【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 起到的作用微乎其微；而在導(dǎo)員審核這一環(huán)節(jié)上，導(dǎo)員只是根據(jù)組織部上報(bào)的計(jì)算結(jié)果 和學(xué)生參加的活動(dòng)信息再一次審核，與上一環(huán)節(jié)重復(fù)，降低了工作效率。因此，團(tuán)支書審核和導(dǎo)員審核將在本系統(tǒng)中予以刪除，以此來簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，提高運(yùn)作效率。 （二）糾正錯(cuò)位過程 由于系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部在對(duì)活動(dòng)信息核對(duì)匯總時(shí)，缺少監(jiān)督者，分散權(quán)利和制約的作用。因此，將核對(duì)和審核分開有不同的人處理，起到相互監(jiān)督的作用，相互制約的作用。 （三）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù) 運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，建立第二課堂學(xué)分網(wǎng)上申報(bào)審批平臺(tái)，實(shí)行電子申報(bào)，代替了單純的的人工機(jī)械化操作，減少人為操作的失誤，提高了工作質(zhì)量和工作效率，縮短信息傳遞 的過程從而減少處理的時(shí)間。同時(shí)可以全面深入地分析挖掘數(shù)據(jù)信息，幫助老師了解學(xué)生的課堂之外的娛樂生活情況，為未來的美好校園生活的建立提供依據(jù)，也為及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題提供途徑。 （四）整合并優(yōu)化結(jié)構(gòu) 對(duì)于信息的反饋，原先是由組織部將匯總得分表交由各班團(tuán)支書，現(xiàn)在本系統(tǒng)通過建立的信息平臺(tái)，將信息的反饋這一環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，使其化整為零，大家可以自己來查詢學(xué)分申報(bào)批準(zhǔn)情況。 改進(jìn)后系統(tǒng)的可行性分析 一．管理上的可行性 （一）方便查詢處理 本系統(tǒng)優(yōu)化了處理流程，使其在管理上更加趨于合理，管理效率得以提高，而且，也極大地方 便了管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢處理等。 10 （二）使用要求低 本系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔，操作容易，只要具備計(jì)算機(jī)的一些常識(shí)，均可方便查詢自己所修要的信息，不要求使用者具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，從而使得使用者界面得以擴(kuò)大。 （三）審核更加合理 先進(jìn)的信息技術(shù)能夠幫助學(xué)校改進(jìn)處理第二課堂學(xué)分的流程，改進(jìn)學(xué)校的管理機(jī)制，優(yōu)化審核結(jié)構(gòu)，符合現(xiàn)代管理技術(shù)的要求。 （四）管理更加方便 目標(biāo)系統(tǒng)由于很多數(shù)據(jù)都是通過計(jì)算機(jī)核對(duì)，在管理上可以減少甚至消除了亂加分的不公平的現(xiàn)象，加強(qiáng)了學(xué)校對(duì)第二課堂學(xué)分的管理。 二．經(jīng)濟(jì)上的可行性 （一）開發(fā)成本低 目 標(biāo)系統(tǒng)開發(fā)大致的費(fèi)用分為人工費(fèi)用和軟硬件費(fèi)用，然而人工費(fèi)用，由于該系統(tǒng)的開發(fā)并不是和復(fù)雜，我們可以利用本校熟悉計(jì)算機(jī)的學(xué)生對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，該費(fèi)用比請(qǐng)專業(yè)人員來開發(fā)要低，而軟硬件費(fèi)用就只是一臺(tái)軟件齊全計(jì)算機(jī)價(jià)格，大約 20213000 元之間。 （二）優(yōu)化勞動(dòng)力分配 第二課堂學(xué)分的管理涉及到的很多部門，處理起來要經(jīng)過跨部門，如果單一的運(yùn)用人工處理的話，工作量會(huì)很大，而且很容易出錯(cuò)，而目標(biāo)系統(tǒng)的開發(fā)，首先可以減少人員的配備，使得剩余的勞動(dòng)力可以配備到其他方面的工作上，實(shí)現(xiàn)其他價(jià)值。 三．技術(shù)上的可行性 （一）開 發(fā)系統(tǒng)設(shè)備要求低 本系統(tǒng)可以在 WindowsXP、 Windows7 等操作系統(tǒng)中開發(fā)和運(yùn)行，支持該系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)作的軟件有 Word、 FoxPro、 Access、 Visio，硬件有 586 以上的 PC 機(jī)。 （二）通信便捷 11 在通信功能方面，我們有無線網(wǎng)絡(luò)通信和有限網(wǎng)絡(luò)通信，使得目標(biāo)系統(tǒng)信息的傳輸更加方便和快捷。 （三）開發(fā)人員齊全 由于目標(biāo)系統(tǒng)的開發(fā)比較簡(jiǎn)單，在技術(shù)人員的要求上并不是很高，可以利用本校的計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生資源進(jìn)行開發(fā) 通過對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查與分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)仍存在較大的問題，通過對(duì)這些問題的分析，在現(xiàn)行 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上做出了一些改進(jìn)，使其可以優(yōu)化現(xiàn)行系統(tǒng)，加強(qiáng)管理；而且通過對(duì)改進(jìn)后系統(tǒng)的分析，改進(jìn)后的系統(tǒng)可以針對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行改善，使其不斷優(yōu)化。同時(shí)，經(jīng)過可行性分析可以看出，目標(biāo)系統(tǒng)在開發(fā)成本上并不是很高，在一個(gè)學(xué)校能夠支出的范圍內(nèi)，并且其效用不管是在管理上還是經(jīng)濟(jì)上，都具有非常高的開發(fā)意義，而且在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，本系統(tǒng)的開發(fā)具有可行性的。所以，目標(biāo)系統(tǒng)可以進(jìn)行開發(fā)。 12 第二章 鹿山學(xué)院第二課堂學(xué)分管理系統(tǒng)分析 組織結(jié)構(gòu)描述與分析 一．組織結(jié)構(gòu)描述 鹿山學(xué)院第二 課堂學(xué)分管理系統(tǒng)改進(jìn)后的組織結(jié)構(gòu)是經(jīng)過對(duì)原業(yè)務(wù)流程分析之后制定的。與第二課堂學(xué)分認(rèn)定管理相關(guān)的人員及部門，主要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)工部、組織部審核小組和評(píng)定小組，其中，通過將組織部一分為二，將審核和評(píng)定分開，對(duì)于有些人員的弄虛作假起到了很好地監(jiān)督作用，同時(shí)也可以裁減冗余，減少不必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省了成本開支。本系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)如圖 211 所示。 圖 211 現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)圖 13 二．組織機(jī)構(gòu)與管理職能的綜合分析 （一） 學(xué)院分管副院長(zhǎng) 全面負(fù)責(zé)第二課堂學(xué)分業(yè)務(wù)管理，具體業(yè)務(wù)有提出第二課堂學(xué)分制度的總體規(guī)劃、把握第二課堂 學(xué)分制度發(fā)展的總體方向和審批學(xué)工部制定的第二課堂學(xué)分制度，通過查閱第二課堂學(xué)分的評(píng)定結(jié)果，了解學(xué)生課余學(xué)習(xí)生活情況，調(diào)整學(xué)生素質(zhì)拓展方面的工作計(jì)劃。 （二）學(xué)生工作部團(tuán)委老師 制定第二課堂制度的具體計(jì)劃和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、管理第二課堂學(xué)分實(shí)施的具體業(yè)務(wù)，通過最終的審核掌握第二課堂學(xué)分活動(dòng)的開展和評(píng)定工作的情況。 （三）團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部部長(zhǎng) 把握審核小組和評(píng)定小組的工作質(zhì)量，制定工作計(jì)劃，安排工作人員和內(nèi)容，指導(dǎo)評(píng)定工作的進(jìn)行。 （四）學(xué)分審核組 根據(jù)活動(dòng)參與名單對(duì)申報(bào)人員的信息予以核對(duì)，對(duì)于不符合申報(bào)標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。 改進(jìn)后業(yè)務(wù)流程的回顧與分析 (五 )學(xué)分評(píng)定組 根據(jù)學(xué)生工作部制定的活動(dòng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核小組核對(duì)后的信息予以評(píng)分，并進(jìn)行學(xué)分匯總，制定本學(xué)期匯總學(xué)分表，然后報(bào)學(xué)生工作部予以審核。 改進(jìn)后業(yè)務(wù)流程的 分析 一 ．