【正文】 ................................................................................................ 29 二．客戶機(jī)環(huán)境需求 ............................................................................................... 29 ............................................................................................................. 30 一． ER圖 ............................................................................................................... 30 二．物理模型： ...................................................................................................... 32 ................................................................................................................. 33 4 一．用戶登錄 ......................................................................................................... 33 二．學(xué)生信息表 ...................................................................................................... 34 三．審核表 ............................................................................................................. 34 四．個(gè)人和活動(dòng)申報(bào)表 ........................................................................................... 34 五．查詢 ................................................................................................................ 35 六 .系統(tǒng)維護(hù) ........................................................................................................... 35 ............................................................................................... 36 .......................................................................................................... 37 第四章 本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總結(jié)、致謝、參考文獻(xiàn) ........................................................................ 38 ........................................................................................................................ 38 ........................................................................................................................ 38 ................................................................................................................. 38 5 第一章 鹿山學(xué)院第二課堂學(xué)分管理系統(tǒng)規(guī)劃 概述 目前，學(xué)校注重學(xué)生的在社會(huì)實(shí)踐、思想道德、公益服務(wù)、科技創(chuàng)新、文化藝術(shù)等方面單位活動(dòng)，學(xué)生參加課余活動(dòng)，申請(qǐng)第二課堂學(xué)分，經(jīng)過院團(tuán)委復(fù)核，教務(wù)科研部審批后授予學(xué)分。我們通過咨詢組織部部長(zhǎng)、導(dǎo)員、學(xué)工部負(fù)責(zé)人，以及個(gè)人的親身經(jīng)歷，在鹿山學(xué)院的第二課堂學(xué)分的申請(qǐng)過程中，學(xué)生是自己拿著 申請(qǐng)表給活動(dòng)負(fù)責(zé)人審核蓋章，在交到組織部處進(jìn)行審核，然后給輔導(dǎo)員復(fù)核，再給學(xué)工部審核確認(rèn)。