檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范v-文庫吧
2024-10-07 08:14 本頁面
【正文】 ..............................................................................6 八、數(shù)據(jù)掛接 ......................................................................................................................6 檔案數(shù)字 化加工流程及規(guī)范 2 一 、 操作 流程 檔案數(shù)字化加工 業(yè)務(wù) 總體流程包括：檔案 調(diào)卷 、 整理 及 著錄 、 拆卷 、 檔案 掃描、 影像 處理、 數(shù)據(jù) 質(zhì)檢、 檔案 裝卷 、 完整歸還 、 數(shù)據(jù)備份 、 數(shù)據(jù)掛接 。 先后順序?yàn)椋?調(diào)卷 著錄 拆卷 掃描 處理 質(zhì)檢 裝卷 歸還 備份 掛接 。 沒有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。 二、檔案調(diào)卷 這個(gè)過程我方要 指定 一個(gè)專門的 負(fù)責(zé) 人與客戶（ 檔案館庫房管理員 ）共同完成，將待加工的檔案 從庫房搬運(yùn) 到加工現(xiàn)場 ，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理 檔案交接登記 ， 與客戶 做好交接記錄，確定無誤 后 方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。 要求： 1，我方指定專人負(fù)責(zé) 。 2， 填寫《 檔案交接登記表 》（ 附件一） 。 3，在交接登記表上要有雙方的簽字。 三、整理 及 著錄 檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。 對(duì)于待加工的檔案， 要制作電子目錄。制作途徑有兩種 : （一） ，使用 數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作 。 （二） ，使用 Excel 表格方式制作，目錄模板 使用《 檔案目錄模板 》文檔 （ 文檔 號(hào)為 JS121006002）。 如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子 目錄 ，我方要認(rèn)真核對(duì) 有 無 錯(cuò)漏現(xiàn)象 ， 找出錯(cuò)誤并修正。 并修改成與《 檔案目錄模板 》類似的 字段 標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于 錯(cuò)誤或疏漏的 修正 ， 具體細(xì)則如下： 1， 如果用戶提供的目錄和 紙質(zhì)檔案 不對(duì)照的 ,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入 ，并刪除錯(cuò)誤信息。 2， 著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入 要 完整 ， 如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng) 給 組長 ， 如果目錄中要 增加或減少相關(guān)著錄字段 ，要與客戶協(xié)商，并及時(shí)向公司技術(shù)部反 饋 。 以下 著錄項(xiàng) 必不可少，且與 紙質(zhì)檔案 要 一一對(duì)照： 以“卷”為管理單位的 年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁 號(hào) 等。 檔案數(shù)字 化加工流程及規(guī)范 3 以“件”為管理單位的 年度、期 限、件號(hào)、頁數(shù)、題名 等。 3， 如果 目錄內(nèi)容 有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號(hào)等），以 紙質(zhì)檔案 信息為準(zhǔn)，并 及時(shí)反應(yīng)給組長，由組長與 客戶協(xié)商 解決。 4， 如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應(yīng) ， 不允許擅自解決 ，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄
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