改進(jìn)之后的業(yè)務(wù)流程圖（如圖 221） 改進(jìn)之后的業(yè)務(wù)流程，不但從管理上減少了不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)，提高了運(yùn)作效率，同時(shí)，也避免出現(xiàn)工作重復(fù)的發(fā)生；在技術(shù)上，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的引用，提高了審核管理的效率以及信息的處理能力。改進(jìn)后的業(yè)務(wù)流程主要有如下內(nèi)容： 步驟 1：信息錄入。學(xué)生登錄 學(xué)分申報(bào)系統(tǒng)，將自己需要申報(bào)的信息錄入。 步驟 2：信息核對(duì)。組織部評(píng)審小組根據(jù)活動(dòng)參與名單，對(duì)學(xué)分申報(bào)人申報(bào)的 14 信息予以核對(duì)。 步驟 3：學(xué)分評(píng)定及匯總。組織部評(píng)定小組根據(jù)審核小組的審核表以及學(xué)工部的活動(dòng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)申報(bào)人申報(bào)的學(xué)分予以評(píng)定，并進(jìn)行評(píng)定學(xué)分匯總，得出匯總學(xué)分表。 步驟 4：再次審核。評(píng)定小組將其匯總的學(xué)分匯總表交由學(xué)工部審核，審核通過的計(jì)入統(tǒng)計(jì)匯總表，并及時(shí)更新歷年學(xué)分匯總表；不通過的予以駁回。 步驟 5：查詢處理。查詢者可根據(jù)必要的信息，對(duì)所要查詢的內(nèi)容從歷年學(xué)分匯總表中查找信息。 圖 221鹿山學(xué)院改進(jìn)后第二課堂學(xué)分管理信息系統(tǒng) 15 改進(jìn)后系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖的描述與分析 一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程描述 本系統(tǒng)主要分為兩個(gè)處理功能模塊，分別是本系和外系學(xué)生參與活動(dòng)信息合并處理模塊和活動(dòng)信息合并后的學(xué)分處理模塊。系統(tǒng)之所分為這兩個(gè)模塊，好處有兩個(gè)方面：首先是本系和外系學(xué)生參與活動(dòng)信息合并處理模塊包括了對(duì)學(xué)生參與活動(dòng)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的核對(duì)，這樣為下一步學(xué)分的計(jì)算提供了準(zhǔn)確信息，減少了因核對(duì)而造成的計(jì)算失誤。其次是當(dāng)計(jì)算出來的學(xué)分與學(xué)生預(yù)計(jì)的不同時(shí)，方便學(xué)生去尋找學(xué)分計(jì)算錯(cuò)誤的原因。 二、新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖 (一）頂層數(shù)據(jù)流程 : 第二課堂學(xué)分的管理涉及到 的部門一共有本系組織部、外系組織部（除了本系外的其它系組織部）和學(xué)工部。他們的分工為本系組織部和外系組織部負(fù)責(zé)的是信息的核對(duì)，學(xué)工部則是負(fù)責(zé)對(duì)處理后的信息進(jìn)行審核。其最后面向的用戶為學(xué)生、老師和校領(lǐng)導(dǎo)。圖 231 所示。 P0： 圖 231 16 （二）第一層數(shù)據(jù)流程： 首先本系和外系組織部提供他們舉辦活動(dòng)的學(xué)生參與名單，對(duì)學(xué)生申報(bào)的個(gè)人參與活動(dòng)信息進(jìn)行處理與合并，其次是對(duì)合并后的活動(dòng)信息進(jìn)行學(xué)分上的處理，期間學(xué)工部起到對(duì)最后學(xué)分處理的結(jié)果，進(jìn)行審核的作用。最后是 將審核完的學(xué)分信息通過查詢的方式提供給學(xué)生、老師和校領(lǐng)導(dǎo)。圖 232 所示 P1 圖 232 （三）第二層數(shù)據(jù)流程圖 : 首先是學(xué)生根據(jù)自己實(shí)際參與的活動(dòng)，提供個(gè)人參與活動(dòng)信息，本系和外系組織部根據(jù)他們舉辦活動(dòng)的參與名單，對(duì)學(xué)生提出申報(bào)第二課堂學(xué)分的個(gè)人參與活動(dòng)信息進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后，進(jìn)行信息的合并。如圖 233 所示 17 P11： 圖 233 2. 活動(dòng)信息合并后的學(xué)分處理模塊 : 首先是將本系和外系參與的活動(dòng)的合并信息通過活動(dòng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)定和計(jì)算，其次將計(jì)算出來的本學(xué)期第二課堂學(xué)分匯總信息交給學(xué)工部進(jìn)行審核，審核通過后，與歷年的學(xué)分進(jìn)行學(xué)分統(tǒng)計(jì)，得出一份統(tǒng)計(jì)匯總表，最后同學(xué)、老師和校領(lǐng)導(dǎo)通過查詢條件，就可以進(jìn)行查詢。 