因此，決策時(shí)需要在降低的制造成本與增加的交易成本之間進(jìn)行權(quán)衡，如果前者較大，則取外部供給，如果后者較高則寧愿自制。216。 工期因素：項(xiàng)目對(duì)資源需求多有時(shí)間約束，特別是關(guān)鍵路徑上的資源供應(yīng)，時(shí)間約束往往比成本約束更加剛性。在同等質(zhì)量條件下，雖然有時(shí)自制的成本較低，但是如果生產(chǎn)周期較長(zhǎng)，有可能突破時(shí)間約束，那么即便多付出一些成本，也可以考慮從外部獲得。項(xiàng)目組織從外部獲得資源，也有三種主要模式：外購(gòu)、外租、外包。選取何種模式，也需要對(duì)各種因素進(jìn)行綜合考慮，其中最主要的是成本因素。216。 外購(gòu)：比較適合于通用性、標(biāo)準(zhǔn)化的資源。規(guī)格化的批量生產(chǎn)，不但能夠保障較高的質(zhì)量，同時(shí)能夠保證較低的成本。除非項(xiàng)目本身有特殊的需求，一般選擇通用的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品總是比較明智的。216。 外租：一般適用于那些價(jià)格昂貴的耐用設(shè)備、不通用的特殊設(shè)備、或者短時(shí)間臨時(shí)使用的設(shè)備。另外項(xiàng)目本身的特點(diǎn)也是考慮因素之一。如果是獨(dú)特項(xiàng)目，設(shè)備無(wú)法在下一個(gè)類(lèi)似項(xiàng)目中繼續(xù)使用，即使是通用設(shè)備也沒(méi)有必要購(gòu)買(mǎi)，租借是綜合成本最低的選擇。216。 外包：往往適于那些需要特殊工藝加工的非通用及非標(biāo)準(zhǔn)化資源，分包商能夠提供的核心資源是非物質(zhì)的，更多的體現(xiàn)為勞務(wù)和技術(shù)服務(wù)。只有在市場(chǎng)上買(mǎi)不到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的衣服時(shí)，才需要裁縫量體裁衣。裁縫提供的核心資源不是衣服的布料，而是特殊的勞務(wù)和技術(shù)服務(wù)。上述可見(jiàn)，自己做什么，別人做什么的決策，實(shí)際上涉及到一個(gè)多變量最優(yōu)化求解的問(wèn)題。這個(gè)最優(yōu)化的解，最終建立在三個(gè)基本判斷上：216。 相對(duì)分工優(yōu)勢(shì)。經(jīng)濟(jì)學(xué)的奠基人之一李嘉圖在論述分工優(yōu)勢(shì)的時(shí)候，并沒(méi)有把它看作一個(gè)非此即彼的絕對(duì)概念，社會(huì)上大部分分工的決定，實(shí)際上并不取決于你在某件事上比別人有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，而是取決于自己與自己比，在不同事情上的相對(duì)優(yōu)勢(shì)。我曾經(jīng)招聘過(guò)許多秘書(shū)，她們中沒(méi)有一個(gè)人的測(cè)試紀(jì)錄超過(guò)我的打字速度。我也聘用過(guò)許多保姆，但是沒(méi)有一個(gè)保姆做飯的水平超過(guò)我。但是我并沒(méi)有因?yàn)樽约旱慕^對(duì)優(yōu)勢(shì)就不要秘書(shū)，不請(qǐng)保姆。我要考慮的是相對(duì)優(yōu)勢(shì)，也就是說(shuō)，如果我把花在打字和做飯上的時(shí)間用于技術(shù)含量更高的工作，可以創(chuàng)造相對(duì)更多的效益。216。 相對(duì)約束剛性。在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，絕對(duì)的剛性約束是很少見(jiàn)的。剛性的概念大多是相對(duì)的，甚至剛性程度也是經(jīng)常變化的。大多數(shù)情況下，我們很難用非此即彼的概念去判斷質(zhì)量和成本哪一個(gè)是剛性，用8:2或者7:3之類(lèi)的權(quán)重概念描述相對(duì)剛性化程度反而更適用一些。216。 相對(duì)交易風(fēng)險(xiǎn)。這在現(xiàn)實(shí)中也是一個(gè)不容忽略的問(wèn)題。在中國(guó)，之所以很多企業(yè)寧愿搞大而全小而全，所有的東西都自己制造，并非他們不懂相對(duì)分工優(yōu)勢(shì)的道理，而是處在信譽(yù)和法制不健全的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，商場(chǎng)上的履約率很低，交易風(fēng)險(xiǎn)太大了。相對(duì)風(fēng)險(xiǎn)而言，自己制造雖然沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，但是自己掌握命運(yùn)，萬(wàn)事不求人，風(fēng)險(xiǎn)小得多。