【正文】 一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。 三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。 五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。 六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表 2）。 七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 . 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表 3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。 二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。 三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。 五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 六、檔案借閱時間最長不超過 8 個工作時。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔 時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。 第九節(jié) 檔案銷毀 一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。 二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表 4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。 三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。 六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份 。 第十節(jié) 其他 一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。 三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。 四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。 五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。 六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。 . 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè)務的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。 二、印章刻制按公司業(yè)務需要由部門 提出申請，公司領導批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。 三、總經(jīng)理通過授權賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權和使用權。由被授權人在總經(jīng)辦簽字領取印章，指定專人保管。 各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規(guī)定。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表： 序號 印章 名稱 使用范圍 保管 部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對外所有正式文件 , 對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或 授權人 2 財務 專用章 公司正式財務文件、報告、證明、票據(jù)等 財務 會計部 財務會計部經(jīng)理 財 務 報 表 使 用時，由財務會計部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財 務 管 理 制度》相關規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財務合同需總經(jīng)理核準 4 法定代表人?。ㄖ保? 支票 財務 會計部 見《財務制度》有關規(guī)定 見《財務制度》有關規(guī)定 5 法定代表人印（除支票外） 公司正式的合同，財務報表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授 權人 《 合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 . 類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對口單位函件往來 8 工程專用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設中與相關單位的非正式函件往來 工程建設維護中心 工程建設維護中心負責人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印 章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟損失和法律責任等負全部責任。 六、 當印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領導審批同意調(diào)走時，應及時辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表”。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表 2），并經(jīng)指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。 公司印章原則不允許 攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表 3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。 員工如需要公司出具有關證明，本人應先提出書面申請，部門負責人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。 八、 責任 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印 章，一經(jīng)查 出根據(jù)事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責任。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經(jīng)濟責任，給予嚴厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費用。 . 第四章 證照管理制度 一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 二、 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。 如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、 ISP 經(jīng)營許可證等等。 三、 證照的使用包括借用、復印等。 四、 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。 五、 證照借用程序： 借用人申請→部門負責人復核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準→辦 理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應在時限內(nèi)歸還證照保理人。 六、 證照復印程序： 借用人申請→部門負責人復核→主管副總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準。 八、 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。 九、 證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》。 第五章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 三、 使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可。 四、 法定代表人證明書 、授權委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。 六、 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。 七、 證明函開出后，使用人應妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經(jīng)辦。 八、 總經(jīng)辦應妥善保管證明函存根。 第六章 會議管理制度 一、 辦公例會 辦公例會分工作例會和專題會議。 工作例會于每周 一定期召開，由主管 經(jīng)理主持。會議由總經(jīng)辦召集。 專題會議必須由主管部門 經(jīng)理提議， 通知相應公司部門人員 后方可召開。 會 議都應做好會議記錄，必要時應形成會議決議。 二、部門主管工作例會 部門主管工作例會于每月底 定期召開。 公司經(jīng)營班領導至少應有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 . 三、重大事項專題會議 需由部門經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 會議由部門經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準。 四、部門內(nèi)工作例會 部門內(nèi)工作例會召開時間由部門自定。 部門經(jīng)理主持。 五、以上會議共同事項： 所有會議應做好會議記錄。 會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。 會務工作由 商務 部 統(tǒng)一安排。 與會 者應做好會議準備，準時出席。 因故無法出席或無法準時出席者，應以書面形式請假，報上級領導批準，否則作無故缺席處理。 由會議主持人負責會議考勤工作。 會間應關閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟? 第七章 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規(guī)范、標準，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘?shù)取? 管理消耗 品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙等。 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒等。 二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。“部門領用”系部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。 四、各部門于每年的 1 月 25 日填報《部門年度固定資產(chǎn)申購單》，交行政部匯總，并會同財務會計部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購置計劃》。 五、原則上， 每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經(jīng)部門主管批準后另行申請。 六、每人及每部門設立“辦公用品領用登記卡”一張，由行政部統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領用狀況。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。 八、新進人員到職時按“新員工辦公用品領用標準 ” 在行政部部門領用，離職時，應將剩余辦公用品一并退還行政部。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政部 統(tǒng)一管理。 十、固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當事人相. 關物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經(jīng)濟責任外，還將視情節(jié)給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。 第八章 公司車輛管理規(guī)定 一、 為加強公司車輛的保管及有效運用，特制訂本制度。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請及開車前后應辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。 三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部管理，并指派專職司機駕駛并負責保養(yǎng)。 四、各部門需要使用車輛時，應事 先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機有權拒絕，如有特殊情況，應及時通知行政部。 五、用車原則： 部門經(jīng)理 人員因工作需要可申請用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經(jīng)理核準，方可申請用車。 六、公司非公用派車： 部門經(jīng)理級以上員工因私人性事務用車，需填寫申請單后，經(jīng)報總經(jīng)理審批同意，行政部可根據(jù)公司用車情況進行調(diào)派。 經(jīng)呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的 誤餐補助等其它相關費用。 原則上，公司私人性事務用車應由公司指定的專職司機或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。 七、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機應每周實施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關證照及保險資料統(tǒng)一由行政部保管，行政部統(tǒng)一建立汽車檔案，并負責按時進行車輛的保養(yǎng)、年檢及過橋費、養(yǎng)路費等定期費用的繳納。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完 畢需當場進行驗車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時對帳。 八、車輛安全 為保障行車安全，司機在行車前應注意休息并不得飲酒； 每次出車前應檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問題應及時報告行政部 . 節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應停放在公司指定的停車場。如遇特殊情況 需停放在外，駕駛?cè)藨獔蟾嫘姓?。駕駛?cè)藨Ｕ宪囕v的安全并承擔相應的責任。 九