其中活動(dòng)負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)審核蓋章，組織部負(fù)責(zé)審核后進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)學(xué)分，輔導(dǎo)員和學(xué)工部負(fù)責(zé)審核整理匯總表。在這個(gè)過程中我們整個(gè)第二課堂學(xué)分的認(rèn)證都是手工操作的，而且并沒有采用信息系統(tǒng)管理。資料檔案的管理還是采用紙質(zhì)版的，容易出現(xiàn)遺漏的問題。 現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查與分析 我們過咨詢組織部部長(zhǎng)、導(dǎo)員、學(xué)工部負(fù)責(zé)人，查閱《廣西科技大學(xué)（籌）鹿山學(xué)院學(xué)生手冊(cè)》，以及個(gè)人的親身經(jīng)歷，清晰地了解了現(xiàn)行系統(tǒng)的運(yùn)作流程，發(fā)現(xiàn)其中存在的一些問 題，并依據(jù)這些問題提出了本小組的改進(jìn)思路。 一．現(xiàn)行系統(tǒng)的運(yùn)作 在初步調(diào)查當(dāng)中我們發(fā)現(xiàn)學(xué)院在管理第二課堂學(xué)分管理上的步驟 (如圖 121)為： 步驟 1：填表。每名學(xué)生在第二課堂學(xué)分申請(qǐng)表中完整填寫參與活動(dòng)的名稱、活動(dòng)時(shí)間、申請(qǐng)的項(xiàng)目和申請(qǐng)的分?jǐn)?shù)，交由本班團(tuán)支書。 步驟 2：初步審核。團(tuán)支書對(duì)本班同學(xué)提交的申請(qǐng)表進(jìn)行初次審核，發(fā)現(xiàn)簡(jiǎn)單的問題，如錯(cuò)別字，格式要求等，提醒申請(qǐng)學(xué)生訂正，在糾正錯(cuò)誤之后簽名確認(rèn)。 步驟 3：活動(dòng)類型判斷。團(tuán)支書對(duì)本班學(xué)生申請(qǐng)的活動(dòng)進(jìn)行判斷，判斷其是否為系部活動(dòng)，如果為系部活動(dòng)則交由系團(tuán)委 學(xué)生會(huì)組織部審核，否則交由活動(dòng)相關(guān) 6 負(fù)責(zé)人審核 ,確認(rèn)后再交由系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部審核。 步驟 4：二次審核。系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部對(duì)各班團(tuán)支書提交的各班第二課堂學(xué)分申請(qǐng)表進(jìn)行審核確認(rèn)，符合評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的申請(qǐng)匯總各年級(jí)和各班的第二課堂學(xué)分申請(qǐng)表申請(qǐng)結(jié)果，形成第二課堂學(xué)分認(rèn)定表交由輔導(dǎo)員審核，否則駁回申請(qǐng)。 步驟 5：三次審核。輔導(dǎo)員對(duì)系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部提交的第二課堂學(xué)分認(rèn)定表審核確認(rèn)，如審核通過形成第二學(xué)分認(rèn)定表交由學(xué)工部，否則駁回申請(qǐng)。 步驟 6：最終確認(rèn)。學(xué)工部對(duì)各系輔導(dǎo)員提交的第二學(xué)分認(rèn)定表進(jìn)行最終的審核確認(rèn)，如通過形成 第二學(xué)分認(rèn)定表交由各系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部，否則駁回申請(qǐng)。 步驟 7：結(jié)果反饋。系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部通過各班級(jí)團(tuán)支書向?qū)W生反饋申請(qǐng)結(jié)果。 圖 121鹿山學(xué)院現(xiàn)行第二課堂學(xué)分管理信息系統(tǒng) 二．現(xiàn)行系統(tǒng)存在的合理性 （一）信息量決定 學(xué)院經(jīng)過十年的發(fā)展，學(xué)校的規(guī)模由小逐步擴(kuò)大，可以說以前處理的信息量較少，因此運(yùn)用人工的的審核和計(jì)算匯總就可以實(shí)現(xiàn)，沒有必要引進(jìn)一個(gè)軟件進(jìn)行操 7 作管理，達(dá)到了利用最小的成本實(shí)現(xiàn)最終目的，節(jié)省了開發(fā)軟件的資金。 （二）審批制度 實(shí)施層層審批的制度，由于學(xué)校所有的活動(dòng)最初都是由團(tuán)委發(fā)起，因 此需要各級(jí)的負(fù)責(zé)人的審核，同時(shí)有利于及時(shí)的發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，相互的監(jiān)督保證工作的質(zhì)量與準(zhǔn)確度，提高申報(bào)結(jié)果的真實(shí)性和相對(duì)公平性 （三）統(tǒng)一的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 運(yùn)用統(tǒng)一的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，使操作過程和標(biāo)準(zhǔn)高度統(tǒng)一，消除同一問題因?yàn)椴煌瑯?biāo)準(zhǔn)造成結(jié)果不一致的情況，減少人為操作的不公平性。 