你不能說(shuō)這不是一個(gè)明智的決定。，可以有助于我們對(duì)此進(jìn)行量化評(píng)估。我們用一個(gè)學(xué)校教學(xué)儀器的例子來(lái)說(shuō)明這個(gè)工具的使用方法。學(xué)校的教學(xué)儀器可以選擇自制、外購(gòu)、租借三種方式獲得。做出決策之前，首先要對(duì)這件儀器的質(zhì)量、成本和時(shí)間重要性分別設(shè)定一個(gè)權(quán)重。216。 質(zhì)量指該設(shè)備功能的適用性、精密程度和耐用性方面的要求，給予50%的權(quán)重；216。 成本主要指一次性投資額度和日常維護(hù)費(fèi)用，給予30%的權(quán)重；216。 時(shí)間指使用該設(shè)備的緊迫性、經(jīng)常性、方便性的要求，給予20%的權(quán)重。從上述權(quán)重的比重中，我們基本上可以看出三項(xiàng)約束之間的相對(duì)剛性程度，顯然質(zhì)量是最重要的，而時(shí)間的約束最具彈性。然后，我們需要分別分析三種資源獲得方式的利弊評(píng)分，在某一個(gè)約束條件下的優(yōu)勢(shì)越高，評(píng)分越高。216。 買(mǎi)零件自己組裝：不能保證質(zhì)量，質(zhì)量評(píng)分30；但可大大降低投資成本，成本評(píng)分80；但要花費(fèi)較多時(shí)間，時(shí)間方面評(píng)分50分。216。 外購(gòu)品牌產(chǎn)品：質(zhì)量好，功能強(qiáng)，耐用，質(zhì)量評(píng)分90分；但資金投入較多，成本評(píng)分20；市場(chǎng)上有現(xiàn)貨，購(gòu)買(mǎi)之后可隨時(shí)使用，時(shí)間評(píng)分100。216。 租用品牌產(chǎn)品：質(zhì)量與外購(gòu)接近，但是可能是使用過(guò)的，因此質(zhì)量評(píng)分80；租賃比購(gòu)買(mǎi)大大節(jié)省了一次性投入成本，但又增加了使用成本，成本評(píng)分30；租賃設(shè)備不能保證隨時(shí)用及時(shí)有，但比自制仍舊省時(shí)方便得多，時(shí)間方面評(píng)70分 。將上述每行得分分別與權(quán)重相乘，然后加總得出每種資源獲得方式的綜合評(píng)分，然后根據(jù)計(jì)算得分多少評(píng)估優(yōu)劣。從計(jì)算結(jié)果看出，外購(gòu)獲64分，為最佳方案；其次是租借，得60分，自制獲49分，為最差方案。922 采購(gòu)決策的基本要點(diǎn)如果決定自制，需要與質(zhì)量、成本、工期管理計(jì)劃銜接。如果決定外購(gòu)，我們將進(jìn)入采購(gòu)管理領(lǐng)域。外購(gòu)的基本決策確定之后，我們將根據(jù)3W+3M的框架式思維模式進(jìn)行六個(gè)方面的決策：216。 What，采購(gòu)什么？即如何選購(gòu)適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品。我們至少可以參考六項(xiàng)指標(biāo)：符合性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、通用性、可獲性、可擴(kuò)展性，獲得最高的性?xún)r(jià)比。216。 When，什么時(shí)候采購(gòu)？即確定恰當(dāng)?shù)挠嗀浿芷诤徒回浧谙?，一方面最大限度地降低停工待料的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面最大限度地減少庫(kù)存成本。216。 Whom，向誰(shuí)采購(gòu)？即選擇供應(yīng)商。按照長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴的標(biāo)準(zhǔn)，考察供應(yīng)商的質(zhì)量管理水平，信譽(yù)程度，生產(chǎn)和技術(shù)開(kāi)發(fā)實(shí)力等。216。 How Many，采購(gòu)多少？即確定適當(dāng)?shù)挠嗀浥?，包括各種資源的適當(dāng)比例關(guān)系，以便使項(xiàng)目的采購(gòu)和庫(kù)存綜合成本降到最低。216。 How Much，以什么價(jià)格購(gòu)買(mǎi)？即爭(zhēng)取有利的合同價(jià)格。決定合同價(jià)格的原則除了節(jié)約采購(gòu)成本之外，還要考慮盡可能降低交易風(fēng)險(xiǎn)。216。 How，如何交易？即爭(zhēng)取有利的交貨條件，包括包裝要求，運(yùn)輸條件，交貨地點(diǎn)，保險(xiǎn)條款，檢驗(yàn)方式，付款方式，違約處理，售后服務(wù)等。上述六項(xiàng)采購(gòu)決策，我們分別在下面的章節(jié)中詳細(xì)敘述。