【正文】 一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。 五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。 六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表 2）。 七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 . 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》）。 三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。 五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 8 個(gè)工作時(shí)。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔 時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 第九節(jié) 檔案銷毀 一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 二、需銷毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》（附表 4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。 六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份 。 第十節(jié) 其他 一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。 四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。 五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。 六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。 . 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。 二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén) 提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。 三、總經(jīng)理通過(guò)授權(quán)賦予一些部門(mén)對(duì)其部門(mén)（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。 各部門(mén)在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見(jiàn)下表： 序號(hào) 印章 名稱 使用范圍 保管 部門(mén) 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對(duì)外所有正式文件 , 對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或 授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 使 用時(shí)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財(cái) 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見(jiàn) 合同管理規(guī)定 參見(jiàn)《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表人?。ㄖ保? 支票 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授 權(quán)人 《 合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 . 類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對(duì)口單位函件往來(lái) 8 工程專用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來(lái) 工程建設(shè)維護(hù)中心 工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印 章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。 六、 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)“印章管理登記表”。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批單》（附表 2），并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過(guò)后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。 公司印章原則不允許 攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表 3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。 員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書(shū)面申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。 八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印 章，一經(jīng)查 出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。 若印章在使用、保管過(guò)程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 . 第四章 證照管理制度 一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 二、 證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類證書(shū)、批文等。 如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、 ISP 經(jīng)營(yíng)許可證等等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 四、 證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。 五、 證照借用程序： 借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦 理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 八、 證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。 九、 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。 第五章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 三、 使用證明函必須填寫(xiě)《證明函使用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。 四、 法定代表人證明書(shū) 、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明函使用登記表》。 六、 嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。 七、 證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 八、 總經(jīng)辦應(yīng)妥善保管證明函存根。 第六章 會(huì)議管理制度 一、 辦公例會(huì) 辦公例會(huì)分工作例會(huì)和專題會(huì)議。 工作例會(huì)于每周 一定期召開(kāi)，由主管 經(jīng)理主持。會(huì)議由總經(jīng)辦召集。 專題會(huì)議必須由主管部門(mén) 經(jīng)理提議， 通知相應(yīng)公司部門(mén)人員 后方可召開(kāi)。 會(huì) 議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會(huì)議決議。 二、部門(mén)主管工作例會(huì) 部門(mén)主管工作例會(huì)于每月底 定期召開(kāi)。 公司經(jīng)營(yíng)班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 . 三、重大事項(xiàng)專題會(huì)議 需由部門(mén)經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 會(huì)議由部門(mén)經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 四、部門(mén)內(nèi)工作例會(huì) 部門(mén)內(nèi)工作例會(huì)召開(kāi)時(shí)間由部門(mén)自定。 部門(mén)經(jīng)理主持。 五、以上會(huì)議共同事項(xiàng)： 所有會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄。 會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。 會(huì)務(wù)工作由 商務(wù) 部 統(tǒng)一安排。 與會(huì) 者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。 因故無(wú)法出席或無(wú)法準(zhǔn)時(shí)出席者，應(yīng)以書(shū)面形式請(qǐng)假，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則作無(wú)故缺席處理。 由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議考勤工作。 會(huì)間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟? 第七章 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書(shū)釘?shù)取? 管理消耗 品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙等。 管理品：剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒等。 二、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等?！安块T(mén)領(lǐng)用”系部門(mén)共同使用用品，如打孔機(jī)、大型釘書(shū)機(jī)等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。 四、各部門(mén)于每年的 1 月 25 日填報(bào)《部門(mén)年度固定資產(chǎn)申購(gòu)單》，交行政部匯總，并會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃》。 五、原則上， 每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書(shū)釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后另行申請(qǐng)。 六、每人及每部門(mén)設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記卡”一張，由行政部統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領(lǐng)用狀況。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購(gòu)，其必需品、采購(gòu)不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫(kù)。 八、新進(jìn)人員到職時(shí)按“新員工辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn) ” 在行政部部門(mén)領(lǐng)用，離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還行政部。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門(mén)特殊表單外，其印刷、保管均由行政部 統(tǒng)一管理。 十、固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當(dāng)事人相. 關(guān)物品凈殘值予以賠償（保險(xiǎn)公司賠付部分除外）。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 第八章 公司車輛管理規(guī)定 一、 為加強(qiáng)公司車輛的保管及有效運(yùn)用，特制訂本制度。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請(qǐng)及開(kāi)車前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。 三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部管理，并指派專職司機(jī)駕駛并負(fù)責(zé)保養(yǎng)。 四、各部門(mén)需要使用車輛時(shí)，應(yīng)事 先填寫(xiě)《派車單》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機(jī)，司機(jī)必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機(jī)有權(quán)拒絕，如有特殊情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部。 五、用車原則： 部門(mén)經(jīng)理 人員因工作需要可申請(qǐng)用車； 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，方可申請(qǐng)用車。 六、公司非公用派車： 部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上員工因私人性事務(wù)用車，需填寫(xiě)申請(qǐng)單后，經(jīng)報(bào)總經(jīng)理審批同意，行政部可根據(jù)公司用車情況進(jìn)行調(diào)派。 經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車，申請(qǐng)人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過(guò)路橋費(fèi)停車費(fèi)及專職司機(jī)的 誤餐補(bǔ)助等其它相關(guān)費(fèi)用。 原則上，公司私人性事務(wù)用車應(yīng)由公司指定的專職司機(jī)或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車輛。 七、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時(shí)保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機(jī)應(yīng)每周實(shí)施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機(jī)件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關(guān)證照及保險(xiǎn)資料統(tǒng)一由行政部保管，行政部統(tǒng)一建立汽車檔案，并負(fù)責(zé)按時(shí)進(jìn)行車輛的保養(yǎng)、年檢及過(guò)橋費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)等定期費(fèi)用的繳納。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進(jìn)行。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完 畢需當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費(fèi)用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時(shí)對(duì)帳。 八、車輛安全 為保障行車安全，司機(jī)在行車前應(yīng)注意休息并不得飲酒； 每次出車前應(yīng)檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部 . 節(jié)假日或夜間，公司車輛原則上應(yīng)停放在公司指定的停車場(chǎng)。如遇特殊情況 需停放在外，駕駛?cè)藨?yīng)報(bào)告行政部。駕駛?cè)藨?yīng)保障車輛的安全并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 九