三．現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題與不足 （一）缺少一個(gè)集中管理的平臺(tái) 第二課堂學(xué)分申請(qǐng)審核的過程與涉及的人員太多，使得原始資料不斷在不同的審核者中流轉(zhuǎn)，文檔和資料流通的時(shí)間居高不下，信息反饋不能及時(shí)地傳遞，并且原始資料一旦丟失，將無法彌補(bǔ)過失，審核過程將重新進(jìn)行 。 （二）缺少先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持 由于學(xué)校的規(guī)模由小逐步擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)越來越多，需要審核的信息不斷地增長(zhǎng)，完全運(yùn)用人工的的審核和計(jì)算匯總已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)間發(fā)展的需求，人工單純的對(duì)繁雜、沉重、枯燥的信息進(jìn)行處理，激發(fā)信息處理人員煩躁浮動(dòng)的心情，加大處理過程的失誤，文檔的丟失，計(jì)算的錯(cuò)誤。 （三）缺少一個(gè)查詢的功能 最終得到的結(jié)果單一、零散，無法尋求歷史成績(jī)，不能準(zhǔn)確地了解到學(xué)分的完成情況，令學(xué)生不能對(duì)第二課堂學(xué)分的完成做一個(gè)有效合理的計(jì)劃，浪費(fèi)取得有效學(xué)分的機(jī)會(huì)，重復(fù)爭(zhēng)取已經(jīng)修滿的學(xué)分。 （四）重復(fù)單純的審核 過程 團(tuán)支書、輔導(dǎo)員和學(xué)工部在大多數(shù)的情況下，并不了解實(shí)際的情況，因此對(duì)于審批工作并沒有實(shí)際的作為，無法發(fā)現(xiàn)存在的問題，僅只是流程的需要，單純地走一個(gè)過場(chǎng)，但是卻因此增加了整個(gè)過程的工作量，降低了審批效率，增加了工作時(shí)間，拖長(zhǎng)的學(xué)生取得結(jié)果的過程。 8 （五）服務(wù)的范圍很小 第二課堂學(xué)分直接反映了學(xué)生參與課外活動(dòng)的情況，但是教師和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不能從第二課堂學(xué)分反映出來的信息中取得相應(yīng)的信息。學(xué)生不能從結(jié)果中分析自己發(fā)展的現(xiàn)狀，完善自己的知識(shí)儲(chǔ)備、人際關(guān)系、技能等方面的能力。目前的業(yè)務(wù)流程滿足不了學(xué)生，教師學(xué)校領(lǐng)導(dǎo) 的需求。 (六 )業(yè)務(wù)流程的不完善 在對(duì)本系及外系舉辦活動(dòng)信息核對(duì)匯總時(shí)，完全由同一個(gè)人進(jìn)行，在審核過程中缺少一個(gè)監(jiān)督的過程，而學(xué)工部的審核由于全院的學(xué)生太多不能每一條的信息都能了解，不能起到監(jiān)督的作用。因此，很可能便利審核員作假，出現(xiàn)審核錯(cuò)誤，不利于公平公正的實(shí)現(xiàn)，有損實(shí)行第二課堂學(xué)分的目的，有害第二課堂學(xué)分制度的發(fā)展。 四．可能導(dǎo)致的后果及影響 （一）影響數(shù)據(jù)管理安全 現(xiàn)行的第二課堂學(xué)分的認(rèn)定審批流程已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，提高了人工和時(shí)間的成本投入，降低了工作效率和效益，增加了數(shù)據(jù)信息發(fā)生丟失、遺漏、 出錯(cuò)、凌亂的可能性，加大了學(xué)生對(duì)學(xué)校工作的負(fù)面情緒。 （二）降低學(xué)生參與積極性 現(xiàn)有的第二課堂學(xué)分的認(rèn)定方式在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)生課外生活的發(fā)展情況，但也局限學(xué)生參與活動(dòng)，使學(xué)生參與活動(dòng)的積極性不高，學(xué)習(xí)氛圍不濃，導(dǎo)致學(xué)生沒有特別積極充分地全面去發(fā)展自己各方面的能力。 （三）不利于深化學(xué)校管理 給學(xué)校的教學(xué)管理的決策困難，不 利于激勵(lì)學(xué)校發(fā)現(xiàn) 和正視目前 存在的問題，改進(jìn)工作 流程 ，深化教育改革，形成良好的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)； 不 利于激勵(lì)學(xué)校完善 管理制度 ，促進(jìn)高學(xué)校管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè) 。 五．針對(duì)上述問題，我認(rèn)為本小組的改進(jìn)思路主要有以下幾點(diǎn) （一）刪除冗余過程 9 首先，活動(dòng)負(fù)責(zé)人審核自己所組織的活動(dòng)參與名單，然后交組織部繼續(xù)審核，兩者之間存在重復(fù)審核，所以，本系統(tǒng)在流程上將刪除活動(dòng)負(fù)責(zé)人審核這一環(huán)節(jié)，減少重復(fù)工作。其次，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，團(tuán)支書在審核時(shí)，無法獲取該學(xué)生的活動(dòng)參與信息，也就無法正確行使自己的職責(zé)，往往以流水賬的形式進(jìn)行審核，