923 選擇適當(dāng)產(chǎn)品的原則選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品，關(guān)鍵是為選購(gòu)產(chǎn)品設(shè)置質(zhì)量指標(biāo)。我們前面提到，選擇人才的標(biāo)準(zhǔn)是主觀的不是客觀的，選擇產(chǎn)品也是同樣。適用的產(chǎn)品不是追求高精尖的最優(yōu)值，而是追求性?xún)r(jià)比的滿(mǎn)意值。因此，選購(gòu)產(chǎn)品應(yīng)綜合考慮以下六個(gè)條件：n 符合性，即產(chǎn)品的功能可以滿(mǎn)足項(xiàng)目的使用標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，這是選購(gòu)產(chǎn)品的最基本條件。一個(gè)多媒體制作項(xiàng)目，采購(gòu)電腦的速度至少可以滿(mǎn)足音像處理的功能；一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目，采購(gòu)的投影儀的亮度至少可以讓整個(gè)教室的人看清楚。n 規(guī)范性，即產(chǎn)品質(zhì)量必須符合和國(guó)家法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，這是選購(gòu)產(chǎn)品的底線(xiàn)條件。例如采購(gòu)的汽車(chē)排放標(biāo)準(zhǔn)，不能超出國(guó)家規(guī)定的環(huán)保指標(biāo)，無(wú)線(xiàn)通訊設(shè)備不能超過(guò)國(guó)家規(guī)定的輻射指標(biāo)，保健品不能違反國(guó)家規(guī)定的食品及藥品安全標(biāo)準(zhǔn)。n 經(jīng)濟(jì)性，不但涉及到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與采購(gòu)成本之間的權(quán)衡，而且還涉及到采購(gòu)成本和使用成本之間的權(quán)衡。第一個(gè)權(quán)衡是在滿(mǎn)足使用功能的基礎(chǔ)上，最大限度地節(jié)約采購(gòu)成本，或者在成本約束的前提下，最大限度地滿(mǎn)足使用功能。例如，辦公用的電腦只要能滿(mǎn)足一般文字?jǐn)?shù)據(jù)處理即可，不用考慮多媒體處理的功能以及造型美觀，以便降低采購(gòu)價(jià)格。第二個(gè)權(quán)衡意味著要全面考慮投資成本和運(yùn)營(yíng)成本，使兩者的綜合成本達(dá)到最低。例如有的日本彩色打印機(jī)購(gòu)買(mǎi)價(jià)格非常便宜，但是換一套彩色墨盒的價(jià)格差不多是設(shè)備本身的一半，如果你只考慮投資成本，今后你將為運(yùn)營(yíng)成本付出重大代價(jià)。很多中國(guó)企業(yè)在購(gòu)買(mǎi)日本設(shè)備時(shí)，都在物美價(jià)廉的誘惑下掉進(jìn)了這樣的陷阱，維護(hù)時(shí)往往需要花天價(jià)從日本進(jìn)口專(zhuān)用零部件。n 通用性，如果不是針對(duì)性非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品，盡可考慮滿(mǎn)足多項(xiàng)功能的需求，以便提高資源的使用效率。例如，項(xiàng)目需要一輛交通工具，如果買(mǎi)輛小轎車(chē)，去機(jī)場(chǎng)車(chē)站接人比較方便，但是不能運(yùn)貨；可是如果考慮運(yùn)貨功能而買(mǎi)輛卡車(chē)，則去機(jī)場(chǎng)車(chē)站接人不方便。最后若兼顧兩方面的功能，可以買(mǎi)一個(gè)面包車(chē)，兼有載人和拉貨的通用功能。實(shí)際上，產(chǎn)品的通用性在我們?nèi)粘Ｙ?gòu)物中是經(jīng)常要考慮的因素，買(mǎi)一個(gè)手機(jī)，如果它除了通話(huà)之外還能攝影錄音上網(wǎng)，豈不是更好？n 可獲性，即盡量選擇能夠方便及時(shí)得到的產(chǎn)品。這對(duì)于縮短供貨周期、得到及時(shí)的售后服務(wù)都有很大好處。有時(shí)寧可價(jià)格貴一些，或者質(zhì)量稍差一點(diǎn)，也要選擇供貨及維修方便的產(chǎn)品。筆者在九十年代在香港買(mǎi)的筆記本電腦，當(dāng)時(shí)的性?xún)r(jià)比確實(shí)優(yōu)于國(guó)產(chǎn)貨，但是維修的時(shí)候卻因?yàn)楸本](méi)有零件折騰了三個(gè)月，不得不把我的電腦郵到香港去修，最后竟是肉包子打狗，一去不回了。從此之后我得了一個(gè)教訓(xùn)，再好的東西不如家門(mén)口的好，換個(gè)零件隨手可得。n 擴(kuò)展性，即選購(gòu)產(chǎn)品需要適當(dāng)?shù)那罢靶?。