如圖 234 所示 P12 圖 234 18 說明：在 數(shù)據(jù)流程分析中頂層數(shù)據(jù)流“ 9”與分層的相應(yīng)的數(shù)據(jù)流的含義相同。 數(shù)據(jù)字典 一．外部實(shí)體 編號(hào) S1 名稱 學(xué)工部管理人員 簡(jiǎn)述 學(xué)工部管理人員進(jìn)行學(xué)分的認(rèn)證和管理 輸入的數(shù)據(jù)流 學(xué)生個(gè)人信息表、本系舉辦活動(dòng)參與名單、外系舉辦活動(dòng)的參與名單 輸出的數(shù)據(jù)流 學(xué)生學(xué)分匯總表、認(rèn)證審核合格表 編號(hào) S2 名稱 學(xué)生 簡(jiǎn)述 凡是參加課堂外活動(dòng)的學(xué)生 輸入的數(shù)據(jù)流 個(gè)人活動(dòng)參與活動(dòng)信息表、學(xué)分申請(qǐng)表 輸出的數(shù)據(jù)流 個(gè)人學(xué)分匯總表 二．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) F1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱 本系和非本系活動(dòng)合并表 簡(jiǎn)述 學(xué)生可以根據(jù)此申請(qǐng)單上的內(nèi)容參加學(xué)分申請(qǐng) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 活動(dòng)所屬系別 +參加的活動(dòng)日期 +活動(dòng)內(nèi)容 +活動(dòng)地點(diǎn) +活動(dòng)的類別 關(guān)鍵字 活動(dòng)所屬系別 相關(guān) 聯(lián)的處理 P1 P1 P13 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) F2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱 活動(dòng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 簡(jiǎn)述 根據(jù)所參加活動(dòng)的類別和參加的時(shí)長(zhǎng)給予一定的學(xué)分標(biāo)準(zhǔn) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 活動(dòng)類別 +活動(dòng)總分 +活動(dòng)課時(shí) +分值 關(guān)鍵字 活動(dòng)類別 相關(guān)聯(lián)的處理 P2 P22 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) F3 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱 歷年學(xué)分匯總表 簡(jiǎn)述 根據(jù)每年參加活動(dòng)所得的學(xué)分匯總起來 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 活動(dòng)時(shí)間 +活動(dòng)名稱 +活動(dòng)類別 +活動(dòng)所得分值 +總分值 19 關(guān)鍵字 活動(dòng)時(shí)間 相關(guān)聯(lián)的處理 P23 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) F4 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名 稱 統(tǒng)計(jì)匯總表 簡(jiǎn)述 本次認(rèn)定中總共得到的學(xué)分 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 活動(dòng)時(shí)間 +活動(dòng)名稱 +活動(dòng)類別 +活動(dòng)所得的學(xué)分 +總分值 關(guān)鍵字 總分值 相關(guān)聯(lián)的處理 P2 P24 三．?dāng)?shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)流編號(hào) D0101 數(shù)據(jù)流名稱 個(gè)人活動(dòng)參加活動(dòng)申請(qǐng)表 簡(jiǎn)述 學(xué)生參加活動(dòng)后在申請(qǐng)第二課堂學(xué)分的申請(qǐng)表 數(shù)據(jù)流來源 學(xué)生 數(shù)據(jù)流去向 本系和外系舉辦活動(dòng)的合并 數(shù)據(jù)項(xiàng)組成 姓名 +系別 +班級(jí) +學(xué)號(hào) +活動(dòng)名稱 +活動(dòng)時(shí)間 +活動(dòng)類別 數(shù)據(jù)流編號(hào) D0201 數(shù)據(jù)流名稱 系部?jī)?nèi)舉辦的活動(dòng)單 簡(jiǎn)述 系部?jī)?nèi)所有 舉辦的活動(dòng)匯總 數(shù)據(jù)流來源 系部的組織部 數(shù)據(jù)流去向 系部和外系舉辦的活動(dòng)合并 數(shù)據(jù)項(xiàng)組成 學(xué)號(hào) +姓名 +活動(dòng)名