有些產(chǎn)品不但要考慮適應(yīng)今天的用途，還要考慮今后發(fā)展的前途，不但要考慮適應(yīng)今天的技術(shù)水平，同時(shí)要考慮到適應(yīng)將來(lái)的技術(shù)水平。例如，你買(mǎi)一臺(tái)電腦，為了節(jié)約眼前的成本，可以省略某些多媒體的功能設(shè)施。但是同時(shí)你也要考慮，萬(wàn)一哪天需要多媒體功能的時(shí)候，內(nèi)存是否有擴(kuò)展余地，機(jī)箱插槽是否有添加擴(kuò)展功能板塊的余地。如果訂購(gòu)的是大型生產(chǎn)設(shè)備，還會(huì)有很多實(shí)際的問(wèn)題需要考慮。例如，是否有足夠的符合設(shè)備工藝要求的原材料供應(yīng)？設(shè)備是否有足夠的彈性來(lái)應(yīng)付產(chǎn)品的變化？是否有足夠的備用零件可供維修維護(hù)？是否需要大量的專(zhuān)業(yè)操作訓(xùn)練？與其他設(shè)備配合是否良好？供應(yīng)商售后技術(shù)服務(wù)水平如何？設(shè)備安全性如何？如果你把上述所有問(wèn)題都考慮到了，并都得到了滿(mǎn)意的答案，那么你采購(gòu)的產(chǎn)品基本上可以被稱(chēng)為適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品了。924 爭(zhēng)取有利的合同價(jià)格除非購(gòu)買(mǎi)標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，否則供應(yīng)商往往需要根據(jù)訂貨合同加工后交貨，這就涉及到合同定價(jià)的問(wèn)題。，項(xiàng)目采購(gòu)的合同定價(jià)基本上可以分為四大類(lèi)。1. 固定價(jià)格合同：即買(mǎi)賣(mài)雙方按照洽談條件鎖定合同價(jià)格。從圖中的風(fēng)險(xiǎn)箭頭指向可以看出，固定價(jià)格合同對(duì)買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn)最小，而賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn)最大。萬(wàn)一供應(yīng)商對(duì)成本估計(jì)不準(zhǔn)，或者中途原料漲價(jià)，則有可能落得個(gè)賠本賺吆喝。不過(guò)買(mǎi)方雖然成本風(fēng)險(xiǎn)小，但是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)大，因?yàn)橘u(mài)方有偷工減料擠出利潤(rùn)的動(dòng)機(jī)。2. 單位價(jià)格合同：先商定單位價(jià)格，合同總價(jià)等于供貨量或勞務(wù)量乘單位價(jià)格。例如律師費(fèi)按工作小時(shí)計(jì)費(fèi)，翻譯費(fèi)按照翻譯字?jǐn)?shù)計(jì)費(fèi)，土建工程按完成土方計(jì)算勞務(wù)費(fèi)，房租按照占用的平方米面積計(jì)費(fèi)，電話(huà)或網(wǎng)絡(luò)按照通信時(shí)間計(jì)費(fèi)等。單位價(jià)格總的來(lái)說(shuō)仍舊對(duì)買(mǎi)方比較有利，在享受固定價(jià)格好處的同時(shí)，精確的計(jì)量也可以防止偷工減料，使質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)降低；另一方面，賣(mài)方的風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)降低了，因?yàn)橛?jì)量的主動(dòng)權(quán)往往在賣(mài)方手中。3. 浮動(dòng)價(jià)格合同：一般這種合同價(jià)格適用于兩種情況，一是項(xiàng)目所需資源供應(yīng)具有季節(jié)性，需要隨著淡旺季調(diào)整價(jià)格；二是項(xiàng)目生命周期長(zhǎng)，資源價(jià)格長(zhǎng)期的走向具有不確定性。例如三峽工程這樣的大項(xiàng)目施工期超過(guò)了二十年，這期間勞動(dòng)力價(jià)格、原材料價(jià)格和設(shè)備租賃價(jià)格都發(fā)生了很大變化，通貨膨脹率高達(dá)三位數(shù)以上，如果供應(yīng)商仍舊按照當(dāng)初合同的協(xié)議價(jià)格供貨，恐怕早就傾家蕩產(chǎn)了。，就是通常用于長(zhǎng)工期項(xiàng)目的模型。從中我們可以看到，浮動(dòng)價(jià)格顯然大大地減少了供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)，使他們有了把系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)因素轉(zhuǎn)嫁給買(mǎi)方的可能，因而使風(fēng)險(xiǎn)的天平開(kāi)始向